6. Kết cấu đề tài
1.2.3. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL
Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL nằm trong quy trình lập kế hoạch nhằm đảm bảo NVL phù hợp với nhu cầu, tiến độ của NVL trong sản xuất. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL được thực hiện trên cơ sở kế hoạch yêu cầu NVL của các DN và gồm các nội dung sau đây:
a. Xác định số lượng NVL cần cung ứng
Khi lập kế hoạch mua sắm NVL, DN phải xác định chính xác mẫu mã và chất lượng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu của quá trình sản xuất. Đối với mỗi loại NVL cầu mua sắm trong thời kì kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: cầu NVL cho sản xuất, cầu do hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và cầu dự trữ đề phòng sự biến động thị trường.
Lượng NVL cần mua trong kỳ kế hoạch thường được xác định như sau: Lượng NVL cần Lượng NVL cần Lượng NVL dự Lượng NVL dự
= + , -
mua trong kỳ dùng trong kỳ trữ đầu kỳ trữ cuối kỳ
b. Chuẩn bị tài chính để mua sắm NVL
Đây là hoạt động nhằm chuẩn bị sẵn sàng nguồn vốn cần thiết cho lượng NVL cần mua. Từ đó giúp DN chủ động trong thanh toán, thực hiện thanh toán đúng hợp đồng và giúp DN giữ được chữ tín của mình với bạn hàng. Việc chuẩn bị tài chính để mua sắm sắm NVL được thực hiện dựa theo kế hoạch mua sắm NVL.
c. Nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng
Nghiên cứu thị trường là hoạt động quan trọng và thường xuyên của mỗi DN vì thị trường luôn biến động và thay đổi không ngừng. Mục đích của nghiên cứu thị trường NVL là xác định các nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, nguồn NVL đảm bảo chất lượng với mức giá hợp lý nhất, phương thức mua bán - giao nhận nhanh chóng... Qua hoạt động thu thập thông tin, xử lý thông tin thị trường NVL, DN sẽ
Nguyễn Minh Châu Lớp K19QTDNA
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
có đưa ra được những quyết định chính xác nhất về giá cả, số lượng, nhà cung ứng.
DN có thể dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp. Thực tế, các DN nhỏ và rất nhỏ hoặc DN dịch vụ thường có nhu cầu về NVL rất ít nên thường xác định người cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình tổ chức mua sắm. Với các DN vừa và lớn có nhu cầu NVL lớn, do đó sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về nguồn hàng, giá cả, chất lượng và uy tín trong giao dịch làm ăn... Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà DN đưa ra những lựa chọn nhà cung ứng khác nhau. Việc lựa chọn nhà cung cấp được đánh giá qua các tiêu chí cụ thể như sau:
- Chất lượng NVL: các thông số kỹ thuật, đặc tính lý hóa, thiết kế/ mẫu mã, vòng đời, độ tin cậy.
- Năng lực: năng lực sản xuất, năng lực công nghệ, quản lý, kiểm soát vận hành, công nghệ người lao động.
- Chất lượng mong đợi: thái độ của người bán, hỗ trợ đào tạo, đóng gói, địa điểm của người bán, dịch vụ bán hàng.
- Độ tin cậy: vận chuyển đúng giờ, quá khứ thực hiện. - Tài chính: giá bán, sự ổn định tài chính.
d. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, DN thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng thương mại cùng bạn hàng của mình và đi đến quyết định cuối cùng. Các điều khoản bao gồm các nội dung như sau:
- Xác định tiêu chuẩn kĩ thuật các sản phẩm, và phương tiện kiểm tra.
- Xác định giá cả, địa điểm giao hàng, số lượng NVL, chủng loại, quy cách NVL, các dịch vụ kèm theo...
- Xác định các điều kiện giao hàng, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ hậu mãi.
- Xác định hình thức thanh toán, phương tiện thanh toán, địa điểm thanh toán và các khuyến khích trong thanh toán.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị kinh doanh
Kí kết hợp đồng là hoạt động pháp lý của DN với nhà cung ứng. Hợp đồng là cơ sở pháp lý trước pháp luật và là cơ sở giải quyết các tranh chấp khi phát sinh trong quá trình thực hiện. Do vậy cần phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận khi thảo và kí kết hợp đồng. Yêu cầu nội dung của hợp đồng cần rõ ràng, chặt chẽ và chi tiết.
e. Theo dõi đặt hàng và giao hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng thương mại, DN cần theo dõi và kiểm tra quá trình đặt hàng của mình và giao hàng của nhà cung ứng. Hoạt động này cần phải diễn ra thường xuyên để DN có thể có những quyết định nhanh chóng khi xảy ra những điều vi phạm điều khoản hợp đồng thương mại. Dựa vào mức độ thỏa mãn của mình mà DN đưa ra quyết định có tiếp tục quan hệ làm ăn với nhà cung ứng ấy hay không. Nếu như nhà cung ứng không thỏa mãn được DN thì bản thân DN chủ động tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng khác phù hợp với các tiêu chí của mình.