6. Kết cấu đề tài
1.2.2. Bảo đảm NVL trong sản xuất kinh doanh
a. Quản trị dự trữ NVL
Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành một cách liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi phải có một lượng NVL dự trữ. Vậy lượng NVL dự trữ là lượng NVL tồn kho cần thiết được quy định trong kế hoạch đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục bình thường. Lượng NVL dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều không mang lại hiệu quả kinh tế cao. Do đó cần phải tính chính xác lượng NVL
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, vừa không ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển và hiệu quả sử dụng vốn.
NVL dự trữ có thể phân theo nhiều cách:
- Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm (an toàn), dự trữ chuẩn bị, dự trữ mùa vụ. - Dự trữ tĩnh (đang trong kho) và dự trữ động (đang trên đường đi).
- Dự trữ đơn kỳ (chỉ dự trữ 1 lần, không có ý định tái tạo dự trữ) và dự trữ đa kỳ (NVL được dự trữ với một lượng nào đó, trong 1 khoảng thời gian nhất định và sẽ được tái tạo khi hoàn thiện).
Muốn xác định lượng NVL cần dự trữ, DN phải căn cứ các yếu tố sau: - Quy mô sản xuất của DN
- Tình hình tài chính của DN - Tính chất sản xuất của DN - Thuộc tính tự nhiên của NVL
b. Hoạch định nhu cầu NVL
NVL là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một DN. Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn NVL sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu lượng NVL, đúng khối lượng và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao cho đầy đủ, kịp thời và với chi phí nhỏ nhất.
Trong quản trị hàng dự trữ người ta thường hay nói đến 2 dạng nhu cầu đó là nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chi tiết, bộ phận khách hàng đặt, nó được xác định thông qua công tác dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng. Trong khi đó, nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ quá trình
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và NVL. Vì vậy việc hoạch định nhu cầu NVL chính là việc lập kế hoạch đối với nhu cầu phụ thuộc.
Người ta sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất NVL dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các DN thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác chặt chẽ và theo dõi các loại NVL, nguyên liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng.
Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau: - Bước 1: Phân tích cấu trúc sản phẩm
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu NVL được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu về sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng. Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ các quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và NVL. Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sản phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sản phẩm.
Mỗi hạng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết bộ phận cấu thành sản phẩm. Sử dụng kết cấu hình cây có những đặc điểm sau:
+ Cấp 0 là cấp ứng với sản phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận là ta lại chuyển từ cấp i sang cấp i+1.
+ Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa hai bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành và bộ phận dưới là bộ phận thành phần. Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng thời
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm...) và hệ số nhân. Số lượng các loại chi tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm. Sản phẩm càng phức tạp thì số chi tiết bộ phận càng nhiều và mối quan hệ giữa chúng càng lớn. Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại NVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hóa, mã hóa chúng theo sơ đồ cấu trúc thiết kế sản phẩm.
Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết đó được chuyển về cấp thấp nhất. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sản phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
- Bước 2: Xác định tổng nhu cầu và nhu cầu thực tế
Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 được lấy ở lịch trình sản xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn thì tổng nhu cầu được tính bằng lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch của cấp trước đó nhân với hệ số nhân của nó (nếu có).
Nhu cầu thực tế là lượng NVL cần thiết trong từng khoảng thời gian nhất định và được xác định như sau:
Nhu cầu Tổng nhu Dự trữ Dự trữ an Hệ số phế phẩm thực tế cầu hiện có toàn cho phép
Trong đó:
Dự trữ sẵn có = Lượng tiếp nhận theo tiến độ + Dự trữ còn lại của kì trước
Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến, có thể được sử dụng để thỏa mãn nhu cầu của sản xuất.
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Hạng mục: Cấp NVL:
Cỡ lô: LT:
Tuần
0 1 2 3 4 5 6 Tổng nhu cầu
Lượng tiếp nhận theo tiến độ
Dự trữ có sẵn
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đã đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn. Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch đặt hàng trong từng giai đoạn. Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp hay sản xuất để thỏa mãn nhu cầu thực. Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng đối với các chi tiết, bộ phận mua ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản xuất tại DN. Khối lượng hàng hóa và thời gian của lệnh đề nghị được xác định trong đơn hàng kế hoạch. Tùy theo chính sách đặt hàng có thể đặt theo lô hoặc theo kích cỡ.
- Đặt hàng theo lô là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực tế.
- Đặt hàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cách nhân với một lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó. Bất kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn tiếp theo.
- Bước 3: Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc đơn hàng theo nguyên tắc trừ lùi từ thời điểm sản xuất
Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ đợi, chuẩn bị, bốc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất. Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận. Do đó, từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL được thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng sau:
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Nhu cầu thực tế
Lượng tiếp nhận đơn đặt hàng theo kế hoạch
(Nguồn: TS. Trương Đức Lực & TS. Nguyễn Đình Trung, 2013, giáo trình Quản trị tác nghiệp)
Lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch là số lượng những chi tiết, NVL mong muốn nhận được tại đầu kì. Đối với đặt hàng theo lô, lượng NVL này sẽ bằng nhu cầu thực tế. Đối với đặt hàng theo kích cỡ, lượng NVL này sẽ vượt quá nhu cầu thực tế. Lượng NVL vượt quá nhu cầu thực tế sẽ được cộng vào lượng dự trữ sẵn có của giai đoạn tới.
Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch là khối lượng dự kiến đặt ra trong từng giai đoạn. Nó được tính bằng lượng tiếp nhận đặt hàng theo kế hoạch có xét tới yếu tố thời gian thực hiện. (Thời gian thực hiện là khoảng thời gian dự kiến để kết thúc một công việc nào đó). Lượng đơn hàng này sẽ được coi là tổng nhu cầu tại cấp thấp hơn trong chuỗi sản xuất.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh