3.2.1. Hiện đại hóa quá trình lấy hàng
Như đã đề cập, quá trình lấy hàng là công đoạn chiếm phần lớn thời gian trong tổng thời gian vận hành kho. Vì vậy, để nâng cao năng suất làm việc và tăng chất lượng dịch vụ, nghiệp vụ vận hành kho nói chung và công đoạn lấy hàng nói riêng phải được thiết kế sao cho thể hiện được sự vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp logistics hàng đầu Việt Nam
Thứ nhất, Viettel Post nên trang bị phần mềm quản lý kho WMS để có thể
quản lý các yêu cầu xuất hàng một cách hiệu quả. Khi khách hàng phát hành một lệnh lấy hàng, phần mềm quản lý kho sẽ tiến hành tiếp nhận và xác minh tình trạng số lượng của những hàng hóa đó. Tiếp đó, hệ thống có thể sắp xếp lại thứ tự hàng hóa dựa theo luồng vận hành đã được cài đặt và vị trí của hàng hóa được lưu trữ trong kho, từ đó có thể đưa ra thứ tự lấy hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra, danh sách lấy hàng có thể phân chia theo các đơn vị hàng hóa để có thể lấy hàng tiện hơn, phù hợp với các mặt hàng lưu trữ chẵn lẻ
Thứ hai, nhân viên lấy hàng nên được trang bị máy quét mã vạch cầm tay
tích hợp với hệ thống quản lý kho để có thể nâng cao được quá trình lấy hàng. Khi sử dụng máy quét hỗ trợ, nhân viên lấy hàng có thể dễ dàng tìm đến được khu lưu trữ của sản phẩm, cập nhật tình trạng và số lượng nhập xuất của hàng hóa trực tiếp ngay trên hệ thống, khác hẳn với phương thức thủ công hiện tại đang làm. Mặc dù quy mô lưu trữ có thể nhỏ hơn các kho khác nên hiện tại các nhân viên lấy hàng đang vận hành dưới hình thức lấy hàng bằng danh sách lấy hàng được in ra giấy và nhớ vị trí của hàng hóa nhưng vì thế tình trạng số lượng trên máy và thực tế chênh lệch nhiều. Vì thế khi trang bị công cụ và sử dụng công nghệ thông tin thì trường hợp số liệu chênh lệch sẽ được khắc phục và chất lượng phục vụ sẽ tăng cao.
3.2.2. Chuyên nghiệp hóa vị trí lưu trữ hàng hóa
Hiện nay, trong các kho hiện đại, hàng hóa thường được lưu trữ theo các nguyên tắc như: phân loại theo tầm quan trọng, phân loại theo thời gian lưu trữ trong kho, phân loại theo tốc độ luân chuyển trong kho,... Hàng hóa trong kho sẽ được để trên các giá kệ hoặc các khu vực tùy theo tính chất của hàng hóa, các giá kệ sẽ được đánh dấu mã vạch để có thể quản lý vị trí tổng thể trên hệ thống phần mềm quản lý kho.
Hiện tại, trong khu vực lưu trữ hàng hóa của kho có trang bị hệ thống giá kệ đơn và cao từ 2,3 cho đến 4 tầng và các khu vực hiện chưa được đánh mã vạch để có thể quản lý trên hệ thống công nghệ thông tin. Ngoài ra, một số hàng cồng kềnh được lưu trữ ở những vị trí không hợp lý. Vì vậy kiến nghị bộ phận quản lý kho sắp xếp lại vị trí lưu trữ của các hành hóa đang được lưu trong kho:
Thứ nhất, các khu vực lưu trữ và các khu vực trên giá kệ nên được đánh dấu
bằng mã vạch để có thể quản lý bằng công nghệ thông tin đồng bộ
Thứ hai, đối với các mặt hàng văn phòng phẩm có hình thức nhỏ, số lượng
lớn có thể lưu trữ dưới thấp (được ngăn cách với nền kho để tránh tình trạng ẩm mốc) hoặc giá kệ tầng thấp để tiện lợi cho việc lấy hàng. Đối với mặt hàng có kích thước lớn hơn, phải chia rõ thành các mặt hàng lưu trữ trên pallet và lưu trữ dưới dạng khác. Với các mặt hàng được lưu trữ trên pallet như giấy A3, A4, các thùng đồ uống,. nên được lưu trữ trên các giá kệ. Vì khi lưu trữ các đơn vị pallet ở trên giá kệ cao có thể sử dụng hệ thống xe nâng để có thể tiếp cận và dễ dàng di chuyển hàng hóa đó. Với các mặt hàng được lưu trữ dưới dạng khác như ví dụ ghế Hòa Phát được lưu trong bao như đã đề cập hoặc các cuộn nylon kích thước lớn nên được lưu trữ ở các vị trí thấp, tránh tình trạng như hiện tại nhân viên phải tiếp cận các hàng hóa này ở các vị trí cao
Thứ ba, các mặt hàng số lượng đáng kể, có thể được lấy số lượng theo cả
kiện hoặc hàng lẻ thì nên được lưu trữ thành 2 vị trí riêng là hàng chẵn và hàng lẻ. Các vị trí hàng này có thể ở gần nhau nhưng nên phân biệt rõ ràng các khu, nếu khu vực hàng lẻ hết và phải tách từ khu hàng chẵn thì kiện hàng được tách phải được chuyển sang khu vực hàng lẻ, không để tình trạng không có kiện nguyên mà kiện nào cũng đã được tách ra để lấy hàng lẻ
Đối với môt trường làm việc hay tổ chức, kho bãi áp dụng tiêu chuẩn 5S luôn mang lại những hiệu quả nhất định, năng suất và hiệu quả công việc luôn được cải tiến. Đối với khu vực lưu trữ của trung tâm khai thác, việc áp dụng tiêu chuẩn 5S có thể thực hiện bằng các hình thức sau đây:
Sàng lọc
Nguyên tắc sàng lọc là các hàng hóa được phân loại rõ ràng và đặt ở các vị trí hợp lý, theo các nguyên tắc; các thiết bị máy móc hay các vật dụng không liên quan cần được sắp đặt hợp lý
Áp dụng với kho lưu trữ là các khu vực lưu trữ hàng hóa nên áp dụng những đề xuất về khu lưu trữ, giá kệ được đề xuất ở trên. Ngoài ra, theo định hướng thì khu vực lưu trữ còn một khu vực để mở rộng có diện tích khoảng 150m2 đang dùng để lưu trữ hàng hóa của trung tâm khai thác bị hỏng và lưu trữ pallet. Những hàng hóa gây chiếm diện tích này nên được quản lý và xử lý, để diện tích trống để có thể phục vụ kinh doanh
Sắp xếp
Dễ tìm - dễ thấy - dễ lấy - dễ kiểm tra - dễ trả lại. Các hàng hóa trong kho nên được sắp xếp tuân theo những nguyên tắc như thời gian lưu trữ, độ quan trọng, quá trình luân chuyển để có thể tối ưu nhất quá trình lưu trữ, sắp xếp hàng hóa, lấy hàng
Sạch sẽ
Nguyên tắc sạch sẽ đề cao việc giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, trang thiết bị. Đối với khu vực lưu trữ trong trung tâm khai thác thì hiện tại tình trạng bụi bẩn là không thể tránh khỏi do luồng vận hành fulfillment ảnh hưởng đến môi trường. Mặc dù vậy, nhân viên của kho nên chú ý đến mức độ sạch sẽ và bề ngoài của sản phẩm đang lưu trữ, tránh tình trạng hàng hóa lưu trữ trong kho và xuất đi theo yêu cầu của khách hàng mà mức độ vệ sinh không được đảm bảo làm ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ của công ty
Săn sóc
Nguyên tắc đề cao cầu nối của quản lý với nhân viên. Hiện tại với nguyên tắc này vẫn được duy trì tốt và chưa có ý kiến khác đóng góp
San sàng
Qua tiếp xúc với các nhân viên trong khu vực lưu trữ, nguyên tắc này đang được thực hiện tốt. Các nhân viên vận hành khu luu trữ luôn có tinh thần cao và thái độ tốt khi tiếp xúc với đoàn kiểm tra
3.3. Đề xuất cải thiện luồng vận hành fulfillment
Bộ phận fulfillment là bộ phận hoạt động chính tại trung tâm khai thác của tổng công ty Viettel Post. Hiện tại phần lớn diện tích trung tâm khai thác đang được sử dụng để phục vụ cho hoạt động fulfillment. Do tính chất của hoạt động fulfillment đang thực hiện tại trung tâm là tối ưu hóa thời gian và do thiết kế diện tích kho ban đầu hạn chế, ảnh hưởng đến quá trình tiếp cận để dỡ hàng hóa nên xảy ra tình trạng xe tải hàng hóa di chuyển vào sâu bên trong kho, gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong kho. Sau quá trình kiểm tra và quan sát, những đề xuất đối với bộ phận vận hành fulfillment tại trung tâm khai thác như sau
Thứ nhất, khoảng cách từ cửa ra vào của kho đến mặt đường là 8m, chiều
dài cửa ra vào là 15m, vậy là diện tích trước cửa kho là 120m2, không gây ảnh hưởng đến việc các phương tiện thực hiện việc điều hướng, di chuyển. Bên cạnh đó, không gian bên trong kho hiện tại vướng một khu văn phòng diện tích khoảng 70m2. Vì thế nên em xin đề xuất việc sắp xếp lại các không gian thực hiện các công đoạn fulfillment như sau
Hình ảnh 3.1: Sơ đồ trung tâm khai thác được đề xuất
KJiu hru trữ
Klm dỡ hàng
tài ti ên vào
Kliu vực xe tài nhỏ tiên vào
Nguồn: Tác giả thu thập từ thực tế Đề xuất sẽ sử dụng phần kho bên phải hiện đang để trống để thực hiện việc tiến và và dỡ hàng đối với xe tải 2,4 tấn của Viettel Post, khu vực chính giữa cửa kho sẽ là khu vực cho xe tải kích thước lớn hơn và container. Tại các khu vực này, chiều sâu tối đa các phương tiện có thể tiến vào trong kho là 25m, việc kết hợp với tần suất của xe tải 2,4 tấn chuyên dụng và các xe tải kích thước lớn hơn vào kho thì khu vực này đủ để các xe tiến hành thực hiện các hình thức di chuyển. Việc tay đổi khu vực nhận hàng, dỡ hàng là hạn chế không gian của các phương tiện tiến vào kho mà vẫn đảm bảo được không gian. Từ đó sẽ giảm thiểu được lượng bụi bẩn mà các phương tiện vận tải này gây ra
Thứ hai, sau khi tiến hành thay đổi khu vực nhận hàng, khu vực dỡ hàng
mới sẽ có nhiều diện tích hơn. Nếu với quy mô số lượng và khối lượng hàng hóa nhận vào trong kho hàng ngày không đổi thì việc tiến hành mở rộng khu vực dỡ hàng sẽ làm cho luồng di chuyển của các xe nâng hiện tại được rộng hơn. Khi các xe nâng có khu vực di chuyển rộng hơn, việc thực hiện các thao tác thay đổi hướng xe sẽ được tiến hành trong không gian rộng hơn và từ đó sẽ giảm thiểu được hàng hóa rơi, trượt ra khỏi pallet, giảm thiểu được rủi ro hỏng hóc hàng hóa trong quá trình vận hành
Thứ ba, với mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao sự chuyên
nghiệp trong quản lý vận hành, trung tâm khai thác nên sử dụng xe nâng hàng chạy bằng điện thay vì xe nâng chạy bằng dầu như hiện tại. Việc sử dụng xe nâng chạy bằng dầu sẽ gây ảnh hưởng xấu đến môi trường bên trong kho cũng như có thể gây ra sự mất sạch sẽ. Xe nâng điện hiện nay được sử dụng trong hầu hết các kho tiêu chuẩn
Thứ tư, hiện tại trung tâm khai thác chưa trang bị hệ thống phòng cháy chữa
cháy tự động chuyên nghiệp. Viettel Post có thể cân nhắc trang bị thêm hệ thống phòng cháy chữa cháy theo hướng các kho chuyên dùng hiện tại. Ngoài ra, theo quan sát, nền kho hiện tại sau quá trình vận hành đã xuống cấp, xuất hiện nhiều gờ lồi lõm và bị ố đen do quá trình vận hành xe và ảnh hưởng môi trường. Vì thế Viettel Post có thể tiến hành nâng cấp nền kho để tạo ấn tượng tốt với khách hàng đồng thời tăng hình ảnh của thương hiệu
3.4. Đề xuất cải tạo, nâng cấp trung tâm khai thác khu vực I
Hiện nay, diện tích mặt bằng của kho là 6251 m2, nhưng trên thực tế, diện tích sử dụng để lưu trữ, trung chuyển hàng hóa chỉ ở mức ⅓ diện tích kho. Đây là một hiệu suất sử dụng thấp và không tối ưu được không gian sử dụng. Ngoài ra, việc có 2 luồng sử dụng mặt bằng kho là lưu trữ hàng hóa và trung chuyển hàng hóa ngay bên trong kho gây ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình vận hành, chất lượng dịch vụ và có thể gây mất an toàn trong vận hành kho. Vì vậy, sau đây là đề xuất ý kiến nâng cấp thay đổi loại hình sử dụng tại trung tâm khai thác khu vực I, từ trung tâm khai thác cho hàng thương mại điện tử, chuyển thành kho dịch vụ cho thuê theo hợp đồng
3.4.1. Lý do để thay đổi loại hình sử dụng kho
Thứ nhất, tổng công ty đang không tối ưu hóa được hết diện tích sử dụng
kho. Việc thực hiện 2 luồng công việc, có hai văn phòng điều hành, cho phép xe tải di chuyển trực tiếp vào trong nền kho để dỡ hàng và lấy hàng, quy hoạch diện tích chưa tối ưu,... đã khiến tổng công ty mất rất nhiều chi phí cơ hội, phí dịch vụ và chất lượng dịch vụ không cao. Vì vậy cần thay đổi mục đích sử dụng kho
Thứ hai, nếu chuyển đổi trung tâm khai thác hiện tại thành kho dịch vụ cho
thuê theo hợp đồng sẽ có một điểm mạnh lớn. Vì kho dịch vụ là một dạng bất động sản công nghiệp, nên yếu tố quan trọng nhất trong việc lựa chọn bất động sản đó là vị trí. Với vị trí đắc địa tại khu công nghiệp Từ Liêm, quận Bắc Từ Liêm, chỉ cách trung tâm Hà Nội khoảng 10km, đây là một vị trí rất thuận lợi cho việc các doanh nghiệp thuê kho để là kho phân phối, kho lưu trữ hàng hóa, phù hợp với những doanh nghiệp bán lẻ, có nhu cầu đẩy hàng của mình vào nội thành với tần suất cao
Thứ ba, sau khi chuyển đổi thành kho dịch vụ cho thuê thì khách hàng vẫn
có thể sử dụng lợi thế có sẵn của Viettel Post là có mạng lưới dịch vụ vận tải có sẵn. Kho hiện tại nằm cách trung tâm chia chọn hàng của Viettel Post 100m. Do đó, khi chuyển đổi loại hình kinh doanh thì vẫn có đội ngũ vận chuyển của Viettel Post là các loại xe tải 2,4 hay 17,9 tấn tập trung ở khu vực dó hàng ngày. Vì thế nên khách hàng khi thuê kho có thể tận dụng dùng luôn dịch vụ có sẵn của Viettel Post để vận chuyển hàng của mình
Thứ tư, Viettel Post hiện nay đã có kinh nghiệm vận hành kho, sử dụng các
phần mềm để quản lý kho. Ngoài điểm mạnh hơn hẳn các đối thủ khi vận hành kho hàng viễn thông, điện tử, Viettel Post hiện nay cũng có kinh nghiệm vận hành những kho hàng điện tử, điện lạnh, cùng với đó là đội ngũ chuyên nghiệp, từng thiết kế và vận hành nhiều kho khác nhau. Vì thế việc chuyển đổi loại kho từ trung tâm khai thác thành kho dịch vụ cho thuê có tính hợp lý và khả thi
3.4.2. Đề xuất về nâng cấp kho
Trong thực tế, tồn tại rất nhiều các loại kho hàng khác nhau như kho vật liệu, kho trung chuyển, kho lạnh, kho phân phối; hơn thế nữa, cùng một loại kho nhưng phục vụ các ngành công nghiệp khác nhau và chứa các hàng hóa khác nhau cũng có nhiều điểm riêng biệt cần thiết kế riêng cho kho đó. Vì vậy em xin chỉ đưa ra những lưu ý, kiến nghị về thiết kế kho chung, thường được dùng phổ biến
Các bước đề xuất cho quá trình thiết kế được đưa ra như sau, quá trình thiết kế là một chuỗi các bước, trên thực tế thì các bước này lặp đi lặp lại vì những quyết định tại bước sau có thể đòi hỏi quyết định được đưa ra tại các bước trước
Bước 1: Xác định những yêu cầu (điều kiện) kinh doanh và các ràng buộc thiết kế
Các yêu cầu kinh doanh cụ thể sẽ đặt ra quy mô và những yêu cầu thiết kế đối với một kho hàng. Vì thế, Viettel Post cần có kế hoạch để quảng bá và tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng với khách hàng trước khi tiến hành nâng cấp và cải thiện kho hàng.
Việc ký kết hợp đồng với khách hàng trước để phía Viettel Post có thể nắm được về quy mô và những yêu cầu thiết kế đối với kho hàng. Những yêu cầu mà khách hàng có thể đặt ra là :
- Vai trò của kho hàng (một kho lưu trữ, một kho cross-docking)
- Mức đầu vào và công suất của kho