6. Cấu trúc đề tài nghiên cứu
3.3.4. Giải pháp hoàn thiện khác:
3.3.4.1. Cơ cấu tổ chức, nhân sự:
Vào mùa kiểm toán, tình trạng các KTV bị quá tải công việc gây ảnh hường không tốt đến hiệu quả công việc kiểm toán. Do đó, đơn vị có thể tính toán về tỷ lệ nhân sự/số lượng khách hàng có đủ để đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ trong thời gian kiểm toán. Mà vấn đề đặt ra là nếu tuyển thêm nhân sự thì sau mùa kiểm toán, khối lượng công việc giảm đi rất nhiều sẽ xảy ra tình trạng dư thừa nhân sự, doanh thu không đủ bù đắp tiền lương cho nhân viên. Một số giải pháp mà công ty TNHH Kiểm toán Châu Á có thể cân nhắc gồm:
- Gia tăng chỉ tiêu tuyển thực tập sinh hoặc tuyển nhân viên thời vụ. Mặc dù thực tập sinh là nguồn nhân sự chưa có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, nhưng đều là sinh viên được đào tạo kiến thức nền từ các trường đại học nên tiếp thu kiến thức nhanh, dễ dàng đào tạo và chỉ dạy. Hiện tại số lượng thực tập sinh tuyển mỗi năm tại công ty ASA chỉ khoảng 10 người/phòng kiểm toán. Vì thế, vào mùa kiểm toán thường xảy ra tình trạng có những Jobs không còn thực tập sinh đi theo hỗ trợ, khiến cho toàn bộ khối lượng công việc dù nhỏ hay lớn đều do KTV làm, rất tốn thời gian, đặc biệt là thời gian tìm và kiểm tra chứng từ.
- Lịch kiểm toán cần cân nhắc và thu xếp sớm, tránh việc một nhóm kiểm toán đi quá nhiều Jobs trong nhiều ngày liên tiếp.
Điều kiện để thực hiện các giải pháp này là đơn vị phải chi trả được khoản tiền lương, phí hỗ trợ phát sinh thêm khi tuyển nhân viên thời vụ hoặc thực tập sinh. Ngoài ra, cũng cần một lượng lớn thời gian và nhân lực đào tạo thực tập sinh khi có rất nhiều kiến thức cần phải trang bị để đàm bảo hoàn thành công việc được giao. Bên canh đó, qúa trình tuyển nhân viên thời vụ cũng rất khó khăn do đặc thù ngành mà các ứng viên thường không thích làm thời vụ vào chính mùa kiểm toán, và còn là sự khó khăn trong quá trình đào tạo nhân viên mới để có thể hòa nhập với cách làm việc của công ty do cách thức và hồ sơ kiểm toán của mỗi đơn vị kiểm toán là có sự khác nhau. Lịch kiểm toán hiện tại đơn vị thì còn khá phụ thuộc vào khách hàng, đa phần sẽ phụ thuộc vào thời gian hoàn thiện hồ sơ của khách hàng, do đó rất khó trong việc có thể chắc chắn việc thời gian kiểm toán là chính xác theo lịch dự kiến được cập nhật.
3.3.4.2. Ứng dụng phầm mềm kiểm toán
Theo tác giả Bảo Long/infochief.com.vn: “Phần mềm kiểm toán là chương trình máy tính được thiết kế, để xử lý các số liệu trong hệ thống kế toán của khách hàng. Các phần mềm kiểm toán cho phép KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm toán trên các tập dữ liệu. KTV có thể thu thập bản sao một số cơ sở dữ liệu của khách hàng và sử dụng phần mềm kiểm toán, để thực hiện một số thủ tục kiểm toán trên cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, đọc và chiết xuất dữ liệu, lựa chọn dữ liệu đáp ứng những yêu cầu nhất định, kiểm tra tính toán trên dữ liệu, hỗ trợ việc chọn mẫu và lập các báo cáo. Một số phần mềm thông dụng là các phần mềm ACL hoặc IDEA.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm để kiểm tra cơ sở dữ liệu, KTV có thể cài các chương trình kiểm toán vào hệ thống máy tính của khách hàng để kiểm tra trực tiếp các giao dịch đang được xử lý trên hệ thống. Phần mềm có thể xác định các giao dịch bất thường, ví dụ các giao dịch có giá trị từ một mức nào đó trở lên, từ đó thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Nhờ đó, KTV có thể kiểm tra các dữ liệu thực đang được xử lý một cách liên tục. Cách thức áp dụng này thường rất hữu dụng cho các KTV nội bộ.”
Mặc cho công cụ Excel mặc dù ngày càng thông minh và tiện lợi, giúp ích rất nhiều trong việc tổng hợp, rà soát số liệu của kiểm toán viên. Nhưng kiểm toán không chỉ bao gồm tính toán số liệu, mà còn có rất nhiều thủ tục liên quan, phụ thuộc nhiều vào kỹ năng và trình độ của KTV. Với khả năng cho phép thực hiện chọn mẫu kiểm tra chi tiết với độ chính xác và thời gian nhanh chóng, phần mềm kiểm toán gần như là một sự lựa chọn an toàn đối với các KTV mới vào nghề trong việc thực hiện công việc đảm bảo không bỏ sót bất kỳ một thủ tục cần thiết nào. Và là một sự lựa chọn hoàn hảo giúp trưởng nhóm kiểm toán giảm bớt gánh nặng công việc.
Hạn chế của giải pháp này là chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, có khả năng đầu tư một khoản tiền lớn để mua và chạy thử phần mềm. Ngoài ra, cũng cần thời gian đào tao và thích ứng cho nhân viên khi đã quá quen sử dụng cách làm việc truyền thống.