3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản
3.2.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng quản trị tài sản
a) Giải pháp nâng cao chất lượng quản trị tài sản ngắn hạn
Thứ nhất, Quản lý ngân quỹ hiệu quả, cải thiện khả năng thanh toán nhanh Tiền là loại tài sản không sinh lời, tuy nhiên luôn cần phải dự trữ một lượng nhất định để đảm bảo khả năng thanh toán, vì vậy việc xây dựng một mô hình quản lý tiền phù hợp là điều vô cùng cần thiết. Mô hình này cần được hoàn thiện dựa trên
nhiều yếu tố bởi ngoài việc xác định được lượng tiền mặt tối ưu, công ty cũng cần nghiên cứu đầu tư vào các chứng khoán vừa dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt, vừa có khả năng sinh lời cao.
Thực chất, thiết lập mức tồn quỹ tiền mặt chính là sự cân bằng giữa tiền mặt và các khoản chứng khoán ngắn hạn. Công ty có thể sử dụng mô hình Baumol hoặc Miller-Orr để xác định lượng dự trữ tiền mặt tối ưu cho năm kế hoạch.. Mô hình giúp đưa ra mức tồn quỹ vừa đáp ứng nhu cầu thanh toán, vừa tận dụng khả năng sinh lời của tiền. Để thiết lập mô hình, công ty cần chú trọng hơn đến công tác:
(1) Thiết lập giới hạn dưới cho tồn quỹ. Do giới hạn này liên quan đến các chỉ tiêu an toàn tài chính, nên cần được thông qua bởi bộ phận kiểm soát rủi ro và ban quản lý.
(2) Ước lượng độ lệch chuẩn của dòng tiền mặt thu chi hằng ngày. Bộ phận kết toán cần sát sao trong việc theo dõi và đưa ra phân tích vào mỗi ngày để có thống kê, đưa ra ước lượng chính xác nhất.
(3) Quyết định mức lãi suất hay chi phí cơ hội: Phòng Tài chính đánh giá các cơ hội đầu tư, chủ động tìm kiếm những phương án có thể tối ưu hoá lượng tiền nhàn rỗi.
(4) Ước lượng chi phí giao dịch liên quan đến việc mua bán chứng khoán. Sau khi đã dự báo dòng tiền và xác định được ngân quỹ tối ưu, công ty cũng cần theo dõi, duy trì mức tồn tối ưu này. Để điều chỉnh số dư ngân quỹ về mức mong muốn, ta có thể sử dụng một số biện pháp:
❖ Khi thặng dư ngân quỹ, tìm kiếm các cơ hội đầu tư phù hợp với độ lớn và thời gian dư thừa.
- Đầu tư chứng khoán thanh khoản cao: Loại chứng khoán hay được lựa chọn là tín phiếu kho bạc nhà nước, kỳ phiếu ngân hàng hoặc thương phiếu có tín nhiệm cao kỳ hạn dưới 1 năm.
- Giao dịch vàng/ ngoại hối: Nếu tại thời điểm thặng dư, thị trường vàng/ ngoại hối biến động tích cực, công ty kiếm lời từ nghiệm vụ kinh doanh chênh lệch tỷ giá hay mua/ bán vàng trên sàn giao dịch điển tử. Hình thức này tuy thuận tiện,
nhưng cần có sự kiểm soát và nghiên cứu kỹ lưỡng, nếu không sẽ rất dễ gây thua lỗ cho công ty.
- Gửi tiết kiệm: Cán bộ quản lý tiền có thể đề xuất chuyển lượng tiền dư thừa sang dạng tiền gửi có kỳ hạn phù hợp với thời gian dư thừa đã xác định. Nếu dự báo đúng, lãi suất công ty được hưởng sẽ cao hơn từ 2-5 lần so với lãi suất không kỳ hạn thông thường. Với trường hợp gặp sự cố cần đến lượng tiền mặt gấp, khoản tiền này sẽ chỉ được hưởng lãi suất không kỳ hạn, quyết định đầu tư sẽ không có ý nghĩa, thậm chí gây lãng phí nguồn lực.
- Uỷ thác đầu tư: Tổ chức tín dụng ngày càng phát triển ở Việt Nam hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi cho những công ty không có đủ điều kiện (chuyên môn, thời gian, phương tiện) thực hiện các quyết định đầu tư. Công ty có thể ký kết hợp đồng uỷ thác phần thặng dư trong khoảng thời gian dư thừa.
- Cho vay: Hình thức này tuy có tỷ lệ sinh lời thường cao hơn các hình thức kể trên, nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro và kém linh hoạt nhất. Đặc biệt, trong tình trạng khoản phải thu ngắn hạn khó đòi của công ty trong những năm gần đây đang có xu hướng tăng lên thì việc áp dụng phương pháp này là không phù hợp.
❖Khi thâm hụt ngân quỹ, tìm kiếm nguồn tài trợ
Khi nguồn thu của doanh nghiệp bị thiếu hụt so với nhu cầu thanh toán, nhà quản lý có thể tìm kiếm nguồn tài trợ từ các hoạt động tương tự như đầu tư, thặng duy ngân quỹ bao gồm bán chứng khoán thanh khoản cao, rút tiền tiết kiệm tại ngân hàng, thu hồi các khoản ủy thác đầu tư hoặc đi vay.
Trong đó, việc bán các chứng khoán thanh khoản cao do doanh nghiệp đang nắm giữ được đánh giá là biện pháp hữu hiệu nhất do thủ tục nhanh chóng, đơn giản, chi phí giao dịch thấp (so với chi phí khi sử dụng các hình thức còn lại), vẫn thu được tiền lãi đầu tư (phụ thuộc vào thời gian nắm giữ). Thêm vào đó, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng và thời điểm bán chứng khoán, không cần sự chấp thuận của bất kỳ đối tác nào bên ngoài doanh nghiệp. Để rút tiết kiệm hay thu hồi các khoản ủy thác cần thủ tục lâu hơn, trong một số trường hợp phải thương thảo với tổ chức tín dụng. Song nhược điểm lớn nhất là nguy cơ mất phần lớn số lãi
đầu tư do rút vốn trước hạn. Trong trường hợp công ty thường xuyên đối mặt với thâm hụt ngân quỹ, biện pháp nên chọn là đi vay ngắn hạn từ cá nhân, tổ chức khác. Mặc dù thủ tục phức tạp, mất nhiều thời gian hơn, phải thỏa mãn các điều kiện tín dụng, chịu sự giám sát trong quá trình sử dụng vốn và đặc biệt phải trả lãi vay nhưng vay nợ có thể đáp ứng gần như không giới hạn nhu cầu vốn của doanh nghiệp (cả quy mô lẫn thời hạn).
Thứ hai, Quản lý hàng tồn kho tốt, giảm lượng hàng tồn, tăng tốc độ vòng quay hàng tồn kho
Sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dệt may và hàng tiêu dùng, công ty luôn phải dự trữ một lượng hàng tồn kho nhất định để phục vụ cho các hoạt động của mình. Tuy nhiên, lượng hàng tồn kho quá lớn lại ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí lưu trữ, dẫn đến giảm lợi nhuận và hiệu quả sử dụng tài sản. Để quản lý tốt hàng tồn kho, công ty cần: xác định quy mô đặt hàng tối ưu điểm đặt hàng mới; sử dụng phương pháp quản lý phù hợp.
- Xác định quy mô đặt hàng tối ưu và điểm đặt hàng mới
Xác định thời điểm và lượng hàng hoá đặt mua phù hợp sẽ giúp dung hoà lợi ích và thiệt hại khi công ty dự trữ nhiều (hoặc ít) hơn nhu cầu sử dụng hiện tại, vừa giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất, ít chịu tác động bởi sự biến động giá cả trên thị trường nguyên vật liệu, tận dụng được những lợi thế về quy mô (như chiết khấu bán hàng, chi phí đặt hàng, vận chuyển...), tối thiểu hoá chi phí lưu kho (tiền thuê kho bãi, điện, nước, bảo vệ, quản lý kho.). Để tính toán ra lượng hàng này, ta cần theo dõi và đánh giá lượng vật tư tiêu dùng và hàng mua trung bình mỗi lần của các lần đặt hàng trước; đồng thời cũng cần phải xác định được các chi phí như chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng. Nếu chi phí lưu trữ lớn, công ty nên mua vật tư nhiều lần, mỗi lần một ít theo nhu cầu sử dụng trong ngắn hạn. Ngược lại, nếu chi phí đặt hàng cao, công ty nên tăng số lượng hàng hoá đặt mua mỗi lần, để giảm số lần đặt hàng xuống mức thấp nhất.
- Áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp
được sử dụng phổ biến nhất và cũng là cách mà Tổng công ty May 10 đang sử dụng đó là hệ thống mô hình máy tính. Sau khi rút hàng tồn kho ra, các giao dịch này được ghi nhận bởi máy tính, và lượng hàng tồn kho được cập nhật mới. Khi tới điểm đặt hàng, máy tính sẽ tự động đặt một đơn đặt hàng mới, thường là chuyển ngay đơn đặt hàng này tới một máy tính khác của nhà cung cấp và khi hàng tồn kho được cung cấp, số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp lại được cập nhật lại. Tuy nhên, để áp dụng tốt hơn nữa mô hình này, công ty cũng cần thường xuyên trực tiếp kiểm tra, theo dõi tình hình của hàng tồn kho, thực hiện quy trình đồng bộ nghiêm túc từ việc lập kế hoạch đến thực tế; đồng thời áp dụng các công nghệ tiên tiến kiểm tra chất lượng của hàng để thu để đưa ra các biện pháp xử lý, từ đó tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
Ngoài ra, các mặt hàng tồn kho của công ty đều có giá trị nhỏ, dễ thất thoát vì vậy công ty cũng cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để có nguồn tài chính bù đắp trong trường hợp tổn thất xảy ra.Thực hiện các quy trình một cách nghiêm túc động bộ từ việc lập kế hoạch nhu cầu tới việc cung cấp kiểm tra thường xuyên.
Thứ ba, Quản lý các khoản phải thu hiệu quả, giảm tình trạng chiếm dụng vốn và cải thiện chỉ số vòng quay khoản phải thu
Tổng Công ty May 10 hiện nay đã áp dụng một số chính sách như nới lỏng chính sách tín dụng để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, điều này lại làm tăng các khoản phải thu ngắn hạn, vì vậy công ty cần xem xét lại công tác quản lý các khoản phải thu để tránh lượng vốn bị chiếm dụng ngày càng nhiều, thậm chí là không thu hồi lại được làm mất đi nguồn vốn kinh doanh. Để nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý các khoản phải thu, công ty có thể sử dụng một số biện pháp sau:
Thứ nhất, Xây dựng chính sách tín dụng thương mại hợp lý kết hợp phân tích kỹ hơn khả năng thanh toán của khách hàng
Công ty nên xây dựng một tiêu chuẩn tín dụng hợp lý, sau đó sử dụng những thông tin về khách hàng (lấy từ bộ phận kế toán hay bộ phận kinh doanh) để xác minh phẩm chất tín dụng của họ.
hợp, bởi nếu các tiêu chuẩn này đặt ra quá cao sẽ khiến công ty đánh mất nhiều khách hàng tiềm năng, dẫn đến khả năng giảm lợi nhuận; còn nếu các tiêu chí này quá thấp sẽ khiến công ty có nhiều nợ xấu, chi phí thu hồi cũng như sử dụng vốn tăng cao. Các tiêu chí đánh giá thường bao gồm: phẩm chất, tư cách tín dụng thông qua lịch sử trả nợ; năng lực trả nợ thông qua các tỷ số về khả năng thanh toán; cơ cấu vốn để đánh giá tiềm năng tài chính; các tài sản thế chấp bảo lãnh; và điều kiện kinh tế tổng thể và môi trường ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng.
Thứ hai, theo dõi sát sao các khoản phải thu
- Sắp xếp tuổi các khoản phải thu:
Công ty cần tính toán kỳ thu tiền bình quân đối với từng khách hàng, sau đó tổng hợp và tính tỷ trọng của từng nhóm trong tổng nợ cuối kỳ. Tuổi của khoản nợ là thời gian tính từ lúc phát sinh tới thời điểm phân tích. Điều này giúp công ty dễ dàng xác định chất lượng nợ phải thu, theo dõi khi gần đến hạn và điều chỉnh chính sách thương mại theo hướng hợp lý hơn.
- Khi khoản nợ chuẩn bị đến hạn trả công ty nên gửi giấy báo, gọi điện cho khách hàng biết để khách hàng chuẩn bị tiền trả nợ, nhắc nhở đôn đốc khách hàng trả nợ.
- Đối với những khoản nợ quá hạn trong thanh toán công ty có thể tuỳ vào tình hình thực tế của khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới nợ quá hạn để có thể gia hạn nợ, phạt chậm trả theo quy định của hợp đồng, chia nợ thành các giai đoạn thích hợp để thu hồi.
- Đối với các khoản nợ khó đòi: Công ty thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về mặt tài chính. Mặt khác, công ty có biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như: gia hạn nợ, thậm chí giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất.
b) Giải pháp nâng cao chất lượng quản trị tài sản dài hạn
Thứ nhất, Cần lên kế hoạch chi tiết hơn trong từng dự án đầu tư tài sản mới và các công trình xây dựng cơ bản, tránh trường hợp đầu tư lãng phí khiến tốc độ
tăng của tài sản dài hạn lớn hơn tốc độ tăng của lợi nhuận, giảm tỷ lệ sinh lời tài sản dài hạn.
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và bắt kịp xu hướng thị trường, việc đổi mới thiết bị tài sản là điều không thể thiếu trong công ty. Tuy nhiên, mua sắm thêm thiết bị cần phải có kế hoạch cụ thể để tiết kiệm được tối đa chi phí. Việc đổi mới này cần diễn ra thường xuyên theo tình hình thực tế sử dụng tài sản. Để làm được điều này, công ty một đội ngũ chuyên trách để quản lý và đưa ra các kế hoạch cụ thể về đầu tư hoặc phối hợp giữa các phòng ban. Ví dụ: quản đốc các xưởng sản xuất thống kê về hiệu quả sử dụng các máy móc thiết bị, đưa ra các yêu cầu về máy móc để cải tiến và nâng cao năng suất; dựa vào các ý kiến từ xưởng, phòng kỹ thuật sẽ tiếp tục nghiên cứu về việc thay thế hoặc mua mới các thiết bị khác. Cũng giống như việc đầu tư TSCĐ, việc xây dựng các xưởng may hoặc siêu thị mới cũng cần được nghiên cứu, cân nhắc và lên kế hoạch cụ thể thông qua các chỉ tiêu cơ bản như: thời gian hoàn vốn nội bộ, giá trị hiện tại ròng (NPP) hay tỷ suất sinh lời nội bộ (IRR); sau đó cần lựa chọn các đơn vị nhà thầu uy tín và giám sát chặt chẽ để giảm chi phí tối đa trong quá trình xây dựng các công trình này.
Thứ hai, Cần có phương pháp khấu hao phù hợp hơn với từng loại tài sản dài hạn, đặc biệt là các tài sản cố định vô hình
Các tài sản cố định vô hình của công ty hiện nay đều được áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng: Phần mềm máy tính khấu hao trong vòng 3 năm, công nghệ sản xuất veston khấu hao trong vòng 42 tháng,... Tuy nhiên, ngày nay CNTT phát triển không ngừng, nguồn cung đối với các phần mềm quản lý cũng như công nghệ sản xuất sản phẩm như dệt nhuộm, may veston, sơ mi cũng ngày càng nhiều, với phương pháp khấu hao nhanh, doanh nghiệp sẽ có cơ hội thu hồi vốn nhanh, khắc phục thiệt hại do hao mòn vô hình gây ra và đảm bảo theo kịp những thay đổi của công nghệ.