SWOT là từ viết tắt các chữ cái đầu các từ tiếng Anh gồm Strengths (điểm mạnh), Weaknesses (điểm yếu), Opportunities (cơ hội) và Threats (nguy cơ). Đây là công cụ giúp cho nhà chiến lƣợc ra quyết định trong quản lý cũng nhƣ kinh doanh. Tuy nhiên, ma trận SWOT là công cụ hỗ trợ đề ra các chiến lƣợc khả thi để lựa chọn chứ không quyết định chiến lƣợc nào là tốt nhất. Vì vậy, trong phân tích của ma trận SWOT, các nhà chiến lƣợc đã chỉ ra 4 nhóm phƣơng án chiến lƣợc nằm trong bốn vùng khác nhau của ma trận. Bảng 1.1 biểu diễn ma trận SWOT.
- Các nhóm chiến lƣợc thế mạnh - cơ hội (SO): Sử dụng các thế mạnh trong nội bộ DN để tận dụng các cơ hội bên ngoài
- Các nhóm chiến lƣợc thế mạnh - nguy cơ (ST): Sử dụng các thế mạnh trong nội bộ DN để hạn chế, đối phó các nguy cơ từ bên ngoài
- Các nhóm chiến lƣợc điểm yếu - cơ hội (WO): Khắc phục các điểm yếu trong nội bộ DN để tận dụng các cơ hội từ bên ngoài
- Các nhóm chiến lƣợc điểm yếu - nguy cơ (WT): Khắc phục các điểm yếu trong nội bộ DN để hạn chế, suy giảm các nguy cơ từ bên ngoài.
Bảng 1.1: Ma trận SWOT Các cơ hội (O)
Liệt kê những cơ hội quan trọng đƣợc tổng hợp từ môi trƣờng bên ngoài DN
Các nguy cơ (T)
Liệt kê những nguy cơ quan trọng đƣợc tổng hợp từ môi trƣờng bên ngoài DN
Các điểm mạnh (S)
Liệt kê những điểm mạnh quan trọng đƣợc tổng hợp từ môi trƣờng nội bộ DN Các chiến lƣợc (SO) Sử dụng các điểm mạnh của DN để khai thác các cơ hội trong môi trƣờng KD bên ngoài
Các chiến lƣợc (ST)
Sử dụng các điểm mạnh của DN để hạn chế những nguy cơ bên ngoài
Các điểm yếu (W)
Liệt kê những điểm yếu quan trọng đƣợc tổng hợp từ trƣờng nội bộ DN
Các chiến lƣợc (WO)
Khắc phục các điểm yếu của DN để tận dụng những cơ hội bên ngoài
Các chiến lƣợc (WT)
Khắc phục các điểm yếu của DN để hạn chế những nguy cơ bên ngoài (Nguồn: Ngô Kim Thanh, 2016)
Các bƣớc để xây dựng một ma trận SWOT
- Bƣớc 1. Tổng hợp kết quả phân tích môi trƣờng kinh doanh bên ngoài: Cơ hội và nguy cơ
Sau khi phân tích tất cả các yếu tố về môi trƣờng vĩ mô và môi trƣờng vi mô, tiến hành liệt kê các cơ hội và mối đe dọa quan trọng bên ngoài DN
- Bƣớc 2. Tổng hợp kết quả phân tích môi trƣờng nội bộ DN: Thế mạnh và điểm yếu
Tƣơng tự nhƣ bƣớc 1, sau khi phân tích đánh giá tất cả các yếu tố liên quan môi trƣờng nội bộ DN, ta tiến hành liệt kê các thế mạnh, điểm yếu bên trong DN.
- Bƣớc 3. Tổng hợp kết quả và hình thành ma trận SWOT
+ Kết hợp các thế mạnh - cơ hội để hình thành nên chiến lƣợc SO + Kết hợp các thế mạnh - đe dọa để hình thành nên chiến lƣợc ST + Kết hợp những điểm yếu - cơ hội để hình thành nên chiến lƣợc WO
Môi trƣờng bên ngoài DN Môi trƣờng
+ Kết hợp những điểm yếu - đe dọa để hình thành nên chiến lƣợc WT
Ƣu điểm của mô hình SWOT là giúp cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin cần thiết cho việc hoạch định chiến lƣợc của mình khi có các thông tin về những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp cũng những cơ hội, thách thức của môi trƣờng bên ngoài tác động đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có những chiến lƣợc đúng đắn cho công ty. Phân tích SWOT là việc đánh giá một cách chủ quan các dữ liệu đƣợc sắp xếp theo định dạng SWOT dƣới một trật tự lô gíc dễ hiểu, dễ trình bày, dễ thảo luận và đƣa ra quyết định, có thể đƣợc sử dụng trong mọi quá trình ra quyết định.
Mô hình này cũng có nhƣợc điểm là: Việc nghiên cứu những ƣu nhƣợc điểm của bản thân doanh nghiệp và môi trƣờng bên ngoài hết sức khó khăn, đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí, công sức và một phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin thật hiệu quả để không bị sa vào ý kiến chủ quan hay gƣợng ép.