6. Kết cấu luận văn
4.2.1. Giải pháp về phát triển mạng lưới Bưu chính
4.2.1.1. Phát triển mạng đường thư
* Phát triển mạng đường thư cấp 2
Bưu điện Thái Nguyên cần quan tâm đến lượng hàng chuyển đi và nhận đến với các huyện tại Bưu cục khai thác. Như vậy, ràng buộc khả năng lưu thoát bởi các phương tiện vận chuyển được bố trí đảm bảo tải trọng xe, thể tích thùng hàng… Để giảm thiểu chi phí trong vận chuyển là bố trí tải trọng xe phù hợp với phương tiện vận chuyển theo từng nấc tải trọng từ 3-3,5 tấn, 3,5-5 tấn, >5tấn. Để làm được điều này thì Bưu điện tỉnh Thái Nguyên phải bố trí xe chạy theo tháng, đồng thời phải có sự thông tin thường xuyên từ các nút trung gian trên toàn bộ đường thư để bố trí xe hợp lý. Phối hợp với đường thư cấp 1 để lưu thoát hết lượng hàng hóa cho đơn vị
trọng điểm là Bưu điện thị xã Phổ Yên - phục vụ khu công nghiệp Yên Bình và đặc biệt là Tổ hợp nhà máy Sam sung.
* Phát triển mạng đường thư cấp 3
Vận chuyển thư, báo chí, bưu phẩm, bưu kiện bảo đảm thời gian, an toàn là một nhiệm vụ quan trọng của ngành bưu điện. Các Bưu điện tỉnh chủ động nâng cao chất lượng vận chuyển, quan tâm rà soát, sắp xếp lại các tuyến, tần suất thu gom, phát. Đồng thời, tổ chức hệ thống bưu cục và tuyến đường thư một cách khoa học; nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua việc xây dựng quy trình, quản lý, khai thác dịch vụ hiệu quả, hiện đại; đặc biệt chú ý đến chất lượng dịch vụ mạng đường thư cấp 3, tăng cường tự kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình vận chuyển.
Mặc dù phương tiện vận chuyển là xe máy cá nhân nhưng cũng nên đề xuất sử dụng cùng loại xe, màu sơn, gắn lô gô để đảm bảo nhận diện thương hiệu và phục vụ khách hàng, giảm thiểu sự cố xảy ra trên đường vận chuyển. Các tuyến đường thư cấp 3 được trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ lao động hàng năm nhằm đảm bảo an toàn cho người và phương tiện, vật phẩm, đặc biệt ưu tiên các xã vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt khó khăn. Có như vậy mới bảo đảm rút ngắn thời gian vận chuyển, truyền đưa thông tin kịp thời để thư báo, tạp chí đến với nhân dân trong niềm tin tưởng và cả sự hài lòng.
Tăng thêm phụ cấp cho giao thông viên ở các vùng có địa hình đi lại khó khăn, thường xuyên vận chuyển và thu gom khối lượng bưu gửi lớn. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát và có khen thưởng hàng quý, năm cho các nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. Thường xuyên biểu dương kịp thời những thành tích đột xuất, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng để động viên, giúp đỡ, hỗ trợ. Qua đó khích lệ lòng nhiệt tình, tạo sự gắn bó và nâng cao trách nhiệm cho toàn lực lượng vận chuyển. Gắn nghĩa vụ đảm bảo chất lượng vận chuyển với lợi ích có được từ việc nâng cao hiệu quả lao động là một trong những định hướng phát triển bền vững và giữ chân những người tận tụy với công việc.
Bố trí cho giao thông viên cấp 3 được học tập nâng cao nghiệp vụ, đạo đức của người cán bộ bưu điện qua các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyển phát, chăm sóc
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
khách hàng, văn hóa doanh nghiệp. Muốn giỏi nghề trước hết phải hiểu nghề và yêu nghề, được qua các khóa đào tạo ngắn hạn các anh mới thấy hết sự lao động vất vả của bao người, những bưu phẩm hay báo chí mới đến được tay các anh. Từ đó, công việc các anh làm là góp phần vào một quy trình khép kín của một hệ thống lớn lao mà Đảng, Nhà nước và Ngành giao phó. Cũng thông qua các khóa đào tạo mà các anh hiểu thêm về dịch vụ mới và chính các anh cũng là một lực lượng không nhỏ phát triển thị trường, mang dịch vụ bưu điện đến với người dân một cách mới mẻ.
Đơn vị có biện pháp hỗ trợ chia trọn, phân hướng thư báo các dịp lễ, tết vì số lượng thư báo nhiều và trọng lượng lớn, đảm bảo giờ xuất hành cho giao thông viên. Hỗ trợ vận chuyển khi có nhiều kiện hàng lớn, địa hình thời tiết khó khăn, khắc nghiệt thông qua lực lượng tăng cường và phương tiện như ô tô chuyên dùng hoặc phương tiện xã hội để đảm bảo lưu thoát hết khối lượng và an toàn cho người vận chuyển. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn giao thông viên thực hiện quy định của pháp luật về bưu chính. Khi có sự cố xảy ra cần phối hợp với UBND các xã, phường, thị trấn trong việc quản lý hoạt động bưu chính tại cơ sở để có những biện pháp hỗ trợ, giải quyết kịp thời.
4.2.1.2. Phát triển điểm cung cấp dịch vụ Bưu chính
Bưu cục: Hàng năm nên tổ chức kiểm tra các bưu cục hoạt động kém hiệu quả và nên cho chuyển hình thức hoạt động sang đại lý hoặc ki ốt nhằm giảm thiểu chi phí và có kế hoạch định hướng kinh doanh, phát triển mạng Bưu cục trên địa bàn sao cho vẫn đảm bảo phục vụ nhiệm vụ chính trị vừa đảm bảo được hiệu quả khai thác trên mạng, tiết kiệm chi phí.
Tại Bưu điện thị xã Phổ Yên, Bưu điện thành phố Sông Công và các Bưu điện huyện có khu công nghiệp như Phú Bình cần mở thêm các bưu cục và bố trí thời gian đóng mở cửa hợp lý, thuận tiện cho lực lượng đông đảo công nhân các nhà máy có thể gửi và nhận bưu phẩm trong giờ tan ca nhưng cần chú trọng đến công tác an ninh trật tự, đảm bảo an toàn cho người và bưu gửi.
Đại lý, Ki - ốt Bưu điện: Để đại lý hoạt động đảm bảo theo tiêu chuẩn đề ra, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên phải thường xuyên tập huấn, kiểm tra nghiệp vụ. Có như thế đại lý mới phát huy được hiệu quả sử dụng. Tại những địa bàn khó khăn chỉ
nên mở đại lý thay vì mở bưu cục để thuận tiện cho việc thu gom, phát giữa các điểm cung cấp và bưu tá, tiết kiệm chi phí mà không ảnh hưởng đến tần xuất chung của các bưu cục. Tại những địa bàn thuận lợi, đại lý nên chủ động mang bưu gửi đến bưu cục gần nhất để đảm bảo lưu thoát khối lượng bưu gửi nhanh chóng.
Điểm bưu điện văn hóa xã: Bưu điện tỉnh Thái Nguyên cần rà soát lại toàn bộ nhân lực và hiệu quả kinh doanh của các điểm Bưu điện văn hóa xã, nỗ lực duy trì hoạt động trong khả năng mở rộng bán hàng tiêu dùng BT Group nhưng vẫn phải đảm bảo duy trì tốt công tác thu nhận và phát bưu gửi, đặc biệt là bưu gửi Phát hàng thu tiền (COD).
Xuất phát từ thực tế trên nhằm tận dụng tối đa năng lực mạng lưới và nhân lực sẵn có tại điểm BĐ-VHX để phát triển kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động tạo nền tảng vững chắc để triển khai các chương trình dự án của Nhà nước về nông thôn phục vụ nhiệm vụ chính trị, hưởng ứng cuộc vận động của Bưu điện Việt Nam "Chiến dịch đổi mới hoạt động tại điểm BĐ-VHX" trên phạm vi toàn quốc (Chỉ thị 03/CT-BĐVN). Khẳng định, điểm BĐ-VHX là điểm kinh doanh, phục vụ, điểm cung cấp các dịch vụ của Bưu điện Việt Nam; nhân viên điểm BĐ-VHX là người bán hàng đại diện của Bưu điện Việt Nam tại thị trường nông thôn và được hưởng các cơ chế hỗ trợ ưu đãi, tạo điều kiện nâng cao thu nhập từ việc tham gia phát triển dịch vụ.
Để thực hiện Chỉ thị 03, Bưu điện tỉnh Thái Nguyên cần tập trung mọi nguồn lực triển khai quyết liệt 5 nhóm giải pháp lớn đó là: Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, khang trang, làm mới điểm phục vụ; rà soát và đào tạo cho nhân viên điểm BĐ- VHX; triển khai kinh doanh các dịch vụ tại điểm BĐ-VHX; xây dựng và hoàn thiện các cơ chế chính sách đảm bảo khuyến khích nhân viên tham gia phát triển dịch vụ; phát động các phong trào thi đua hướng về điểm BĐ-VHX...
Hoàn thành việc rà soát lại lao động, thực hiện đào tạo tập huấn nghiệp vụ, kỹ năng bán hàng cho 100% nhân viên điểm BĐ-VHX. Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thử nghiệm giao kế hoạch kinh doanh kèm theo cơ chế bán hàng cho nhân viên điểm BĐ-VHX, đảm bảo người lao động tự tính toán được mức thu nhập trong tháng khi tham gia phát triển dịch vụ; trang bị đồng phục theo hệ thống nhận diện
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
thương hiệu; tổ chức đội ngũ chuyên quản từ tỉnh xuống huyện, trực tiếp hướng dẫn hỗ trợ nhân viên điểm BĐ-VHX hoàn thành kế hoạch được giao.
4.2.1.3. Phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin
Bưu điện tỉnh Thái Nguyên đã ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác dịch vụ bưu chính, đồng bộ hóa hai hệ thống: Phần mềm khai thác chuyển phát nhanh EMS vào phần mềm khai thác dịch vụ Bưu chính chuyển phát. Theo đó, tất cả các dịch vụ như Bưu phẩm bảo đảm, bưu kiện, bưu chính ủy thác, bưu phẩm EMS, bưu phẩm không địa chỉ…. Đều được khai thác trên một hệ thống và theo thứ tự ưu tiên. Hê ̣ thống các phần mềm này ngoài viê ̣c ứng du ̣ng khai thác nghiệp vu ̣ còn có vai trò quan tro ̣ng khác là kho lưu dữ thông tin sơ cấp về khách hàng, hỗ trợ Giao dịch viên nhận biết khách hàng quen và phân loại khách hàng để chăm sóc hiệu quả. Muốn vậy, hệ thống phần mềm đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hệ thống ấn phẩm gọn, sử dụng mã vạch, dùng chung cho các dịch vụ tại các công đoạn: nhận gửi, khai thác, vận chuyển và phát. Đối với những dịch vụ có vận đơn đi kèm thì sử dụng vận đơn làm phiếu phát.
- Tại bưu cục chấp nhận: Gắn Nhãn mã vạch lên bưu gửi và cập nhật dữ liệu vào phần mềm .
- Tại bưu cục khai thác:
Nhận chuyến thư đến: Quét mã va ̣ch Phiếu giao nhâ ̣n chuyến thư để lấy dữ liệu trên phần mềm. Quét mã vạch/đối chiếu từng túi, bưu gửi đi ngoài với Phiếu giao nhận chuyến thư.
Đóng chuyến thư: Quét mã vạch/nhập số hiệu Nhãn cổ túi từng túi (đối với bưu cục không có máy in Nhãn cổ túi).
- Tại bưu cục phát khi tiếp nhận bưu gửi/lô bưu gửi đến:
Mở chuyến thư: Quét mã vạch các bưu gửi được đóng trong túi, đối chiếu thông tin với dữ liệu Bản kê bưu gửi và Phiếu báo chuyến thư. Quét mã vạch các bưu gửi/lô bưu gửi đến để đối chiếu với dữ liệu trên phần mềm. Nhập thông tin phát bưu gửi vào phần mềm sau phát.
4.2.1.4. Mở rộng nâng cấp mạng phát trả Bưu phẩm * Cung cấp mã vạch cho khách hàng
Khách hàng lớn, khách hàng đặc biệt được dành riêng mô ̣t khoảng mã cố định bằng mô ̣t sê-ri mã riêng. Mã khách hàng lớn, khách hàng đă ̣c biê ̣t được gán theo nguyên tắc sau:
Hai ký tự đầu là mã tỉnh, thành phố
Ký tự thứ ba là số 0 (mã khách hàng lớn có da ̣ng: XX0xxx)
Các tỉnh, thành phố có nhiều hơn 01 sê-ri mã thì tương ứng có nhiều khoảng mã cho khách hàng lớn.
* Cung cấp dịch vụ cho khách hàng lớn
Khách hàng có hợp đồng với Bưu điện Việt Nam (có mã khách hàng), có máy tính kết nối internet, máy in, chuẩn bị bưu gửi theo quy định của Bưu điện Việt Nam. Các khách hàng này được đăng nhập phần mềm của doanh nghiệp, cấp thông tin đơn hàng và được nhân viên bưu điện nhận hàng tại địa chỉ.
Với hệ thống phần mềm đồng bộ, khách hàng có thể tham gia sử dụng dịch vụ mà không cần phải đến giao dịch Bưu điện. Nhờ thông tin lưu giữ trên hệ thống, nhân viên Bưu điện có thể biết được mức độ, nhu cầu sử dụng của khách hàng và có kế hoạch phục vụ khách hàng trong tương lai.