6. Kết cấu đề tài
1.2.8. Tổ chức thanh quyết toán NVL
Hoạt động quyết toán NVL là hoạt động thống kê, kiểm tra lại, toàn bộ lượng NVL nhập kho, xuất kho sử dụng, NVL dự trữ, tồn kho,... Mục đích là để tính toán NVL thực chi có đúng mục đích không, việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng không, NVL tiết kiệm hay bội chi. Từ đó góp phần tìm ra nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng NVL trong DN, giúp DN có định hướng và biện pháp để điều chỉnh hoạt động đảm bảo NVL cho sản xuất ở kỳ sản xuất tiếp theo.
Có 3 phương pháp quyết toán NVL trong DN:
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Theo phương pháp này, trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho NVL ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ, báo cáo số liệu về lượng NVL xuất trong kỳ để xác định thực tế NVL chi phí.
- Phương pháp đơn hàng: Các số liệu về kết quả sử dụng NVL được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực thi đơn hàng.
- Phương pháp quyết toán theo từng lô hàng cấp ra: Đây là phương pháp thường xuyên được sử dụng và thiết thực nhất. Cấp phát NVL được tiến hành theo hạn mức và được dùng vào thực hiện sản xuất sản phẩm. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, công nhân cùng với việc giao thành phẩm cho phân xưởng còn phải nhập về kho số lượng NVL không sử dụng hết.
1.2.9. Thu hồi phế liệu, phếphẩm
Trong một DN, sau một quá trình sản xuất - kinh doanh thường sẽ xuất hiện một lượng phế phẩm, phế liệu nhất định. Việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm của quá trình sản xuất - kinh doanh là một yếu tố rất cần thiết giúp nhằm mục đích giải phóng kho, thu hồi nguồn vốn ứ đọng, liên quan đến vấn đề này là giảm chi phí dự trữ bảo quản cho DN. Định kỳ cứ sau một quá trình sản xuất - kinh doanh, một quý hoặc một năm thì DN lại lên kế hoạch tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm sau
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
đó bán đi hoặc cho vào tái sản xuất, phục vụ cho nhu cầu khác. Vì vậy, việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm được tổ chức tốt cũng góp phần tiết kiệm chi phí NVL và hạ giá thành sản phẩm. Hơn thế nữa lượng phế phẩm cũng giúp các nhà quản trị đánh giá được hiệu quả quá trình sản xuất nhằm đưa ra những biện pháp nhằm hạn chế mức độ này, nâng cao năng lực sản xuất của DN.
1.2.10. Đánh giá hiệu quả công tác quản trị NVL
Đánh giá chất lượng của công tác quản trị NVL được thực hiện thông qua đánh giá hiệu quả việc sử dụng NVL trong sản xuất của các DN và hiệu quả của toàn bộ các hoạt động nằm trong quá trình quản trị NVL. Tất cả các hoạt động quản trị NVL đều nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng NVL đầu vào, tiết kiệm chi phí đầu vào một cách tối đa. Để đánh giá một cách chính xác hiệu quả của công tác quản trị NVL, DN cần thông qua một số chỉ tiêu chính là: đánh giá về mặt số lượng NVL; về chất lượng NVL; tính đồng bộ, kịp thời và chỉ tiêu về nguồn cung ứng. Trong đó chỉ tiêu về chất lượng và số lượng NVL mua vào sẽ phản ánh hiệu quả của dịch vụ vận chuyển và bảo quản NVL, chỉ tiêu về mặt kịp thời và chỉ tiêu về mặt đồng bộ phản ánh hiệu quả của dịch vụ chuẩn bị NVL cho sản xuất. Chỉ tiêu về nguồn cung ứng phản ánh hiệu quả của công tác nghiên cứu đánh giá và lựa chọn nguồn hàng.
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị NVL tại DN
1.3.1. Các nhân tố bên ngoài DN a. Môi trường kinh tế
Yếu tố môi trường kinh tế luôn tác động tới DN. Trong công tác quản trị NVL, yếu tố này có những ảnh hưởng rõ rệt từ chi phí đến nhu cầu về NVL.
Khi tìm hiểu sự tác động của môi trường kinh tế tới công tác quản trị NVL, các nhà quản trị cần tìm hiểu các chỉ tiêu sau:
- Tốc độ tăng trưởng kinh tế được dùng để đánh giá chất lượng sống của người dân trong nước hiện nay. Chất lượng sống sẽ thể hiện tỷ lệ tiêu dùng sản phẩm
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
của DN cao hay thấp, từ đó xác định nhu cầu sản xuất và nhu cầu NVL cần mua sắm.
- Tỷ lệ lạm phát ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả sản phẩm bán ra trên cùng thị trường cũng như tình hình tiêu thụ tiêu dùng chung của người dân. Lạm phát cũng ảnh hưởng tới chi phí NVL đầu vào của DN. Lạm phát cao làm cho chi phí NVL cũng tăng lên và ngược lại.
- Tỷ giá hối đoái là chỉ tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến giá NVL nhập khẩu của công ty. Tỷ giá hối đoái tăng hay đồng tiền nội tệ có xu hướng giảm giá trị một cách tương đối sẽ khiến lượng tiền dành để trả cho nhà cung cấp cao hơn trước. Chi phí sản xuất cũng theo đó mà tăng lên, lợi nhuận giảm và ngược lại.
- Lãi suất tác động tới chi phí sản xuất của DN. Các DN sử dụng vốn vay của ngân hàng để hoạt động kinh doanh, do đó lãi vay tăng làm chi phí tăng và ngược lại. Môi trường kinh tế của đối tác cũng cần xét các yếu tố trên bởi những yếu tố cũng tác động tới tình hình sản xuất của nhà cung cấp, từ đó tác động tới giá bán của họ. Sau khi phân tích, nhà quản trị có thể dự đoán được xu hướng phát triển và đưa ra các chính sách hợp lý.
b. Hệ thống giao thông vận tải
Một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới công tác quản trị NVL là hệ thống giao thông vận tải của một nơi, một khu vực, một quốc gia, những nhân tố này thuận lợi sẽ giúp cho quá trình giao nhận NVL thuận tiện, đáp ứng nhu cầu của DN, làm cho mọi hoạt động không bị ngừng trệ mà trở nên đồng đều, tạo ra mức dự trữ giảm, kết quả là chúng ta sử dụng vốn có hiệu quả hơn.
Thực tế đối với mỗi daonh nghiệp nguồn nhập NVL không chỉ trong nước mà còn cả các nước khác trên thế giới. Như vậy hệ thống giao thông vận tải có ảnh hưởng lớn tới công tác quản trị NVL của một DN. Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hoặc kìm hãm một DN phát triển, đồng nghĩa với nó là việc hoạt động có hiệu quả hay không của một DN.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
c. Nhà cung cấp
Đây là nhân tố quan trọng của quản trị cung ứng NVL mỗi công ty. Nhà cung cấp quyết định tới số lượng, chất lượng NVL cung ứng. Số lượng nhà cung ứng NVL trên thị trường càng dồi dào, phong phú công ty càng có cơ hội phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho mình. Mặt khác, số lượng nhà cung cấp càng ít thì khả năng gây áp lực của nhà cung cấp lên công ty càng cao, thậm chí có thể ép giá các DN có nhu cầu mua NVL và ngược lại.
d. Đối thủ cạnh tranh
Đối thủ cạnh tranh tác động một cách toàn diện tới hoạt động kinh doanh của DN, công tác quản trị NVL không nằm ngoài sự tác động đó. Môi trường cạnh tranh càng khắc nghiệt càng làm cho quá trình quản trị khó khăn. Đối thủ cạnh tranh lớn có thể thu hút các nhà cung cấp về mình gây khó khăn cho công tác tìm nguồn NVL đầu vào của DN. Đối thủ cạnh tranh mạnh trên thị trường có thể tác động tới tình hình tiêu thụ sản phẩm của DN gây sản xuất ngưng trệ, NVL trong kho tồn đọng, chi phí lưu khó tăng. Các khâu khác của dây truyền quản trị NVL cũng bị đình trệ theo.
e. Nhu cầu khách hành và tình hình tiêu thụ sản phẩm
DN sản xuất sản phẩm nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của khách hàng và thu lợi nhuận. Nhu cầu của khách hàng về một loại hàng hóa sẽ quyết định đến cơ cấu, khối lượng, hình dáng, kích thước, công dụng... của sản phẩm. Trên cơ sở sản xuất sản phẩm DN tiến hành mua các loại NVL phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Sản phẩm càng phức tạp thì nhu cầu về số lượng, chủng loại NVL càng lớn. Nhu cầu của khách hàng luôn luôn thay đổi, DN muốn thỏa mãn tốt nhất nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Do đó DN thường xuyên tiến hành cải tiến mẫu mã, chất lượng, và nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới. Điều đó đặt ra yêu cầu cho công tác dịch vụ hậu cần NVL phải luôn luôn linh hoạt, thay đổi kịp thời để đáp ứng được nhu cầu mua sắm NVL phù hợp cho sản xuất.
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Tình hình tiêu thụ sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động dịch vụ hậu cần NVL. Sản phẩm của DN tiêu thụ tốt trên thị trường, đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì nhu cầu NVL cho sản xuất phải được đảm bảo, vận động liên tục và gia tăng. Ngược lại sản phẩm không tiêu thụ được DN phải ngừng mua sắm NVL, chuyển hướng kinh doanh, nghiên cứu phát triển sản phẩm cũ hoặc chuyển hướng sản xuất các sản phẩm khác.
f. Dịch vụ hậu cần (logistics)
Đây là nhân tố ảnh hưởng gián tiếp đến hiệu quả của công tác quản trị NVL tại DN. Trong xu thế hiện nay, việc sử dụng các dịch vụ hậu cần NVL giúp các DN tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả quá trình mua sắm NVL cho sản xuất. Hiện nay tại Việt Nam, các dịch vụ hậu cần NVL như nhập hàng, vận tải, cho thuê kho bãi... đang ngày càng phát triển mở ra nhiều thuận lợi cho các DN sản xuất.
1.3.2. Các nhân tố bên trong DN
a. Quy mô sản xuất của DN
Quy mô sản xuất kinh doanh của các ngành, các DN thể hiện qua khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trên thị trường qua từng kì kinh doanh, doanh thu hàng năm, quy mô thị trường của DN, quy mô trang thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng NVL. Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng NVL tiêu dùng do đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu NVL. Quy mô của DN càng lớn thì nhu cầu về tiêu dùng NVL càng lớn, khối lượng NVL cần mua sắm càng tăng. DN có quy mô lớn có xu hướng đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh nên công tác quản trị NVL cần được quan tâm và hoàn thiện hơn nữa. DN cần phải đẩy mạnh việc tìm kiếm các nguồn cung ứng mới, không ngừng mở rộng thị trường đầu vào, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu NVL của DN.
b. Đặc điểm sản phẩm
Mỗi loại sản phẩm có định mức NVL tiêu dùng riêng. Những sản phẩm yêu cầu định mức NVL để sản xuất lớn thì nhu cầu NVL của công ty cũng lớn (các yếu
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
tố khác không đổi). Nhu cầu NVL lớn thì lại yêu cầu quá trình quản trị NVL phức tạp hơn. Những sản phẩm mà yêu cầu cần nhiều linh kiện nhỏ lẻ để sản xuất thì quá trình quản trị cũng phức tạp hơn những sản phẩm khác. Neu NVL nhỏ lẻ nhiều sẽ mất nhiều công sức và thời gian đề kiểm kê, quản trị, quyết toán do đó kéo theo quản trị cũng tăng theo. Bên cạnh đó, kích thước sản phẩm cũng ảnh hưởng tới quá trình quản lý. Nếu sản phẩm có kích thước lớn thì chắc chắn để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm sẽ mất nhiều thời gian cho quá trình vận chuyển, lưu kho NVL của nó, và ngược lại. Như vậy, kích thước, kết cấu, định mức sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình quản trị NVL của DN.
c. Trình độ lao động
Con người là nguồn nhân lực không thể thiếu trong quản lý và vận hành máy móc, tham gia vào mọi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi nghiệp vụ kinh doanh của DN. Nguồn nhân lực đóng vai trò chủ đạo trong toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Trong công tác quản trị NVL, cơ cấu tổ chức hoạt động có ảnh hưởng lớn đến kết quả của toàn bộ quá trình. Mọi hoạt động từ xác định nhu cầu NVL, đến quá trình mua sắm, quản lý, tiếp nhận và sử dụng NVL đều được phân chia rõ ràng. Nếu người lao động có chuyên môn, kinh nghiệm và năng lực thì có thể đảm bảo cho dịch vụ hậu cần đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí thấp và bảo đảm cho quá trình diễn ra tốt đẹp. Ngược lại, người tham gia quá trình không có tay nghề và kinh nghiệm sẽ gây tổn hại trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh của DN, gây thất thoát, hỏng hóc, hao phí ngoài định mức lượng NVL kỹ thuật cho sản xuất. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động hợp lý tiết kiệm được chi phí thuê lao động, việc tổ chức hoạt động dễ dàng, nhanh chóng và khoa học.
d. Trình độ khoa học — kĩ thuật
Các DN sản xuất đều có trang thiết bị máy móc phục vụ sản xuất và là nguồn tài sản cố định lớn của công ty. Ngày nay tiến bộ khoa học phát triển như vũ bão, mở ra kỷ nguyên công nghiệp với khả năng sản xuất công suất lớn. Khối lượng sản phẩm sản xuất gia tăng đòi hỏi lượng NVL lớn cho sản xuất. Sự phát triển công
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Ma tràn xếp hạng Nhả cung cấp Hạng 1: <2 lần không đúng hẹn Hạng 2: 2 đền 5 lần không đúng hẹn Hạng 3: >5 Ian không đúng hẹn
Nhà sản xuất Tot Giao hảng/dịch vụ xấu
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
nghệ còn buộc DN phải thường xuyên đổi mới công nghệ. Sự tiến bộ trong khoa học công nghệ giúp sử dụng NVL kỹ thuật tiết kiệm hơn, tạo ra những nguồn vật liệu mới giá thành hạ và chất lượng tốt hơn với nhiều tính năng vượt trội.
Thời đại công nghệ thông tin làm thu hẹp khoảng cách cả về không gian và thời gian. DN có thể nghiên cứu và lựa chọn các nguồn NVL nhập khẩu, lựa chọn đối tác làm ăn nước ngoài, việc đàm phán kí kết hợp đồng được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được nhiều chi phí hơn. Tuy nhiên, DN cần phải thận trọng trong việc áp dụng các công nghệ mới, nó có thể làm cho công tác quản lý và đảm bảo NVL gặp nhiều khó khăn hơn.
e. Tình hình tài chính của DN
Tài chính là nguồn đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch mua sắm NVL và trang bị kỹ thuật. DN thường xác định một khoản tài chính cho tiêu dùng NVL và sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị của DN. DN có tình hình tài chính mạnh, ổn định, sẽ đảm bảo cho quá trình mua sắm NVL được diễn ra đều đặn, đúng kế hoạch, đảm bảo khả năng thanh toán các chi phí mua vât tư và các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ. Ngược lại, khi tình hình tài chính bất ổn, làm ăn không hiệu quả, DN có thể phải cắt giảm lượng NVL mua sắm, thậm chí ngừng các hoạt động hậu cần NVL dẫn đến phá sản.
1.4. Bài học kinh nghiệm về quản trị NVL của các doanh nghiệp trong nướcvà trên thế giới và trên thế giới
1.4.1. Trong nước
Công ty Casumina - một Công ty Việt Nam chuyên sản xuất các sản phẩm làm từ cao su, đã áp dụng ISO 9001:2008 vào việc quản lý NVL đầu vào. Việc quản lý NVL đầu vào tại Casumina gồm việc kiểm soát nhà cung cấp và kiểm tra NVL đầu vào.
Để kiểm soát nhà cung cấp, Công ty tiến hành đánh giá nhà cung cấp mỗi năm một lần:
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Hạng A: sản phẩm dịch vụ tốt, không