6. Cấu trúc đề tài nghiên cứu
3.3. Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểmtoán khoản mục Chiphí trả trước
yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo mọi hoạt động kiểm toán nằm trong khuôn khổ pháp luật do Nhà nước ban hành. Khi hoàn thiện kiểm toán, phải phù hợp với các quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo thống nhất, hiệu quả vì hoạt động kiểm toán là hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của Nhà nước trong lĩnh vực kinh tế tài chính.
- Yêu cầu hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí trả trước phải đảm bảo
khoa học, thực tiễn, tiết kiệm và chất lượng. Các biện pháp đưa ra phải phù hợp với thực trạng của công ty và hướng tới mục tiêu tiết kiệm chi phí những vẫn phải giữ vững được chất lượng cuộc kiểm toán.
- Hoàn thiện quy trình kiểm toán phải chắc chắn phù hợp với năng lực của đội ngũ cán bộ, kiểm toán viên và nhân viên trong công ty. Quy trình kiểm toán phải được xây dựng theo đặc thù của mỗi công ty kiểm toán, phù hợp với năng lực và trình độ của KTV, để hoạt động kiểm toán diễn ra đạt hiệu quả cao, đáp ứng kịp thời về mặt thời gian hoàn thành cuộc kiểm toán nhưng vẫn đảm bảo chất lượng tốt nhất.
3.3. Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Chi phí trả trước docông ty TNHH kiểm toán Châu Á thực hiện công ty TNHH kiểm toán Châu Á thực hiện
Căn cứ thực tế những nhược điểm còn tồn tại, cùng với nhưng nguyên tắc và yêu cầu đề ra trong hoàn thiện quy trình kiểm toán, công ty TNHH Kiểm toán Châu Á có thể cân nhắc để hoàn hiện quy trình kiểm toán đối với khoản mục Chi phí trả trước tại khách hàng gồm:
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
3.3.1.1. Thời gian khách hàng gửi tài liệu phục vục cho cuộc kiểm toán:
Ban giám đốc công ty TNHH Kiểm toán Châu Á nên thảo luận với đơn vị
được kiểm toán và đưa vào điều khoản hợp đồng về thời hạn gửi tài liệu phục vụ kiểm toán, nên ít nhất là từ 1-2 ngày để đảm bảo việc KTV có đủ thời gian tìm hiểu sơ bộ về đơn vị được kiểm toán, cũng như có những đánh giá tổng quát để đưa ra phương pháp làm việc hiệu quả.
Không chỉ vậy, trưởng nhóm kiểm toán còn phải thường xuyên hỏi thăm và đốc thúc tiến độ làm việc của khách hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm toán được diễn ra đúng theo kế hoạch.
Trước 3-4 ngày tham gia kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán nên liên hệ lại với đơn vị để chắc chắn rằng hồ sơ, sổ sách kế toán của đơn vị sẽ được hoàn thiện trước khi nhóm kiểm toán đến làm việc. Trong trường hợp đơn vị không kịp hoàn thiện mà phải hoàn thiện dần trong thời gian nhóm kiểm toán đến, trưởng nhóm có thể thương lượng việc lùi lịch kiểm toán và sắp xếp một công việc khác thay thế, vừa tránh làm mất thời gian của nhóm kiểm toán, vừa đảm bảo thời gian thực hiện kiểm toán là xuyên suốt và không có thời gian lãng phí.
Tuy nhiên, điều này chỉ thực hiện được nếu được sự hợp tác của bên đơn vị khách hàng và phía đơn vị có khả năng hoàn thành hồ sơ, sổ sách, chứng từ kịp trước ngày kiểm toán. Do đó, trong trường hợp, khách hàng không hợp tác hoặc không thể lên kịp sổ sách trước thời điểm kiểm toán thì giải pháp này rất khó có thể thực hiện.
3.3.3.2. Chương trình kiểm toán
- Thiết kế chương trình kiểm toán mẫu:
Bên cạnh đó, đơn vị kiểm toán cũng cần xây dựng các chương trình kiểm toán riêng biệt đối với một số đối tượng khách hàng đặc thù như: Các doanh nghiệp làm trong lĩnh vực xây dựng, các đơn vị hành chính sự nghiệp,...Cụ thể đối với các doanh nghiệp xây dựng, thông thường sẽ hạch toán theo tiến độ công trình, do đó cần có một phương pháp tiếp cận riêng so với các đơn vị sản xuất, kinh doanh thuần túy. Hay đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, hiện nay đang áp dụng theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 có nhiều điểm khác biệt so với thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 200/2014/TT-BTC, không những thế việc đơn vị quàn lý ngân sách bằng nguồn kinh phí cấp bởi nhà nước cũng yêu cầu quá trình kiểm toán cần cẩn trọng, linh hoạt hơn .
Mặc dù đối với khoản mục Chi phí trả trước, bản chất nghiệp vụ kế toán là không có sự khác biệt giữa các thông tư hiện hành, do đó đơn vị có thể sử dụng chung một chương trình kiểm toán trong quá trình làm việc tại các đơn vị khách hàng. Tuy nhiên, xét trên phương diện kiểm toán tổng thể BCTC thì đối với một số khoản mục khác như Doanh thu, Chi phí,.... việc ghi nhận kế toán có nhiều sự thay đổi trong từng chế độ kế toán tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau, do đó cần có các chương trình kiểm toán riêng phù hợp với từng đối tượng khách hàng mà công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán.
Việc xây dựng giấy làm việc cho từng đối tượng doanh nghiệp cũng cần sự đầu tư của đơn vị kiểm toán cả về thời gian và trí óc do công việc này đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm làm việc lâu năm trong nhiều lĩnh vực mới có thể đưa ra chương trình kiểm toán hoàn chỉnh và phù hợp nhất đối với từng ngành nghề kinh doanh.
- Nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức cho nhân viên:
Trước khi vào mùa kiểm toán, công ty kiểm toán nên tổ chức thêm các buổi đào tạo kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm: củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lên giấy tờ làm việc, đưa ra nhiều bài test thực tế để KTV có thể vừa làm quen với công việc và vừa có thể nắm bắt được cách xử lý trong một số tình huống cụ thể,.. ..Các buổi đào tạo này có thể là trực tiếp nhân viên công ty hoặc thuê chuyên gia từ bên ngoài về giảng dạy cho các kiểm toán viên, đặc biệt là các kiểm toán viên mới vào nghề.
Ngoài ra, trưởng nhóm nên yêu cầu trợ lý KTV phải thường xuyên cập nhật tiến trình thực hiên công việc vào giấy tờ làm việc, cuối cùng kiểm tra và rà soát kết quả thực hiện dựa trên giấy làm việc mà các trợ lý KTV hoàn thành.
Để thực hiện được công tác đào tạo hiệu quả, thì đơn vị cần phải có những nhân viên có khả năng sư phạm tốt, hoặc cần đầu tư một nguồn kinh phí nhất định thuê chuyên gia từ bên ngoài. Ưu điểm của việc tự đào tạo là kiến thức là trọng tâm, sát với công việc được giao, tuy nhiên sẽ là gánh nặng đối với người đào tạo vì phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc. Thuê chuyên gia từ bên ngoài sẽ giảm được gánh nặng này nhưng do chương trình kiểm toán là khác nhau giữa các đơn vị kiểm toán nên tạo nhiều khó khăn trong quá trình làm việc thực tế.
Tài
khoản Nội dung
Tại thời điểm 31/12/2020
Tại thời điểm
31/12/2019 Biến động
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
3.3.2.1. Chọn mẫu thực hiện kiểm tra chi tiết nghiệp vụ
Để khắc phục được tình trạng chọn mẫu kiểm tra chi tiết bỏ sót các sai phạm trọng yếu do KTV mới vào nghề chưa có đủ kinh nghiệm, đơn vị nên thống nhất một phương pháp chọn mẫu, tiêu thức, quy trình chọn mẫu, và đưa vào phổ biến cho toàn thể nhân viên công ty. Ngoài ra, việc KTV tiến hành phân loại chi tiết Chi phí trả trước theo các nhóm đặc thù cũng tạo điều kiện thuận lợi cho KTV dễ dàng đánh giá và chọn mẫu kiểm tra chi tiết nghiệp vụ như: Nhóm chi phí mua CCDC; Nhóm chi phí thuê văn phòng - nhà xưởng; Nhóm chi phí sửa chữa TSC'■[);...
Cụ thể đối với công ty XYZ, trong năm 2020 công ty phát sinh tăng nhiều khoản mục Chi phí trả trước, tuy nhiên do hạn chế về thời gian kiểm toán nên KTV không thể thực hiện kiểm tra toàn bộ hồ sơ chứng từ của tất cả nghiệp vụ phát sinh tăng Chi phí trả trước trong kỳ, mà cần phải thực hiện chọn mẫu. Tại đây KTV có thể phân chia Chi phí trả trước phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp thành 3 nhóm: Nhóm 1: Chi phí mua CCDC; Nhóm 2: Chi phí thuê văn phòng - nhà xưởng; Nhóm 3: Chi phí sửa chữa TSCĐ.
- Đối với nhóm 1: Tiến hành chọn mẫu Chi phí trả trước có giá trị lớn hơn mức sai sót không đáng kể, hoặc mẫu các Chi phí trả trước thường xuyên phát sinh nghiệp vụ.
- Đối với nhóm 2, 3: Kiểm tra tất cả hợp đồng thuê văn phòng - nhà xưởng, hợp đồng dịch vụ sửa chữa TSCĐ,... phát sinh trong năm. Đối với các nghiệp vụ phân bổ chi phí thuê nhà xưởng, sửa chữa TSCĐ,... có phát sinh trong năm nay nhưng hợp đồng được ký từ các năm trước đây, thì KTV thực hiện truy xuất thông tin về hợp đồng có liên quan trong giấy làm việc của năm trước. Từ đó tính toán lại thời gian và giá trị hợp đồng tương ứng trong kỳ, lấy đó làm cơ sở để đối chiếu với hóa đơn, chứng từ liên quan. Ngoài ra thì các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra hợp đồng đều phải được KTV lưu trữ file riêng tại hồ sơ kiểm toán chung của công ty.
Sự giúp đỡ của phần mềm kiểm toán trong quá trình lựa chọn mẫu cũng là một sự lựa chọn tốt để hạn chế rủi ro phát hiện, tiết kiệm thời gian khi kiểm tra chi tiết khoản mục Chi phí trả trước. Đồng thời KTV cũng có thể kết hợp chọn mẫu thống
61
kê và chọn mẫu phi thống kê; chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn bất kỳ, chọn mẫu theo khối...
Tuy nhiên, do mỗi ngành nghề phát sinh mỗi yêu cầu kiểm tra khác nhau, và trưởng nhóm kiểm toán luôn phải thực hiện rất nhiều công việc trong cuộc kiểm toán. Do đó điều này dẫn đến việc buộc công ty kiểm toán phải sử dụng phần mềm kiểm toán hoặc sử dụng phương pháp phân loại nghiệp vụ để giải quyết vấn đề này.
3.3.2.2. Thủ tục phân tích
Ngoài việc đánh giá biến động tổng quát qua các năm của khoản mục Chi phí trả trước, KTV nên phân tích nguyên nhân biến động dựa trên tình hình biến động chi tiết một số nghiệp vụ đặc thù như chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng, chi phí sửa chữa tài sản cố định,....
Cụ thể, đối với công ty ABC, ta có bảng biến động Chi phí trả trước theo chi tiết các tài khoản chi phí chi tiết như sau:
2421 Chi phí trả trước ngắn hạn 128.000.000 110.000.000 18.000.000 16,36% 24211 Chi phí mua CCDC ngắn hạn - - - - 24212 Chi phí thuê nhà xưởng ngắn hạn 128.000.000 110.000.000 18.000.000 16,36% <1> 2421 3 Chi phí sửa chữa TSCĐ ngắn hạn - - - - 2422 Chi phí trả trước dài hạn 255.113.181 739.700.893,96 (484.587.713) -65,51% 24221 Chi phí mua CCDC dài hạn 185.750.454 479.644.090,29 (293.893.636) -61,27% <2> 24222 Chi phí thuê nhà xưởng dài hạn - - - -
24223 Chi phí sửa chữa TSCĐ dài hạn 69.362.727 260.056.803,67 (190.694.077) -73,33% <3> Nhân xét:
<1> Phát sinh tăng chi phí thuê nhà ông Lê Văn Bàng.
<2> Đơn vị không phát sinh chi phí mua CCDC trong kỳ mà chỉ thực hiện trích phân bổ chi phí từ kỳ trước.
<3> Đơn vị không phát sinh chi phí sửa chưa TSCĐ dài hạn trong kỳ mà chỉ thực hiện phân bổ chi phí từ kỳ trước.
Để thực hiện được thì KTV cần phải có số liệu chi tiết giữa các năm. Sẽ khó khăn đối với các đơn vị kiểm toán năm đầu, KTV sẽ phải tự tổng hợp lại số liệu chi tiết này do đơn vị thường chỉ theo dõi đến tài sản ngắn hạn - dài hạn. Ngoài ra, KTV cũng bị hạn chế về thời gian và nhân lực nên thường thường chỉ thực hiện đối chiếu trên số liệu tổng hợp, nhất là trong trường hợp đơn vị gửi số liệu và sổ sách muộn.
3.3.3. Giải pháp hoàn thiện trong giai đoạn kết thúc kiểm toán
- Theo chuẩn mực kiểm toán VSA 230 - Tài liệu, hồ sơ kiểm toán :
iiHoan thiện hồ sơ kiểm toán
14. Kiểm toán viên phải phân loại, sắp xếp tài liệu kiểm toán vào hồ sơ kiểm toán theo trật tự nhất định của quy trình kiểm toán của doanh nghiệp kiểm toán và thực hiện các thủ tục hành chính về hoàn thiện hồ sơ kiểm toán kịp thời sau ngày lập báo cáo kiểm toán.
15. Sau khi hoàn thành việc hoàn thiện hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên không được xóa hay hủy bỏ bất cứ tài liệu kiểm toán nào trước khi hết thời hạn lưu trữ.
16. Khi kiểm toán viên xét thấy cần phải sửa đổi tài liệu kiểm toán đã lưu trữ hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán sau khi đã hoàn thiện hồ sơ kiểm toán do bất cứ nguyên nhân nào, kiểm toán viên phải ghi chép và lưu lại trong hồ sơ kiểm toán:
(a) Lý do cụ thể của việc sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu kiểm toán; (b) Người lập, người soát xét và thời điểm thực hiện. ”
- Theo quy định tại Điều 50 Mục 3 Chương V Luật số 67/2011/QH12 của Quốc hội về Luật kiểm toán độc lập:
“Điều 50. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán
1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. 2. Hồ sơ kiểm toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là mười năm.
3. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ kiểm toán an toàn, đầy đủ, hợp pháp và bảo mật.
4. Hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo từng hợp đồng kiểm toán, từng cuộc kiểm toán.
5. Chính phủ quy định chi tiết về lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán.”
Do đó, tại công ty TNHH Kiểm toán Châu Á ngay khi kết thúc thời gian kiểm toán thì trưởng nhóm phải lập tức yêu cầu các thành viên trong nhóm thực hiện hoàn thành giấy tờ làm việc và nộp lại cùng bản scan hợp đồng , chứng từ, giấy đăng ký kinh doanh, quy chế nội bộ công ty,..cho trưởng nhóm kiểm toán. Sau khi trưởng nhóm kiểm toán nhận được tài liệu của các thành viên trong nhóm sẽ tiến hành kiểm tra lại xem đã phù hợp và đầy đủ chưa, để yêu cầu cấp dưới hoàn thiện. Trong trường hợp trưởng nhóm xác định các hồ sơ giấy tờ là đầy đủ thì sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ kiểm toán tại kho lưu trữ của công ty.
Nhưng trong trường hợp, do hạn chế trong khâu thu thập hồ sơ từ khách hàng, hoặc phát sinh một số vấn đề trong quá trình kiểm toán khiến cho KTV không đủ thời gian trình bày và hoàn thiện giấy tờ ngay lập tức. Với lịch trình kiểm toán dày đặc, ngày sau KTV lại phải di chuyển đến một đơn vị khác, tiếp nhận một công việc khác. Vì vậy rất khó trong việc có thể hoàn thành giấy làm việc nhanh theo yêu cầu được. Điều kiện để đảm bảo giải pháp này là kiểm toán viên phải đủ thời gian và không bị hạn chế trong vấn đề thu thập hồ sơ thông tin từ khách hàng cung cấp.
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện khác:
3.3.4.1. Cơ cấu tổ chức, nhân sự:
Vào mùa kiểm toán, tình trạng các KTV bị quá tải công việc gây ảnh hường không tốt đến hiệu quả công việc kiểm toán. Do đó, đơn vị có thể tính toán về tỷ lệ nhân sự/số lượng khách hàng có đủ để đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ trong thời gian kiểm toán. Mà vấn đề đặt ra là nếu tuyển thêm nhân sự thì sau mùa kiểm toán, khối lượng công việc giảm đi rất nhiều sẽ xảy ra tình trạng dư thừa nhân sự, doanh thu không đủ bù đắp tiền lương cho nhân viên. Một số giải pháp mà công ty TNHH Kiểm toán Châu Á có thể cân nhắc gồm:
- Gia tăng chỉ tiêu tuyển thực tập sinh hoặc tuyển nhân viên thời vụ. Mặc dù thực tập sinh là nguồn nhân sự chưa có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, nhưng đều là sinh viên được đào tạo kiến thức nền từ các trường đại học nên tiếp thu kiến