Khi thời đại công nghệ phát triển thì kế toán thủ công dần bị thay thế bằng kế toán trên phần mềm hệ thống có sẵn. Điều này, cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp sẽ thay máu nguồn nhân lực từ thế hệ lão làng đầy kinh nghiệm sang thế hệ trẻ chưa có kinh nghiệm nhưng dễ dàng bắt kịp với xu hướng mới.
Với những ví dụ ở phần 2.2.1.1, Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics sẽ tiến hàng ghi nhận doanh thu như sau:
Căn cứ vào hoá đơn GTGT ở trên, kế toán nhập số liệu trên phần mềm kế toán Misa thực hiện các bước sau:
B1: Kế toán viên vào hệ thống/tuỳ chọn/hiển thị các nghiệp vụ, tại bán nghiệp vụ bán hàng tích vào đề nghị ghi nhận doanh thu (như hình 1.1)
Hình 1.1
B2: Kế toán viên thực hiện kết nối đến dịch vụ hoá đơn điện tử Meinvoice.vn và điền thông tin đăng nhập gồm: Mã số thuế, email hoặc số điện thoại, mật khẩu (hình 1.2)
Hình 1.2
B3: Lấy danh sách các hoá đơn đã phát hành về phần mềm Misa theo các bước sau (như hình 1.3)
B4: Lập chứng từ hoá đơn đã được lấy về (có thể lập một hoặc nhiều chứng từ cùng một lúc) (hình 1.4)
Hình 1.4
Hình 1.5
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có SDDK .... 01/12/1 9 HĐ1032 01/12/19
Chi phí sửa chữa
xe 331 6.500.000
...
B5: Sau khi lập thành công, phần mềm sẽ hiển thị các chứng từ bán hàng chưa thanh toán, kèm hoá đơn, không kiêm phiếu xuất kho. Ke toán thực hiện ghi sổ lại chứng từ hoặc có thể xem/sửa chứng từ (hình 1.5)
Sau khi hạch toán vào phần mềm kế toán Misa, kế toán viên thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu trên phần mềm phải khớp với các số liệu trên hoá đơn, chứng từ. Sau đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ cái, nkc và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
2.2.3. Ke toán chi phí
2.2.3.1. Kế toán chi phí theo phương pháp truyền thống
Đi kèm với việc ghi nhận doanh thu thì không thể thiếu được việc xác định và hạch toán chi phí phát sinh trong năm của mỗi doanh nghiệp. Do đó, việc hạch toán chi phí theo phương pháp truyền thống được những kế toán viên lão làng hạch toán trên giấy tờ và sổ sách như sau:
* Kế toán giá vốn hàng bán
Việc tập hợp chi phí cấu thành giá vốn dịch vụ được tập hợp trên TK 154, từ TK 154 kết chuyển sang TK 632. Các chi phí liên quan đến tập hợp chi phí cấu thành giá vốn dịch vụ: chi phí xăng dầu, tiền lương nhân viên lái xe, chi phí sửa chữa xe, chi phí bãi đậu xe,...
- Chứng từ sử dụng: phiếu kế toán - Các chứng từ có liên quang khác
- Tài khoản sử dụng: TK 632: Giá vốn hàng bán - Sổ sách sử dụng:
+ Sổ NKC + Sổ cái TK 632
Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics Mẫu số S03a-DN
Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc (Ban hành theo QĐ số 48∕2006∕QD-BTC
Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019 Loại TK: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
31/12/1 9 PKT 13 31/12/1 9 Kết chuyển sang giá vốn 632 3.115.649.00 0 Cộng phát sinh 3.115.649.00 0 3.115.649.00 0
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1 Phát sinh giá vốn hàng bán 632 154 3.115.649.000
Cộng 3.115.649.000
Đơn vị: Công ty Cổ phần dịch vụ triển lãm và Logistics
Địa chỉ: Số 5B, Ngõ 55, Đường Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
PHIẾU KẾ TOÁN Số: 14
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 31/12/19 PTK 14 31/12/19 Phát sinh giá vốn hàng bán trong kỳ 632 154 3.115.649.000 3.115.649.000 ... Cộng phát sinh 9.113.476.917 9.113.476.917
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Người lập (Ký, họ tên) (Đã ký) K e t o 54
Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics Mau số S03a-DN
Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHUNG
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có SDDK 31/12/19 PTK 14 31/12/1 9 Phát sinh giávốn hàng bán trong kỳ 154 3.115.649.00 0 31/12/19 31/12/1 9 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 3.115.649.00 0 Cộng phát 3.115.649.00 0 3.115.649.00 0 SDCK Biểu số 2.7: Sổ NKC
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
Căn cứ vào sổ nhật ký chung (Biểu 2.6) kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 632 (Biểu số 2.8)
Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics Mau số S03a-DN
Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019 Loại TK: Giá vốn hàng bán
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.8: Sổ cái TK 632
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH T&Q HÀ NỘI Mã số thuế:
Địa chỉ: Số 31 ngõ 48 Nguyễn Chánh, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 024 32262778 Fax:
Số tài khoản: Tại: NH
* Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp:
- Chứng từ sử dụng: + Hoá đơn GTGT
+ Phiếu chi, uỷ nhiệm chi,... + Bảng thanh toán lương
+ Bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao - Tài khoản sử dụng:
+ TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Sổ sách sử dụng:
+ Sổ NKC
+ Sổ cái TK 641, 642
VD1: Ngày 5/12/2019 Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics thanh toán tiền mua văn phòng phẩm phục vụ bộ phận quản lý theo HĐ(0001156) với số tiền ghi trên hoá đơn là 3.500.000 (Chưa thuế GTGT 10%) bằng tiền mặt.
Định khoản:
Nợ TK 642: 3.500.000 Nợ TK 133: 350.000 Có TK 111: 3.850.000
Căn cứ vào HĐ(0001156) (Biểu số 2.9), kế toán tiến hành lập phiếu chi số PC054/Q3 và sổ NKC (Biểu số 2.10)
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 5 tháng 12 năm 2019
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/15P Số:0001156
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty CP Triển lãm và Logistics
Mã số thuế: 0105692485 Hình thức thanh toán: tiền mặt
Địa chỉ: Tầng 4, số 5B ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống đa, Hà Nội
Số tài khoản: 0451001656594 Tại ngân hàng: Vietcombank - Chi nhánh Thành Công STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Mua văn phòng phẩm 3.500.000
Tổng: 3.500.000 Thuế GTGT: 350.000 Tổng tiền thanh toán: 3.850.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.9: Hoá đơn GTGT số 0001156
Đơn vị: Công ty Cổ phần dịch vụ triển lãm và Mau số: 02 — VT
Logistics Ban hành theo Thông tư
Địa chỉ: Số 5B, Ngõ 55, Đường Huỳnh Thúc 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016
Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành của Bộ Tài Chính
phố Hà Nội PHIẾU CHI Ngày 5 tháng 12 năm 2019 Số PC054/Q3 Quyển số: 03 Nợ: TK 642, TK 133: 3.850.000 Có: TK 111: 3.850.000
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Xuyến Đơn vị: Bộ phận quản lý
Lý do chi: Mua văn phòng phẩm Số tiền: 3.850.000
Viết bằng chữ: Ba triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc
Giám đốc Ke toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Biểu số 2.10: Phiếu chi số PC054/Q3
STT Họ và tên Chức vụ
Lương cơ bản
Phụ cấp
Lương T12
Ăn trưa Điện thoại Tổng cộng
1 Nguyễn Thị Hậu Nhân viên 6.500.000 800.000 100.000 900.000 7.400.000
2 Trần Huy Lợi Nhân viên 6.500.000 800.000 100.000 900.000 7.400.000
3 Trương Quốc Cường Nhân viên 7.000.000 800.000 100.000 900.000 7.900.000
4 Đỗ Tuấn Anh Nhân viên 5.500.000 800.000 100.000 900.000 6.400.000
Tổng 33.000.000 4.000.000 500.000 4.500.000 37.500.000
STT
Họ và tên Lương
đóng BH Trích các khoản BH vào CP Trích các khoản BH vào lương
17.5%
BHXH BHYT3% BHTN1% Tổng BHXH8% BHYT1.5% BHTN1% Tổng
1 Nguyễn Thị Hậu 07.400.00 1.295.000 222.000 74.000 1.591.000 592.000 111.000 74.000 777.000
2 Trần Huy Lợi 07.400.00 1.295.000 222.000 74.000 1.591.000 592.000 111.000 74.000 777.000
3 Trương QuốcCường 07.900.00 1.382.500 237.000 79.000 1.698.500 632.000 118.500 79.000 829.500
4 Đỗ Tuấn Anh 6.400.00
0 1.120.000 192.000 64.000 1.376.000 512.000 96.000 64.000 672.000
Tổng 33.000.000 6.562.500 1.125.000 375.000 8.062.500 3.000.000 562.500 375.000 3.937.500 Trích bảng trích các khoản bảo hiêm
Ngày, tháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày,
tháng
Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
05/12 HĐ0001156PC054/Q3 05/12 Mua văn phòng phẩm 642 3.500.000 133 350.000 111 3.850.000 31/11 BL11 31/11 Tính lương cho CNV 642 37.500.000 334 37.500.000
31/11 B.TrL11 31/11 Trích các khoản trích theo lương
642 8.062.500
334 3.937.500
338 12.000.000
______________________________Tổng______________________________ 53.350.000 53.350.000
Đơn vị: Công ty Cổ phần dịch vụ triển lãm và Logistics
Địa chỉ: Số 5B, Ngõ 55, Đường Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm 2019
Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày,
tháng
Nợ Có
Số trang trước chuyển sang
05/12 HĐ0001156PC054/Q3 05/12 Mua văn phòng phẩm 111 3.500.000
31/11 BL11 31/11 Tính lương cho CNV 334 37.500.000
31/11 B.TrL11 31/11 Trích các khoản trích theo lương 338 8.062.500
31/12 PKT30 31/12 Kết chuyển CP QLDN 911 49.062.000
______________________________Tổng______________________________ 49.062.000 49.062.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Ke toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Đơn vị: Công ty Cổ phần dịch vụ triển lãm và Logistics
Địa chỉ: Số 5B, Ngõ 55, Đường Huỳnh Thúc Kháng, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
SỔ CÁI
TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Ke toán trưởng
Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,
2.2.3.2. Ke toán chi phí theo công nghệ tin học hóa
Việc hạch toán theo phương pháp thủ công tốn nhiều thời gian và giấy tờ nhưng việc hạch toán theo công nghệ tin học hóa thì ngược lại. Sử dụng công nghệ tin học hóa trong công tác kế toán giúp kế toán viên tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực cũng như việc bảo vệ môi trường do ít sử dụng đến giấy và các loại giấy tương đương. Quy trình hạch toán các loại chi phí theo phương pháp tin học hóa được thực hiện như sau:
* Phân bổ chi phí bán hàng, QLDN, chi phí khác
• Phân bổ chi phí bán hàng, QLDN, chi phí khác cho các đơn vị
◦ Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\ Phân bổ chi phí BH, QLLDN, khác. ◦ Nhấn Thêm.
◦ Chọn kỳ phân bổ tương ứng, tích chọn Phân bổ cho đơn vị. ◦ Nhấn Đồng ý.
◦ Trên tab Chi phí:
■ Tích chọn các khoản chi phí sẽ được phân bổ.
■ Nhập lại tỷ lệ phân bổ nếu không muốn phân bổ hết 100% khoản chi phí tương ứng.
■ Lưu ý: Hệ thống sẽ tự động tổng hợp các phát sinh của các tài khoản chi phí không chi tiết theo đơn vị trong khoảng thời gian đã chọn lên chứng từ phân bổ:
■ 1. Với TT200, phần mềm sẽ tổng hợp chi phí của các TK 632x, 635x, 641x, 642x, 811x.
■ 2. Với TT133, phần mềm sẽ tổng hợp chi phí của các TK 632x, 635x, 642x, 811x.
◦ Trên tab Phân bổ:
■ Nhấn vào biểu tượng φħ để chọn các đối tượng sẽ được phân bổ chi phí. ■ Tích chọn các đối tượng bị phân bổ, sau đó nhấn Chọn.
■ Nhập tỷ lệ phân bổ cho từng đơn vị. => Neu TK có cùng tỷ lệ phân bổ cho các đơn vị, thì chỉ cần nhập tỷ lệ phân bổ cho TK đầu tiên, sau đó nhấn chuột phải vào cột Tỷ lệ và chọn chức năng Sao chép Tỷ lệ cho các tài khoản phía sau.
Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu
TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Trangsổ dòngSTT Nợ Có
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong năm
31/12/2019 - 31/12/2019 Kết chuyển DTBH và CCDV 511->911 ^5T1 11.359.145.954
31/12/2019 - 31/12/2019 Kết chuyển doanh thu tài chính 515->911 5152 28.352.652
31/12/2019 - 31/12/2019 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632->911 ~63^2 9.113.476.917 31/12/2019 - 31/12/2019 Ket chuyển chi phí tài chính 635->911 ~63^5 9.305.437 31/12/2019 - 31/12/2019 Ket chuyển chi phí quản lý 642->911 ~64^2 2.504.471.100
Nhấn Cất.
2.2.4. Ke toán xác định kết quả kinh doanh
2.2.4.1. Kế toán xác định kết quả kinh doanh theo phương pháp truyền thống
Khác với việc hạch toán doanh thu, chi phí thì kế toán viên cần phải tập hợp những doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của công ty. Việc này cần nhiều thời gian cũng như đòi hỏi tính cẩn thận, chính xác và đúng đắn trong việc kết chuyển những doanh thu, chi phí trong năm sang TK 911. Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp, kế toán viên kết chuyển doanh thu và chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh năm 2019 như sau:
- Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511: 11.359.145.954 Nợ TK 515: 28.352.652 Có TK 911: 11.387.498.606 - Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911: 11.627.253.454 Có TK 632: 9.113.476.917 Có TK 642: 2.504.471.100 Có TK 635: 9.305.437 - Lợi nhuận trước thuế = 11.387.498.606 - 11.627.253.454 =
-239.754.848
- Kết chuyển lãi lỗ: Nợ TK 421: 239.754.848/ Có TK 911: 67
Đơn vi: Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics
Địa chỉ: Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội
Mẫu số S03b' - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
SÔ CẢI
Năm 2019
31/12/2019 - 31/12/2019
Xác định kết quả hoạt động kinh doanh 911-
>4212 421 239.754.848
Ngày, tháng ghi sô Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Trang sô STT dòng Nợ Có
Số dư đầu năm 531.296.081
Số phát sinh trong năm
01/01/2019 - 01/01/2019 Kết chuyển kết qủa kinh doanh 2018 4211 689.080.823
01/01/2019 - 01/01/2019 Kết chuyển kết qủa kinh doanh 2018 4212 689.080.823
31/12/2019 31/12/2019 Xác định kết quả hoạt động kinh doanh 911->4212 ~9Ĩ1 239.754.848
Cộng số phát sinh năm 928.835.671 689.080.823
Số dư cuối năm 287.825.393
Ngày 31 tháng 12 năm 2017
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
68
Đơn vi: Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics
Địa chỉ: Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội
SÔ CẢI
Mau số S03b - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)
(Dùng cho hình thức Nhật ký chung) Năm 2019
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.4.2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh theo công nghệ tin học hóa
Cuối kỳ, kế toán phải tập hợp doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của công ty trên phần mềm kế toán Misa. Do đó mà kế