Con người là yếu tố vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện, vì chính con người là nơi khởi nguồn của các ý tưởng độc đáo, sáng tạo, cũng như thực hiện hóa những kế hoạch trên giấy.
Thông thường, trong mỗi sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được phân chia thành các nhóm thực hiện các công đoạn khác nhau. Những vị trí thường có trong sự kiện bao gồm:
Vị trí quản lý
Quản lý sẽ lập kế hoạch hoàn thiện dựa trên ý tưởng được thống nhất với các thành viên trong nhóm. Người này sẽ phải kiểm soát kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, định vị rõ ràng các hạng mục sản xuất, địa điểm, các phương án phòng ngừa rủi ro và kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, người quản lý phân công nhân sự dựa trên năng lực, ưu nhược điểm của mỗi người trong nhóm
để sắp xếp họ vào những bộ phận khác nhau nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng một cách hiệu quả nhất.
Giám sát
Giám sát là người phụ trách từng hạng mục cụ thể trong sự kiện. Ví dụ như truyền thông, nghệ sỹ, lễ tân, đạo diễn...
Nhân viên
Là những người thực hiện công việc dưới sự phân công của giám sát hoặc quản lý. Những nhân viên này cần được đào tạo kỹ năng kỹ lưỡng từ trước và nên có khả năng làm việc nhóm tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với quản lý bộ phận để xử lý kịp thời.
Cộng tác viên/Tình nguyện viên
Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.
Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.
Cấu trúc đội ngũ nhân sự tổ chức phù hợp, sáng tạo, linh hoạt, có nỗ lực trong các nhiệm vụ cụ thể nhưng vẫn giữ được sự thống nhất chung về mục đích thực hiện; Năng lực phù hợp, mỗi người một vai trò gắn liền với chuyên môn, trách nhiệm và đảm bảo đạt được mục đích chung tại điểm rơi tốt nhất là quy tắc hàng đầu trong việc phân công sắp xếp vị trí công việc mỗi sự kiện.