1.3.2.1 Quản lý tiền mặt và các khoản tương đương tiền
Quản lý tiền mặt đề cập đến việc kiểm soát chi tiêu và quản lý tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Tiền mặt là tài sản có tính lỏng nhất nên doanh nghiệp cần dự trữ tiền để thực hiện một số mục đích nhƣ: đảm bảo một số hoạt động thƣờng nhật nhƣ trả tiền mua hàng, thanh toán nợ cho ngƣời bán, trả lƣơng, thƣởng, thuế… luôn đƣợc duy trì đều đặn hay để đối phó với những bất thƣờng xảy ra cho tƣơng lai nhƣ đầu tƣ trong kinh doanh khi thị trƣờng đang biến động hoặc rủi ro về tỷ giá. Vì vậy, việc tối thiểu hóa một phần hay toàn bộ chi phí giao dịch gồm phí chuyển tiền, chi phí tiền mặt của số tiền mặt tồn quỹ không sinh lời là mục tiêu của quản trị tiền mặt.
Để lựa chọn phƣơng thức thu tiền, ta cần đánh giá hiệu quả phƣơng thức thu tiền đó. Ngoài ra, doanh nghiệp thƣờng cung cấp chiết khấu thanh toán, tăng tốc độ bán hàng hoặc thay đổi phƣơng thức thu nợ để thúc đẩy tiền đƣợc thu hồi nhanh hơn.
Đối với quản lý chi tiền, điều khoản chiết khấu tiền mặt đƣợc kèm trong các khoản thanh toán sớm cũng là một điều khoản thƣờng gặp trong các điều kiện mua hàng. Để nhận đƣợc chiết khấu đó, công ty nên quyết định thanh toán sớm nếu chi phí cơ hội sử dụng vốn của công ty thấp hơn tỷ lệ chiết khấu đƣợc hƣởng trong trƣờng hợp mua chịu. Trong trƣờng hợp muốn thanh toán sớm để hƣởng chiết khấu, công ty cũng có thể đi vay ngắn hạn ngân hàng nếu lãi suất đi vay thấp hơn chiết khấu đƣợc hƣởng.
19
Để không trả sau ngày đến hạn và giữ vững uy tín, công ty cần xây dựng quy trình thanh toán hợp lý. Công ty cũng không nên trả sớm để làm giảm lƣợng tiền sẵn mà để công ty còn thực hiện đầu tƣ. Tất cả lợi ích và chi phí của các phƣơng thức chi tiền đều phải đƣợc xem xét và đánh giá.
1.3.2.2 Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tƣơng lai. Hàng tồn kho có ba loại: sản phẩm dở dang; thành phẩm và nguyên vật liệu thô phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu mua hàng đến đó mà cần phải có nguyên vật liệu dự trữ. Nguyên vật liệu dự trữ không trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhƣng có vai trò lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra bình thƣờng. Vì vậy, nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ gây tốn kém chi phí và ứ đọng vốn, còn nếu doanh nghiệp dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn gây ra nhiều hậu quả không tốt đối với doanh nghiệp.
1.3.2.3 Quản lý khoản phải thu của khách hàng
Các khoản phải thu đều phát sinh trong quá trình tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị các khoản phải thu ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Độ lớn khoản phải thu phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ tốc độ tạo ra nợ mới, tốc độ thu hồi nợ cũ, bên cạnh đó cũng có sự tác động của yếu tố bên ngoài sự kiểm soát nhƣ sự suy thoái của nền kinh tế. Khoản phải thu luôn là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp vì là yếu tố quan trọng để tạo nên uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, để quản lý các khoản phải thu một cách hiệu quả doanh nghiệp phải có biện pháp phù hợp.
Chính sách tín dụng thƣơng mại
Khi công ty đã quyết định cấp tín dụng, thì công việc tiếp theo là theo dõi chặt chẽ khoản phải thu của khách hàng để đảm bảo không bị thất thoát. Sau đây là các bƣớc thu hồi tiền cho doanh nghiệp:
20
- Cập nhật danh mục khách hàng: Quản lý danh sách khách hàng hiệu quả sẽ giúp công ty phân loại đƣợc khách hàng dựa trên mức độ rủi ro. Công ty cần có thông báo nhắc nhở hoặc thực hiện một cuộc gọi trực tiếp cho khách hàng để nắm đƣợc thông tin về việc thanh toán đối với những khách hàng không thƣờng xuyên thanh toán nợ đúng hạn và các khoản nợ có độ rủi ro thấp. Điều này sẽ giúp các nhân viên có thể tập trung vào những khoản nợ có rủi ro cao hơn và giúp tiết kiệm đƣợc thời gian và nhân lực cho công ty.
- Ghi nhận và thông báo công nợ: kế toán có nhiệm vụ kiểm tra trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện thực hiện công nợ hay không, đã giao dịch chƣa. Sau đó xác định chứng từ và theo dõi công nợ trên hệ thống.
- Thu tiền: để xác nhận công nợ thì kế toán thực hiện lập giao dịch thu tiền trên hệ thống, tiếp theo thực hiện in phiếu thu và xác nhận có liên quan, sau đó thực hiện thu hồi nợ công ty.
- Bù trừ công nợ: kế toán kiểm tra giấy tờ công nợ, tiếp theo thực hiện giao dịch bù trừ công nợ cho khách hàng trên hệ thống và theo dõi chứng từ. Bộ phận kế toán sẽ thực hiện kiểm duyệt chứng từ cho khách hàng xong rồi sau đó tiếp tục theo dõi công nợ trên hệ thống.
1.3.2.4 Quản lý phải trả người bán
Các khoản phải trả nhà cung cấp thƣờng có ý nghĩa quan trọng đối với khả năng thanh toán và uy tín của doanh nghiệp. Dấu hiệu rủi ro tài chính xuất hiện khi các khoản phải trả ngƣời bán không có khả năng thanh toán và dẫn đến uy tín của doanh nghiệp bị giảm đi. Mặt khác, nếu doanh nghiệp không có khả năng thanh toán thì nguy cơ phá sản rất dễ xảy ra khi các khoản phải trả của doanh nghiệp quá hạn chiếm tỷ trọng lớn. Qua phân tích tình hình phải trả sẽ cho thấy tình hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp, để từ đó xác định các giải pháp huy động vốn để ổn định tình hình tài chính của doanh nghiệp.
21