3 .1Phương hướng và mục tiêu hoạt động của Công ty
3.2.3 Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá trong hoạt động tuyển dụng
Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá trong hoạt động tuyển dụng là hoạt động cần thiết của mỗi công ty để có thể đánh giá xem được những vấn đề công ty đang làm tốt và chưa tốt từ số có những giải pháp tối ưu nhất.
Mục đích:
+ Nhận xét nhìn nhận những mặt tích cực để phát huy và chỉ ra những hạn chế còn tồn đọng để khắc phục.
+ Đưa ra giải pháp tuyển dụng hoặc đổi mới quy trình tuyển dụng sao cho phù hợp với xu hướng của thị trường nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng tuyển dụng.
+ Đánh giá tình hình hoạt động của từng bước trong quy trình tuyển dụng.
Đề xuất phương án:
+ Tổ chức thực hiện đánh giá sau mỗi đợt tuyển dụng của công ty đối với cả ứng viên và nhân viên tuyển dụng nhân sự theo các tiêu chí sau:
ʌ-^. Đánh giá
Câu hỏi
Rất tốt Tốt Bình
thường Kém Rất kém
Tỷ lệ chuyển đổi hồ sơ ứng viên
Tốc độ tuyển dụng
Tỷ lệ ứng viên nhận việc sau khi đạt phỏng vấn
Tỷ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng
Kết quả khảo sát về trải nghiệm của ứng viên
Phiếu đánh giá dành cho nhân viên tuyển dụng:
^ Danh giá∖
Câu hỏi
Rất tốt Tốt Bình
thường Kém Rất kém
Dễ dàng tiếp cận và nắm rõ thông tin tuyển dụng Tốc độ phản hồi từ nhà tuyển dụng Mức độ phù hợp của bản thân với vị trí ứng tuyển Tính chuyên nghiệp trong quá trình phỏng vấn ( Nguồn : Tác giả )
Kết quả của bảng đánh giá sẽ cho thấy quá trình tuyển dụng đã thực sự đạt hiệu quả ở tất cả các tiêu chí đánh giá chưa từ đó có thể đưa ra các đề xuất đổi mới quy trình tuyển dụng nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn đọng ở từng giai đoạn chuyển đổi ứng viên.
Phiếu khảo sát dành cho ứng viên
Năng lực Điểm đánh giá Giải thích lý do Năng lực cá nhân
Giao tiếp và thuyết trình
( Nguồn : Tác giả )
Phiếu khảo sát từ ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ cho nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quát và đánh giá mức độ hài lòng của ứng viên với quy trình tuyển dụng của công ty, từ đó có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi hồ sơ và tỷ lệ nhận việc của ứng viên sau phỏng vấn.
+ Xây dựng phiếu đánh giá nhân viên thử việc cho toàn thể nhân sự của phòng ban cùng đánh giá và không để việc đánh giá mang tính chất chủ quan của người theo dõi.
Xây dựng và phát triển mối quan hệ
Giải quyết vấn đề và ra quyết định Làm việc nhóm và hợp tác Đàm phán và thuyết phục Tinh thần kỉ luật, trách nhiệm với công việc Tinh thần học hỏi và sáng tạo trong công việc
Năng lực chuyên môn
Tin học văn phòng
Hiểu biết về luật chuyên ngành
Hiểu biết về ngành đang làm
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ công việc Trình độ tiếng anh Đánh giá kết quả thực hiện công việc
STT Tiêu chí Kết quả thực hiện
của công ty
Số lượng hồ sơ thu hút
"2 Tỉ lệ hồ sơ thu hút đạt yêu cầu
• Tốt: >80% • Khá: > 65 %
• Trung bình : 50-65%
• Không đạt : < 50 %
^3 Tỉ lệ tuyển đạt yêu cầu so với nhu cầu • Tốt: hoàn thành yêu cầu • Khá: > 65% • Trung bình : 50-65% ( Nguồn : Tác giả )
+ Xây dựng khung đánh giá kết quả tuyển dụng giúp đánh giá sát nhất với thực tế tình hình tuyển dụng tại công ty
• Không đạt : < 50%
4 Chi phí tuyển dụng
• Ít hơn so với chi phí bỏ ra
• Vừa đủ với chi phí bỏ ra
• Lớn hơn chi phí bỏ ra
^5 Thời gian tuyển dụng
• Hoàn thành trước kế
hoạch
• Đúng kế hoạch • Chậm kế hoạch
~6 Tỉ lệ ứng viên gửi phản hồi đi làm việc • Tốt: Tất cả đều phản hồi đi làm • Khá : > 65% • Trung bình: 50- 65% Không đạt : < 50%
"7 Tỉ lệ ứng viên sau thử việc trở
thành nhân viên chính thức
• Tốt: Tất cả ứng viên • Khá : > 65%
• Trung bình : 50-65% • Không đạt :< 50%
3.2.4 Thay đổi thứ tự một số bước trong quy trình tuyển chọn nhân sự
Quy trình các bước trong quy trình tuyển dụng của công ty hiện đang thực hiện theo đúng quy trình phổ biến. Tuy nhiên việc công ty sắp xếp bài test kĩ năng sau buổi phỏng vấn sơ bộ sẽ không có lợi thế bằng việc nếu như công ty sử dụng việc test kĩ năng vào trước khi hẹn phỏng vấn sẽ giúp cho việc sàng lọc ứng viên được kĩ lưỡng hơn giúp có sự chọn lọc được các ứng viên tốt nhất.
Hình 3.1- Quy trình tuyển chọn hiện tại của VDATA
Bước 1: trao đổi sơ bộ --- Bước 2: sàng lọc ứng viên Bước 3: phỏng vấn tuyển chọn Bước 6: Thẩm tra thông tin ứng
viên
B_ước 5: Phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo
Bước 4: Gửi bài test kĩ năng
Bước 7: Đánh giá
sức khỏe Bước 8: Thamquan thử việc
Bước 9: Ra quyết định tuyển chỌn
(Nguồn phòng nhân sự - VDATA)
Quy trình tuyển dụng hiện tại của công ty. Để khắc phục hạn chế này VDATA nên thay đổi bước 3 là bước gửi bài test kĩ năng và bước 4 là phỏng vấn tuyển chọn. Thời điểm làm bài test công ty có thể gửi cho ứng viên sau khi mà sàng lọc ứng viên phù hợp với vị trí còn trống, trong thử gửi bài test công ty nên có thêm phần tính thời gian khi mà ấn nút bắt đầu bài test giúp kiểm tra được trình độ ứng viên. Hoặc để tránh việc ứng viên gian lận trong việc làm bài test công ty có thể gộp việc test kĩ năng và phỏng vấn tuyển chọn vào làm một. Trong buổi phỏng vấn tuyển chọn thì trước khi phỏng vấn ứng viên sẽ được làm bài test điều này sẽ giúp kết quả test xác thực nhất và tránh tình trạng gian dối trong việc test.
Bước 1: Trao đổi
sơ bộ Bước 2: Sàng lọcứng viên Bước 3: Gửi bàitest kĩ năng
Bước 6:Thẩm tra thông tin ứng
viên B_ước 5: Phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ Bước 7: Đánh giá
sức khỏe Bước 8: Thamquan thử việc
Bước 9: Ra quyết định tuyển chỌn
(Nguồn: Tác giả)
Trong quy trình tuyển dụng hiện tại công ty có khoảng thời gian tham quan thử việc từ 1 -2 tuần trước khi thực hiện kí kết hợp đồng thử việc. Trong quy trình mới VDATA nên rút ngắn thời gian tham quan này lại trong 3 ngày để giúp nhân sự mới làm quen với môi trường của công ty và bắt đầu sau 3 ngày thì thử việc tránh tình trạng thời gian tham quan công việc lâu khiến ứng viên mệt mỏi và chán nản.
Thời gian báo kết quả buổi phỏng vấn của các trưởng phòng ban còn chậm trễ và quên cập nhật nên trên phần mềm của công ty vì thế cần có sự nhắc nhớ cho các trưởng phòng sau khi phỏng vấn nên cập nhật luôn tình hình lên trên phần mềm và có thể sử dụng hình thức phạt 100.000 đồng /1 lần quên up tình trạng phỏng vấn để có thể nhắc nhở tình trạng quên up kết quả buổi phỏng vấn làm hoạt động tuyển dụng bị gián đoạn.
3.2.5 Xây dựng và hoàn thiện bài test kĩ năng
Hiện bài test kĩ năng của công ty chỉ dừng lại ở bài test về các ứng dụng tin học văn phòng. Chưa có đa dạng bài test kĩ năng. Công ty có thể bổ sung các bài test tính cách và sở thích, test IQ, bài test tiếng anh.
Mục đích :
+ Có những đánh giá ban đầu cơ bản về thực lực, trí tuệ và tính cách của một ứng viên.
+ Từ bài test cũng có thể tìm thấy tài năng của ứng viên và sắp xếp công việc phù hợp cho từng nhân viên.
Đề xuất giải pháp :
Bài test tính cách và sở thích : Đối với các vị trí nhân sự cần sự sôi nổi và sáng tạo thì có thể sử dụng bài test này. Bài test này sẽ giúp VDATA đánh giá được tính cách của ứng viên dễ dàng nắm bắt được tâm lí ứng viên. Có thể sử dụng bài test tính cách MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) là phương pháp sử dụng các câu hỏi trắc nghiệm tâm lý để phân tích tính cách con người. Công ty có thể tham khảo các câu hỏi trong bài test tính cách trên các trang website có sự kiểm chứng và đáng tin cậy để có thêm dữ liệu câu hỏi phục vụ cho bài test của công ty. Website có thể giúp đánh giá tính cách https://www.testiq.edu.vn/trac-nghiem-mbti.html
Bài test IQ : Bài test này được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong việc đánh giá ứng viên của mình từ trước cho đến nay. Thông thường đối với các vị trí công việc mang tính logic cao và sử dụng tính toán, liên tưởng logic thì sẽ được ưu tiên sử dụng các bài test IQ. Các bài test sẽ thường có 26 đến 30 câu hỏi và sẽ có thang điểm quy đổi điểm và xếp loại IQ. Website tham khảo thêm các bài test IQ https://testiq.vn/
Hình 3.3 - Mau câu hỏi bài test IQ
câu sô 1
Bài test tiếng anh: Các bài test tiếng anh cơ bản giúp VDATA có thể nắm bắt được trình độ tiếng anh cơ bản của nhân viên đang ở mức độ nào. Đây cũng là một cách kiểm định thông tin mà ứng viên ghi trong CV về kĩ năng tiếng anh của ứng viên. Đa số các bài test tiếng anh sẽ có mức độ câu hỏi từ cơ bản đến nâng cao để đánh giá mức độ. Tùy theo mỗi bộ phận nhân sự trong công ty sẽ cần áp dụng bài test tiếng anh. Công ty có thể tham khảo các bài test của các trang nổi tiếng để phục vụ cho việc làm bài test riêng cho công ty như:
https://www.cambridgeenglish.org/vn/test-your- english/ ,https://topicanative.edu.vn/free-test/ ....
Hình 3.4 — Mau câu hỏi test kĩ năng tiếng anh
( Nguồn tham khảo hình 3.4: https://www.cambridgeenglish.org/vn/test-your-
english/ )
3.2.6 Nâng cao nghiệp vụ của nhân sự của chuyên viên tuyển dụng
Hiện tại đội ngũ tuyển dụng của công ty tương đối ổn định tuy nhiên vẫn còn những vấn đề cần phải khắc phục và hoàn thiện hơn trong việc xử lí công việc.
+ Bộ phận tuyển dụng có nghiệp vụ tốt thì mới có thể tuyển dụng được “đầu vào” chất lượng.
+ Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng với các công ty đối thủ để tuyển được người tài.
Đề xuất giải pháp
+ Đầu tư cho các nhân viên tuyển dụng tham gia khóa đào tạo ngắn hạn liên quan đến việc tìm kiếm ứng viên và tuyển dụng chất lượng.
+ Thường xuyên kiểm tra, đánh giá trình độ của các nhân viên trong bộ phận tuyển dụng nói riêng và phòng nhân sự nói chung. Xây dựng khung năng lực cho vị trí nhân viên tuyển dụng theo 3/4 nhóm năng lực: Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực cá nhân. Đối với trưởng phòng tuyển dụng thì sẽ có thêm nhóm năng lực quản lí.
+ Tạo động lực bằng cách có các chính sách khen thưởng nhất định đối với bộ phận nhân sự để kích thích tính cạnh tranh của các nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc trong công tác tuyển dụng.