Trong giai đoạn 2018 - 2020, chính sách quản lý các khoản phải thu của công ty còn hạn chế khi mà vòng quay KPT liên tục giảm trong các năm, có những khoản nợ tồn tại qua nhiều năm mà công ty chưa thể thu hồi. Việc này nghĩa là công
ty bị chiếm dụng vốn và có thể gặp rủi ro mất vốn khi khách hàng vỡ nợ. Vì vậy hiện tại Hoàng Gia nên tập trung vào công tác thu hồi nợ:
+ Đối với các khoản nợ lớn: nếu khách hàng không có khả năng trả đầy đủ thì công ty có thể gia hạn nợ hoặc xóa một phần nợ trong trường hợp khách hàng có thể trả nợ ngay. Nếu công ty phá sản thì có thể thu hồi nợ bằng các tài sản thay thế hoặc nhờ đến sự can thiệp của pháp luật để thu được giá trị nhiều nhất có thể.
+ Đối với các khoản nợ nhỏ: yêu cầu khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ số nợ hiện tại trước khi cung cấp tiếp dịch vụ. Trong trường hợp khách hàng vẫn hoạt động nhưng không phát sinh bất cứ một hợp đồng nào trong một khoảng thời gian dài như Công ty Tiến Phong thì Hoàng Gia càng phải chú trọng, thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn để thu hồi được hết những khoản nợ nhỏ lẻ này.
Việc thu hồi nợ thường gặp rất nhiều khó khăn, để giảm chi chí và áp lực thu hồi nợ, Hoàng Gia cần phải thiết lập lại một quy trình quản lý chặt chẽ các KPT bởi lẽ hiện tại công tác quản lý KPT còn lỏng lẻo, chưa có sự nhất quán, công ty có thể xem xét các bước sau đây:
- Trước khi cung cấp dịch vụ cần phải xác định chính xác thông tin khách hàng, điều tra điều kiện kinh tế, năng lực trả nợ, tư cách tín dụng để tiến hành phân loại và xây dựng một chính sách tín dụng phù hợp. Giả sử với nhóm khách hàng thân thiết, thực hiện tốt việc trả nợ thì có thể để thời hạn thanh toán kéo dài hơn nhằm mục đích tăng thêm sự gắn kết. Với những khách hàng mới, không nắm được nhiều thông tin thì nên yêu cầu thanh toán ngay hoặc trong khoảng thời gian ngắn.
- Dù cước vận chuyển có giá trị lớn hay nhỏ thì đều phải lập hợp đồng, yêu cầu khách hàng thống nhất và ký thỏa thuận trong đó nêu rõ thời hạn thanh toán và có các quy định về mức phạt phải chịu nếu không thanh toán đúng hạn.
- Theo dõi sát sao từng khoản nợ và tiến độ thanh toán của khách hàng để có thể kiểm soát được tình hình nợ phải thu. Gần đến ngày thanh toán, công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng để đề cập việc trả nợ vào đúng hạn.
- Thiết lập mức chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn, cũng là để thu hút nhiều khách hàng hơn.
- Xây dựng chính sách thu hồi nợ: chính sách thu hồi nợ phải tuân theo nguyên tắc chi phí quản lý và chi phí khác phát sinh liên quan tới thu hồi nợ không được vượt quá lợi ích thu được.
- Thành lập bộ phận phụ trách riêng về thu hồi nợ: gọi điện, đôn đốc khách hàng hàng ngày, xử lý công nợ đến hạn để đảm bảo dòng tiền chi tiêu trong tháng theo kế hoạch đặt ra.
- Tiến hành trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động, giảm các rủi ro.