Theo ý kiến cá nhân nhìn nhận và đánh giá thì hiện nay, trung tâm khai thác I của Viettel Post đang vận hành với chất lượng dịch vụ chưa tốt, chưa khai thác hết công suất vận hành của kho hàng
Thứ nhất, không gian trong kho đang được sử dụng chưa hợp lý. Khu vực
lưu trữ hàng văn phòng phẩm, hàng bán lẻ hiện đang chiếm khoảng ⅛ diện tích kho, khoảng 1000m2, diện tích sử dụng để dỡ hàng, chia chọn hàng fulfillment chỉ khoảng 100m2, diện tích để chất hàng lên xe tải chiếm khoảng 700m2 và các khu
Tên danh Đơn Số lượng sổ sách Số lượng thực tế Chênh lệch
thừa__________ Chênhthiếu lệch vực văn phòng. Vậy còn khoảng ⅓ diện tích kho chưa được sử dụng và chưa được sử dụng hợp lý. Các phần diện tích kho này đều để trống, để xe tải và hàng hóa lẻ
Ngoài ra, trần kho có chiều cao khoảng 15m và khoảng không gian cao này chưa được sử dụng. Các giá kệ đang lưu trữ hàng văn phòng phẩm đang tối đa là 4 tầng và chỉ chiếm một diện tích rất ít của nền kho, vì vậy không gian chiều cao này còn rất nhiều để khai thác, có thể đặt nhiều giá kệ hơn để tối ưu công suất sử dụng kho
Thứ hai, luồng di chuyển của phương tiện trong kho chưa hợp lý. Hiện tại,
xe tải và xe container phải di chuyển trực tiếp vào bên trong nền kho để tiến hành dỡ hàng, và xe nhận hàng ở cửa ra cũng di chuyển đuôi xe vào bên trong nền kho. Việc xe hạng nặng di chuyển bên trong kho sẽ gây ra một số vấn đề như gây bụi bẩn ảnh hưởng đến nhân viên kho và hàng hóa lưu trữ. Việc cho phép xe di chuyển vào bên trong thành kho cũng do thiết kế chung của kho, khoảng cách từ cửa vào của kho đến mặt đường chỉ dài khoảng 8m và khoảng cách như vậy không thuận tiện để cho xe tải có thể ở bên ngoài và tiến hành dỡ hàng. Ngoài ra, diện tích dùng để dỡ hàng, chia chọn và di chuyển xe nâng rất hạn chế. Hiện tại trong kho chỉ sử dụng 4 xe nâng cá nhân nhưng diện tích quá nhỏ để tiến hành quay xe, di chuyển xe có thể dẫn đến trường hợp va chạm hoặc ảnh hưởng đến hàng hóa vận chuyển. Trong quá trình thực tế quan sát tại kho, có xảy ra trường hợp hàng được để xếp trên pallet và xe nâng trong quá trình di chuyển và quay xe gấp gây ra tình huống hàng hóa khách gửi bị rơi xuống và vỡ, gây thất thoát cho khách hàng và ảnh hưởng xấu đến chất lượng dịch vụ
Thứ ba, trong khu vực lưu trữ hàng văn phòng phẩm hiện nay không sử
dụng công nghệ quản lý kho. Tại các kho tiêu chuẩn và sử dụng công nghệ thông tin trong vận hành, số lượng tồn kho nhập xuất được lưu trữ đồng bộ trên hệ thống. Sau khi nhân viên nhặt hàng nhận được danh sách yêu cầu nhặt hàng thì sẽ tiến hành quét mã vạch để cập nhật trên hệ thống, hiện tại trong kho chỉ quản lý số lượng tồn kho nhập xuất trên máy tính tại văn phòng, không cập nhật thời gian thực bởi nhân viên nhặt hàng, vì thế nên trong quá trình tham gia kiểm kho thực tế, số lượng chênh lệch giữa số liệu hàng hóa trên hệ thống khác nhiều so với hệ thống trên thực tế đang được lưu tại kho.
Tại kho sẽ có kiểm điểm hàng hóa theo định kỳ để đối chiếu với số liệu trên hệ thống. Vào ngày 05/04/2021, bộ phận fulfillment của tổng công ty có tiến hành đến kho bất thường để tiến hành kiểm đếm ngẫu nhiên, kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho để so sánh so với số liệu thực tế. Trước đó 1 ngày là ngày 04/04/2021, bộ phận lưu trữ tại kho cũng đã tiến hành kiểm tra hàng hóa theo định kỳ. Nhưng trong quá trình kiểm đếm ngẫu nhiên hơn 150 mã hàng hóa, có rất nhiều sản phẩm có số lượng thực tế lưu kho chênh lệch so với số liệu trên hệ thống. Điều này cho thấy quá trình vận hành quản lý kho cần được cải thiện nhiều
Bìa Mica A4 dày 60,988 35 2,134,572.54 36____ 2,195,560.32 J____ 60,987.79 Băng dính 2 mặt 0.5f 329 7 2,303.00 14 4,606.00 7 2,303.00 Băng dính 2 mặt 5F dầy______ 3,400 38 129,200.00 34 115,600.00 4 13,600.00 Băng dính lụa 5F 17,000 20 340,000.00 19 323,000.00 1 17,000.00 Băng dính simili 3.6F - 12YA 4,500 222 999,000.00 220 990,000.00 2 9,000.00 Bút miler V2 ' 2,916 12 34,992.00 11____ 32,076.00 J____ 2,916.00 Bút bi nước AIHAO 801 1,876 100 187,560.23 96 180,057.82 4 7,502.41 Bút bi Bến Nghé B30 2,073 10 20,730.00 13 26,949.00 3 6,219.00 Bút bi Thiên 2,058 1,039 2,138,107.40 1,040 2,140,165.25 1___ 2,057.85
phẩm SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền______ SL Thành tiền Long Fo - 023 Bút bi file ofice 024 2,190 12 26,280.00 15____ 32,850.00 3___ 6,570.00 Bút bi UNI - 14,288 31 442,942.31 30 428,653.84 1 14,288.46 Bút bi Toball( Cell) 6,250 32 200,000.00 31 193,750.00 1 6,250.00 Bút bi Thiên Long 049 2,500 54 135,000.00 55 137,500.00 1 2,500.00 Bút bi Thiên Long TL- 08 2,248 2,138 4,805,656.93 2,142 4,814,647.87 4 8,990.94 Bút Gel Thiên Long Hi Master B03 6,282 101 634,500.00 100 628,217.82 1 6,282.18 Bìa Mica A4 dày 60,988 35 2,134,572.54 36____ 2,195,560.32 J____ 60,987.79 Băng dính 2 mặt 0.5f 329 7 2,303.00 14 4,606.00 7 2,303.00 Băng dính 2 mặt 1F 700 232 162,400.00 234 163,800.00 2 1,400.00 Băng dính 2 mặt 5F dầy______ 3,400 38 129,200.00 34 115,600.00 4 13,600.00
Theo kết quả kiểm đếm bất thường của đoàn kiểm tra của tổng công ty, có 48 mã hàng hóa trong trong hơn 150 mã được kiểm đếm bất thường là có số liệu chênh lệch so với sổ liệu trên hệ thống. Trong đó có 8 mã hàng là sai lệch do đã tiến hành xuất hàng và chưa cập nhật, còn lại 40 mã hàng chênh lệch do thất thoát. Tổng chi
phí hàng hóa thất thoát là khoảng 2 triệu đồng. Điều đáng lưu ý là ngày trước đó các nhân viên tại kho đã tiến hành kiểm đếm, sắp xếp lại hàng hóa định kỳ. Từ đó cho thấy việc kiểm soát số lượng hàng hóa xuất nhập và lượng hàng còn lưu trữ trong kho chưa tốt
Thứ tư, như đã đề cập, công đoạn nhặt hàng là công đoạn chiếm nhiều thời
gian nhất trong hoạt động vận hành kho, thường có thể chiếm đến hơn 60% thời gian. Tại các kho tiêu chuẩn, các giá kệ và các khu vực trong kho đều được gắn mã vạch để nhân viên trong kho có thể định vị được vị trí hàng hóa trong kho. Việc gắn mã vạch và quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa trên hệ thống công nghệ thông tin sẽ giúp ích và rút ngắn thời gian vận hành kho rất nhiều, tối ưu hóa được đường đi và luồng di chuyển của nhân viên. Khi nhân viên nhặt hàng nhận được danh sách yêu cầu nhặt hàng thì sẽ có luôn chỉ dẫn đến vị trí của hàng hóa để tiến nhặt thu thập. Nhưng hiện tại, nhân viên nhặt hàng tại kho chỉ nhớ khu vực lưu trữ hàng hóa theo trí nhớ và mỗi nhân viên chỉ quản lý một số khu vực hàng hóa nhất định. Việc này ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên và thể hiện chất lượng dịch vụ và luồng vận hành trong kho chưa chuyên nghiệp
Thứ năm, các khu vực để hàng hóa trong khu lưu trữ chưa hợp lý. Thông
thường, hàng hóa trong kho sẽ được chia thành khu vực hàng chẵn và hàng lẻ. Hàng chẵn có thể là hàng nguyên bọc, hàng nguyên pallet, ví dụ một pallet giấy A4 có thể có 200 RAM giấy; hàng lẻ là hàng theo số lượng lẻ, được tách từ hàng chẵn ra. Ví dụ đơn hàng là 270 ram giây, thì nhân viên nhặt hàng sẽ lấy 1 pallet ở khu hàng chẵn là 70 ram giấy ở khu hàng lẻ. Hiện tại, do quy mô nhỏ nên các khu vực lưu trữ chưa phân biệt khu vực hàng chẵn lẻ, việc này ảnh hưởng đến số lượng một số mặt hàng lúc lấy hàng không có được số lượng chính xác. Một số mặt hàng nhỏ như thẻ tên, bút bi, bột giặt,... hàng chẵn với số lượng lớn nhưng bị tách ra để lấy thành hàng lẻ, vì thế nên để lấy chính xác số lượng hàng lẻ mất rất nhiều thời gian và có thể không chính xác. Còn có tình trạng một số mặt hàng hóa cồng kềnh được lưu trữ không hợp lý, ví dụ trong kho hiện đang lưu trữ những ghế tựa Hòa Phát được gấp và chứa trong bao tải, mặt hàng này nặng có thể đến 10kg và mặt hàng hiện đang được lưu trữ trên giá kệ tại tầng 2. Khi lưu trữ trên giá kệ tầng 2 và được lưu bằng bao tải và không được để trên pallet, vì vậy không thể tiếp cận và vạn chuyển mặt
hàng này bằng xe nâng cá nhân. Vì thế nhân viên trong kho sử dụng phương án là để một pallet hàng hóa khác ở ngay phía dưới và trước giá kệ để có thể tiếp cận hàng hóa trên các tầng cao hơn của giá kệ bằng phương án trèo lên pallet hàng và dùng sức người để vận chuyển hàng hóa. Theo chủ quan đánh giá công đoạn lấy hàng này thể hiện cách làm việc không chuyên nghiệp và gây ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển, lấy hàng của nhân viên trong kho, ngoài ra cũng tiềm ẩn những nguy hiểm nhất định trong quá trình lấy hàng.
Tóm tắt chương II
Qua việc tiến hành kiểm đếm và đi khảo sát thực, thu thập số liệu thì chương II cho thấy được thực trạng hoạt động vận hành và quản lý tại trung tâm khai thác khu vực I. Ngoài ra, chương II còn giới thiệu thông tin cơ bản về Tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel từ quá trình hình thành, tầm nhìn sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty. Từ đó đưa ra một số nhận xét đánh giá về công tác quản lý vận hành.
CHƯƠNG III: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN TRỊ KHO HÀNG VÀ ĐỀ XUẤT NÂNG CẤP TRUNG TÂM KHAI THÁC KHU VỰC I 3.1. Xu hướng kho vận hiện nay
Trước đây, kho bãi chỉ hoạt động chỉ yếu dưới hình thức nhỏ lẻ và hoạt động phục vụ cho nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Thì hiện nay dưới sự phát triển của kinh tế và sức ép của thị trường, ngành kho vận cũng cần chuyển biến theo các xu hướng mới. Những xu hướng chính hiện nay trong ngành kho vận là trung tâm logistics, quản trị bằng công nghệ thông tin và tự động hóa và sử dụng năng lượng tái tạo vào quản lý và vận hành trung tâm logistics, kho. Để làm được điều này thì cần các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong nước bắt tay nhau để thực hiện, hoặc những doanh nghiệp lớn đầu ngành tiên phong để đầu tư
Nhận thấy rõ được tầm quan trọng của các trung tâm logistics, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 1012/QĐ-TTg 2015 về phê duyệt quy hoạch phát triển hệ thống trung tâm logistics trên địa bàn cả nước định hướng đến năm 2030. Bên cạnh đó thì các biện pháp liên quan đến việc thu hút đầu tư xây dựng trung tâm logistics cũng được đưa ra như
- Nhà nước khuyến khích các thành phần kinh tế khác nhau đầu tư xây dựng, quản lý và khai thác các trung tâm logistics,
- Quy hoạch nhấn mạnh vào việc nhà nước sẽ có các quy định nhằm mở rộng và đa dạng hóa các hình thức đầu tư theo hướng đẩy mạnh xã hội hóa; vận dụng linh hoạt các chính sách hỗ trợ, ưu đãi hiện hành phù hợp với điều kiện cụ thể về kinh tế - xã hội của từng địa phương
- Nhà nước sẽ đánh giá, lựa chọn một số công trình trọng điểm và cấp thiết, có vai trò quan trọng à có khả năng tạo được đột phá lớn để áp dụng thực hiện các quy định về đầu tư theo hình thức đối tác công - tư
- Nhà nước sẽ lựa chọn các nhà đầu tư có đủ năng lực, kinh nghiệm để thực hiện đầu tư các trung tâm logistics theo quy hoạch này, đặc biệt là đối với các trung tâm logistics chuyên dụng hàng không có các yêu cầu, tiêu chuẩn riêng
- Trong mọi doanh nghiệp, công tác nguồn lực luôn hết sức quan trọng, vì thế Nhà nước cũng sẽ hỗ trợ cho công tác này nhằm có được đội ngũ nguồn lực làm công tác quản lý, xây dựng, vận hành các trung tâm logistics
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao quản trị vận hành kho lưu trữ hàng hóa3.2.1. Hiện đại hóa quá trình lấy hàng 3.2.1. Hiện đại hóa quá trình lấy hàng
Như đã đề cập, quá trình lấy hàng là công đoạn chiếm phần lớn thời gian trong tổng thời gian vận hành kho. Vì vậy, để nâng cao năng suất làm việc và tăng chất lượng dịch vụ, nghiệp vụ vận hành kho nói chung và công đoạn lấy hàng nói riêng phải được thiết kế sao cho thể hiện được sự vận hành chuyên nghiệp của doanh nghiệp logistics hàng đầu Việt Nam
Thứ nhất, Viettel Post nên trang bị phần mềm quản lý kho WMS để có thể
quản lý các yêu cầu xuất hàng một cách hiệu quả. Khi khách hàng phát hành một lệnh lấy hàng, phần mềm quản lý kho sẽ tiến hành tiếp nhận và xác minh tình trạng số lượng của những hàng hóa đó. Tiếp đó, hệ thống có thể sắp xếp lại thứ tự hàng hóa dựa theo luồng vận hành đã được cài đặt và vị trí của hàng hóa được lưu trữ trong kho, từ đó có thể đưa ra thứ tự lấy hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra, danh sách lấy hàng có thể phân chia theo các đơn vị hàng hóa để có thể lấy hàng tiện hơn, phù hợp với các mặt hàng lưu trữ chẵn lẻ
Thứ hai, nhân viên lấy hàng nên được trang bị máy quét mã vạch cầm tay
tích hợp với hệ thống quản lý kho để có thể nâng cao được quá trình lấy hàng. Khi sử dụng máy quét hỗ trợ, nhân viên lấy hàng có thể dễ dàng tìm đến được khu lưu trữ của sản phẩm, cập nhật tình trạng và số lượng nhập xuất của hàng hóa trực tiếp ngay trên hệ thống, khác hẳn với phương thức thủ công hiện tại đang làm. Mặc dù quy mô lưu trữ có thể nhỏ hơn các kho khác nên hiện tại các nhân viên lấy hàng đang vận hành dưới hình thức lấy hàng bằng danh sách lấy hàng được in ra giấy và nhớ vị trí của hàng hóa nhưng vì thế tình trạng số lượng trên máy và thực tế chênh lệch nhiều. Vì thế khi trang bị công cụ và sử dụng công nghệ thông tin thì trường hợp số liệu chênh lệch sẽ được khắc phục và chất lượng phục vụ sẽ tăng cao.
3.2.2. Chuyên nghiệp hóa vị trí lưu trữ hàng hóa
Hiện nay, trong các kho hiện đại, hàng hóa thường được lưu trữ theo các nguyên tắc như: phân loại theo tầm quan trọng, phân loại theo thời gian lưu trữ trong kho, phân loại theo tốc độ luân chuyển trong kho,... Hàng hóa trong kho sẽ được để trên các giá kệ hoặc các khu vực tùy theo tính chất của hàng hóa, các giá kệ sẽ được đánh dấu mã vạch để có thể quản lý vị trí tổng thể trên hệ thống phần mềm quản lý kho.
Hiện tại, trong khu vực lưu trữ hàng hóa của kho có trang bị hệ thống giá kệ đơn và cao từ 2,3 cho đến 4 tầng và các khu vực hiện chưa được đánh mã vạch để có thể quản lý trên hệ thống công nghệ thông tin. Ngoài ra, một số hàng cồng kềnh được lưu trữ ở những vị trí không hợp lý. Vì vậy kiến nghị bộ phận quản lý kho sắp xếp lại vị trí lưu trữ của các hành hóa đang được lưu trong kho:
Thứ nhất, các khu vực lưu trữ và các khu vực trên giá kệ nên được đánh dấu
bằng mã vạch để có thể quản lý bằng công nghệ thông tin đồng bộ