1 .4Nội dung tạo động lực lao động trong doanh nghiệp
3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác tạo động lực cho người lao động tạ
3.2.3 Hoàn thiện công tác tạo động lực cho người lao động bằng các
các biện pháp
phi tài chính
a. Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Trần Kim Dung (2016) có viết: “Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành
thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao phải thực hiện; các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc, do đó, không thể tuyển được đúng nhân viên cho đúng việc, không thể đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên và do đó, không thể trả lương, kích thích họ
Chính vì vậy, vai trò của phân tích công việc thực sự rất quan trọng và bất kì doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện nếu muốn phát triển bền vững và lâu dài. Khi tiến hành phân tích công việc cần phải xây dựng được hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Hiện nay, công ty Cổ phần Kỹ thuật Hồng
Hà chưa thực hiện tốt công tác này. Công ty cần xây dựng kế hoạch và triển khai hoàn
thiện công tác phân tích công việc trong thời gian sớm nhất. Cụ thể:
- Thực hiện quy trình phân tích công việc theo các bước của Trần Kim Dung (2016) như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các
văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận
cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Đánh giá, lựa chọn thông tin thích hợp.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
- Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc theo mẫu cụ thể tại phụ lục 2.
b. Hoàn thiện công tác đánh giá công việc
Đánh giá công việc là công tác không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và vai
trò của công tác này là vô cùng quan trọng. Công tác đánh giá công việc phải căn cứ trên bảng tiêu chuẩn công việc đã xây dựng trước đó và một số yêu cầu riêng đối với từng hạng mục công việc. Đánh giá công việc không chỉ là căn cứ để trả lương hay khen thưởng NLĐ mà nó còn là công cụ kích thích NLĐ nỗ lực làm việc. Khi đánh giá công việc phải phân rõ tiêu chí đánh giá phục vụ cho trả lương và tiêu chí đánh giá phục vụ cho công tác khen thưởng. Tiêu chí đánh giá phục vụ cho trả lương đã được quy định rõ trong bảng tiêu chuẩn công việc. Đó là những tiêu chuẩn bình thường, tối thiểu mà NLĐ phải đạt được trong thời gian công tác của họ. Những tiêu chí đánh giá phục vụ cho khen thưởng sẽ có những yêu cầu cao hơn như: hoàn thành công việc trước thời hạn, hoàn thành vượt mức công việc được giao... ở những mức độ khác nhau tương ứng với những mức thưởng khác nhau. Điều này không chỉ làm đa dạng, phong phú các mức thưởng mà còn tạo động lực cho NLĐ.
Bên cạnh đó, công ty nên xây dựng quy trình đánh giá công việc một cách bài bản:
- Xác định mục tiêu cơ bản cần đánh giá. Công ty phải xác định mục tiêu của việc đánh giá là gì, các lĩnh vực - kỹ năng - kết quả nào cần đánh giá và nó
liên quan
thế nào đến việc thực hiện các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Các mục
tiêu đánh
giá cần đáp ứng theo nguyên tắc: cụ thể, chi tiết - đo lường được - phù hợp
với thực
tiễn - tin cậy - thời gian hoàn thành công việc.
- Xác định phương pháp đánh giá công việc. Sau khi xác định mục tiêu của việc
đánh giá công việc, công ty cần xác định rõ phương pháp đánh giá sẽ sử
dụng. Có thể
lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp đánh giá. Có thể kể đến một số phương
cho doanh nghiệp tiết kiệm được cả thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực cho công tác này.
- Xác định rõ người đánh giá và người bị đánh giá. Thông thường, công ty xác định người đánh giá là cấp trên trực tiếp đối với người bị đánh giá. Điều này
đôi khi
gây ra sự không hài lòng đối với người bị đánh giá vì kết quả của việc đánh
giá phụ
thuộc hoàn toàn vào ý kiến chủ quan của người đánh giá. Để giảm thiểu tình trạng
đó, công ty có thể thực hiện kết hợp với công tác đánh giá khách quan như:
đánh giá
bởi đồng nghiệp của người bị đánh giá, đánh giá bởi nhân viên cấp dưới của
người bị
đánh giá, đánh giá bởi khách hàng của người bị đánh giá hoặc tự đánh giá.
Tất cả
những đối tượng đánh giá đó sẽ làm cho công tác đánh giá có tính khách quan
hơn so
với việc chỉ được đánh giá bởi một người là cấp trên trực tiếp.
- Thông báo cho toàn thể nhân viên trong công ty về nội dung và phạm vi đánh giá. Khi giao công việc cho nhân viên cấp dưới, cấp trên có trách nhiệm
thông báo
cho họ biết về tiêu chuẩn, phạm vi đánh giá kết quả thực hiện công việc.
Thêm vào
đó, trước khi thực hiện đánh giá chính thức, cấp trên phải thông báo cho nhân viên
cấp dưới về nội dung, phạm vi đánh giá một lần nữa, chỉ rõ tiêu chí đánh giá, cách
thức đánh giá và tầm quan trọng của việc đánh giá đối với cá nhân nhân viên, với
phòng ban và với cả công ty. Việc thông báo này vừa là trách nhiệm, nghĩa vụ của
công hay thất bại. Việc tuyển chọn được người phù hợp với doanh nghiệp sẽ góp phần
đảm bảo cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Hiện tại, công tác tuyển chọn
và bố trí nhân sự tại công ty Cổ phần Kỹ thuật Hồng Hà chưa thực sự đem lại hiệu quả như mong muốn. Ban lãnh đạo cần có những biện pháp khắc phục vấn đề này:
- Thực hiện quy trình tuyển dụng bài bản, khoa học. Có thể áp dụng quy trình tuyển dụng phổ biến như sau:
+ Bước 1: Xác định và đề xuất, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng + Bước 2: Triển khai các công tác chuẩn bị tuyển dụng
+ Bước 3 Thông báo tuyển dụng
+ Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, kiểm tra và đánh giá hô sơ + Bước 5: Phỏng vấn sơ bộ
+ Bước 6: Kiểm tra trắc nghiệm + Bước 7: Phỏng vấn tuyển dụng
+ Bước 8: Xác minh hồ sơ, lý lịch và đàm phán mức lương với ứng viên + Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng và kí kết hợp đồng thử việc
+ Bước 10: Thử việc và đánh giá kết quả thử việc + Bước 11: Kí kết hợp đồng lao động chính thức
Thông qua công tác tuyển dụng cần đảm bảo tuyển được những người có đủ kỹ năng và trình độ phù hợp với yêu cầu công việc đề ra. Cố gắng tránh phạm phải những sai sót trong khâu tuyển dụng như tuyển người có bằng cấp, kinh nghiệm nhưng không đáp ứng được yêu cầu công việc và công ty phải tiến hành đào tạo lại.
- Trước khi triển khai tuyển dụng, các phòng ban phải lên kế hoạch sơ lược về nhu cầu tuyển dụng gồm: số lượng lao động cần tuyển, yêu cầu đối với ứng
viên về
kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng, tuổi tác, thái độ...và gửi về cho phòng Hành
chính -
Kế toán. Phòng Hành chính - Ké toán sẽ tổng hợp, xem xét và đề ra kế hoạch tuyển
dụng cụ thể. Ngoài ra, các phòng ban sẽ kết hợp với phòng Hành chính - Kế
lượng nhân sự được tuyển, số lượng nhân sự vượt qua thời gian thử việc và chi phí cho công tác tuyển dụng.
d. Xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự
Việc đào tạo và phát triển nhân viên vừa nâng cao chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc, vừa giúp nhân viên nâng cao trình độ, phát triển bản thân và nhận thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo đối với họ. Vấn đề đào tạo tại Hong Ha Tech hiện nay còn chưa nhận được sự quan tâm, chú trọng của giám đốc. Công tác đào tạo hầu như chỉ diễn ra vào khoảng thời gian nhân viên mới làm việc tại công ty, được lãnh đạo trực tiếp chỉ dẫn để có thể hoàn thành công việc, chưa có tổ chức những khóa đào
tạo chuyên sâu. Trong công ty luôn đề cao tinh thần học hỏi, trau dồi kĩ năng, hiểu biết, kiến thức để phát triển bản thân. Tuy nhiên, chưa thấy rõ hiệu quả của sự tự học,
tự trau dồi này. Bởi vậy, công ty cần xem xét, đưa ra các biện pháp điều chỉnh để nâng cao chất lượng nhân sự góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty sau này. Có thể áp dụng một số biện pháp như:
- Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự để có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc cũng như những sự thay đổi trong công
việc. Đồng
thời, nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu đào tạo của NLĐ, từ đó phân tích và đưa ra kế
hoạch đào tạo cụ thể, chi tiết.
- Tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo kỹ năng làm việc theo từng phòng ban. Đó
đồng thời là buổi chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của
những cán bộ lâu năm trong công ty và chia sẻ những cách thức làm việc
sáng tạo
đem lại kết quả cao trong công việc. Ngoài ra, việc chia sẻ những sai lầm mà
- Ban lãnh đạo chủ động tham gia các lớp đào tạo nâng cao về quản trị để có sự đồng nhất trong nhận thức, cách điều hành, quản lý công việc cũng như bộ
bận mình
phụ trách. Kiến thức và kỹ năng về quản trị là rất quan trọng, nó mang tính
quyết định
trong việc giải quyết khó khăn của công ty cũng như đưa công ty phát triển
một cách
bền vững.
- Xây dựng lộ trình thăng tiến cụ thể cho nhân viên. Thăng tiến, phát triển nghề nghiệp là điều mà bát kì nhân viên nào cũng hướng tới. Biết được lộ trình
thăng tiến
cụ thể sẽ làm cho họ nỗ lực học tập, phát triển và hoàn thiện bản thân để đạt được
những mục tiêu nhất định trên con đường sự nghiệp của mình. Đó cũng là
một trong
những công cụ giúp kích thích, tạo động lực lao động hữu hiệu.