6. Kết cấu KLTN
3.2.2. Quy trình tư vấn thuế tại Công ty
Một đội/nhóm tư vấn thuế của công ty thường có ba đến bốn người trong đó có một trưởng phòng quản lý (manager), một chuyên viên tư vấn kinh nghiệm (senior)
và một hoặc hai nhân viên tư vấn (staff) do nhân sự của phòng tư vấn còn ít. Trưởng phòng quản lý có nhiệm vụ giám sát toàn bộ nhân viên của mình trong quá trình làm việc, kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc và là người kiểm tra những hồ sơ, thủ tục cuối cùng trước khi gửi lại cho khách hàng. Chuyên viên tư vấn kinh nghiệm là người định hướng các công việc phải làm cho các nhân viên tư vấn, giám sát công việc của họ, giải đáp những vướng mắc của nhân viên tư vấn trong quá trình làm việc, nhận xét những lỗi sai trong quá trình làm và yêu cầu nhân viên tư vấn sửa lại hoặc tự mình sửa lại nếu cần thiết. Cuối cùng, các nhân viên tư vấn là những người phải hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn (deadline), sửa lại những lỗi sai được chuyên viên tư vấn kinh nghiệm nhận xét để đảm bảo tiến độ công việc và dự án thành công.
Nhìn chung, một dự án tư vấn thuế hoàn chỉnh thông thường sẽ gồm 4 giai đoạn chính như sau: Chuẩn bị (Preparation), hiểu và tìm ra vấn đề (Understanding and find out issue), Giải pháp (Solution) và tóm tắt và báo cáo ( Summary and Reporting). Quy trình cụ thể được thể hiện trong hình 3.3 dưới đây:
3.2.2.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị
Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá thì hai bên sẽ họp mặt để ký kết hợp đồng và sau đó sẽ thảo luận về mục đích và mục tiêu của dự án, thống nhất về nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện và thời hạn gửi báo cáo. Tiếp đó, Trưởng phòng quản lý của dự án đó sẽ chuẩn bị và gửi cho khách hàng mẫu các giấy tờ chỉ định và tài liệu cần thiết. Khách hàng sẽ chuẩn bị những giấy tờ và tài liệu đó gửi lại cho nhóm tư vấn để tiến hành các giai đoạn tiếp theo. Các chuyên gia tư vấn thuế sẽ định kỳ nhận bàn giao chứng từ kế toán, giấy tờ, tài liệu từ khách hàng và lập biên bản giao nhận.
3.2.2.2. Hiểu và tìm ra vấn đề
Trong giai đoạn này, sau khi MBV gửi chương trình phỏng vấn thì khách hàng
sẽ xác nhận và sắp xếp những người có liên quan trả lời phỏng vấn để hiểu rõ về tình hình hiện tại của khách hàng. Cả hai bên sẽ cùng lên kế hoạch những việc cần làm và
hướng dẫn chi tiết. Sau đó, các chuyên viên tư vấn sẽ thực hiện soát xét các chứng từ liên quan và tìm hiểu các giao dịch, kiểm tra các khoản mục phục vụ mục đích thuế, kiểm tra các dữ liệu được kê khai, tính toán có phù hợp với quy định hay không. Họ có thể phỏng vấn nhân viên phụ trách kế toán/kế toán thuế của khách hàng về những giao dịch chưa rõ ràng và yêu cầu làm rõ, cung cấp thêm về tài liệu. Công việc này thường được thực hiện tại địa điểm của công ty khách hàng. Mức độ hợp tác của khách hàng cũng là một yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian kiểm tra hồ sơ, chứng từ. Việc truy cập vào hồ sơ nhân sự và các báo cáo của công ty là cơ sở quan trọng giúp công việc của chuyên gia tư vấn được hoàn thành nhanh chóng hơn.
Quy trình cụ thể các công việc phân tích tại văn phòng của khách hàng như sau:
- Thảo luận với nhân viên phụ trách kế toán/kế toán thuế của khách hàng để
Năm Số lượng khách hàng
- Hợp tác với kế toán viên của khách hàng trong việc:
+ Trao đổi về các vấn đề như chứng từ, hồ sơ, báo cáo đã được nhận định từ kỳ trước, đã được các kiểm toán viên hoặc tư vấn viên bên ngoài đưa ra trong cuộc kiểm toán, đánh giá trước đó; công ty đã bị thanh tra thuế trước đó chưa,...
+ Đánh giá tính hợp pháp, hợp lý của từng loại thu nhập chịu thuế và chi phí không được trừ và việc xử lý thuế được công ty áp dụng bao gồm hóa đơn đầu ra và mức thuế suất áp dụng.
+ Kiểm tra chọn mẫu (với doanhh nghiệp có nhiều giao dịch) hoặc kiểm tra toàn bộ tài liệu hỗ trợ mà khách hàng cung cấp(với doanh nghiệp phát sinh ít giao dịch) bao gồm:
• Hóa đơn, bảng kê chi tiết
• Hợp đồng, chính sách hay quy định của công ty • Biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu
• Tài liệu hỗ trợ, đặc biệt là các tài liệu liên quan đến giao dịch xuất nhập khẩu gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan,.
• Tờ khai thuế/hoàn thuế trong kỳ và các phụ lục hỗ trợ (kê khai thuế GTGT hàng tháng cùng với danh sách kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra, kê khai thuế TNCN tạm thời, khai báo thuế NTNN,.)
3.2.2.3. Giai đoạn 3: Giải pháp
Dựa trên kết quả phỏng vấn và quy trình kiểm tra chọn mẫu, một chuyên viên tư vấn sẽ đại diện cho nhóm tư vấn gặp khách hàng để trình bày những vấn đề phát sinh, trao đổi phương pháp giải quyết như bổ sung các tài liệu cần thiết để đúng với quy định hiện hành như: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu,
quyết định của công ty, ... và thống nhất phương án bổ sung, sửa đổi, điều chỉnh tờ khai thuế nếu có phát sinh tương ứng. Nhóm sẽ chuẩn bị một bản báo cáo dự thảo (draft) và gửi cho ban quản lý qua email để được nhận xét về việc chỉnh sửa, thay đổi
hoặc bổ sung cho các khuyến nghị mà nhóm đề xuất cho khách hàng. Sau đó,cả
3.2.2.4. Giai đoạn 4: Tóm tắt và Báo cáo
Sau khi khách hàng đưa ra ý kiến về bản báo cáo dự thảo và các giải pháp mà nhóm tư vấn khuyến nghị, cả hai bên sẽ cùng xem xét và thống nhất đưa ra kết luận cuối cùng. Nhóm tư vấn sẽ dựa kết luận cuối cùng của hai bên để tạo ra báo cáo hoàn
chỉnh gửi cho trưởng phòng quản lý. Báo cáo chính thức được trưởng phòng quản lý gửi cho khách hàng và phân phối cho các thành viên thích hợp của công ty khách hàng. Cuối cùng, MBV sẽ tổ chức cuộc họp tổng kết với khách hàng cho những hành
động xa hơn.
Ngoài ra, trong quá trình tư vấn, tất cả các thành viên trong nhóm cũng như nhân sự phòng tư vấn đều có trách nhiệm trả lời tất cả các câu hỏi thắc mắc của khách
hàng có thể thông qua email, điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp và hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu.