7. Kết cấu đề tài
2.1.5.Tổ chức công tác kế toán
2.1.5.1. TỔ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ Ban kế toán tại Bamboo Airway
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức ban Kế toán
(Nguồn: Hồ sơ công ty Bamboo Airways)
Trong đó:
- Kế toán trưởng: có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty; giúp Ban Tổng giám đốc chấp hành các chính sách chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và chế độ lao động, các chính
kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán; chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế toán trước HĐQT và Ban Tổng giám đốc.
- Phòng Kế toán Tổng hợp: có 4 người trong đó 1 người là Trưởng phòng, 2 người là Chuyên viên và 1 người còn lại là Thực tập sinh. Trưởng phòng có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm soát các công việc về thuế GTGT, thuế nhà thầu nước ngoài; thực hiện trích trước chi phí hàng tháng; lập BCTC định kì, phục vụ kiểm toán BCTC; kiểm soát các công việc kế toán kho, chi phí trả trước, phân bổ, khấu hao; test và làm việc trực tiếp với Apzon để fix lỗi phần mềm SAP; cung cấp số liệu, giải thích và giải trình tới các ban lãnh đạo, các đơn vị nội bộ. Hai Chuyên viên có trách nhiệm theo dõi TSCĐ, lập bảng tính khấu hao, bảng phân bổ; theo dõi, xử lý và đẩy thông tin nhập xuất tồn lên hệ thống SAP; kê khai thuế; theo dõi, đối chiếu số dư các khoản vay, ước tính chi phí lãi vay hàng tháng. Thực tập sinh có trách nhiệm hỗ trợ Trưởng phòng và Chuyên viên khi cần.
- Phòng Kế toán Doanh thu và Ngân quỹ: có 14 người. trong đó có 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 10 Chuyên viên và 2 Thực tập sinh. Phòng ban này có chức năng chính là kiểm kê, quản lý, ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp do Phòng Giá và Quản trị Doanh thu thực hiện ghi chép lại toàn bộ doanh thu thu được đối với từng loại hình sản phẩm, dịch vụ cung cấp của Công ty.
- Phòng Kế toán Chi phí và Công nợ: có 15 người, trong đó có 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 10 Chuyên viên và 2 Thực tập sinh. Phòng ban này có nhiệm vụ kiểm kê, soát xét các phần hành chi phí như chi phí mua sắm, chi phí văn phòng, chi phí bán hàng và công nợ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó phòng còn có chức năng kiểm soát phần hành chi phí lương và các khoản trích theo lương, đối chiếu so sánh với bộ phận Nhân sự.
2.1.5.2. Chính sách kế toán áp dụng a, Hình thức sổ kế toán
Hình thức sổ kế toán được sử dụng tại Bamboo Airways là Nhật ký chung. Các sổ sách thường sử dụng tại Công ty là những sổ sách theo mẫu biểu quy định trong hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3. Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng Kế toán Tổng hợp)
- Sổ nhật ký chung: dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ cho việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
- Sổ Cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng quát tình hình thu, chi; tình hình phải thu, đã thu của khách hàng, tình hình phải trả, đã trả cho người bán; tình hình quản lý các loại tài sản, chi phí phát sinh.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Sổ Cái chưa phản ánh được. Sổ kế toán chi tiết cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình thu, chi tiền, tài sản. Một số Sổ, thẻ kế toán chi tiết như Sổ quỹ tiền mặt, sổ thanh toán chi tiết với người mua, thẻ kho,...
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ (chứng từ kế toán được các nhân viên hạch toán ban đầu gửi về), trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi
vào Sổ chi tiết có liên quan, đồng thời ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
- Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Ve nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
+ Sự phù hợp của mô hình: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức tương đối đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra. Cụ thể với hình thức này, mẫu sổ tương đối đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. Ngoài ra, nó còn có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm, từ đó có thể cung cấp thông tin kịp thời cho việc quản lý doanh nghiệp
b, Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán: niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng: Đồng Việt Nam
- Chế độ kế toán áp dụng: Báo cáo tài chính được lập dựa trên các nguyên tắc kế toán phù hợp với quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/3/2016 của Bộ Tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính.
- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở kế toán dồn tích (trừ một số thông tin liên quan đến lưu chuyển tiền tệ), theo nguyên tắc giá gốc, dựa trên giả thiết hoạt động liên tục.
- Ước tính kế toán: Việc lập báo cáo tài chính tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam và các quy định pháp lý có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính yêu cầu Ban Tổng giám đốc phải có những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về công nợ, tài sản và việc
trình bày các khoản nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập báo cáo tài chính cũng như các số liệu báo cáo về doanh thu và chi phí trong suốt năm tài chính. Ket quả hoạt động kinh doanh thực tế có thể khác với giả định đặt ra.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng dựa tên trên thời gian sử
dụng ước tính của tài sản phù hợp khung khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài chính.
- Hạch toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ 2.1.5.3. Phần mềm sử dụng
Công ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán SAP và AMOS để hỗ trợ công tác kế toán. Các nghiệp vụ và bút toán chủ yếu được thực hiện trên hai phần mềm này để giúp giảm thiểu thời gian làm việc và khối lượng công việc cho kế toán đồng thời tránh những sai sót trong quá trình hạch toán của kế toán. Ngoài ra công ty còn sử dụng phần mềm IflyRes dành riêng cho các doanh nghiệp làm về lĩnh vực hàng không phục vụ việc cập nhật thông tin khách hàng và chuyến bay.
a, Phần mềm SAP
+ Mô tả phần mềm: phần mềm SAP (System Application Programing) là phần mềm giúp kế toán xử lý số liệu đầu vào và đưa ra các báo cáo một cách chính xác và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Nói cách khác, SAP giống như một công cụ giúp các nhân viên kế toán thực hiện các thao tác nghiệp vụ như ghi chép, tổng hợp, xuất dữ liệu một cách tự động, nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do nhân viên cung cấp. Đây là một trong hai phần mềm kế toán được sử dụng chính ở Bamboo Airways.
+ Chức năng
- Kế toán bán hàng: một số chức năng của SAP trong kế toán bán hàng có thể kể đến như lập và in các phiếu bán hàng, bán thành phẩm, theo dõi doanh thu, công nợ phải thu, chi phí bán hàng, chiết khấu hàng bán...; lập, theo dõi và xử lý hàng hóa khách hàng trả lại; lập các chứng từ thanh toán tiền bán hàng đối với từng khách hàng; theo dõi công nợ theo nhiều ngoại tệ khác nhau; kết xuất các báo cáo liên quan và theo nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp;
- Ke toán mua hàng: một số chức năng của SAP trong kế toán mua hàng có thể kể đến là lập phiếu mua hàng, theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tài khoản; lập và theo dõi công nợ hàng trả lại nhà cung cấp; lập các chứng từ thanh toán tiền hàng nhà cung cấp theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau (Tiền mặt, chuyển khoản...).
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: phiếu thu tiền; phiếu chi tiền; báo cáo quỹ tiền mặt; nhật ký thu tiền; nhật ký chi tiền; báo phát sinh nợ ngân hàng; báo phát sinh có ngân hàng; ủy nhiệm chi,...
- Kế toán tài sản cố định: phát sinh tăng tài sản cố định, phát sinh giảm tài sản cố định, quản lý sổ tài sản cố định; bảng khấu hao tài sản cố định, bảng kê tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, thẻ tài sản cố định.
- Kế toán tổng hợp: bút toán tổng hợp, kết xuất số liệu báo cáo.
- Hệ thống báo cáo: sổ cái tổng hợp, sổ cái chi tiết các tài khoản; bảng cân đối số phát sinh; bảng kê hóa đơn VAT đầu vào và đầu ra, bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn, chứng từ; bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Flight# Route I
n≡y D— Dep I Arriv Stops I Joumey ClassFare Fare Basis Fare Status CodesharI Aidine I WaitListCompany I Ssd
EE QH 1215* HAN-UIH Thu 18-Mar-
2021 12:4 14:20 O R R1D 590,000 HK-CONFIRMED
IS QH 1214* UIH-HAN____________I Mon∣ 22-IMar-
2021 09:5 ∣11: O 101:40 B RD 680,
000. HKCONFIRMED -
PNR retrieved , F2-Flights FS-Itinerary F4-PNR Details F5-Contacts F6-Payment FT-Comment FS-Save F11-History
[θH∕H AtJ H DQ-BAVỮ32977H DQVIE W-LIVE [ATBβ ∣BTP 9 ∣DCP 9 I 17-thg 4-21 11:38
b, Phần mềm AMOS
+ Mô tả phần mềm: phần mềm AMOS (Analysis of Moment Structures - Phân tích cấu trúc mô măng) được Công ty sử dụng để quản lý kho riêng, hỗ trợ cho công tác kế toán kho. Phần mềm này được sử dụng đồng thời ở bộ phận Kho và bộ phận Công nghệ thông tin.
+ Chức năng:
- Quản lý xuất, nhập, tồn của từng kho, từng loại hàng hóa, phụ tùng. - Phân tích tình hình biến động của các loại hàng hóa trong kho. - Lên kế hoạch nhập kho.
Hình 2.2. Giao diện phần mềm AMOS
(Nguồn: Phòng Kế toán Doanh thu)
+ Chức năng:
- Theo dõi tình hình nạp tiền bán vé vào tài khoản BAS của các đại lý.
- Theo dõi, báo cáo tình hình doanh thu của từng đại lý và phòng vé chính hãng và phòng vé giờ chót.
- Theo dõi và báo cáo tình hình thanh toán, lịch trình bay, yêu cầu hoàn, hủy, đổi tên của từng hành khách.
WtUAHl; 2∕-May-2U20 U8:4J Amount Pending : U VNU
SYSTEM; 23-Mar-2021 11:22 Corporate Account # Amount Paid : 5,918,000 VND
ItineraryTotaI: 5,918,OOOVND
TP Booking #:
API/GUESTEN Tour Operator Code :
TraveIAgent Id :
MS. PHAMTH∪ NGA MS. NGUYEN NGOC NHI
Hình 2.3. Màn hình giao diện phần mềm IflyRes
(Nguồn: Ban KSNB)