6. Kết cấu đề tài
1.2.4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVL
a. Tổ chức thu mua NVL
- Vận chuyển và giao nhận NVL về DN
Dịch vụ vận chuyển NVL được xây dựng đảm bảo cho quá trình đưa NVL từ nơi giao nhận về kho của DN, đưa NVL từ kho của DN kịp thời đến các xí nghiệp, phân xưởng sản xuất theo đúng kế hoạch và thời gian. Chi phí cho vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí mua sắm NVL, chính vì thế dịch vụ vận tải phải được xây dựng hợp lý, và mang lại hiệu quả cao. Các dịch vụ vận tải cần tính toán và chuẩn bị gồm: vận chuyển hàng hóa từ nơi mua đến nơi tiêu thụ, vận chuyển NVL từ kho của DN đến các xí nghiệp sản xuất...
Chuyển giao hàng hóa về DN bằng các loại phương tiện và với các khoản chi phí đã được tính toán. Các loại hình vận tải được DN lựa chọn dựa trên cơ sở địa điểm giao nhận hàng hóa, khối lượng NVL giao nhận, và sự phức tạp trong nghiệp vụ giao nhận. DN tự vận chuyển bằng phương tiện của chính mình cũng có thể thuê
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
phương tiện vận tải hoặc thuê dịch vụ theo phương thức trọn gói giao nhận. Có hai cách chuyển giao:
+ Thứ nhất, chuyển giao tận nơi theo yêu cầu của khách hàng, tới tận nơi sử dụng NVL. Cách thức này áp dụng cho nhu cầu lớn, tiêu dùng ổn định, khối lượng NVL tiêu dùng ít thay đổi. Phương pháp này có ưu điểm đó là giải phóng DN sản xuất khỏi phải bận tâm lo lắng trong việc vận chuyển và bảo quản vât tư cho sản xuất, nhờ đó có thể tập trung quản lý và phát triển sản xuất.
+ Thứ hai, NVL được vận chuyển về bằng chính lao động và phương tiện của DN. Cách thức này áp dụng cho nhu cầu nhỏ lẻ, kế hoạch kinh doanh thường xuyên thay đổi,không thể xác định được cụ thể từng loại NVL vào thời gian nào DN cần. Phương pháp này có nhược điểm lớn là giao nhận tại kho với số lượng nhỏ, do đó không sử dụng hết được hiệu quả của phương tiện xếp dỡ, không nâng cao được năng suất lao động của công nhân. Không tận dụng được sức lao động và phương tiện vận tải và như thế sẽ làm tăng giá thành lên.
- Chuẩn bị kho hàng tiếp nhận NVL
Trước khi hàng hóa được vận chuyển về kho, DN cần tiến hành các hoạt động chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận NVL. Chuẩn bị kho hàng trước hết cần chuẩn bị diện tích kho chứa hàng. Giải phóng diện tích kho hàng tồn, hoặc tiến hành thuê kho thuê bãi chứa hàng trong điều kiện DN không có đủ không gian chứa hàng. Chuẩn bị các trang thiết bị cho bảo quản NVL dựa trên các đặc tính của NVL nhập về. Các trang thiết bị như các loại tủ, kệ các dụng cụ chứa đựng NVL, các điều kiện về không gian, độ ẩm, nhiệt độ... đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho NVL nhập về. Tính toán cách xắp xếp bảo quản hàng hóa trong kho. Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận NVL về mặt số lượng và chất lượng NVL. Hệ thống kho của DN được phân chia thành nhiều loại kho khác nhau dựa trên những
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
tiêu thức phân loại khác nhau như kho NVL, kho hóa chất, kho thành phẩm, kho các bộ phận linh kiện...
b. Tổ chức tiếp nhận NVL
Tổ chức tiếp nhận NVL là hoạt động nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL có theo đúng quy định trong hợp đồng không thông qua các phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển.
DN và bên cung ứng thống nhất với nhau về không gian và địa điểm tiếp nhận NVL. NVL từ địa điểm tiếp nhận được chuyển nhanh đến kho DN tránh gây hư hỏng mất mát.
Công tác tiếp nhận NVL phải có đầy đủ một số yêu cầu sau: - Mọi NVL hàng hóa tiếp nhận phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
- Mọi NVL tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại NVL.
- Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa, thiếu, sai quy cách. Để kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại NVL, có 2 cách như sau:
- Kiểm tra toàn bộ: NVL được vận chuyển về DN tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng.
- Kiểm tra xác suất: lựa chọn ngẫu nhiên một vài lô hàng để kiểm tra, kết quả kiểm tra được cho là kết quả của toàn bộ lô hàng nhập về.
Sau khi tiến hành tiếp nhận NVL về số lượng và chất lượng nếu phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng đơn vị tiếp nhận sẽ tiến hành nhập kho NVL tiêu dùng. Trong các trường hợp khác NVL không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị cung cấp để giải quyết.
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh