5S: Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch Sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng
5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó được áp dụng nhiều tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản và ra toàn thế giới. Tiêu chuẩn 5S được hiểu là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, để cải tiến năng suất và hiệu quả công việc.
a. Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
Sàng lọc
Đây là quy tắc đầu tiên, hàng hóa đưa vào kho hàng cần được kiểm tra, phân loại rõ ràng và đặt ở vị trí hợp lý. Đồng thời, loại bỏ các thiết bị máy móc, hàng hóa ... không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Chủ doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp để kêu gọi mọi người đóng góp ý kiến, đề cao mục đích, nguyên tắc tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, hoạt động quản lý từ đó mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S.
Thực hiện tốt từ nguyên tắc đầu tiên sẽ giúp cho các nguyên tắc còn lại được thực dễ dàng hơn. Vì vậy, trong quản lý kho hàng nên được thực hiện định kỳ từ 1-3 tháng/lần tùy vào diện tích của kho hàng.
Sắp xếp
Nguyên tắc sắp xếp trong quản lý kho hàng là: dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy - dễ kiểm tra - dễ trả lại, được áp dụng cho mọi nguyên vật liệu ở trong kho. Mọi thứ cần được để chính xác tại vị trí quy định của nó, hàng hóa cần được xếp gọn gàng, ngay ngắn theo đúng nguyên tắc như: nhẹ đặt trên, nặng đặt dưới; hàng nhập trước xuất kho trước.
Ngoài ra, nên bố trí thêm bảng chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện, dán nhãn sản phẩm theo tiêu chuẩn 5S đạt mục đích sắp xếp kho hàng tối ưu, tốt nhất.
Sạch sẽ
Nguyên tắc đề cao việc giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc, đảm bảo tính mỹ quan và thân thiện với môi trường.
Đối với kho hàng phải sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo hàng hóa được an toàn. Người quản lý kho hàng cần có biện pháp để quét dọn trong và ngoài kho. Tiến hành bảo dưỡng máy móc, dụng cụ, thiết bị ... nhằm tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, kho hàng sạch sẽ cũng gây ấn tượng tốt cho khách hàng khi hợp tác làm việc.
Săn sóc
Nguyên tắc này rất quan trọng, đóng vai trò là cầu nối cũng như duy trì hiệu quả của 3S nêu trên. Quản lý kho hàng cần có những quy định đối với nhân viên để hướng đến mục tiêu xây dựng kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp cho mọi người trong doanh nghiệp.
Để nêu gương cho nhân viên thì quản lý phải là người đi đầu gương mẫu để tạo thành một thể thống nhất.
sẵn sàng
Tạo nên thói quen làm việc tự giác, tuân thủ nội quy là nguyên tắc cuối cùng trong tiêu chuẩn 5S. Điều này giúp cho họ luôn có tinh thần sẵn sàng thực hiện, vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp.
Với tiêu chuẩn 5S thì không chỉ áp dụng vào quản lý kho hàng mà có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực trong các doanh nghiệp.
b. Lợi ích của áp dụng 5S trong vận hành kho
Không gian kho hàng sạch sẽ, gọn gàng
Áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng sẽ mang đến một không gian kho ngăn nắp và sạch sẽ. Hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học nhất, dễ tìm kiếm nên công việc đạt hiệu quả cao, chất lượng bảo quản hàng hóa tốt.
Giúp doanh nghiệp đạt được năng suất lao động cao
Khi kho được sắp xếp gọn gàng giúp cho nhân viên làm việc với tâm lý thoải mái, giúp tăng năng suất lao động, công việc hoàn thành đúng như kế hoạch đã đề ra. Hơn nữa, giúp nâng cao ý thức và tính kỷ luật cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.
Nâng cao uy tín cho doanh nghiệp
Với không gian kho hàng sạch sẽ, vật dụng ngăn nắp, gọn gàng ... tạo nên thiện cảm hơn so với khách hàng, xây dựng cho doanh nghiệp một hình ảnh tốt đẹp, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Bên cạnh tiêu chuẩn 5S thì các cơ chế quản lý nên được thiết kế để phù hợp cho nhà quản lý giúp họ dễ dàng nhìn ra vấn đề và giải quyết một cách nhanh nhất. Hệ thống quản lý chuẩn thể hiện ở chất lượng, chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc (gọi là KPIs)
1.6. Kho vận trong thương mại điện tử
Đi cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, thương mại điện tử là một ngành tiếp sóng và đang phát triển với đà như vũ bão với quy mô hết năm 2020 là hơn 11,8 tỷ đô. Sự phát triển của thương mại điện tử kéo theo yêu cầu phát triển tất yếu của dịch vụ logistics và kho bãi, mua bán trực tuyến sản phẩm hữu hình gắn chặt với dịch vụ chuyển phát cũng như dịch vụ logistics. Hiện tại, các thương hiệu lớn trên thị trường thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada cũng như các doanh nghiệp dịch vụ logistics như Viettel Post đều đầu tư mạnh vào hệ thống vận tải và mạng lưới kho fulfillment của mình. Mới đây, Viettel Post đã đưa vào hoạt động trung tâm logistics tại TP.HCM, trung tâm ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại bậc nhất hiện nay trong vận hành và giám sát với hai trung tâm chính là trung tâm chia chọn và trung tâm hoàn tất đơn hàng. Trong trung tâm Fulfillment, Viettel Post cung cấp đầy đủ các dịch vụ gồm: nhập hàng vào kho, lưu kho, xử lý đơn hàng, dán nhãn, xuất hàng, chia chọn, vận chuyển bằng việc ứng dụng công nghệ robot AGV vận chuyển hàng hóa và lưu trữ tự động, sắp xếp hàng hóa và điều phối đơn một cách ngẫu nhiên dựa theo tối ưu đường đi. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng sẽ cung cấp giải pháp toàn diện cho khách hàng, đặc biệt là khách hàng kinh doanh thương mại điện tử. Khách hàng chỉ cần tập trung vào bán hàng, toàn bộ các khâu hậu cần sẽ được Viettel Post thực hiện một cách tự động để đưa hàng đến tay khách hàng một cách nhanh nhất. Tại trung tâm chia chọn mới được ra mắt, hệ thống băng chuyền chia chọn tự động có công suất 42.000 bưu phẩm/giờ. Đây là hệ thống duy nhất tại Việt Nam tích hợp được chia tự động hàng nặng đến 50kg và hàng nhỏ trên cùng một kịch bản chia, do Viettel Post làm chủ sáng kiến và công nghệ. Băng chuyền chia chọn tự động này sẽ giúp Viettel Post thay đổi hoàn toàn cách làm cũ khi cho phép chia chọn tự động một cách chính xác đến từng quận, huyện. Hàng hóa sau khi được chia chọn qua trung tâm Logistics này sẽ được kết nối đến khách hàng mà không cần thực hiện chia chọn lần hai. Bên cạnh đó, việc kiểm soát an ninh và giám
sát tại trung tâm Logistics miền Nam cũng được ứng dụng công nghệ AI để giám sát luồng vận hành 1 vào- 1 ra duy nhất, nhận diện người vào, xe vào; tự động cảnh báo khói, cháy nổ trong kho...
Tóm tắt chương I
Các nội dung trình bày tại chương I đã hệ thống hoá cơ sở lý thuyết về logistics và kho hàng cũng như hoạt động trong kho hàng. Bao gồm: Các khái niệm liên quan được tổng hợp từ các nguồn nghiên cứu trong nước và ngoài nước, vai trò và chức năng của logistics và kho hàng đối với doanh nghiệp và đối với nền kinh tế. Từ cơ sở lý thuyết được đưa ra, cho thầy rằng logistics nói chung và kho hàng nói riêng là một lĩnh vực cần được đầu tư mạnh để phát triển trong tương lai.
Tiếp nối chương I, chương II: “Thực trạng hoạt động vận hành và quản lý tại trung tâm khai thác khu vực I của Tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel” trình bày hoạt động vận hành quản lý thực tiễn tại một trung tâm khai thác của Viettel Post - một doanh nghiệp logistics lớn trên thị trường Việt . Qua đó là bài học thực tiễn cho các doanh nghiệp
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC KHU VỰC I CỦATỔNGCÔNG TY CỔPHẦN
BƯU CHÍNH VIETTEL 2.1. Giới thiệu về tổng công ty
2.1.1. Thông tin chung về tổng công ty
Tên giao dịch: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTEL Tên viết tắt: VIETTEL POST
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 010409672
Trụ sở chính: Số 1 Giang Văn Minh, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Văn phòng: Tòa nhà N1 Viettel, km2 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Cơ cấu tổ chức của Viettel Post có 05 công ty thành viên (Công ty TNHH 1TV Bưu chính Viettel Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty TNHH 1TV Bưu chính Viettel Thành phố Hà Nội, Công ty TNHH 1TV Bưu chính Liên tỉnh, Công ty TNHH MTV MyGo Cambodia và Công ty TNHH MyGo Myanmar) và 61 chi nhánh trên toàn quốc với hơn 3000 cán bộ công nhân viên.
- TẢM NHÌN: Trở thành Công ty Logistics công nghệ cao, nằm trong nhóm 5 doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam vào năm 2025
- SỨ MỆNH: Không ngừng sáng tạo cách thức cung cấp dịch vụ, nâng cao tiêu chuẩn chất lượng, khai thác tối đa nguồn lực dựa trên nền tảng số đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ Logistics với hiệu quả cao nhất cho toàn xã hội.
- GIÁ TRỊ CỐT LÕI: Chú thỏ được chọn để trở thành linh vật của Viettel Post. Không chỉ rèn luyện các phẩm chất của người bưu chính quân đội, mỗi cán bộ nhân viên của Viettel Post còn mang trong mình 4 phẩm chất của chú thỏ: “Thân thiện - Trung thực - Nhanh - Sáng tạo”
- TRIẾT LÝ PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG:
Song song với việc không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực, mở rộng mạng lưới. Trong suốt những năm qua, Viettel Post luôn kiên trì với triết lý phục vụ khách hàng của mình:
“Lấy khách hàng làm trung tâm”: Mỗi khách hàng là một cá thể riêng biệt cần được tôn trọng, quan tâm và lắng nghe, thấu hiểu và phục vụ một cách riêng biệt. Liên tục đổi mới, cùng với khách hàng sáng tạo ra các sản phẩm dịch vụ ngày càng hoàn hảo.
- Kinh doanh bằng sự tử tế
- Tư duy quản trị tử tế.
- Sản phẩm và dịch vụ tử tế.
- Nhân viên tử tế.
Sản phẩm dịch vụ chính
- Logistics chuyển phát trong nước: Với ưu thế mạng lưới rộng khắp, hệ thống công nghệ thông tin và con người, Viettel Post có mặt tại 63/63 tỉnh thành trên toàn quốc, đảm bảo mỗi huyện đều có 1 bưu cục giao để đảm bảo giao bưu phẩm cho khách hàng
- Chuyển phát hỏa tốc: Là dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát nhanh chứng từ hàng hóa, vật phẩm có thứ tự ưu tiên cao nhất trong các dịch vụ chuyển phát với tổng thời gian toàn trình không quá 24 ngày
- Chuyển phát nhanh: Là dịch vụ chuyển phát nhanh chứng từ hàng hóa, vật phẩm bằng đường bộ, đường hàng không theo thời gian công bố trước và tính theo giờ.
- S.C.O.D: Dịch vụ SCOD của Viettel Post sẽ nhận gửi, vận chuyển và phát nhanh hàng theo thời gian công bố, thu hộ tiền khi giao hàng, chuyển lại tiền cho khách hàng sau khi giao hàng thành công.
- Giao hàng nội tỉnh MyGo: Là dịch vụ giao hàng nội tỉnh trong ngày thông qua ứng dụng gọi xe và giao hàng trực tuyến MyGo
- Chuyển phát quốc tế: Là dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế cho Viettel Post phối hợp với đối tác chiến lược là các hãng chuyển phát quốc tế: DHL, UPS , FedEx,... có nhiều kinh nghiệm trong vận chuyển và xử lý thủ tục hải quan. Tới hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới, cung cấp giải pháp đa dạng về phương tiện vận chuyển, thời gian và chi phí cho khách hàng
- Dịch vụ logistics: Với mạng lưới giao nhận rộng khắp Việt Nam, Viettel Post cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận, vận tải trọn gói, toàn diện cho tất
cả các loại hàng hóa xuất/nhập khẩu và vận tải nội địa với lịch trình vận tải hợp lý, thời gian vận chuyển tối ưu, với chi phí cạnh tranh, thời gian làm thủ tục thông quan nhanh chóng, giao hàng đúng hẹn
- Viettel Sale: Là nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh mang đến cho các cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ một nền tảng quản lý và bán hàng tổng thể từ online đến offline
- Thương mại dịch vụ VOSO.vn: Vỏ sò là nền tảng thương mại điện tử hỗ trợ người dân bán sản vật tại địa phương, cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm trực tuyến dễ dàng, an toàn và nhanh chóng thông qua sự hỗ trợ mạnh mẽ trong việc thanh toán và vận chuyển từ Viettel Post
- VTBay: Vtbay là đại lý bán vé chính thức của nhiều hãng hàng không quốc tế lớn
- Dịch vụ viễn thông: bán hàng lẻ: phát triển mới thuê bao trả sau, Sim - thẻ điện thoại...
- E-Fulfillment: Viettel Post e-fulfillment hỗ trợ người bán hàng tất cả công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng nhanh chóng hơn
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
- Ngày 13 tháng 04 năm 2012, Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel, mã số doanh nghiệp 0104093672. Với việc cấp phép này Viettel Post chính thức là Tổng Công ty đầu tiên trong mô hình Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel).
- Viettel Post là công ty thành viên trực thuộc Tập Đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội, được thành lập ngày 01/07/1997, tiền thân là Trung tâm Phát hành báo chí, với nhiệm vụ ban đầu là phục vụ các cơ quan quân đội trong Bộ Quốc phòng. Năm 2006, Viettel Post chuyển đổi từ mô hình hạch toán phụ thuộc sang hạch toán độc lập thành Công ty TNHH MTV Bưu chính Viettel. Năm 2007, tốc độ tăng trưởng của Viettel Post đạt cao gấp 73 lần so với năm 2000, đảm bảo đời sống cho hơn 1.000 lao động.
- Năm 2009, Viettel Post chính thức hoạt động với tư cách Công ty Cổ phần sau khi thực hiện thành công kế hoạch cổ phần hóa thông qua việc phát hành cổ phiếu lần
đầu ra công chúng (IPO) mặc dù tình hình thị trường chứng khoán thăng trầm. Qua 3 năm thực hiện cổ phần lợi nhuận hàng năm đều đạt từ 30-33% trên vốn chủ sở hữu. Với chiến lược “Mạng lưới đi trước, kinh doanh đi sau”, mạng lưới phục vụ của Viettel Post đã có đến 98% các huyện (trừ huyện đảo), 85% các xã trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Năm 2009 Viettel Post đã mở rộng mạng lưới kinh doanh dịch vụ sang thị trường Cambodia và trở thành donah nghiệp bưu chính đầu tiên của Việt Nam đầu tư ra nước ngoài. Tháng 09/2009, Công ty cổ phần Bưu chính Viettel chính thức khai trương dịch vụ chuyển phát nhanh 5 tỉnh tại Cambodia.
- Bước sang năm 2011, mạng lưới bưu chính của Viettel Post đã có mặt 23/23 tỉnh thành của Cambodia và chính thức được Bộ giao thông vận tải của hai nước cấp phép kinh doanh dịch vụ vận tải liên vận Quốc tế giữa Việt Nam - Cambodia. Cùng năm, Viettel được trao tặng giải thưởng VICTA của Bộ Thông tin và Truyền thông về doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin tốt nhất. Năm 2012 Viettel Post chuyển đổi mô hình hoạt động từ Công ty lên thành Tổng Công ty. Mạng lưới toàn quốc đã mở rộng đến 92% quận huyện, 46% phường xã. Đặc biệt, Viettel Post là doanh nghiệp Bưu chính chuyển phát đầu tiên tại Việt Nam đón nhận Huân chương lap động hạng ba do Nhà nước trao tặng. Năm 2014, Viettel Post vinh dự là doanh