3.2.2.1. Xây dựng và công khai bộ thủ tục hành chính
Để thực hiện công khai các thủ tục hành chính trong công tác quản lý chi đầu tư XDCB. KBNN Tam Dương đã ban hành và niêm yết công khai bộ thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 áp dụng đối với các khoản chi đầu tư XDCB theo từng giai đoạn đầu tư. Các hồ sơ thủ tục trong thanh
(2) (6) Lãnh đạo KBNN Bộ phận Kế toán (3) CB chuyên quản bộ phận KSC Đơn vị thụ hưởng (1) Chủ đầu tư (BQLDA) (4) (6) (5)
toán vốn đầu tư được KBNN Tam Dương niêm yết công khai tại các phòng nghiệp vụ. Công khai thủ tục hành chính thể hiện tính minh bạch, dân chủ trong công tác quản lý chi đầu tư XDCB. Công khai các thủ tục hành chính gồm:
Bảng 3.2: Danh mục quản lý thủ tục hành chính theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại KBNN Tam Dương.
- Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư:
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu Số lƣợng
Yêu cầu chứng
thực A Hồ sơ pháp lý (tài liệu gửi một
lần)
1 Tài liệu để mở tài khoản thực hiện
theo Thông tư số 61/2014/TT-BTC 01 Bản chính
2
Văn bản phê duyệt dự toán chi phí công tác chuẩn bị đầu tư kèm theo dự toán được duyệt;
01
Bản chính hoặc bản sao y bản
chính
3 Văn bản lựa chọn nhà thầu theo
quy định của Luật Đấu thầu; 01
Bản chính hoặc bản sao y bản
chính 4 Hợp đồng giữa CĐT với đơn vị
nhận thầu. 01 Bản chính
B Hồ sơ, chứng từ giải ngân
I Tạm ứng vốn đầu tư
1 Giấy đề nghị tạm ứng Phụ lục
05 03 Bản chính
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
II Thanh toán vốn đầu tư
1 Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục
05 03 Bản chính
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C3-02/NS 03 Bản chính
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu lƣợng Số
Yêu cầu chứng
thực
thành theo hợp đồng 03A
5 Bảng xác định khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có)
Phụ lục
04 01 Bản chính
- Kiểm soát thanh toán vốn thực hiện đầu tư:
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu Số lƣợng Yêu cầu chứng thực A Hồ sơ pháp lý
1 Tài liệu để mở tài khoản thực hiện
theo Thông tư số 61/2014/TT-BTC 01 Bản chính
2
Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
01
Bản chính hoặc sao y bản chính
3 Văn bản lựa chọn nhà thầu theo
quy định của Luật Đấu thầu 01
Bản chính hoặc sao y bản chính
4 Hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu 01 Bản chính
5
Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu
01 Bản chính
B Hồ sơ, chứng từ giải ngân vốn đầu tƣ
I Tạm ứng vốn đầu tư
1 Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục
05 03 Bản chính
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
II Thanh toán vốn đầu tư
1 Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu Số lƣợng Yêu cầu chứng thực
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C3-02/NS 03 Bản chính
4 Bảng xác định khối lượng hoàn
thành theo hợp đồng Phụ lục 03A 01 Bản chính
5 Bảng xác định khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có)
Phụ lục
04 01 Bản chính
- Kiểm soát thanh toán chi phí đền bù đất đai, hoa màu, nhà, di chuyển dân cư, di chuyển công trình mặt bằng:
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu Số lƣợng Yêu cầu chứng thực A Hồ sơ pháp lý 1
Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt (nếu chưa có trong phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt).
01
Bản chính hoặc sao y bản chính
2
Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
01 Bản chính
3
Đối với dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư có hạng mục xây dựng khu tái định cư hoặc mua nhà tái định cư, xây dựng hạ tầng khu sản xuất kinh doanh dịch vụ phi nông nghiệp phải gửi thêm : Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu; hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư của CĐT; dự toán chi tiết được duyệt của các công việc, gói thầu chỉ định thầu và tự thực hiện.
01 Bản chính
Thứ tự Thành phần hồ sơ, chứng từ Biểu mẫu Số lƣợng Yêu cầu chứng thực
1 Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục
05 03 Bản chính
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
II Thanh toán vốn đầu tư
1 Giấy đề nghị thanh toán Phụ lục
05 03 Bản chính
2 Giấy rút vốn đầu tư C3-01/NS 03 Bản chính
3 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C3-02/NS 03 Bản chính
4
Bảng kê xác định khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện
Phụ lục
03B 01 Bản chính
Nguồn: KBNN Tam Dương.
Công khai về quy trình kiểm soát thanh toán của KBNN đối với từng loại công việc giúp cho khách hàng chủ động về thời gian khi đến KBNN nơi giao dịch thanh toán. Khách hàng có thể kiểm soát được thời gian kiểm soát hồ sơ của cán bộ thanh toán.
Công khai về hồ sơ giấy tờ của từng đối tượng thanh toán để khách hàng biết và chuẩn bị trước khi đến KBNN nơi giao dịch thanh toán để hạn chế những thiếu sót về hồ sơ, giấy tờ không cần thiết.
3.2.2.2. Quy trình quản lý kiểm soát hồ sơ pháp lý
Cán bộ kiểm soát thanh toán trực tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo bộ thủ tục hành chính đã được ban hành, thực hiện kiểm tra số lượng hồ sơ theo quy định, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lôgíc về thời gian các văn bản, tài liệu; đây là khâu rất quan trọng trong quá trình kiểm soát thanh toán vì hồ sơ pháp lý phải đảm bảo đúng quy định thì dự án mới đủ điều kiện để triển khai các bước tiếp theo. Sau khi kiểm soát hồ sơ pháp lý đầy đủ theo đúng quy định, cán bộ thanh toán lập phiếu giao nhận hồ sơ với CĐT (theo mẫu số
01/KSC) và báo cáo Tổ trưởng tổ Tổng hợp- Hành chính ký gửi CĐT.
Hồ sơ pháp lý của dự án được gửi đến KBNN một lần khi có hiệu lực và phải được kiểm tra trước về thẩm quyền, trình tự làm cơ sở cho kiểm soát thanh toán. Hiện nay hầu hết các CĐT và BQLDA gửi hồ sơ pháp lý đồng thời với gửi hồ sơ thanh toán lần đầu, điều này làm cho thời gian kiểm soát tăng lên và nhiều nội dung cần điều chỉnh làm ách tắc quá trình triển khai dự án. Do vậy việc kiểm soát hồ sơ pháp lý của Kho bạc không thực hiện được theo đúng quy trình quy định và làm kéo dài thời gian kiểm soát thanh toán. 3.2.2.3. Quy trình quản lý kiểm soát tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành
Quy trình được thực hiện trong 03 ngày làm việc, bộ phận NSNN 02 ngày, bộ phận Kế toán 01 ngày. Tại KBNN Tam Dương, quy trình kiểm soát thanh toán cơ bản thực hiện đảm bảo đúng thời gian quy định. Những thời điểm khối lượng công việc ít, các hồ sơ thanh toán được thực hiện kiểm soát ngay trong ngày.
Các bước kiểm soát được tiến hành như sau:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát thanh toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu chữ
ký của chủ đầu tư, căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán của CĐT thực hiện kiểm tra đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng, phù hợp với hình thức lựa chọn nhà thầu, lập tờ trình lãnh đạo.
Bước 2: Lãnh đạo KBNN phụ trách đầu tư ký duyệt tờ trình lãnh đạo
và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư và chuyển lại bộ phận KSC.
Bước 3: Cán bộ chuyển chứng từ cho bộ phận Kế toán bao gồm: Giấy
rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy sau đó trình Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét ký duyệt chứng từ.
Bước 5: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút
vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ Phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền đơn vị thụ hưởng.
Bước 6: Bộ phận kế toán lưu 01 liên chứng từ, các liên còn lại trả bộ
phận kiểm soát để lưu hồ sơ và trả 01 liên cho khách hàng.
Sơ đồ 3.3: Quy trình quản lý chi đầu tư XDCB qua KBNN Tam Dương.
Trình tự :
1: Bộ phận tiếp nhận, kiểm soát, lập phiếu giao nhận thông báo bổ sung ( nếu có). 1a.Sau đó trình Giám đốc ký duyệt.
2: Giám đốc ký duyệt chuyển hồ sơ về bộ phận tiếp nhận, kiểm soát
3: Tiếp nhận, kiểm soát chuyển chứng từ cho bộ phận Kế toán.
4: Kế toán kiểm tra sau đó trình Phó Giám đốc phụ trách.
5: PGĐ sau khi ký duyệt chuyển lại cho bộ phận Kế toán để chuyển tiền.
6a: Kế toán trả chứng từ đã chuyển tiền cho bộ phận tiếp nhận, kiểm soát.
Khách hàng Tiếp nhận, kiểm soát hồ sơ và trả kết quả
Xử lý kế toán (1) (6a) (3) (6b) Giám đốc Ký (1a) (2) Phó GĐ phụ trách (5) (4)
3.2.3. Một số kết quả trong công tác quản lý chi đầu tư XDCB qua KBNN Tam Dương
3.2.3.1. Thực hiện giải ngân vốn hàng năm
Số liệu tại bảng 3.3 dưới đây cho thấy, công tác quản lý, kiểm soát thanh toán của KBNN Tam Dương đã có nhiều cố gắng; tỷ lệ giải ngân vốn đầu tư XDCB so với kế hoạch cũng như số vốn giải ngân tăng qua các năm, tỷ lệ giải ngân bình quân từ năm 2016-2019 đạt trên 80%.
Bảng 3.3: Kế hoạch nguồn vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2016-2019
Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Số dự án đƣợc duyệt kế hoạch vốn Tổng vốn giao theo kế hoạch (tỷ đồng) Tổng số vốn đã giải ngân đến hết ngày 31/01 năm sau (tỷ đồng) Chƣa giải ngân (tỷ đồng) Tỷ lệ giải ngân (%) Năm 2016 118 201 168,7 32,3 83,9 Năm 2017 120 271 236,5 34,5 87,3 Năm 2018 117 293 253,3 39,7 86,7 Năm 2019 115 337 302,9 34,1 89,8 Tổng cộng 470 1102 961,5 140,6 87,3
Nguồn: KBNN Tam Dương.
Qua công tác quản lý, kiểm soát thanh toán đã kịp thời phát hiện các sai sót của CĐT, từ chối thanh toán các khoản chi không đảm bảo thủ tục hồ sơ, hướng dẫn yêu cầu CĐT hoàn thiện. Mọi khoản chi vốn đầu tư XDCB qua KBNN đều đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước, đúng chính sách chế độ quy định.
Công tác tạm ứng, thu hồi tạm ứng vốn đầu tư XDCB được KBNN đặc biệt quan tâm đôn đốc thu hồi. Tuy nhiên việc thu hồi tạm ứng vẫn chưa được triệt để, số dư tạm ứng chưa thu hồi hàng năm còn lớn do KBNN không chủ động thực hiện được việc thu hồi do thiếu các chế tài cụ thể. Trên thực tế, một
số dự án có số dư ứng khá lớn, kéo dài nhiều năm, nguyên nhân chủ yếu do các dự án vướng mắc về thủ tục, các nhà thầu chậm lập hồ sơ thanh toán, khó khăn trong công tác đền bù, GPMB,... Mặt khác, một số CĐT thiếu trách nhiệm đôn đốc các nhà thầu làm thủ tục thu hồi tạm ứng, lợi dụng các kẽ hở trong quy định về thu hồi tạm ứng để thông đồng với nhà thầu chiếm dụng vốn của NSNN. Có một số công trình nhà thầu không có khả năng thi công, dự án bị đình hoãn nhưng vẫn còn số dư tạm ứng, không có khối lượng hoàn trả nhưng CĐT vẫn không có biện pháp cụ thể, kiên quyết để thu hồi. Đây là một trong những yếu kém trong công tác quản lý đầu tư XDCB nói chung và đầu tư XDCB qua KBNN Tam Dương nói riêng.
Tiến độ công tác triển khai thực hiện lập, thẩm định phê duyệt dự án, công tác lựa chọn nhà thầu còn chậm dẫn đến tiến độ giải ngân của các CĐT không đều, khối lượng thanh toán dồn vào những tháng cuối năm còn lớn đã ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng công tác kiểm soát cũng như tỷ lệ giải ngân của KBNN.
3.2.3.2. Tình hình thực hiện quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN
Để hạn chế nợ đọng khu vực tài chính công, từ ngày 1/6/2013, Bộ Tài chính triển khai quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN nhằm tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý NSNN. Vai trò và trách nhiệm chính trong quản lý cam kết chi NSNN là các đơn vị, CĐT có sử dụng NSNN và cơ quan KBNN.
Theo đó, quản lý cam kết chi NSNN là việc các đơn vị sử dụng NSNN (bao gồm cả CĐT) cam kết sử dụng dự toán chi hoặc kế hoạch vốn đầu tư được giao hàng năm để thanh toán cho hợp đồng đã được ký giữa đơn vị với nhà cung cấp. Quản lý, kiểm soát cam kết chi NSNN qua KBNN là việc KBNN thực hiện kiểm tra, kiểm soát các quyết định chi tiêu của đơn vị sử dụng NSNN, một mặt bảo đảm các khoản chi của đơn vị nằm trong dự toán,
kế hoạch chi NSNN hàng năm được duyệt và tuân thủ các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nước quy định; mặt khác, giữ lại một khoản dự toán hoặc kế hoạch vốn tương ứng để bảo đảm chi trả khi đã đủ điều kiện để thanh toán.
Thực hiện nội dung này, KBNN Tam Dương đã nghiêm túc triển khai thực hiện kể từ 01/6/2013 nhằm mục tiêu các đơn vị sử dụng NSNN trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được Nhà nước giao thường phát sinh các nghĩa vụ nợ với nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ thông qua các hợp đồng ký kết. Trong hợp đồng luôn có điều khoản đơn vị sử dụng NSNN (bên A) cam kết thanh toán trả nợ cho nhà cung cấp (bên B) khi họ thực hiện đúng nghĩa vụ theo thoả thuận. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, rất nhiều trường hợp thực hiện cam kết thanh toán cho nhà cung cấp không theo đúng hợp đồng, chẳng hạn như: Do nguồn thu NSNN chưa tập trung được; chưa có chế tài đủ mạnh để bảo đảm thực hiện cam kết; bên A bố trí, sử dụng dự toán, kế hoạch vốn được giao còn dàn trải, không đúng mục đích... Đó là những nguyên nhân cơ bản dẫn tới tình trạng nợ đọng trong khu vực tài chính công nói chung và lĩnh vực đầu tư XDCB nói riêng.
Quá trình quản lý, kiểm soát cam kết chi đòi hỏi mất nhiều thời gian, theo dõi chi tiết, cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm soát cam kết chi qua hệ thống TABMIS phải được tập huấn nghiệp vụ. Tuy mới thực hiện nhưng cơ bản KBNN Tam Dương đã bám sát quy định của Bộ Tài chính hướng dẫn cho các CĐT thực hiện cam kết chi, các khoản chi, hợp đồng có giá trị phải thực hiện cam kết chi đều được thực hiện đầy đủ.
3.2.3.3. Kết quả từ chối thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN Tam Dương Trong quá trình quản lý, kiểm soát, thanh toán, KBNN Tam Dương đối