6. Cấu trúc đề tài nghiên cứu
2.3.2. Thực hiện cuộc kiểmtoán đối với khoản mục Chiphí trả trước
2.3.2.1. Tổng hợp số liệu cuối kỳ và đánh giá biến động của khoản mục Chi phí trả trước.
KTV thực hiện tổng hợp số dư cuối kỳ của khoản mục Chi phí trả trước tại thời điểm 31/12/2019 và 31/12/2020 trên GLV, từ đó tính toán biến động về giá trị tuyệt đối (số tiền) và tương đối (%). Tiếp theo, KTV tiến hành tìm hiểu, phân tích, đánh giá nguyên nhân biến động về khoản mục Chi phí trả trước qua 2 năm đó. Trong trường hợp, KTV đánh giá biến động là bất thường thì sẽ tiến hành đi sâu vào kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
Chỉ tiêu số liệu chưa điều chỉnh tại 31/12/2020 được lấy từ giá trị khoản mục Chi phí trả trước được đơn vị ghi nhận trên BCĐTK, còn đối với chỉ tiêu số liệu tại 31/12/2019 đã điều chỉnh thì KTV sử dụng giá trị ghi nhận trên Báo cáo kiểm toán của đơn vị năm 2019.
* Công ty ABC:
Do đơn vị không theo dõi Chi phí trả trước theo các tài khoản chi tiết ngắn hạn và dài hạn, mà chỉ theo dõi theo từng chi nhánh. Do đó, KTV đề nghị đơn vị theo
42
dõi lại Chi phí trả trước theo các tài khoản Chi phí trả trước ngắn hạn và Chi phí trả trước dài hạn.
Dưới đây, KTV dựa trên bảng phân bổ Chi phí trả trước, từ đó ước tính Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn của đơn vị:
Số liệu trước kiểm toán
Số liệu sau kiểm
toán Gía trị % 2421 CPTT ngắn hạn 128.000.000 110.000.000 18.000.000 16,36% 2422 CPTT dài hạn 255.113.181 739.700.894 -484.587.713 -65,51% Tổng 383.113.181 849.700.894 -466.587.713 -49,15% TK Diễn giải 31/12/2020 31/12/2019 Biến động Số liệu trước kiểm toán
Số liệu sau kiểm
toán Gía trị %
2421 CPTT ngắnhạn 487.465.657 552.585.605 -65.119.948 -11,78% 2422 CPTT dàihạn 9.194.300.278 9.508.348.568 -314.048.290 -3,30%
Tổng 9.681.765.935 10.060.934.173 -379.168.238 -15,09%
÷ Sau quá trình tổng hợp, phân tích biến động Chi phí trả trước công ty ABC KTV đưa ra kết luận:
Chi phí trả trước ngắn hạn năm 2020 tăng 18.000.000 đồng (tương đương 16,36%) so với năm 2019, tuy nhiên Chi phí trả trước dài hạn giảm 484.587.713 đồng (tương đương 65,51%). Nguyên nhân chủ yếu do trong năm đơn vị không phát sinh tăng Chi phí trả trước dài hạn, mà chỉ thực hiện thuê văn phòng với thời hạn ngắn từ 6-12 tháng.
TK ĐƯ Nội dung Phát sinh nợ Phát sinh có
112 Tiền gửi Ngân hàng 128.000.000 -
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - 594.587.713
Tổng 128.000.000 594.587.713
÷ Sau quá trình tổng hợp, phân tích biến động Chi phí trả trước công ty XYZ, KTV đưa ra kết luận:
Chi phí trả trước năm 2020 giảm 379.168.238 đồng (tương đương 15.09%) so với năm 2019. Nguyên nhân do trong năm đơn vị không phát sinh nhiều Chi phí trả
43
trước, chủ yếu là thuê nhà, phí cơ sở hạ tầng, bảo dưỡng xe.
Bảng 2-10: Tổng hợp số liệu Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng 2-11: Tổng hợp số liệu Chi phí trả trước công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 8.
2.3.2.2. Đối chiếu giá trị khoản mục Chi phí trả trước trên Bảng cân đối tài khoản và sổ sách kế toán của đơn vị.
Sau khi phân tích tổng quát biến động về số dư cuối kỳ của khoản mục Chi phí trả trước qua 2 năm 2019-2020, trợ lý KTV thực hiện tổng hợp số liệu về Chi phí trả trước tại đầu kỳ, phát sinh tăng và giảm trong kỳ, số dư còn lại cuối kỳ trên nhật ký chung và báo cáo kiểm toán năm 2019, sau đó so sánh với số liệu được đơn vị thể hiện trên bảng cân đối tài khoản.
Bảng 2-12: Đối chiếu giá trị khoản mục Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng 2-13: Đối chiếu giá trị khoản mục Chi phí trả trước công ty TNHHXYZ xem tại phụ lục 9.
Kết quả, KTV nhận xét là không có chênh lệch giữa số liệu ghi nhận Chi phí trả trước của khách hàng tại bảng cân đối tài khoản, sổ nhật ký chung và báo cáo kiểm toán năm 2019.
2.3.2.3. Kiểm tra tài khoản đối ứng
Nhằm đảm bảo rằng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ được đơn vị hạch toán là hợp lý, trợ lý KTV thực hiện lọc các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến Chi phí trả trước trên nhật ký chung của đơn vị, từ đó sử dụng tính năng Pivot table của Excel tổng hợp ra các khoản mục đối ứng tài khoản 242 cùng với số tiền tương ứng.
Sau khi tổng hợp được bảng đối ứng tài khoản Chi phí trả trước, trợ lý KTV tiến hành đối chiếu tổng phát sinh tăng, tổng phát sinh với số liệu trên bảng cân đối tài khoản và kiểm tra liệu có khoản đối ứng nào là bất thường hay ko, rồi đưa ra nhận xét.
TK ĐƯ Nội dung Phát sinh Nợ Phát sinh Có
111 Tiền gửi Ngân hàng 0 474.619.273
331 Phải trá người bán 0 1.826.267.394
627 Chi phí sản xuất 1.780.920.824 0
641 Chi phí bán hang 64.625.000 0
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 834.509.081 0
Tổng 2.300.886.667 2.680.054.905
44
TK phân bổ Sổ sách Bảng phân bổ Chênh lệch
642 594.587.713 594.587.713 -
Tổng 594.587.713 594.587.713 -
TK phân bổ Sổ sách Bảng phân bổ Chênh lệch
627 1.780.920.824 1.780.920.824 -
641 64.625.000 64.625.000 -
641 834.509.081 834.509.081 -
Tổng 2.680.054.905 2.680.054.905 -
Sau khi tổng hợp đối ứng tài khoản Chi phí trả trước, cả công ty ABC và công ty XYZ đều được trợ lý KTV kết luận là không phát sinh nghiệp vụ đối ứng bất thường .
Bảng 2-14: Kiểm tra đối ứng tài khoản Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng 2-15: Kiểm tra đối ứng tài khoản Chi phí trả trước công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 10.
2.3.2.4. Đối chiếu bảng theo dõi Chi phí trả trước và số liệu về khoản mục Chi phí trả trước trên Bảng cân đối tài khoản
Cách thứ thực hiện như sau:
Một là, trợ lý KTV tổng hợp lại số liệu mình cần sử dụng trên bảng theo dõi Chi phí trả trước để tiến hành đối chiếu với BCĐTK. Bao gồm các số liệu về: Gía trị Chi phí trả trước còn lại đầu kỳ; Gía trị mua mới và phân bổ trong kỳ; Giá trị còn lại cuối kỳ.
Hai là, phân loại lại Chi phí trả trước ngắn hạn - dài hạn dựa trên quy định hiện hành để đảm bảo đơn vị đang phân loại Chi phí trả trước là đúng theo quy định.
Bảng 2-16: Tổng hợp số liệu trên bảng theo dõi Chi phí trả trước và đối chiếu với BCĐTK công ty TNHH XYZ và Bảng 2-17: Tổng hợp số liệu trên bảng theo dõi Chi phí trả trước và đối chiếu với BCĐTK công ty CP ABC xem tại phụ lục 11.
Kết quả, trợ lý KTV nhận xét không phát sinh chênh lệch đối với cả 2 công ty ABC và công ty XYZ.
45
2.3.2.5. Kiểm tra tính hợp lý trong phân bổ Chi phí trả trước.
Trợ lý KTV thực hiện công việc tổng hợp số liệu các tài khoản chi phí sản xuất trong kỳ được phân bổ trên bảng phân bổ Chi phí trả trước của đơn vị và so sánh với số liệu ghi nhận trên nhật ký chung. Nhằm đảm bảo rằng sự phân bổ là hợp lý với mục đích sử dụng Chi phí trả trước trong kỳ.
Kiểm tra tính hợp lý về phân bổ Chi phí trả trước công ty ABC:
Kết quả, KTV nhận thấy số liệu phân bổ trên bảng phân bổ của cả 2 công ty ABC và XYZ và số liệu ghi nhận trên sổ sách là không có sự chênh lệch.
Bảng 2-18: Kiểm tra tính hợp lý trong phân bổ Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng 2-19: Kiểm tra tính hợp lý trong phân bổ Chi phí trả trước công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 12.
2.3.2.6. Kiểm tra lại tính toán của đơn vị
Sau khi đảm bảo số liệu về Chi phí trả trước trên BCĐTK được cho là trùng khớp thông tin với bảng theo dõi Chi phí trả trước, trợ lý KTV tiến hành tính toán lại các chỉ tiêu bảng theo dõi Chi phí trả trước của đơn vị nhằm tránh rủi ro có sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình tính toán số liệu của đơn vị. Trong trường hợp giá trị Chi phí trả trước được ghi nhận trên BCĐTK và bảng theo dõi không trùng khớp thì nhiệm vụ lúc này của trợ lý KTV là đi tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch trước, sau đó mới tính toán lại số liệu.
Cụ thể, trợ lý KTV sẽ tiến hành kiểm tra lại giá trị phân bổ tại thời điểm 01/01/2020, giá trị tăng trong kỳ, giá trị phân bổ trong kỳ, giá trị còn lại tại
31/12/2020. Sau đó đem so sánh các giá trị này với giá trị mà đơn vị ghi nhận trên BCĐTK. Neu quá trình so sánh phát sinh chênh lệch thì ngay lập tức trợ lý KTV sẽ thực hiện các nghiệp vụ cần thiết nhằm xác định nguyên nhân chênh lệch và đưa ra cách xử lý phù hợp.
* Công ty CP ABC:
Sau khi tính toán số liệu và đối chiếu với BCĐTK, trợ lý KTV nhận thấy khoản chênh lệch với số tiền là 8.000.000 đồng. Nguyên nhân xuất phát từ chi phí thuê nhà của ông Lê Văn Bàng. Ngay lập tức, trợ lý KTV đã tiến hành phỏng vấn kế toán tổng hợp của đơn vị, kiểm tra hợp đồng thuê nhà ông Lê Văn Bàng và các chứng từ có liên quan. Cuối cùng, trợ lý KTV kết luận khoản chênh lệch này là do đơn vị đang hạch toán sai Chi phí trả trước và Phân bổ chi phí thuê nhà trong năm 2020.
Căn cứ: Hợp đồng cho thuê nhà với ông Lê Văn Bàng: Ngày ký hợp đồng là 20/09/2016, giá trị hợp đồng là 96.000.000 đồng/ năm, thời hạn hợp đồng là từ 01/10/2016- 01/10/2021.
Tại ngày 19/10/2020 đơn vị đang hạch toán :
Nợ 64288.04 : 16.000.000đ Nợ 242.04 : 80.000.000đ
Có 1121.04 : 96.000.000đ
Theo đó, trong kỳ đơn vị đã hạch toán phân bổ chi phí thuê nhà tính trên 2 tháng tiền thuê, Tuy nhiên, tính từ ngày bắt đầu phát sinh chi phí thuê nhà 01/10/2020, thì đơn vị phải hạch toán phân bổ 3 tháng chi phí trong kỳ. Tức, hiện tại đơn vị đang hạch toán thiếu 1 tháng chưa phân bổ với số tiền là 8.000.000 đồng. Do giá trị này lớn hơn ngưỡng sai sót không đáng kể mà KTV đã tính toán là 2.486.374 đồng nên KTV đã đề nghị đơn vị thực hiện bút toán điều chỉnh như sau:
Nợ 64288.04 : 8.000.000 đ Có 242.04 : 8.000.000 đ
Bảng 2-20: Tính toán lại bảng theo dõi Chi phí trả trước của Công ty CP ABC và Bảng 2-21: Kiểm tra tính toán khoản mục Chi phí trả trước của công ty CP ABC xem tại phụ lục 13.
* Công ty TNHH XYZ
Phát sinh khoản chênh lệch với số tiền là 10.637.818 đồng giữa tính toán của trợ lý KTV với số liệu của đơn vị. Nguyên nhân gồm:
1. Đơn vị không tính phân bổ chi phí mua gỗ thông trong năm. Tổng số tiền chênh lệch là 25.491.355 đồng.
Theo trao đổi của trưởng nhóm với kế toán đơn vị, số gỗ thông này được đơn vị mua về với mục đích dùng làm pallet và để ở giữa các tấm thép nhằm ngăn lực nén giữa các tấm thép với nhau. Đơn vị đang tính phân bổ theo nguyên tắc tính chi phí dựa trên số lượng thực xuất dùng (xuất bao nhiêu tính chi phí bấy nhiêu) mà không sử dụng theo phương pháp đường thẳng. Ngoài ra, đơn vị chưa sử dụng số gỗ thông này trong kỳ nên kế toán không tiến hành phân bổ chi phí, chờ đến khi nào sử dụng đơn vị sẽ tiến hành phân bổ sau. Giải trình của đơn vị là hợp lý, vì vậy KTV không thực hiện bút toán điều chỉnh.
2. Đơn vị phân bổ CCDC là “Mua lưỡi cưa Vietweld (inv: 0118)/ Purchase equipment Vietweld” tổng số tiền là 6.093.058 đồng, mặc dù KTV ước tính ngày kết thúc phân bổ là 16/12/2019.
Ở vấn đề này, KTV đã liên hệ với KTV tiền nhiệm: KTV tiền nhiệm có nhận thấy sai lệch này nhưng không thưc hiện điều chỉnh. Theo đánh giá của trưởng nhóm kiểm toán, sai lệch này là không trọng yếu và đơn vị đã tiến hành phân bổ hết trong kỳ, nên nhóm kiểm toán vẫn giữ nguyên kết quả phân bổ của đơn vị và không thực hiện điều chỉnh.
3. Đơn vị đang phân bổ “Phí cơ sở hạ tầng của Kinh Bắc (inv: 3364)/ Infrastructure using fee to Kinh Bac” hết trong năm 2020, tuy nhiên ngày kết thúc phân bổ là 24/01/2020. Tổng số tiền chênh lệch là 8.421.271 đồng
Theo phỏng vấn kế toán tổng hợp, nguyên nhân do đơn vị tính toán sai giá trị phân bổ, và đơn vị đồng ý điều chỉnh theo số liệu của KTV.
Do số chênh lệch này lớn hơn ngưỡng sai sót có thể bỏ qua được KTV ước tính là 7.784.508 đồng nên KTV đề nghị đơn vị điều chỉnh bút toán:
Nợ 2421 : 8.421.271 đ Có 6427 : 8.421.271 đ
4. “CP bảo hiểm cháy nổ bắt buộc MSIG (inv: 4578)/ Insurance cost of MSIG”
đang được đơn vị tiến hành phân bổ theo tròn tháng với số tiền chênh lệch là 1.897.307 đồng.
Nguyên nhân sai lệch là do đơn vị đang không thống nhất phương pháp phân bổ là phân bổ Chi phí trả trước theo ngày.
Do số chênh lệch này nhỏ hơn ngưỡng sai sót có thể bỏ qua được KTV ước tính là 7.784.508 đồng, nên KTV chỉ thông báo đơn vị chú ý hơn trong quá trình tính toán phân bổ Chi phí trả trước sao cho thống nhất phương pháp tính, mà không thực hiện bút toán điều chỉnh.
Bảng 2-22: Tính toán lại bảng theo dõi Chi phí trả trước của Công ty TNHHXYZ và Bảng 2-23 : Kiểm tra tính toán khoản mục Chi phí trả trước của công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 14.
2.3.2.7. Kiểm tra chi tiết phát sinh Chi phí trả trước trong kỳ
Trợ lý KTV viên tiến hành lọc các Chi phí trả trước trên bảng theo dõi Chi phí trả trước có ngày ghi nhận bắt đầu từ 01/01/2020, sau đó thực hiện kiểm tra chi tiết hợp đồng, hóa đơn, chứng từ có liên quan. Tại công ty TNHH Kiểm toán Châu Á, thì các trợ lý KTV mới vào nghề sẽ được yêu cầu ghi chép lại nội dung thông tin tìm được khi kiểm tra chứng từ, mục đích là để thực hiện lưu trữ và giúp trưởng nhóm dễ dàng nắm bắt thông tin khi xem xét giấy làm việc của trợ lý KTV.
Bảng 2-24: Kiểm tra phát sinh tăng Chi phí trả trước trong kỳ công ty CP ABC và Bảng 2-25: Kiểm tra phát sinh tăng Chi phí trả trước trong kỳ công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 15s.
Kết quả kiểm tra chi tiết nghiệp vụ phát sinh tăng Chi phí trả trước là:
* Công ty ABC:
Đơn vị đang hạch toán nhầm chi phí thuê nhà trả trước trong năm 2020 là 8.000.000 đồng.
* Công ty XYZ:
+ Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa đầu nén theo hóa đơn 0397 ngày 01/12/2020 có thời điểm ghi nhận, bàn giao dịch vụ là ngày 11/09/2021 ÷ Bất hợp lý.
+ Qua kiểm tra hồ sơ chi tiết, Tài sản Cầu Trục Tuấn Lâm (theo Invoice 0054 ngày 11/09/2020) có đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định.
2.3.2.8. Đảm bảo việc trình bày và phân loại Chi phí trả trước trên Báo cáo tài chính là hợp lý
Mục tiêu là nhằm đảm bảo số liệu về Chi phí trả trước ngắn hạn - dài hạn được đơn vị ghi nhận trên BCĐKT là chính xác. Do đó, trợ lý KTV tiến hành tính toán lại giá trị Chi phí trả trước ngắn hạn - dài hạn tại 01/01/2020 và 31/12/2020, sau đó đối chiếu với số liệu trên BCĐKT của đơn vị.
Bảng 2-26: Kiểm tra phân loại Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng 2-27: Kiểm tra phân loại Chi phí trả trước công ty TNHH XYZ xem tại phụ lục 16.
2.3.3. Kết thúc kiểm toán khoản mục Chi phí trả trước
2.3.3.1. Tổng hợp vấn đề kiểm toán
Trong giai đoạn cuối của cuộc kiểm toán, trợ lý KTV tiến hành kiểm tra lại khối lượng công việc đã thực hiện, nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kì nghiệp vụ cần thiết nào. Sau khi chắc chắn rằng đã thực hiện đầy đủ các bước theo yêu cầu, trợ lý KTV sẽ tổng kết lại những phát hiện trong cuộc kiểm toán, cùng với bút toán điều chỉnh, bút toán đơn vị hạch toán, căn cứ rủi ro - pháp lý và đưa ra đề xuất, kiến nghị đối với đơn vị được kiểm toán.
Bảng 2-27: Tổng hợp vấn đề kiểm toán Chi phí trả trước công ty CP ABC và Bảng