6. Kết cấu đề tài
2.2.1. Xác định mức tiêu dùng của công ty
Định mức mức tiêu dùng NVL là một công việc quan trọng tạo cơ sở cho việc lập kế hoạch mua sắm NVL cũng như việc kiểm tra lý sử dụng NVL. Chỉ khi xây dựng được định mức thì việc lập kế hoạch mua sắm NVL và quản lý sử dụng mới phì hợp và có hiệu quả.
Với đặc điểm ngành nghề là một công ty xây dựng, Công ty CP tư vấn và thi công xây dựng Hà Nội phải áp dụng định mức vật liệu xây dựng mới nhất do Bộ Xây dựng ban hành là Quyết định số 1329/QĐ-BXD ngày 19/12/2016. Theo Bộ Xây dựng, định mức sử dụng vật liệu trong xây dựng là định mức kinh tế - kỹ thuật quy định về mức hao phí của từng loại vật liệu để cấu thành nên một đơn vị khối lượng công tác xây dựng (1m3 tường xây gạch, 1m2 lát gạch ...) hoặc một loại cấu kiện hay kết cấu xây dựng (một bộ vì kèo, một kết cấu vì chống lò ...) phù hợp với yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy phạm thiết kế - thi công hiện hành. Ngoài ra, các công trình chủ yếu của Công ty là các công trình xây lắp thông tin viễn thông, nên công ty phải áp dụng cả hệ thống định mức của Bộ Thông tin và Truyền thông theo Quyết định số 257/BTTTT-KHTC và 258/BTTTT-KHTC ngày 09/02/2009.
Tại Công ty CP tư vấn và thi công xây dựng Hà Nội, công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL do phòng kế hoạch - thị trường chịu trách nhiệm. Công ty sử dụng phương pháp phân tích để xác định định mức sử dụng vật liệu từ đó với sự hỗ trợ của phần mềm G8 lập định mức dự toán xây dựng công trình. Hiện nay, bảng định mức xây dựng cơ bản chung cho từng khối lượng đang sử dụng được xây dựng từ năm 2013 với nội dung định mức chi tiết cho toàn bộ các công đoạn xây dựng. Trường hợp những loại công tác xây lắp có yêu cầu kỹ thuật, điều kiện thi công khác với quy định trong định mức bổ sung và trình cho cơ quan có thẩm quyền. Từ bảng định mức, phòng Kế hoạch - thị trường sẽ dựa vào đó tính toán ra tổng lượng NVL cần dùng, cần mua cho mỗi công trình.
Việc xác định định mức của công ty gồm 2 phần:
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
49
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Định mức sử dụng vật liệu là lượng NVL thực tế cần thiết để sản xuất ra một đơn vị khối lượng công việc hoặc một bộ phận kết cấu công trình.
Bảng 2.5: Định mức sản xuất nắp đan bể cáp
Vật liệu chính: - Xi măng PC30 kg 20.79 25.26 27.67 36.89 - Cát vàng m3 0.024 0.03 0.029 0.04 - Đá dăm 1x2 m3 0.032 0.04 0.046 0.06 - Nước m3 0.134 0.134 0.126 0.139 -Thép L90x90x10 kg 43.92 49.2 - Thép L70x70x8 kg 27.7 30.97 - Thép ộ 16 kg 9.5 13 - Thép ộ 12 kg 4.8 7 - Thép ộ 8 kg 2.38 3.33 - Thép ộ6 kg 1.23 2.12
Vật liệu phụ: - Dây thép φ 1 kg 0.05 0.05 - Sơn chống gỉ kg 0.09 0.15 0.1 0.17 - Ô xy chai 0.03 0.05 0.03 0.05 - Đất đèn kg 0.12 0.23 0.14 0.27 - Que hàn kg 0.74 1.36 0.83 1.62
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
STT Tên vật liệu Mức hao hụt thi công theo % khối lượng gốc 1 Các loại cáp 1 2 Cát vàng 2 3 Gạch lát 0.5 4 Xi măng 1 5 Đá dăm 3 6 Nhựa nhũ tương 5
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
- Định mức hao hụt NVL là lượng NVL thực tế cho phép hao hụt bao gồm hao hụt tự nhiên, hao hụt do tạo thành phế liệu, phế phẩm tính theo tỷ lệ % so với định mức sử dụng NVL. Định mức hao hụt có 3 loại là:
+ Hao hụt trong khâu vận chuyển
+ Hao hụt trong khâu bảo quản
+ Hao hụt trong khâu thi công
Tỷ lệ mức hao hụt được quy định chi tiết rõ cho từng loại vật liệu nhưng trên thực tế thi công xây dựng do có nhiều yếu tố tác động nên tỷ lệ mức hao hụt của một số loại NVL luôn vượt hơn khoảng 1%.
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
51
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Bảng 2.6: Định mức hao hụt một số vật liệu xây dựng trong thi công
7 Gỗ ván khuôn 5 8 Gỗ đà nẹp 3 9 Đinh các loại 0.5 10 Thép hình 2.5 11 Sơn 2 12 Que hàn 0 13 Hắc ín 4.5 14 Cọc mốc quang 0
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
Hợp đồng kinh tế giữa Công ty và Nhà thầu luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật, vì vậy việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL được tiến hành chủ
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Tên NVL Đơn vị Nhu cầu kế hoạch Tỷ lệ hao hụt cho phép Tổng nhu cầu
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế công trình. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL còn được dựa vào các căn cứ liên quan như: máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động.
Ve phòng kế hoạch - thị trường, đây là phòng chịu trách nhiệm cùng với các phòng ban có liên quan tiến hành nghiên cứu và có các biện pháp để thực hiện xây dựng định mức và giảm mức định mức. Ngoài ra, việc quản lý việc thực hiện định mức trong công ty cũng do phòng kế hoạch - thị trường tiến hành.
2.2.2. Bảo đảm NVL trong sản xuất kinh doanh
Mỗi công trình có khối lượng công việc khác nhau và lượng NVL dùng cho mỗi công việc là khác nhau. Vì vậy em nêu ra một công trình cụ thể mà Công ty đã thực hiện để có thể làm rõ mức dự trữ và công tác hoạch định NVL của Công ty. Tên công trình là “Gia cố mạng cáp quang truyền dẫn cho tuyến Ròn - Quảng Tiến - Quảng Lưu - Ngã tư Quảng Thanh, Viễn thông Quảng Bình năm 2019”. Trước khi tiến hành thi công, Công ty được chủ đầu tư gửi bản thiết kế bảng vẽ thi công. Bản vẽ thể hiện công trình này gồm 4 hạng mục như sau:
- Lắp dựng tuyến cột - Xây bể cáp
- Ra, kéo cáp cống và cáp treo - Hàn nối cáp
Sau khi bảng thiết kế được duyệt và dựa trên bảng thiết kế đó Công ty sẽ đưa ra bảng nhu cầu NVL cần dùng cho công trình.
Để tính tổng nhu cầu NVL của công trình, Công ty sử dụng công thức sau: Tổng nhu cầu Tổng lượng NVL yêu cầu kỹ thuật Tỷ lệ hao hụt
= x
NVL (Nhu cầu kế hoạch) định mức
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Bảng 2.7: Tổng nhu cầu NVL cho công trình “Gia cố mạng cáp quang truyền dẫn cho tuyến Ròn - Quảng Tiến - Quảng Lưu - Ngã tư Quảng Thanh, VNPT
Xi măng PC30 tấn 11.7 1% 11.8
Cát vàng m3 406 2% 414.1
Đá dăm 1x2 m3 734 3% 756
Gạch chỉ viên 4570 0.5% 4593
Nhựa nhũ tương kg 33 5% 34.7
Bê tông nhựa tấn 2.5 1.5% 2.5
Đinh kg 3 0.5% 3.02 Sơn chống gỉ kg 1.5 2% 1.53 Sơn màu kg 1 2% 1.02 Thép hình kg 690 2.5% 707.25 Thép tròn kg 65 2% 66.3 Cáp quang km 10 1% 10.1
Măng sông quang 24Fo bộ 5 0% 5
Hắc ín kg
10 4.5% 10.45
Xăng lít
2 2% 2.04
Mỡ YOC kg 0.7 1% 0.71
Băng báo hiệu km 9.8 1% 9.9
Băng cách điện cuộn 3 0% 3
Asitol lít 1 2% 1.02
STT Tên NVL Đơnvị Tổng nhucầu Dự trữ hiệncó Nhu cầuthực tế
1 Xi măng PC30 tấn 11.817 0 11.817
2 Cát vàng m3 414.12 0 414.12
3 Đá dăm 1x2 m3 756.02 0 756.02
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
Mỗi công trình sẽ chia thành các giai đoạn theo công việc nên số lượng NVL cần dùng mỗi công trình cũng chia theo từng giai đoạn. Vậy nên sau khi tính toán được số lượng NVL cần dùng của từng công trình, phòng kế hoạch - thị trường sẽ tổng hợp tổng lượng NVL của tất cả các công trình và tiến độ thi công, rồi xác định tổng lượng NVL trong một tháng. Sau khi tính được tổng lượng NVL cần dùng trong tháng, phòng kế hoạch - thị trường tiếp tục xác định lượng NVL cần mua trong tháng đó theo công thức:
Nhu cầu thực tế = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có
4 Gạch chỉ viên 4592.85 0 4592.85
5 Nhựa nhũ tương
kg 34.65 0 34.65
6 Bê tông nhựa tấn 2.5375 0 2.5375
7 Đinh kg 3.015 5 0 8 Sơn chống gỉ kg 1.53 0 1.53 9 Sơn màu kg 1.02 0 1.02 10 Thép hình kg 707.25 24 683.25 11 Thép tròn kg 66.3 3 63.3 12 Cáp quang km 10.1 0 10.1
13 Măng sông quang 24Fo bộ 5 7 0
14 ODF Indoor 24Fo bộ 1 4 0
15 Hắc ín kg 10.45 3 7.45
16 Xăng lít 2.04 0 2.04
17 Mỡ YOC kg 0.707 1 0
18 Băng báo hiệu km 9.8 6.2 3.6
19 Băng cách điện cuộn 3 14 0
20 Asitol lít 1.02 0 1.02
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
55
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
STT Nhà cung ứng NVL cung ứng
1 Công ty TNHH cơ khí chính xác Thăng Long Cột anten tự đứng, cáp,khóa đai, khóa cáp, ...
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Do phòng kế hoạch - thị trường luôn nắm được chính xác lượng NVL cần dùng, lượng NVL tồn kho và tiến độ mỗi công trình nên trong suốt quá trình hoạt động hầu như công ty không xuất hiện tình trạng thiếu NVL trong quá trình thi công.
2.2.3. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL
Phòng kế hoạch - thị trường dựa vào bảng nhu cầu NVL theo từng công trình, trưởng phòng kế hoạch - thị trường sẽ lập kế hoạch mua sắm NVL. Mục đích của kế hoạch là để đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục, đúng tiến độ, đúng chất lượng, số lượng theo yêu cầu của Nhà thầu. Kế hoạch mua sắm NVL được xây dựng chi tiết cho từng loại NVL, từng công trình, dựa trên thời điểm bắt đầu thi công từng khối lượng công việc. Thông thường, kế hoạch mua sắm NVL của Công ty được tiến hành lập theo từng tháng. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL của Công ty gồm các nội dung sau đây:
- Việc đảm bảo tài chính do phòng tài chính kế toán chuẩn bị và thực hiện theo đúng tiến độ của từng công trình cụ thể.
- Phòng kế hoạch - thị trường thu thập thông tin về các nhà cung ứng thông qua Internet, các bên trung gian thông tin và tiến hành lựa chọn nhà cung ứng của Công ty dựa trên ba tiêu chí:
+ Quãng đường vận chuyển từ cung ứng đến công trường thi công: Các công trình mà công ty thực hiện thuộc nhiều địa bàn khác nhau nên việc lựa chọn nhà cung ứng gần với địa điểm thi công sẽ giảm tối đa chi phí vận chuyển NVL.
+ Giá cả NVL: Mức giá tối thiểu nhưng vẫn phù hợp với chất lượng yêu cầu
+ Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng, xuất xứ NVL: Các NVL xây dựng đều phải đạt quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cho công trình theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
57
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Sau khi tìm hiểu thị trường, Công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung ứng. Nhà cung ứng sẽ gửi bảng báo giá cho Công ty và Giám đốc là người duyệt đơn báo giá. Hai bên cùng nhau đàm phán, thương thảo các vấn đề trong hợp đồng như: khối lượng, giá cả NVL, cách thức vận chuyển, thời gian và địa điểm giao nhận NVL, cách xử lý khi xảy ra vi phạm hợp đồng.
Đây là danh sách một số nhà cung ứng của Công ty trong thời gian gần đây:
2 Công ty CP đầu tư Hoàng Cầu
Gông C0, Gông C1, treo, néo, ...
3 Công ty CP thương mại và cơ khí Việt Hưng
Sắt nối, khóa đai, đế U, kẹp cáp, bu lông, ...
4 Công ty TNHH thương mại Dũng Hiền Xi măng, cát, đá, ...
6 Công ty TNHH thép Gia Hưng Thép hình, thép tròn, thép tấm, ...
STT Tên công ty vận tải Chí phí năm 2019
Chí phí năm 2018
1 Công ty CP thương mại dịch vụ vận tải dulịch Hưng Long 214 109
2 Công ty CP thương mại dịch vụ vận tải du
lịch Thái Hưng 79 63
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
Các nhà cung ứng như cơ khí chính xác Thăng Long, cơ khí Việt Hưng, công ty Dũng Hiền và thép Gia Hưng đều là các đối tác có quan hệ lâu dài với Công ty, luôn giữ được uy tín, chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu cao nên Công ty luôn đặt vị trí lựa chọn hàng đầu khi lựa chọn mua sắm NVL. Còn đối với công ty Hoàng Cầu là một nhà cung ứng mới hợp tác với Công ty từ năm 2019 chuyên cung cấp các loại vật liệu như treo, néo, các loại gông. Trước đây, Công ty TNHH sản xuất,
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
58
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
thương mại và dịch vụ Đức Phát là nhà cung cấp các loại vật liệu trên, nhưng do giá thành cao nên Công ty đã tìm nhà cung cấp khác là công ty Hoàng Cầu là nhà cung cấp thay thế.
- Tổ chức theo dõi đơn hàng: Phòng kế hoạch - thị trường theo dõi xem các đơn đặt hàng có đúng hạn hay không và theo dõi việc tiếp nhận để đánh giá hiệu quả của đơn hàng.
2.2.4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVLa. Tổ chức thu mua NVL a. Tổ chức thu mua NVL
- Vận chuyển NVL
Công ty thuê dịch vụ vận tải bên ngoài để thực hiện chuyển NVL từ kho nhà cung ứng đến kho của DN. Công việc khảo sát và lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ vận tải thực hiện chuyển giao NVL do phòng kế hoạch - thị trường thực hiện.
Bảng 2.10: Danh sách các công ty dịch vụ vận tải của Công ty
(Nguồn: Phòng kế hoạch - thị trường)
Chi phí vận tải mà Công ty phải chi trả qua các năm cũng tăng dần. Theo số liệu ước tính, chi phí vận tải năm 2019 của Công ty tăng khoảng 30% so với năm 2018. Nguyên nhân chính gây nên sự gia tăng này một mặt do hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và mở rộng nên nhu cầu vận chuyển ngày càng
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
nhiều. Mặt khác là do giá xăng dầu trên toàn thế giới gia tăng cao làm cho chi phí vận chuyển cũng tăng theo.
- Chuẩn bị kho để tiếp nhận NVL
Từ kế hoạch mua sắm, nhân viên kho thực hiện giải phóng mặt bằng, vệ sinh kho để chuẩn bị cho việc giao nhận và tính toán cách sắp xếp NVL trong kho sao cho hợp lý. Tiếp đó nhân viên kho chuẩn bị các phương tiện cho việc giao nhận NVL cả về số lượng và chất lượng, đảm bảo cho việc giao nhận NVL được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
b. Tổ chức tiếp nhận NVL
NVL được nhập vào kho của Công ty gồm NVL do công ty trực tiếp mua sắm và NVL do Chủ đầu tư cung cấp. Tuy nguồn gốc mua sắm là khác nhau nhưng việc tổ chức tiếp nhận hai loại NVL là giống nhau.
Nhân viên kho phân loại NVL được chuyển đến và xác định chính xác số NVL mà mình tiếp nhận. Sau đó, nhân viên kho kiểm tra đầy đủ hồ sơ của NVL gồm các chứng chỉ nguồn gốc xuất xứ (CO), chứng chỉ chất lượng được cấp bởi phòng thí nghiệm. Các chứng chỉ về chất lượng NVL là các chứng nhận NVL đạt tiêu chuẩn quy chuẩn quốc gia (Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam 2017) và được phép sử dụng trong thi công xây dựng.
Sau khi phân loại và kiểm tra hồ sơ NVL, nhân viên phòng kỹ thuật - quản lý chất lượng cùng đội trưởng công trình sẽ cùng nhau tiến hành kiểm tra lô hàng, xác nhận đánh giá chất lượng NVL. (Phụ lục 01)
Lô NVL sau khi được kiểm tra và đánh giá có chất lượng phù hợp sẽ được