phí và
xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần dịch vụ triển lãm và logistics
2.3.1. Những ưu điểm cơ bản
Trong xu thế phát triển của toàn cầu cùng với quá trình hội nhập mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp được giao lưu, buôn bán và trao đổi với các doanh nghiệp nước ngoài. Nhưng bên cạnh đó, nó cũng tạo ra nhiều áp lực, thách thức đối với những doanh nghiệp trong nước. Vì vậy, để tồn tại và phát triển giữ vững vị thế trên thị trường các doanh nghiệp cần không ngừng nỗ lực, đẩy mạnh và mở rộng thị trường đặc biệt là việc hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh - là một phần quan trọng nhằm nâng cao hiệu qủa sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì vậy, mà việc sử dụng tin học hoá trong kế toán là một việc hết sức cần thiết. Bởi việc sử dụng các phần mềm kế toán có những lợi ích sau:
- Tốc độ: dữ liệu kế toán được xử lý nhanh hơn trên hệ thống kế toán và đòi hỏi ít thời gian hơn so với việc làm kế toán thủ công.
- Độ chính xác: khả năng lỗi được loại bỏ khi sử dụng phần mềm kế toán bởi dữ liệu kế toán được nhập một lần cho tất cả các cách sử dụng và quy trình
tiếp theo
cho việc lập báo cáo. Những lỗi kế toán thông thường khi làm kế toán thủ công
thường xảy ra vì phải nhập dữ liệu nhiều lần trong khi chuẩn bị các loại báo
cáo kế
toán khác nhau.
- Độ tin cậy: Hệ thống phần mềm kế toán miễn dịch với sự mệt mỏi, buồn chán. Vì thế sử dụng phần mềm kế toán có độ tin cậy hơn việc làm kế toán một
cách thủ công.
- Thông tin cập nhật: trên máy tính, hệ thống kế toán luôn được cập nhật tự động và tự động lưu trữ dữ liệu.
Ví dụ: Khi dữ liệu kế toán liên quan đến giao dịch, mua hàng hoá bằng tiền
tạo tự động. Các báo cáo kế toán như sổ quỹ tiền mặt, số dư dùng thử, sao kê tài khoản có được chỉ bằng một cú nhấp chuột trong môi trường kế toán trên máy tính.
- Mức độ dễ đọc: Dữ liệu hiển thị trên màn hình máy tính là dễ đọc vì các ký tự (bảng chữ cái, chữ số,...) được viết bằng cách sử dụng phông chữ chuẩn. Điều
này giúp tránh các lỗi gây ra bởi văn bản không gọn gàng số liệu trong hệ
thống kế
toán thủ công.
- Hiệu quả: Các hệ thống kế toán trên máy tính đảm bảo sử dụng tốt hơn và không cần nhiều thời gian, điều này mang lại hiệu quả trong việc tạo ra các quyết
định, thông tin và báo cáo hữu ích.
- Lưu trữ và truy xuất: Hệ thống kế toán trên máy tính cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu theo cách không yêu cầu số lượng lớn không gian vật lý. Điều
này là
do dữ liệu kế toán được lưu trữ trong đĩa cứng, CD-ROM, đĩa mềm chiếm
một phần
không gian vật lý so với sổ sách kế toán ở dạng sổ cái và các loại sổ khác. - Động lực và sự quan tâm của nhân viên: Hệ thống kế toán trên máy tính yêu
cầu đào tạo chuyên môn của nhân viên, khiến họ cảm thấy có giá trị hơn.
Điều này
thúc đẩy họ phát triển sự quan tâm trong công việc. Tuy nhiên, nó cũng có thể gây
ra một sự bất lợi lớn khi chúng ta chuyển từ hệ thống thủ công sang hệ thống máy
tính.
2.3.2. Những mặt hạn chế
Việc sử dụng công nghệ trong kế toán có nhiều lợi ích nhưng cũng không thể không có những mặt hạn chế. Và dưới đây là những hạn chế trong việc sử dụng hệ thống kế toán thời đại công nghệ 4.0:
- Sự gián đoạn: Các quy trình kế toán thủ công sẽ bị thay thế toàn bộ khi chuyển sang hệ thống kế toán trên máy tính. Điều này tốn khá nhiều thời gian và
thay đổi môi trường làm việc đòi hỏi nhân viên kế toán phải thích ứng với các hệ
thống và thủ tục kế toán mới.
- Lỗi hệ thống: Nguy cơ xảy ra sự cố hệ thống do lỗi phần cứng là một hạn chế nghiêm trọng của hệ thống kế toán trên máy tính. Tuy nhiên, việc cung cấp
sắp xếp
sao lưu có thể xoá bỏ giới hạn này. Hư hỏng phần mềm và lỗi có thể xảy ra do
virus. Điều này đặc biệt liên quan đến hệ thống kế toán sử dụng rộng rãi cơ sở
internet cho các hoạt động trực tuyến của họ. Hiện tại, không có giải pháp
toàn diện
nào có sẵn để giải quyết mối đe doạ tấn công phần mềm do virus.
- Không có khả năng kiểm tra lỗi không lường trước được: Vì máy tính thiếu khả năng phán xét, nên chúng không thể phát hiện ra những lỗi không lường trước
được khi người nhập dữ liệu phạm phải. Điều này là do phần mêm phát hiện và
kiểm tra lỗi là một bộ các chương trình cho các lỗi đã biết và dự đoán.
- Vi phạm an ninh: Các tội phạm liên quan đến máy tính rất khó bị phát hiện vì mọi thay đổi dữ liệu có thể không được chú ý. Sự thay đổi của hồ sơ trong
một hệ
thống kế toán thủ công dễ dàng được phát hiện bằng cái nhìn đầu tiên. Gian
lận và
tham nhũng thường được cam kết trên một hệ thống kế toán trên máy tính
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại về mặt hạn chế khi sử dụng tin họchoá trong công tác kế toán hoá trong công tác kế toán
Bên cạnh những lợi ích mà công nghệ hóa hệ thống kế toán mang lại cho ngành kế toán - kiểm toán thì không thể không tránh khỏi có những sai sót trong việc tìm hiểu và phát triển thêm về công nghệ phần mềm kế toán.
Đầu tiên, việc phát triển công nghệ thông tin là tốn kém bởi để phát triển được phần mềm kế toán thông minh đòi hỏi sự trợ giúp của nhiều chuyên gia trong và ngoài nước. Để nghiên cứu và xây dựng một lập trình kế toán máy, các nhà nghiên cứu và lập trình viên phải tốn rất nhiều thời gian, công sức vào đó. Tuy nhiên mỗi một hệ thống kế toán trên máy tính sinh ra lại có những đặc điểm khác nhau bởi hệ thống đó được xây dựng trên tư duy của từng nhà nghiên cứu khác nhau nhưng xét về bản chất hạch toán, xử lý dữ liệu là không đổi. Do đó, hệ thống phần mềm kế toán mang tính cạnh tranh, chi phí rất cao và tốn kém.
Thứ hai, để thay đổi một quy trình làm việc lâu năm sang một quy trình mới sẽ dẫn đến sự gián đoạn trong công việc. Bởi nhân viên phải thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc mà trước giờ chưa hề làm qua. Nó đòi hỏi KTV phải bỏ nhiều thời gian để học và tìm hiểu, cũng như bắt kịp với thời đại công nghệ số. Mặt khác, sự thay đổi quy trình làm việc này cũng đồng nghĩa với việc cắt giảm và thay đổi nhân sự. Vì vậy, phía doanh nghiệp tốn khá nhiều thời gian để thanh lọc cũng như đào tạo nhân sự lại từ đầu.
Thứ ba, dù có nhanh nhạy và thông minh thì máy tính cũng không thể tránh khỏi những sự cố như phần mềm bị lỗi hoặc dính virus, cũng như không thể lường trước được những lỗi sai do người nhập dữ liệu đã nhập sai ngay từ đầu. Nguyên nhân là do, bức tường lửa bảo mật của hệ thống phần mềm kế toán chưa được vững chắc và an toàn đồng nghĩa với việc hệ thống còn nhiều sơ hở, thiếu sót khi được xây dựng. Bên cạnh sự cố về máy móc, trang thiết bị thì lỗi nhập liệu sai là hoàn toàn thuộc về KTV chưa có sự cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc. Tuy nhiên, những sự cố này đều có thể khắc phục. Bởi phần mềm kế toán hiện vẫn đang được nghiên cứu và nâng cấp thêm nhiều tính năng mới, cũng như khắc phục mọi sự cố một cách tối đa nhất.
Thứ tư, không thể không tránh khỏi có những gian lận liên quan đến đạo đức nghề nghiệp của các KTV. Nguyên nhân là do, khi sử dụng phần mềm tin học hoá kế toán trên máy tính không thể nhận biết được người nhập dữ liệu có những thủ thuật tinh vi để gian lận và tham nhũng, cố tình thay đổi dữ liệu hay không. Bởi, máy tính cũng không thể giám sát hay phát hiện được những sai số mà không được lưu trữ trên máy.
Thứ năm, việc thường xuyên phải ngồi và tiếp xúc nhiều với máy tính cũng là một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự tổn hại về sức khoẻ con người. Vì khi mắt phải tiếp xúc quá nhiều với máy tính sẽ dẫn đến những bệnh về mắt mà trước đó khi sử dụng hệ thống kế toán truyền thống lại không có những vấn đề như vậy. Bên cạnh đó, việc sử dụng máy tính nhiều cũng dẫn đến những bệnh lý khác. Nhưng bởi tính chất công việc của một KTV là luôn luôn phải theo dõi, hạch toán sổ sách sát sao, cẩn thận và tỉ mỉ với thời đại công nghệ số nên việc sử dụng máy tính nhiều là không thể tránh khỏi.
Ket luận chương 2
Chương 2 của bài khoá luận đã tập trung vào tìm hiểu thực trạng tin học hoá chu trình kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics. Từ đó, chỉ ra những kết quả đạt được và một số hạn chế trong việc sử dụng tin học hoá vào công tác kế toán. Trên cơ sở đó đưa ra biện pháp cụ thể để hoàn thiện tin học hoá chu trình kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty CP dịch vụ triển lãm và Logistics sẽ được đề cập ở chương 3.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TIN HỌC HÓA CHU TRÌNH KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRIỂN LÃM VÀ LOGISTICS
3.1. Yêu cầu phải hoàn thiện công tác tin học hóa kế toán doanh thu,
chi phí
và xác định kết quả kinh doanh
Như nhiều kế toán viên và kiểm toán viên chuyên nghiệp thì kế toán là ngôn ngữ kinh doanh được chấp nhận ở tất cả các nước phát triển và đang phát triển. Mọi công ty đều áp dụng kế toán vì thường chấp nhận rằng các công ty phải tiết lộ một số thông tin tài chính và quản lý cho chính phủ, công chúng và tất nhiên vì kế toán là công cụ không thể thiếu trong quá trình đưa ra quyết định kinh doanh. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, đã phát triển nhiều sản phẩm máy tính cũng như phần mềm giúp cho việc hạch toán dễ dàng và chính xác. Và từ đó, kế toán có thể chia thành hai loại cơ bản: kế toán thủ công và kế toán tin học.
Kế toán thủ công có nghĩa là nhân viên sẽ thực hiện toàn bộ chu trình kế toán theo cách thủ công trên cơ sở định kỳ. Họ tính toán số dư, báo cáo giao dịch, chuẩn bị báo cáo tài chính và các công việc khác liên quan. Tất nhiên phải mất rất nhiều thời gian và công sức để chuẩn bị cho việc đó. Nhưng sử dụng kế toán trên máy tính mang ý nghĩa ngược lại. Kế toán tin học có nghĩa là việc duy nhất mà nhân viên làm là ghi lại các giao dịch vào máy tính, để hệ thống kế toán trên máy tính xử lý các bước khác của chu trình kế toán tự động hoặc theo yêu cầu. Đây là một điểm rất đơn giản về kế toán trên máy tính vì giao dịch là một loại phức tạp không chỉ bảo gồm bán hàng hoặc mua lại, mà còn khấu hao, phí bảo hiểm, và tính lương, cổ tức,... Vì vậy, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ cung cấp các tính toán chính xác và báo cáo một cách thông minh có hiệu qủa hơn và sẽ rút ngắn thời gian làm việc của doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể đưa ra phương án kinh doanh một cách nhanh gọn hơn. Ngoài ra, hệ thống kế toán trên máy tính tốt có thể có giá hàng ngàn thậm chí hàng triệu đô la, tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của tổ chức. Kế toán tin học cung cấp hệ thống báo cáo kiểm soát nội bộ tốt hơn trong bất kỳ khoảng thời gian nhất định nào (máy tính có thể điều khiển hàng ngàn chỉ số đồng thời tạo thông báo cho các bộ phận hoặc công nhân phù hợp nếu một số chỉ báo
không tương ứng với trạng thái bình thường), trong khi điểu khiển kế toán thủ công thì mất nhiều thời gian hơn. Chính vì vậy mà công tác tin học hoá trong kế toán hết sức cần thiết với nhiều doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ cả trong và ngoài nước khi mà thế giới ngày càng phát triển, công nghệ không ngừng đi lên và hoàn thiện một cách hoàn hảo hơn. Việc áp dụng hệ thống kế toán tin học sẽ giúp cho Việt Nam nói chung và các ngành kinh tế nói riêng một cách đáng kể và có hiệu quả hơn. Không những vậy, việc áp dụng công nghệ 4.0 vào công tác kế toán của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cấp thiết, nó giúp chúng ta có thể vươn xa hơn trong tương lai và cùng đi lên không ngừng với bạn bè quốc tế.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tin học hóa chu trình kế toán
doanh thu,
chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần dịch vụ
triển lãm và
logistics
Hiện nay, Việt Nam đang hội nhập sâu, rộng vào nền kinh tế thế giới, cùng với sự
phát triển không ngừng của công nghệ 4.0 sẽ giúp Việt Nam nói chung và các lĩnh vực
về tài chính, kế toán và kiểm toán nói riêng tham gia hiệu quả vào thị trường tài chính,
đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đóng góp tích cực cho tăng trưởng
của đất nước. Vì vậy, để tận dụng được lợi thế từ công nghệ số mang lại, cần có những
giải pháp nhằm hoàn thiện tin học hoá trong kế toán như sau:
3.3.1. Cải thiện kĩ năng tin học hóa của kế toán
Ở Việt Nam, các phần mềm được thiết kế trên máy tính phát triển khá muộn và mọi người chưa nhận thức được đầy đủ ý nghĩa và tầm quan trọng của nó. Họ lầm tưởng rằng tin học hoá kế toán chỉ nhằm mục đích giảm bớt lao động thủ công, truyền thống của nhân viên kế toán và cho rằng không cần thiết áp dụng, thực hiện kế toán tin học ở các đơn vị có nhân sự kế toán dồi dào. Một số người khác lại nghĩ
cạnh đó, thì việc cải thiện kỹ năng tin học hoá trong kế toán cũng đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự phát triển hệ thống tin học hoá kế toán.
Trước hết, cần phải đổi mới và thiết lập mới các quy trình kế toán từ việc thu thập, xử lý, nhập dữ liệu đến quá trình xử lý để đưa ra báo cáo một cách nhanh nhất, chính xác mà không bị rườm rà trong khâu xử lý dữ liệu. Thứ hai, để nhận thức và nắm bắt tốt với công nghệ trên thế giới thì mỗi doanh nghiệp cần nâng cao trình độ về công nghệ thông tin cho các kế toán viên bằng cách khuyến khích, hỗ trợ, mời chuyên gia về dạy và đào tạo nhân sự thành thạo sử dụng công nghệ, máy móc để ứng dụng vào thực tiễn. Ngoài ra, đứng ở vị trí của một kế toán viên cần nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ khi áp dụng vào công việc, nên tự động trang bị những kỹ năng cần thiết về công nghệ, không ngừng học hỏi, tìm tòi và luôn trang bị cho mình những khả năng tiếp nhận sự thay đổi trong công việc. Đặc biệt, cần phải thành thạo tiếng anh cùng với đó là toàn bộ kỹ năng tư duy phản biện và chiến lược phân tích để đưa ra những sáng kiến giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có