Học thuyết hai yếu tố được một nhà tâm lý học tên là Frederick Herzberg xây dựng. Với quan điểm cho chồng quan hệ của một cá nhân với công việc là yếu tố cơ bản và thái độ của một người đối với công việc rất có thể quyết định sự thành bại, Herzberg đã xem xét kỹ câu hỏi “Mọi người muốn gì từ công việc của mình?”, năm 1959, F. Herzberg và các đồng nghiệp của mình, sau khi thực hiện các cuộc phỏng vấn với hơn 200 người kỹ sư và kế toán của ngành công nghiệp khác nhau và đã rút ra nhiều kết luận rất bổ ích. Ông đặt các câu hỏi về các loại nhân tố đã ảnh hưởng đến người lao động như: khi nào thì có tác dụng động viên họ làm việc và khi nào thì có tác dụng ngược lại. Bằng kinh nghiệm chuyên môn, ông chia các nhu cầu của con người theo 2 loại độc lập và có ảnh hưởng tới hành vi con người theo những cách khác nhau: khi con người cảm thấy không thỏa mãn với công việc của mình thì họ rất lo lắng về môi trường họ đang làm việc, còn khi họ cảm thấy hài lòng về công việc thì họ rất quan tâm đến chính công việc. Ông đã phân thành 2 nhóm nhân tố: duy trì và thúc đẩy.
Nhóm nhân tố duy trì: Là các yếu tố thuộc về môi trường làm việc, nơi công việc diễn ra của NLĐ như sự giám sát, các điều kiện làm việc, các chính sách chế độ quản trị của doanh nghiệp, trả lương, sự hướng dẫn công việc, các quan hệ với con người. Các yếu tố duy trì nếu thực hiện tốt sẽ có tác dụng ngăn ngừa sự không thỏa mãn đối với công việc của NLĐ.
Nhóm nhân tố thúc đẩy: Là các yếu tố thuộc đặc tính bên trong công việc như trách nhiệm, thành tựu, sự thăng tiến, cơ hội nghề nghiệp, sự phát triển, bản thân công việc của NLĐ. Các yếu tố này nếu được thỏa mãn sẽ có tác dụng tạo động lực.
Nội dung của học thuyết hai nhân tố được mô tả theo bảng sau:
- Thành tích
- Sự công nhận
- Công việc có tính thử thách
- Trách nhiệm được gia tăng
- Sự thăng tiến
- Phát triển bản thân từ công việc
- Chính sách và chế độ quản trị của tổ
chức
- Sự giám sát công việc
- Điều kiện làm việc
- Những mối quan hệ giao tiếp trong tổ
chức
- Lương, thưởng
- Đời sống cá nhân
Các nhân tố duy trì Các nhân tố thúc đấy
Khi đúng Khi sai Khi đúng Khi sai
Không bất mãn Bất mãn Thỏa mãn Không thỏa mãn
không động viên
Ảnh hưởng tiêu cực
Động lực được
tăng cường Không bất mãn
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân)
Theo Herzberg, các yếu tố dẫn đến sự thỏa mãn công việc là riêng rẽ và không liên quan gì đến các yếu tố dẫn đến sự bất mãn công việc. Vì vậy các nhà quản lý tìm cách loại bỏ các yếu tố có thể tạo ra sự bất mãn công việc có thể đem lại sự ổn định nhưng chưa chắc đã đem lại động lực làm việc. Họ sẽ xoa dịu NLĐ hơn là tạo động lực cho họ. Do đó những đặc điểm như chính sách và cơ chế của công ty, sự giám sát, quan hệ giữa người với người, điều kiện làm việc và lương bổng được Herzberg cho là mang đặc trưng của các yếu tố điều kiện. Khi được đảm bảo đầy đủ, mọi người sẽ không bất mãn và họ cũng không được thỏa mãn. Nếu chúng ta muốn tạo động lực cho mọi người trong công việc của mình, Herzberg gợi ý là nên nhấn mạnh đến thành tích, sự công nhận, bản thân công việc, trách nhiệm và thăng tiến. Đây là các đặc điểm mà mọi người thấy có “sự tưởng thưởng” bên trong.
Tuy vậy, học thuyết hai yếu tố của Herzberg cũng có một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
+ Phương thức mà Herzberg sử dụng có những hạn chế về mặt phương pháp luận. Khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, mọi người thường có xu hướng công nhận bản thân họ. Bằng không, họ đổ lỗi về sự thất bại cho môi trường bên ngoài.
+ Độ tin cậy trong phương pháp luận của Herzberg là điều cần phải bàn luận. Những người đánh giá phải tiến hành diễn giải, vì vậy họ có thể làm hỏng những phát hiện của tác giả bằng việc diễn giải một câu trả lời theo một cách trong khi xem xét một câu trả lời tương tự theo một cách khác.
+ Không thể có một thước đo tổng thể để đo độ thỏa mãn. Bởi vì một người có thể không thích một phần trong công việc của mình, xong vẫn coi công việc đó là chấp nhận được.
+ Herzberg đưa ra giả thuyết về một mối quan hệ giữa sự thỏa mãn và năng suất nhưng phương pháp luận nghiên cứu mà ông sử dụng lại chỉ xem xét đến sự thỏa mãn công việc - không xem xét đến năng suất.
Mặc dù có những phê phán nhất định nhưng học thuyết của Herzberg đã và đang được phổ biến rộng rãi và hầu như không có nhà quản lý nào xa lạ trước những khuyến nghị của ông. Trong trường hợp này, phần nhiều sự nhiệt tình ban đầu đối với việc phát triển công việc theo chiều dọc (làm phong phú công việc) cho phép nhân viên chịu trách nhiệm hơn nữa trong việc hoạch định và kiểm soát công việc của mình có thể chủ yếu được quy cho những phát hiện và khuyến nghị của Herzberg.