Tại Công ty TNHH Thương mại công nghiệp và truyền thông Blue Việt Nam, sau khi bộ phận kinh doanh tìm kiếm được khách hàng mục tiêu, trao đổi với khách hàng để tìm kiếm nhu cầu mong muốn của họ về sự kiện, các bộ phận còn lại sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ đấu thầu sự kiện. Cụ thể như sau:
a) Phòng kế toán:
Phòng kế toán có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu chứng minh năng lực Công ty như: Hồ sơ năng lực thể hiện khả năng “Có thể thực hiện được” của Công ty trong quá khứ, năng lực tài chính của Công ty và năng lực mà Công ty có thể đáp ứng trong sự kiện. Bên cạnh đó, phòng kế toán cũng phải cũng phải chuẩn bị hồ sơ liên quan đến quá trình tạm ứng, thanh quyết toán, nghiệm thu sự kiện.
b) Phòng Kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch - kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện: - Thấu hiểu khách hàng: Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, cần phải khai thác và nắm chắc những yêu cầu và mong muốn cơ bản nhất của khách hàng. Những yêu cầu cơ bản chính là: loại hình sự kiện sẽ tổ chức là gì? Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì? Khách tham dự là những ai? Thời gian diễn ra sự kiện? Ngân sách như thế nào?
- Xác định mục tiêu và đối tượng mục tiêu của sự kiện: Mỗi sự kiện đều có mục tiêu riêng, nhưng tựu chung lại, tất cả các sự kiện đa phần đều nhằm mục tiêu truyền thông. Truyền thông nội bộ, truyền thông tới khách hàng, truyền thông tới đối tác và truyền thông tới công chúng. Như vậy, tùy vào mục tiêu của mỗi sự kiện mà cách thức tổ chức cũng như đối tượng tham gia và đối tượng hướng đến của sự kiện là khác nhau. Người làm tổ chức sự kiện cần phải xác
định rõ mục tiêu sự kiện và đối tượng hướng đến một cách cụ thể và chính xác để từ đó, xây dựng nội dung phù hợp và hiệu quả. Như vậy, đội ý tưởng cần phải nắm mắt được nhu cầu khách hàng muốn sự kiện hướng tới mục đích gì để từ đó phát triển những ý tưởng sáng tạo nhưng phù hợp với mong muốn của khách hàng và đạt hiệu quả sau sự kiện tốt nhất.
- Thiết lập một lịch trình sự kiện cụ thể cho sự kiện
Một lịch trình sự kiện có đầy đủ ba giai đoạn: Trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Người tổ chức sự kiện sẽ căn cứ và mục tiêu sự kiện đã đặt ra, phân chia các mục tiêu theo từng giai đoạn là lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu đó với các chương trình, nội dung cụ thể.
- Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức sự kiện bị tác động bởi quy mô, tính chất sự kiện. Các chương trình mà BlueVN tổ chức thường là các sự kiện trang trọng, lịch sự, hiện đại, vì thế có những địa điểm đã trở thành đối tác quen thuộc như Trung tâm Hội nghị quốc gia, Trung tâm hội nghị Quốc tế, Trung tâm hội nghị 37 Hùng Vương, Hệ thống khách sạn Melia, Hệ thống khách sạn Pullman trên toàn quốc, ... Đây đều là những địa điểm đa dạng về quy mô, có thể đáp ứng từ dưới 100 khách đến trên 1500 khách cho mỗi hội trường. Đề xuất chương trình với sự linh hoạt trong việc sử dụng địa điểm tổ chức là một lợi thế của BlueVN.
- Phát triển/sáng tạo nội dung
Khi đã lựa chọn được địa điểm phù hợp, Bộ phận ý tưởng sẽ xây dựng những ý tưởng chương trình độc đáo, dựa trên mong muốn của khách hàng mà mặt bằng tổ chức sự kiện. Quá trình này cần phải tạo nên một nội dung chương trình phong phú, thu hút với cách thể hiện độc đáo, sáng tạo nhưng vẫn đảm chi phí trong khuôn khổ ngân sách cho phép.
Tại phòng kế hoạch - kinh doanh của BlueVN, giai đoạn này được tóm tắt như sau: Xây dựng ý tưởng - Lên hình ảnh thiết kế, phối cảnh sự kiện - Bóc tách
phương án thi công - Dự toán kinh phí thực hiện. Bộ phận ý tưởng sẽ đưa ra nội dung chương trình và thông điệp cần truyền tải. Bộ phận thiết kế có nhiệm vụ hình ảnh hóa ý tưởng thành những hình ảnh trên giấy nhưng có đầy đủ phương án thi công và khả năng hiện thực hóa những hình ảnh đó. Bộ phận kế hoạch dựa trên thiết kế và nội dung lập nên kế hoạch thực hiện chương trình, trong khi bộ phận kinh doanh tính toán và cân đối chi phí thực hiện chương trình.
- Lựa chọn thành phần tham gia phối hợp tổ chức sự kiện
Trong quá trình cân đối chi phí trong khoảng ngân sách cho phép, Phòng kế hoạch - kinh doanh cần phải tìm những đối tác có khả năng tham gia phối hợp tổ chức sự kiện. Tại BlueVN, tính đến hiện tại - năm 2019 - đã có rất nhiều đối tác uy tín trong lĩnh vực như Công ty Cổ phần HDMotion Việt Nam, Para Production, HCC Media, Vi21 Media, Blueman, ... Việc có nhiều đối tác trong nhiều lĩnh vực khác nhau giúp cho BlueVn chủ động trong mọi sự kiện, đáp ứng được tất cả nhu cầu và mong muốn của khách hàng, không giới hạn khả năng sáng tạo trong dàn dựng ý tưởng.
- Rủi ro và kiểm soát rủi ro
Rủi ro là những điều không mong muốn của những người tổ chức sự kiện. Có những rủi ro có thể lường trước được nhưng có những rủi ro không thể lường trước. Vì thế khả năng kiểm soát và xử lý rủi ro là vô cùng quan trọng. Trước mỗi sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân viên BlueVN sẽ họp với nhau dự tính các trường hợp phát sinh và phương thức xử lý cụ thể với từng trường hợp. Ngoài ra, ban giám đốc BlueVN thường xuyên tổ chức các buổi training cho nhân viên để có kỹ năng xử lý các trường hợp phát sinh ngoài ý muốn.
c) Sản xuất
Nhiệm vụ chính của bộ phận sản xuất chính là thực hiện hóa sự kiện. Bằng sự kết hợp giữa các thiết bị sự kiện, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, kỹ xảo hình
ảnh và nghệ sỹ biểu diễn, thông điệp của sự kiện sẽ được lan tỏa đến tất cả khách mời tham dự sự kiện. Tất cả cần phải được chuẩn bị thật kỹ lưỡng, đảm bảo “Đúng - Đủ - An toàn” trước và trong khi sự kiện diễn ra. Những buổi tổng duyệt sẽ là lúc để tất cả mọi người chắc chắn rằng “sự kiện sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch”. Tại BlueVN, tổng duyệt được diễn ra trước khi sự kiện bắt đầu từ 6 - 12 giờ và nhân sự tham gia biểu diễn trong sự kiện thường phải đến trước 1 giờ. Đây là khoảng thời gian phù hợp để thay đổi gấp nếu có những phát sinh ngoài dự kiến.