Mục tiêu trong 10 năm, công ty sẽ phát triển theo hướng hình thành chuỗi cung ứng dịch vụ bằng cách hoàn thiện mô hình dịch vụ từ kho bãi, phân loại, đóng gói, vận chuyển và phân phối hàng hóa...
3.3. Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Gia
3.3.1. Nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu ngắn hạn
Trong giai đoạn 2018 - 2020, chính sách quản lý các khoản phải thu của công ty còn hạn chế khi mà vòng quay KPT liên tục giảm trong các năm, có những khoản nợ tồn tại qua nhiều năm mà công ty chưa thể thu hồi. Việc này nghĩa là công
ty bị chiếm dụng vốn và có thể gặp rủi ro mất vốn khi khách hàng vỡ nợ. Vì vậy hiện tại Hoàng Gia nên tập trung vào công tác thu hồi nợ:
+ Đối với các khoản nợ lớn: nếu khách hàng không có khả năng trả đầy đủ thì công ty có thể gia hạn nợ hoặc xóa một phần nợ trong trường hợp khách hàng có thể trả nợ ngay. Nếu công ty phá sản thì có thể thu hồi nợ bằng các tài sản thay thế hoặc nhờ đến sự can thiệp của pháp luật để thu được giá trị nhiều nhất có thể.
+ Đối với các khoản nợ nhỏ: yêu cầu khách hàng thanh toán một phần hoặc toàn bộ số nợ hiện tại trước khi cung cấp tiếp dịch vụ. Trong trường hợp khách hàng vẫn hoạt động nhưng không phát sinh bất cứ một hợp đồng nào trong một khoảng thời gian dài như Công ty Tiến Phong thì Hoàng Gia càng phải chú trọng, thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn để thu hồi được hết những khoản nợ nhỏ lẻ này.
Việc thu hồi nợ thường gặp rất nhiều khó khăn, để giảm chi chí và áp lực thu hồi nợ, Hoàng Gia cần phải thiết lập lại một quy trình quản lý chặt chẽ các KPT bởi lẽ hiện tại công tác quản lý KPT còn lỏng lẻo, chưa có sự nhất quán, công ty có thể xem xét các bước sau đây:
- Trước khi cung cấp dịch vụ cần phải xác định chính xác thông tin khách hàng, điều tra điều kiện kinh tế, năng lực trả nợ, tư cách tín dụng để tiến hành phân loại và xây dựng một chính sách tín dụng phù hợp. Giả sử với nhóm khách hàng thân thiết, thực hiện tốt việc trả nợ thì có thể để thời hạn thanh toán kéo dài hơn nhằm mục đích tăng thêm sự gắn kết. Với những khách hàng mới, không nắm được nhiều thông tin thì nên yêu cầu thanh toán ngay hoặc trong khoảng thời gian ngắn.
- Dù cước vận chuyển có giá trị lớn hay nhỏ thì đều phải lập hợp đồng, yêu cầu khách hàng thống nhất và ký thỏa thuận trong đó nêu rõ thời hạn thanh toán và có các quy định về mức phạt phải chịu nếu không thanh toán đúng hạn.
- Theo dõi sát sao từng khoản nợ và tiến độ thanh toán của khách hàng để có thể kiểm soát được tình hình nợ phải thu. Gần đến ngày thanh toán, công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng để đề cập việc trả nợ vào đúng hạn.
- Thiết lập mức chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn, cũng là để thu hút nhiều khách hàng hơn.
- Xây dựng chính sách thu hồi nợ: chính sách thu hồi nợ phải tuân theo nguyên tắc chi phí quản lý và chi phí khác phát sinh liên quan tới thu hồi nợ không được vượt quá lợi ích thu được.
- Thành lập bộ phận phụ trách riêng về thu hồi nợ: gọi điện, đôn đốc khách hàng hàng ngày, xử lý công nợ đến hạn để đảm bảo dòng tiền chi tiêu trong tháng theo kế hoạch đặt ra.
- Tiến hành trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động, giảm các rủi ro.
3.3.2. Nâng cao hiệu quả quản lý tiền
Qua phân tích hiệu quả sử dụng TSNH tại Công ty Hoàng Gia, ta thấy thời gian một vòng quay tiền mặt đang tương đối lớn, có sự chênh lệch lớn giữa tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Khi dự trữ lượng tiền mặt nhiều như vậy sẽ gây ra một khoản tiền nhàn rỗi không sinh lời vậy nên Hoàng Gia cần phải có các biện pháp điều chỉnh kịp thời:
Trước tiên, dựa vào mục tiêu, chiến lược của từng tháng, quý công ty cần dự báo dòng tiền thường xuyên và liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền ra vào:
- Dòng tiền vào: thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ, thu hồi nợ từ khách hàng.... có thể dựa trên cơ sở doanh thu của các tháng trước cùng với những nhận định, phán đoán khác nếu các yếu tố khách quan có sự biến động.
- Dòng tiền ra: gồm các khoản chi trả nhà cung cấp, chỉ trả lãi vay, trả lương nhân viên, tạm ứng cho lái xe hay các khoản chi cho đầu tư vào tài sản cố định.
Sau khi xác định được dòng tiền mới có thể xác định được mức dự trữ tối ưu, từ đó có thể thấy được ngân quỹ đang thiếu hụt hay dư thừa để đưa ra các biện pháp điều chỉnh. Nếu thiếu hụt thì công ty phải xác định được có thể bù đắp vốn từ nguồn nào, thu nợ từ khách hàng hay đi vay ngân hàng. Hiện tại công ty không có các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn nào nên nếu dư thừa thì có thể xem xét đến việc đầu tư vào các loại chứng khoán có tính thanh khoản cao để hạn chế sự nhàn rỗi của nguồn tiền.
Tiếp theo, quản lý chặt chẽ các khoản thu chi bằng tiền, kết hợp giữa ghi chép sổ sách và sử dụng phần mềm kế toán để quản lý, mọi hoạt động thu chi đều phải được thông qua thủ quỹ.
Xây dựng nguyên tắc: trước mỗi chuyến vận chuyển phải xác định cụ thể lượng tiền cần thiết, thông thường bao gồm chi phí đổ xăng dầu, tiền ăn uống cho tài xế và một khoản dự phòng. Công ty phải thiết lập được định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại xe, theo dõi giá xăng dầu, tùy thuộc vào từng hợp đồng mà thực hiện tính toán chi tiết số tiền cần ứng cho lái xe nhằm mục đích hạn chế việc đưa dư quá nhiều gây thất thoát, lãng phí tiền mặt. Sau đó, kế toán phải lưu ý, theo dõi cẩn thận các khoản tạm ứng này.
Ngoài ra, các giao dịch phát sinh với nhà cung cấp hay với khách hàng nên đẩy mạnh việc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng để dễ dàng quản lý các luồng tiền và giảm các rủi ro mất mát.
Cuối cùng, ghi chép đầy đủ, trung thực các hoạt động xuất, nhập quỹ tiền mặt hàng ngày, lưu trữ cẩn thận các loại phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi để sau còn có cơ sở đối chiếu. Thủ quỹ phải tiến hành kiểm kê số tiền trong quỹ hàng ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán, nếu chênh lệch thì việc tìm ra nguyên nhân cũng sẽ dễ dàng hơn.
3.3.3. Nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho
Trong năm 2018 và 2019 do chưa xử lý lô hàng tồn từ trước nên HTK của công ty còn nhiều bất cập. Tuy nhiên sang 2020 đã có sự cải tiến hơn khi mà vòng quay HTK tăng lên nhanh chóng cùng với đó thời gian một vòng quay HTK cũng giảm đi gần một nửa so với các năm trước. Điều này cho thấy công tác quản lý HTK của Hoàng Gia đã có sự tiến bộ nhưng để nâng cao hiệu quả sử dụng HTK hơn nữa, công ty có thể lưu ý một số biện pháp sau đây:
* Đối với phần hàng hóa: Nếu thay đổi lĩnh vực kinh doanh thì công ty cần
phải nhanh chóng xử lý lượng hàng tồn kho bằng cách thanh lý, nhượng bán, giảm giá để thu hồi vốn.
* Đối với chi phí SXKD dở dang: đây có thể sẽ là thành phần tồn kho chính
của công ty trong năm tới bao gồm: Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, dầu nhớt, săm lốp, chi phí khấu hao....
- Chi phí nhiên liệu: Việc quản lý, sử dụng nhiên liệu hợp lý sẽ giúp giảm GVHB từ đó công ty có cơ hội cạnh tranh về giá nhiều hơn. Quản lý chi phí nhiên liệu cũng khá phức tạp vì tính chất của vận tải là xe và lái xe thường xuyên ở bên
ngoài. Vậy nên trước mỗi chuyến vận chuyển, công ty phải tính toán được lượng nhiên liệu cần thiết dựa theo công thức: “Nhiên liệu tiêu hao = Số km xe chạy x Định mức tiêu hao + hao hụt”. Để tránh thất thoát trong trường hợp có thể lái xe dùng vào mục đích cá nhân, Hoàng Gia nên thực hiện khoán chi phí nhiên liệu cho lái xe. Sau khi kết thúc ca, yêu cầu nhân viên nộp lại đầy đủ các phiếu mua xăng dầu và phòng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với số nhiên liệu định mức đã lập của từng xe.
- Chi phí mua dầu nhớt, săm lốp, lá nhíp: đây là loại chi phí tồn nhiều nhất trong HTK do công ty tính toán không chuẩn xác khi mua vào. Vì vậy, đầu tiền cần phải xác định được lượng dự trữ cần thiết, không nên dự trữ quá nhiều để tránh sự hao hụt, hao mòn lãng phí. Mà để việc này được chuẩn xác thì công ty cần phải có tư vấn của bộ phận kỹ thuật. Kế toán lập bảng theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn, quản lý chặt chẽ lượng xuất ra cho từng đầu xe.
- Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: để giảm chi phí này Hoàng Gia cần phải quan tâm đến chất lượng xe nhiều hơn, kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng định kỳ. Trước mỗi chuyến vận chuyển, cần phải kiểm tra kỹ lưỡng từng xe để giảm các rủi ro trên đường đi. Ngoài ra tuyệt đối không được chở quá tải vì nó có nguy cơ cao về tai nạn giao thông, dễ gây ra các tình huống hư hỏng đột ngột như nổ lốp, mất phanh.. .không những gây thiệt hại về tài sản mà còn có thể đe dọa tới tính mạng con người.
Bên cạnh đó, cần phải khảo sát, lựa chọn đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng, nguồn cung cấp nguyên nhiên vật liệu thích hợp để vừa đảm bảo chất lượng, vừa đảm bảo về giá, như vậy mới có thể tiết kiệm yếu tố đầu vào làm giảm giá thành giúp công ty có khả năng cạnh tranh về giá với đối thủ. Thường xuyên theo dõi những biến động về giá cả để có những quyết định hợp lý, giảm được chi phí với mục đích mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.
3.3.4. Nâng cao chất lượng cán bộ công nhân viên
Nhân lực là một yếu tố vô cùng quan trọng, là yếu tố quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bởi vậy khi một doanh nghiệp thất bại người ta hay nhắc đến nguyên nhân là do người lãnh đạo mắc sai lầm trong việc đầu tư, kinh doanh. Do vậy, nguồn nhân lực tốt sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cao cho công ty.
Hiện nay tại Công ty Hoàng gia, nhiên viên không chỉ thiếu về mặt số lượng mà còn hạn chế cả về mặt chất lượng. Với một doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức đơn giản là điều dễ hiểu nhưng các bộ phận quản lý hay kế toán phải được chuẩn hóa và chuyên nghiệp. Vì vậy Công ty Hoàng Gia có thể lưu ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, đối với bộ phận lãnh đạo, những người trực tiếp quản lý và điều hành công ty cần phải trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ vận tải bằng cách tham dự các hội thảo, các lớp tập huấn để nâng cao trình độ hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của công ty và để có thể đưa ra những phân tích, dự đoán, quyết định chuẩn xác hơn. Hơn nữa, việc hiểu biết nhiều hơn về lĩnh vực tài chính thì công ty có thể sử dụng nguồn tiền dư thừa để đầu tư vào các lĩnh vực khác, ví dụ như bất động sản hay chứng khoán các lĩnh vực có khả năng thu được lợi nhuận cao hơn so với việc đem khoản tiền đó gửi ngân hàng và hưởng lãi.
Thứ hai, đối với nhân viên phòng kế toán và phòng kinh doanh, cần bổ sung thêm lực lượng. Hiện tại, việc hạch toán vào sổ sách kế toán, lên các BCTC hay báo cáo thuế thì công ty đang thuê dịch vụ bên ngoài. Xu hướng này đang được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng, tuy nhiên người ngoài công ty sẽ không hiểu rõ và theo dõi sát sao tình hình của công ty nên những sai lầm trong quy trình kế toán là điều rất dễ xảy ra. Vậy nên trong thời gian tới, Hoàng Gia nên bổ sung, hoàn thiện bộ phận kế toán, ví dụ thêm kế toán nội bộ, kế toán thuế. Còn với phòng kinh doanh, Hoàng Gia nên xem xét tăng số lượng nhân viên khi tăng số lượng xe chở để có thể quản lý tốt hơn. Tạo điều kiện cho nhân viên kinh doanh tham gia các khóa học về marketing, kỹ năng bán hàng, kỹ năng giao tiếp thuyết trình và nên đặt KPI và mức lương phù hợp cho mỗi nhân viên để họ nỗ lực hơn.
Thứ ba, đối với đội lái xe gồm các lái chính và lái phụ, Công ty cần cứng rắn hơn trong việc tuyển dụng, không thể vì những mối quan hệ riêng mà nhận. Trước khi tuyển, công ty phải kiểm tra về các mặt như bằng lái xe, trình độ hiểu biết về luật giao thông (các biển báo và quy định), khả năng nắm bắt các trục đường đi chính từ Bắc vào Nam hay cần đưa ra các tình huống yêu cầu họ xử lý để dựa vào đó đánh giá trình độ và nhân cách của tài xế. Đội lái xe là bộ phận không thể thiếu, vì vậy cần xây dựng một lượng đầy đủ cả số lượng và chất lượng vì mục tiêu lợi
nhuận kinh doanh, lái xe an toàn, hàng hóa của khách hàng được vận chuyển đúng nơi, không bị thiếu hụt, trễ thời gian.
3.3.5. Cải thiện công tác quản lý chi phí
Những năm qua, tốc độ tăng của chi phí đều nhanh hơn so với tốc độ tăng của doanh thu và thu nhập khác. Hoàng Gia đang trong giai đoạn phát triển nên việc quản lý các chi phí vẫn còn nhiều hạn chế. Để cải thiện vấn đề này công ty có thể lưu ý một số điểm sau đây:
Thứ nhất, xác định được số lượng lao động cần thiết trong từng giai đoạn, xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý với trình độ của nhân viên.
Thứ hai, tiết kiệm chi phí bằng cách tính toán kĩ lưỡng các loại chi phí cho từng hợp đồng như phí khi qua các trạm thu phí, chi phí bảo quản hàng hóa như thuê kho bãi, phí sửa chữa, đền bù hợp đồng nếu hàng hóa hư hỏng, thiệt hại, mua bảo hiểm cho các lô hàng hóa.... Ngoài ra không được sử dụng tiền phục vụ các mục đích cá nhân rồi đưa vào chi phí kinh doanh của công ty.
Thứ ba, thường xuyên phải có sự so sánh giữa doanh thu và chi phí theo tháng, tìm ra nguyên nhân chi phí tăng hay giảm để kịp thời nắm bắt được tình hình và có phương án thay đổi cách quản lý.
3.4. Kiến nghị với Nhà nước, các ban ngành
Trong quá trình phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng TSNH của Công ty CP XNK Nông sản Hoàng Gia, số liệu của các chỉ tiêu trung bình ngành chưa được đầy đủ, dùng để so sánh, phân tích để đưa ra các nhận định đúng đắn nhất. Các nhà phân tích, khách hàng hay chính bản thân công ty cũng vì thiếu thông tin mà có thể không biết vị trí của mình đang ở đâu và đã có những quyết định sai lầm. Vì vậy, Nhà nước cần hoàn thiện luật thống kê, tăng cường công tác thống kê để xây dựng hệ thống chi tiêu trung bình ngành và công khai các chỉ tiêu này theo từng tỉnh thành và trong cả nước.
Nhà nước cần rút gọn các thủ tục hành chính, đẩy mạnh áp dụng khoa học công nghệ trong việc khai báo, thu phí, lệ phí ở tất cả các ngành nghề, tránh rườm rà