Theo định nghĩa, kế toán là quá trình xác định, ghi lại, phân loại và tóm tắt các giao dịch tài chính để tạo ra các báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Với bối cảnh hiện tại, thế giới đang phát triển theo xu hướng công nghệ hoá, hiện đại hoá dẫn tới việc công tác kế toán ngày nay đang dần bị thay thế bằng việc sử dụng các phần mềm kế toán trên máy tính thay vì sử dụng ghi chép trên giấy tờ như trước. Và dưới đây là những sự khác biệt về hoạt động của kế toán thủ công và kế toán phần mềm:
Thứ nhất, việc ghi chép lại các giao dịch trong kế toán thủ công thì được ghi chép cẩn thận, tỉ mỉ thông qua những sổ sách gốc trong khi nội dung dữ liệu giao dịch như vậy chỉ cần nhập dữ liệu trên máy và hệ thống sẽ tự động lưu trữ ngay lập
tức. Trong một cơ sở dữ liệu kế toán được thiết kế trên phần mềm kế toán mà không cần phải thực hành ghi chép lặp đi lặp lại trên giấy tờ, sổ sách viết tay.
Thứ hai, trong hệ thống kế toán thủ công, các giao dịch đã ghi lại vào sổ bút toán gốc đều được phân loại sang sổ cái. Điều này chính là nguyên nhân dẫn đến sự trùng lặp giữa các giao dịch. Ngược lại với kế toán thủ công thì việc tin học hoá trong công tác kế toán không có sự trùng lặp dữ liệu như vậy, bởi các giao dịch, dữ liệu đều được lưu trữ và xử lý để cùng được trình bày trong hình thức của một bản báo cáo. Đặc biệt là các hình thức khác nhau của cùng một dữ liệu, giao dịch đều được hệ thống lưu trữ, xử lý và được trình bày trong các báo cáo khác nhau.
Thứ ba, khi hạch toán theo phương pháp truyền thống thì các dữ liệu giao dịch đều được tổng kết lại bằng cách xác định số dư của nhiều tài khoản để tạo ra bảng cân đối thử. Do đó, việc chuẩn bị các tài khoản sổ cái là một điều kiện tiên quyết để chuẩn bị bảng cân đối thử. Điều này, khiến cho việc chuẩn bị báo cáo mất rất nhiều thời gian. Ngược lại, trong tin học hoá kế toán, các dữ liệu giao dịch lưu trữ ngay từ đầu đều được hệ thống xử lý và tính toán để đưa ra số dư của các tài khoản khác nhau và cuối cùng sẽ được hiển thị trong bảng cân đối thử. Vì vậy mà việc tạo tài khoản sổ cái là không cần thiết để đưa ra bảng cân đối thử như việc sử dụng hệ thống kế toán truyền thống.
Thứ tư, liên quan đến bút toán điều chỉnh, trong một hệ thống kế toán thủ công, các mục này được thực hiện để tuân thủ nguyên tắc doanh thu phù hợp với chi phí. Những bút toán này được ghi nhận để khớp với chi phí của kỳ kế toán với doanh thu được tạo ra. Một số bút toán điều chỉnh bị mắc lỗi có thể được điều chỉnh lại. Tuy nhiên, trong phần mềm kế toán thì các chứng từ được chuẩn bị và lưu trữ theo nguyên tắc doanh thu khớp với chi phí, nhưng không có các bút toán điều chỉnh cho các lỗi sai, ngoại trừ sửa lỗi theo đúng nguyên tắc bằng cách nhập lại một chứng từ sai như sử dụng chứng từ thanh toán cho một giao dịch đã ghi nhận.
Thứ năm, về báo cáo tài chính, trong kế toán thủ công, việc chuẩn bị báo cáo tài chính được giả định sẵn là có bảng cân đối thử. Tuy nhiên, trong kế toán trên máy tính thì không có yêu cầu như vậy. Báo cáo tài chính được tạo độc lập với việc xuất bảng cân đối thử vì như vậy có thể được chuẩn bị bằng cách xử lý trực tiếp dữ liệu, giao dịch ban đầu được lưu trữ.
Thứ sáu, sau khi chuẩn bị báo cáo tài chính, kế toán viên cần thực hiện chuẩn bị cho kỳ kế toán tiếp theo. Điều này đạt được bằng cách khoá sổ và sử dụng bút
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/002
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/18P
Liên 3: Nội bộ Số: 0000702
Ngày 01 tháng 12 năm 2019
toán đảo ngược. Mặt khác khi sử dụng kế toán trên máy tính, cuối năm thì các dữ liệu giao dịch đều được xử lý để tạo và lưu trữ số dư tài khoản trong cơ sở dữ liệu.
^ Với sự so sánh trên, có thể thấy rằng về mặt khái niệm thì quy trình kế toán là giống hệt nhau bất kể được sử dụng công nghệ. Nhưng về mặt hoạt động thì việc sử dụng tin học hoá kế toán sẽ dễ dàng, nhanh hơn, gọn hơn, chính xác và đầy đủ hơn.
Như vậy, để đạt được kết quả tốt, nhanh chóng, chính xác, đầy đủ với sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường vận tải, dịch vụ, triển lãm, Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics cũng đã và đang bắt kịp với xu thế kế toán tin học hiện đại dưới sự thay đổi của nền kinh tế, công nghệ Việt Nam. Hiện nay, với sự phát triển về công nghệ có rất nhiều phần mềm kế toán: phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán BRAVO, phần mềm kế toán FAST,...cho thấy ngay chính trên thị trường tin học phát triển cũng có rất nhiều sự cạnh tranh cho máy móc thông minh áp dụng vào việc quản lý tài chính - kế toán cho các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả, tính chính xác, đầy đủ và đúng đắn trong việc quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics cũng đã chọn và tin tưởng sử dụng phần mềm kế toán MISA thay vì làm kế toán thủ công như nhiều năm về trước.
2.2.2. Ke toán doanh thu
2.2.2.1. Kế toán doanh thu theo phương pháp truyền thống
Trước khi công nghệ chưa phát triển, để quản lý tài chính tốt nhất, các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ đều sử dụng phần lớn những kế toán viên gạo cội, cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc và hơn nữa là họ có nhiều kinh nghiệm để xử lý các nghiệp vụ kế toán. Quy trình này, yêu cầu những thao tác thủ công trên giấy tờ, đòi hỏi cao sự cẩn thận, tỉ mỉ của kế toán viên để giúp ban lãnh đạo của doanh nghiệp đưa ra những giải pháp và quyết định đúng đắn, chính xác nhất, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Để dẫn dắt doanh nghiệp phát triển từng bước, không ngừng thì kế toán viên đóng vai trò rất quan trọng trong việc hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty. Vì vậy, việc hạch toán doanh thu đều được các doanh nghiệp hạch toán trên giấy tờ và những sổ sách dưới đây.
VD1: Ngày 01/12/2019 Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics nhận vận chuyển hàng hoá của Công ty TNHH kỹ thuật năng lượng YUEXIN từ cửa khẩu Hữu Nghị đến Bình Thuận với tổng số tiền là 47.000.000 đồng (Chưa VAT 10%) theo HĐ0000702, thanh toán chuyển khoản.
Căn cứ vào HĐ số 0000702 (biểu 2.1), phiếu thu (biểu 2.2) kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ NKC (biểu 2.4), sổ cái (biểu 2.5)
Định khoản:
Nợ TK 111: 51.700.000 Có TK 511: 47.000.000
Địa chỉ: Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội
Số tài khoản:... Điện thoại:... Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH kỹ thuật năng lượng Yue Xin Mã số thuế: 0314978311
Địa chỉ: 48 Đường 34B, khu phố 5, P. An Phú, Q2, TP Hồ Chí Minh
Hình thức thanh toán: Tiền mặt______________Số tài khoản____________________ STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 ' 6=4x5 '
1 Cước vận chuyển từ cửakhẩu Hữu Nghị - Bình
Thuận________________ Chuyến 1 47.000.000
47.000.00 0
Cộng tiền hàng: 47.000.000______________________________________________ Thuế suất GTGT: 10%___________________ Tiền thuế GTGT: 4.700.000________ Tổng cộng tiền thanh toán: 51.700.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người mua hàng Giám đốc
Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT số 0000702
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 “2 ^4 ~5 6=4x5
1 Cước vận chuyển HảiPhòng - Hà Nội Chuyến 1 15.000.000 15.000.000
Cộng tiền hàng: 15.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:
1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người mua hàng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics Mầu số 01 - TT
Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội ngày 14/09/2006 của Bộ trưỏng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 01 tháng 12 năm 2019 S ố : PT0000702
Nợ TK 1111: 51.700.000
Có TK 5111: 47.000.000
Có TK 3331: 4.700.000
Họ và tên người nộp: Công ty TNHH kỹ thuật năng lượng Yue Xin Địa chỉ: 48 Đường 34B, khu phố 5, P. An Phú, Q2, TP Hồ Chí Minh Lý do chi: Cước vận chuyển HĐ0000702
Số tiền: 51.700.000
Bằng chữ: Năm mốt triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc
Ngày 01 tháng 12 năm 2019
Giám đốc Ke toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu 2.2: Phiếu thu số 0000702
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
VD2: Ngày 22/12/2019 Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics nhận vận chuyển hàng hoá của công ty TNHH nhựa Pavico từ Hải Phòng đến Hà Nội với tổng số tiền là 15.000.000 đồng (Chưa VAT 10%) theo HĐ0000810, chưa thanh toán.
Định khoản:
Nợ TK 131: 16.500.000 Có TK 511: 15.000.000 Có TK 3331: 1.500.000
Căn cứ vào hoá đơn số 0000810 (Biểu số 2.3), kế toán tiền hành hạch toán và ghi sổ NKC (Biểu số 2.4), sổ cái (Biểu số 2.5)
45
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/002
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/18P
Liên 3: Nội bộ Số: 0000810
Ngày 22 tháng 12 năm 2019
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP DỊCH VỤ TRIỂN LÃM VÀ LOGISTICS
Mã số thuế: 0103145423
Địa chỉ: Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội
Số tài khoản:... Điện thoại:... Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH nhựa Pavico Mã số thuế: 0107636183
Địa chỉ: Khu tập thể Ươm Tơ, xã Sơn Đông, huyện Hoài Đức, TP Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số tài khoản
Ngày tháng ghi
sổ
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có ... 01/12/19 HĐ 0000702 01/12/19 Cước vận chuyển từ cửa khẩu Hữu 111 511 3331 51.700.000 47.000.000 4.700.000 ... 22/12/19 HĐ 0000810 22/12/19 Cước vận chuyển Hải Phòng - Hà Nội Ĩ3Ĩ 511 3331 16.500.000 15.000.000 1.500.000 ...
Biểu 2.3: Hoá đơn GTGT số 0000810
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics Mau so S03a-DN
Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, (Ban hành theo QĐ số 48∕2006∕QD-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội ■
NHẬT KÝ CHUNG
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có SDDK ... 01/12/19 HĐ 0000702 01/12/19 Cước vận chuyến từ cửa khẩu Hữu Nghị - Bình 111 47.000.000 ... 22/12/19 HĐ 0000810 22/12/19 Cước vận chuyến từ Hải Phòng - Hà Nội 131 15.000.000 ... 31/12/19 PKT 13 31/12/19 Kết chuyến doanh thu bán hàng và cung 911 11.359.145.9 54 Cộng phát sinh 11.359.145.9 54 11.359.145.954
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.4: Sổ nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics)
47
Công ty CP dịch vụ triến lãm và Logistics Tầng 4 số 5B ngõ 55 đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, TP Hà Nội
Mẫu số S03a-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019 Loại TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Người ghi sổ Kế toán trường Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.5: Sổ cái TK 511