1.2.2. Nội dung tin học hóa chu trình kế toán doanh thu, chi phí và xác đinh kếtquả kinh doanh quả kinh doanh
Tin học hóa chu trình kế toán được hiểu là dùng máy tính cũng như các loại máy móc hỗ trợ để làm thay nhân viên kế toán một phần công việc. Đây là một phần mềm của công nghệ thông tin để làm công việc của một kế toán bình thường, máy tính sẽ hỗ trợ một phần công việc thường ngày của kế toán trong việc tính toán tài chính, tính lương, tính thuế thông qua các phần mềm hỗ trợ như Excel, Access, Visual ...
Việc ghi chép sổ sách từ thời xa xưa để ghi chép lại thu chi, các khoản điều động, những nội dung của kế toán được gọi là hình thức ghi sổ sách kế toán bằng
tay đã được các doanh nghiệp hiện nay thay bằng các phần mềm kế toán hỗ trợ. Các phần mềm hỗ trợ kế toán có tác dụng rõ rệt trong việc giảm lượng công việc của nhân viên kế toán, giảm thiểu thời gian, công sức của nhân viên kế toán. Các công cụ hỗ trợ cho nhân viên kế toán được sử dụng nhiều tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay là PM, Fast, Excel ...
Quy trình của phần mềm kế toán
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì càng xuất hiện nhiều phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Phần mềm kế toán trên cơ bản là hệ thống các chương trình dùng để xử lý các thông tin kế toán trên máy tính một cách tự động. Quy trình thông thường của nhân viên kế toán để làm việc, xử lý thông tin thường bắt đầu từ khâu nhập dữ liệu gốc, phân loại dữ liệu, ghi chép và xử lý thông tin theo quy trình, làm sổ, báo cáo. Sau khi có phần mềm kế toán, những công việc này sẽ được phần mềm làm thay một phần. Quy trình chung của phần mềm kế toán bao gồm:
- Ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp các dữ liệu so với dữ liệu gốc. Dữ liệu gốc là các chứng từ, sổ sách được nhân viên kế toán nhập vào phần mềm. - Phần mềm sẽ thông qua code được tạo ra và thực hiện phân tích dữ liệu, tính
toán và thống kê theo quy trình được cài đặt.
- Sau khi thông qua quá trình xử lý thông tin, dữ liệu là các kết quả tính toán sẽ được đưa ra
1.2.2.1. Tin học hóa chu trình kế toán doanh thu và chi phí
Công đoạn nhập dữ liệu đầu vào
Ở công đoạn đầu tiên, người dùng sẽ phải tự nhập cũng như phân loại các loại chứng từ sổ sách, các loại hóa đơn phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Người dùng phân loại sau đó nhập tay dữ liệu vào hệ thống.
Nhân viên kế toán sau khi nhập dữ liệu xong, phần mềm sẽ tự động lưu trữ thông tin dưới dạng các file dữ liệu hoặc các tệp thông tin.
Công đoạn xử lý thông tin
Ở giai đoạn xử lý thông tin này thì phần mềm sẽ được thực hiện lưu trữ, tổ chức thông tin và thực hiện tính toán theo yêu cầu của các thông tin tài chính dựa vào các thông tin mà được nhập và lưu ở bước đầu.
Phần mềm sẽ tiến hành làm việc, trích lọc các thông tin trên chứng từ vừa nhập để ghi vào các file lưu trữ, các nhật ký cũng như các file lưu trữ liên quan.
Công đoạn cuối là kết xuất và cho dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu trong cả hai công đoạn đã xử lý trên, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, thống kê và phân tích số liệu... và cho ra các thông số chính xác, xuất ra làm báo cáo chi tiết. Người dùng có thể xem các báo cáo cũng như thông số mà phần mềm cho ra để phục vụ cho công việc kế toán của nhân viên kế toán.
Tùy theo khả năng của phần mềm cũng như yêu cầu của nhân viên kế toán mà nhân viên kế toán cũng có thể thêm hoặc sửa chữa dữ liệu để làm nên bản báo cáo tài chính cụ thể theo yêu cầu của cấp trên.
Nhìn chung thì các bước của phần mềm kế toán tương tự với quy trình của kế toán thủ công thông thường, việc sử dụng phần mềm kế toán giúp nhân viên kế toán có thể giảm bớt lượng công việc trong việc xử lý các thông tin, các bước tính toán và lưu trữ thông tin.
1.2.2.2. Tin học hóa chu trình xác định kết quả kinh doanh
Xác định kết quả kinh doanh là công đoạn cuối sau khi hoàn tất các dữ liệu phát sinh của doanh nghiệp trong kỳ. Phần mềm kế toán sau khi đã được nhập lên dữ liệu về doanh thu và chi phí sẽ bắt đầu xử lý thông theo các chính sách đã được lập trình sẵn từ ban đầu của doanh nghiệp. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc thù về ngành nghề khác nhau nên cũng sẽ có những chính sách kế toán riêng, trước khi phần mềm kế toán đi vào sử dụng và thực hành, công ty sẽ thiết lập chính sách kế toán của công ty vào phần mềm để khi dữ liệu nhập vào, phần mềm sẽ tự động tính toán và xử lý theo cài đặt của công ty.
Ở chu trình này, kế toán sẽ theo dõi phần mềm xử lý dữ liệu, thông tin trong kỳ, đối chiếu số liệu trên máy xử lý và thực tế để có sự đối chiếu, xác thực đảm bảo tính chính xác của số liệu khi lên báo cáo. Mặc dù hiện nay hầu hết các doanh
nghiệp đều đã và đang ứng dụng tin học hóa vào chu trình kế toán của công ty nhưng bộ phận kế toán vẫn luôn phải có những sổ sách ghi chép thủ công để có thể đối chiếu, so sánh số liệu nhập trên phần mềm kế toán và thực tế ghi nhận có chính xác hay không.
Do đây là chu trình cuối cùng, dựa vào những số liệu chứng từ nhập từ công đoạn đầu tiên để tính toán đưa ra số liệu, vấn đề sai sót do nhập liệu là không tránh khỏi. Vì thế các nhân viên kế toán có thể tìm ra các sai sót và xin ý kiển cấp trên để sửa đổi hay bổ sung cho những sai sót đó.