7. Kết cấu khóa luận
2.2.3 Qui trình tuyển dụng nhân sựtại công ty
Công ty cổ phần truyền thông số VDATA là công ty chuyên cung ứng phần mềm dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin, viễn thông vì vậy mà công ty cần đến đội ngũ nhân viên lớn có chuyên môn về công nghệ thông tin , nhân viên kinh doanh, nhân viên marketing, nhân viên tuyển dụng,...Vậy nên, công ty có những yêu cầu riêng biệt đối với mỗi vị trí tuyển dụng. Bộ phận nhân sự trong công ty sẽ thực hiện hoạt động xác định yêu cầu của công việc ở mỗi vị trí nhân sự. Bên cạnh đó, phòng nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng và thực hiện tuyển dụng các vị trí của công ty. Quy trình tuyển dụng của công ty gồm các bước:
nhân sự hiện của công ty đang như thế nào, các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp,... Bộ phận nhân sự của công ty có thể xác định nhu cầu tuyển dụng theo 2 cách:
-Cách thứ nhất là dựa vào yêu cầu đề bạt của các bộ phận khác trong công ty yêu cầu tuyển dụng nhân sự cho 1 phòng ban nào đó, hoặc có sự yêu cầu của giám đốc công ty về vị trí cần tuyển. Việc các bộ phận trong công ty như : Phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng kĩ thuật...gửi yêu cầu cần tuyển dụng về công ty sẽ giúp
cho phòng nhân sự có thể nắm rõ được bộ phận nào đang có nhu cầu tuyển thêm lao động, và cần tuyển bao nhiêu nhờ có sự thông báo từ các trưởng phòng ban gửi cho phòng nhân sự. Hoạt động này giúp cho phòng nhân sự dễ dàng xác định nhu cầu và thực hiện nhanh các công tác tuyển dụng về sau trong quy trình tuyển dụng.
-Cách thứ hai là dựa vào sự phân tích nhân sự nguồn nhân của phòng nhân sự: Nhân viên được phân công nhiệm vụ trong phòng ban nhân sự sẽ chịu trách nhiệm thu thập, phân tích, báo cáo tình hình về nguồn nhân lực trong công ty theo tháng theo quý, để xem các phòng ban nào cần tuyển thêm người và số lượng là bao nhiêu. Hoạt động này cần có sự tỉ mỉ theo dõi sát của nhân viên được giao nhiệm vụ
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Nhu cầu Tuyển
dụng thực tế
Nhu cầu Tuyển dụng thực tế
Nhu cầu Tuyển dụng thực tế Nhân viên phòng kinh doanh 15 15 12 15 8 9 Nhân viên phòng kế toán 1 1 1 1 1 1 Nhân viên phòng kỹ thuật 8 10 11 10 10 10 Nhân viên phòng nhân sự 9 9 10 6 15 10 Tổng số 33 35 34 32 32 30
làm để có thể hiểu rõ và nắm bắt được tình hình nhân lực trong công ty để có thể đề bạt cần tuyển người.
Bảng 2.8- Dự báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Phòng nhân sự công ty VDATA năm 2018-2020
(Nguồn: Phòng nhân sự - VDATA)
Từ bảng thống kê nhu cầu tuyển dụng của công ty qua các năm từ 2018-2020 có thể thấy : Nhu cầu cần tuyển nhân sự năm 2018 với tuyển dụng thực tế năm 2018 không có sự chênh lệch quá lớn ( dự đoán nhu cầu ít hơn 2 nhân sự so với thực tế tuyển dụng ). Tiếp đến năm 2019 thì phòng nhân sự vẫn dự đoán nhiều hơn so với tuyển dụng thực tế 2 nhân sự. Năm 2020 thì dự đoán nhu cầu tuyển dụng lại nhiều hơn tuyển dụng thực tế của doanh nghiệp 2 nhân sự. Có thể thấy việc dự đoán nhu cầu tuyển dụng nhân sự trong công ty tốt vì sự chênh lệch nhu cầu và thực tế khá nhỏ. Số lượng chuyên viên tuyển dụng thực tế qua các năm tuy có sự tăng giảm ở
các phòng ban tuy nhiên nhìn chung thì tổng số nhân sự cần tuyển đều có sự tăng qua các năm.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Sau khi các định được nhu cầu cần tuyển dụng, thì phòng nhân sự sẽ bắt đầu thực hiện công tác lập kế hoạch tuyển dụng.
Xác định đối tượng tuyển dụng: Dựa vào việc dự báo nhu cầu tuyển dụng nhân sự do phòng nhân sự dự báo và cũng như do sự yêu cầu của các phòng ban thì đối tượng tuyển dụng của các phòng ban sẽ là khác nhau. Đối tượng tuyển dụng ở đây là những những người đang có mong muốn tìm việc liên quan đến các vị trí còn trống. Bao gồm: Nhân viên kĩ thuật, nhân viên IT, nhân viên marketing, nhân viên sale, nhân viên kế toán, TTS nhân sự, TTS kế toán, TTS marketing...
Thời gian tuyển dụng: Đối với các vị trí không quá phức tạp như các vị trí TTS nhân sự, TTS kế toán, TTS marketing thì thời gian tuyển dụng cho các vị trí này thường gói gọn trong 1 tuần, vừa thực hiện đăng tuyển và phỏng vấn.
Khi nào thì thực hiện tuyển dụng: Thông thường công ty chia làm 2 đợt tuyển dụng chính là đầu năm ( tháng 1, tháng 3) và cuối năm (tháng 11,12). Ngoại trừ các tình huống bất ngờ khiến công ty cần tuyển dụng thêm nhân sự vào các tháng sau đó, tỉ lệ này thường rất ít.
Tuyển dụng như thế nào: Công ty thường sử dụng phương pháp tuyển dụng từ 2 nguồn nguồn tuyển nội bộ và nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Đối với nguồn tuyển bên trong doanh nghiệp chỉ sử dụng đối với các vị trí quan trọng cần người có kinh nghiệm cũng như am hiểu gắn bó với lĩnh vực công ty đang làm, chủ yếu doanh nghiệp sẽ sử dụng nguồn tuyển từ bên ngoài doanh nghiệp với vị trí nhân viên và tập sự.
Nơi nào cần tuyển dụng : Các phòng ban tại các văn phòng làm việc của công ty.
Thông thường thì các thông báo tuyển dụng sẽ được bộ phận tuyển dụng đăng tải lên phần mềm để cho tất cả các nhân viên khác của công ty có thể theo dõi được các Jobs cần phải chạy tuyển dụng. Trong thông báo tuyển dụng thì công ty thể hiện được mô tả công việc, yêu cầu công việc, quyền lợi ứng viên, số lượng ứng viên tuyển, mức lương dự kiến.
Bước 3: Thực hiện công tác tuyển mộ
Công tác tuyển mộ của VDATA thực hiện qua 3 bước:
Bước 1: Xây dựng chiến lược tuyển dụng
Khi nhận được các thông tin về kế hoạch tuyển dụng nhân sự và nhu cầu tuyển dụng thì nhân viên phòng nhân sự sẽ bắt đầu công tác thông báo tin tuyển dụng của công ty để tìm ứng viên. Nguồn tuyển dụng của công ty có 2 nguồn là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Với các vị trí quan trọng cần sự bảo mật, trung thành và có sự am hiểu về công việc mà công ty đang làm như : Phó giám đốc, trưởng các phòng ban, phó phòng thì công ty thường ưu tiên dùng nguồn nội bộ trong công ty bằng phương pháp thông qua sự giới thiệu và đề bạt nhân viên trong công ty.
Đối với các vị trí nhân viên thì nguồn tuyển mộ của công ty chủ yếu là từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Phương pháp mà doanh nghiệp sử dụng ở đây thường sử dụng 2 phương pháp chính đó là quảng cáo tuyển mộ và tuyển mộ qua internet. Các hoạt động như là tuyển mộ qua internet: Đăng bài tuyển dụng trên website chính thức của công ty, đăng bài trên các web tuyển dụng ( Topcv, chợ tốt, Việc làm 24h, Jobsgo,...), đăng bài tuyển dụng trên các group trên Facebook.
Một bài tuyển dụng của công ty trên website tuyển dụng của công ty thường bao gồm: vị trí tuyển dụng, số lượng cần tuyển, nơi làm việc , yêu cầu đối với người ứng viên, quyền lợi được hưởng của người lao động, thông tin hồ sơ nộp về đâu, thời hạn nộp hồ sơ.
Bước 2: Tìm kiếm ứng viên
Ở hoạt động này thì phòng nhân sự của công ty sẽ dựa vào phương án chọn nguồn tuyển mộ của doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động thu hút ứng viên và tìm kiếm, sàng lọc nguồn ứng viên tiềm năng phù hợp với mô tả của công việc.
Nguồn nội bộ :
Đối với các nguồn tuyển mộ nội bộ thì doanh nghiệp thường tìm kiếm ứng viên qua việc rà soát lại trình độ, kĩ năng của nhân viên đối với yêu cầu của từng vị trí công việc còn trống để tìm kiếm ứng viên sáng giá nhất. Bên cạnh đó để tìm
kiếm nguồn ứng viên thì doanh nghiệp có sử dụng bản thông báo tuyển dụng nội bộ trong các phòng ban của doanh nghiệp nhằm truyền thông tin tới từng nhân viên trong công ty. Luồng thông tin được truyền đạt theo hướng kênh truyền thông ngang, thông tin tuyển dụng sẽ được truyền thông tới tất cả nhân viên trong doanh nghiệp qua email của nhân viên, bảng tin thông báo dán tại công ty. Tùy theo từng vị trí cần tuyển thì công ty sẽ dùng các biện pháp tuyển mộ khác nhau.
Phương pháp tuyển dụng nguồn nội bộ :
+ Thu hút ứng viên qua bản thông báo tuyển dụng ( Phụ lục 01): Nhân viên tuyển dụng sẽ thực hiện đăng thông báo lên trang tuyển dụng nội bộ của công ty thông báo về vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, tiêu chí xét tuyển, mô tả công việc ...
Những thông báo này giúp tận dụng nguồn nhân sự trong công ty và khuyến khích nhân viên trong công ty tham gia ứng tuyển và có sự gắn bó lâu dài với công ty . Hồ sơ ứng tuyển thường sẽ có mẫu điền của công ty hoặc nhân viên có thể tự nộp CV bản mềm cho bộ phận nhân sự.
+ Thông qua sự giới thiệu của cán bộ và nhân viên : Phương pháp thường thì công ty sử dụng để tuyển các vị trí cấp cao và đặc biệt quan trọng. Nguồn tuyển dụng từ sự giới thiệu của nhân sự trong công ty tuy ít nhưng thường có mức độ chất lượng cao và mức độ tin cậy cao do những người mà nhân sự giới thiệu thường là đạt được các yêu cầu cơ bản của công việc. Nhờ đó mà việc tuyển dụng nhân sự của công ty sẽ hoàn thành nhanh chóng hơn.
+ Phương pháp tuyển mộ dựa trên việc sử dụng danh mục kĩ năng : Các danh mục kỹ năng được lưu trong các phần mềm quản trị nhân lực của các doanh nghiệp về từng người lao động. Mỗi nhân viên trên công ty đều có tài khoản trên hệ thống của công ty và được theo dõi các kĩ năng và đánh giá hoàn thành công việc lấy đó làm cơ sở để làm tiêu chi đánh giá xét tuyển cho yêu cầu của mỗi vị trí tuyển dụng.
Nguồn bên ngoài
Đối với nguồn tuyển mộ bên ngoài doanh nghiệp thì việc tìm kiếm nhân sự của công ty có phần mở rộng hơn so với tìm kiếm ứng viên ở nguồn nội bộ doanh nghiệp.
Tìm kiếm ứng viên ở nguồn bên ngoài công ty có phần sẽ tốn kém chi phí và thời gian hơn. Tuy nhiên bù lại doanh nghiệp có nguồn ứng viên đa dạng và năng động hơn từ việc thu hút tuyển dụng từ việc quảng cáo bài tuyển dụng, chạy tuyển dụng trên các website tuyển dụng.
Phương pháp tuyển mộ bên ngoài:
+ Quảng cáo tuyển mộ : Công ty sẽ chi một khoản tiền từ 10-15 triệu đồng/ 1 tháng khi có đợt tuyển dụng các vị trí tại các trang mạng cũng như trên các bài báo online để thực hiện công tác thu hút ứng viên của mình. Tuy nhiên vì vấn đề ngân sách còn hạn chế nên vấn việc quảng cáo tuyển mộ của công ty chưa được chú trọng nhiều.
+ Thông qua internet ( Phụ lục 02): Công ty sẽ t đăng tuyển trên các website tuyển dụng của công ty, website của các trang tuyển dụng uy tín và đăng bài trên FB. Đăng bài tuyển dụng lên các trang fanpage của công ty và các hội nhóm tìm việc làm trên FB như : Hội tìm việc làm cho sinh viên năm cuối, Cộng đồng IT Việt Nam,... để tìm kiếm ứng viên. Lượng ứng viên quan tâm các bài viết trong các hội nhóm cũng không được ổn định và dễ bị mất tương tác trong các nhóm ,nguồn ứng viên có sự biến động lớn và chất lượng ứng viên không tốt bằng việc tuyển dụng qua đăng bài trên các website tuyển dụng như Topcv.vn, Timviecnhanh.com, Vietnamwworks.com,...
+ Thông qua sự giới thiệu của nhân viên: Đây là một phương pháp mà công ty hay sử dụng vì có sự tiết kiệm chi phí và thực sự có hiệu quả khi tổ chức cần người có khả năng mà nguồn tuyển mộ lại tương đối hạn hẹp. Cùng lúc sử dụng các kênh tuyển mộ mất phí thì công ty luôn thực hiện song song với phương pháp qua
Vị trí tuyển dụng Nguồn nội bộ Nguồn bên ngoài
2018 2019 2020 2018 2019 2020
Nhân viên kĩ thuật 4 5 3 22 36 54
Nhân viên kinh doanh 5 8 4 22 26 35
sự giới thiệu của nhân viên trong công ty để da dạng ứng viên và bù trừ cho nhau khi chưa có kịp ứng viên cho vị trí trống.
+ Thu hút tuyển mộ các vị trí TTS: Để giảm thiểu chi phí sau tuyển dụng thì công ty hay sử dụng biện pháp tuyển TTS cho các vị trí trống để nhằm tiết kiệm chi phí phải trả so với vị trí nhân viên chính thức và tạo môi trường làm việc cho sinh viên mới ra trường từ đó tạo ra sự lựa chọn nguồn nhân sự sau mỗi khóa thực tập của công ty.
Mỗi bài đăng tuyển mộ tìm kiếm ứng viên của công ty thì công ty đều đưa ra các lợi ích cho người tìm việc thấy rằng làm việc tại công ty sẽ tạo cho họ rất nhiều lợi ích và thu hút tuyển dụng dễ dàng theo dõi ứng viên cũng như khi có nhu cầu tuyển dụng lại thì nhân viên tuyển dụng có thể tìm kiếm lại các dữ liệu ứng viên trước đây chưa đi phỏng vấn hay có những ứng viên nào trong thời gian tuyển dụng trước chưa tham gia vào quy trình tuyển dụng. Đây là nguồn dữ liệu riêng của công ty được các chuyên viên tuyển dụng nhập trên phần file lưu trữ nhân sự của công ty. Chuyên viên tuyển dụng sẽ theo dõi tiến trình hoạt động làm việc của mình và số lượng ứng viên của mình có được trên phần mềm của công ty. Khi cần tìm kiếm hay lọc lại ứng viên sẽ dễ dàng và thuận tiện.
Theo thông kê của phòng nhân sự của công ty về việc tuyển mộ nhân sự qua 2 nguồn tuyển mộ có thể thấy số lượng ứng viên thu hút được bằng tuyển mộ bên ngoài có số lượng lớn hơn so với tuyển mộ nguồn nội bộ. Sự chênh lệch này có thể dễ dàng thấy được nguyên do vì nguồn nội bộ thường chỉ là sự gợi ý vầ đề bạt của nhân viên trong công ty nên số lượng ứng viên nắm bắt được thông tin nhập cao. Nhằm thu hút được nguồn ứng viên thì công ty đã đưa ra các quyền lợi mà nhân viên nhận được khi trở thành nhân viên chính thức của công ty.Trong quá trình tìm kiếm ứng viên thì các nhân viên tuyển dụng của công ty cần phải nhập tất cả dữ liệu ứng viên lên trên phần mềm của công nhân sự của công ty để có thể dễ dàng theo dõi ứng viên.
Vị trí tuyển Ngày đăng tuyển và ngày kết thúc đăng tuyển Lượng data Chi phí tuyển mộ Thời gian Ghi chú Nguồ n nội bộ Nguồn bên ngoài
(Nguồn : Phòng nhân sự- VDATA) Biểu đồ 2.8 - Biểu đồ thể hiện kết quả tuyển mộ năm 2018 -2020
(Nguồn phòng nhân sự - VDATA)
Nhìn vào biểu đồ ta có thể dễ dàng nhận thấy được lượng data thu được về của 2 nguồn tuyển mộ có sự chênh lệch số lượng rất lớn. Đối với nhân viên kĩ thuật, trong giai đoạn năm 2018-2020 có sự sụt giảm đối với nguồn nội bộ từ 4 data ứng viên năm 2018 đến năm 2020 chỉ thu được về 3 data ứng viên theo phương pháp thu hút nguồn nội bộ, đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài thì có sự tăng lượng data qua các năm lượng tăng trong 2 năm là 36 data, nhìn chung là có sự tăng ổn định.Giống với nhân viên kĩ thuật thì nhân viên kinh doanh cũng có sự gián đoạn không có sự tăng đều với nguồn nội bộ, lượng data tăng rồi lại giảm, Với nguồn tuyển mộ bên
ngoài thì lượng data thu về có xu hướng là tăng qua các năm đối với vị trí nhân viên kinh doanh. Nhìn tổng thể biểu đồ có thể thấy hầu hết nguồn ứng viên thu được từ tuyển mộ bên ngoài là đều có xu hướng tăng so với nguồn nội bộ, duy nhất có vị trí