5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Tăng cường công tác quản lý chi phí cho công ty
Phân tích chi phí của công ty cho thấy, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của công ty. Trong giai đoạn 2016 - 2019, giá vốn hàng bán chiếm bình quân 97% doanh thu thuần. Thậm chí trong những năm 2015 - 2016, giá vốn hàng bán còn cao hơn doanh thu thuần đạt được. Điều đó có tác động rất lớn đến lợi nhuận gộp đạt được, lợi nhuận gộp sẽ thấp và kết quả kinh doanh của công ty là rất thấp. Nguyên nhân của sự gia tăng các khoản chi phí này là do công tác quản lý chi phí của công ty là chưa tốt. Để giảm thiểu chi phí, nâng cao lợi nhuận, công ty cần thực hiện một số giải pháp sau:
- Lập định mức chi phí.
Trước hết, doanh nghiệp phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty.
Mọi chi phí về hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp không kể chi phí trực tiếp hay gián tiếp đều phải được quản lý thông qua kế hoạch.
Phải xác định rõ các khoản chi phí và các nguồn tài trợ, đặc biệt phải phân biệt rõ giữa chi phí hoạt động kinh doanh và chi phí về hoạt động khác nhằm xác định một cách đúng đắn phạm vi chi phí được tính vào chi phí kinh doanh và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp quản lý cho phù hợp.
Không ngừng chất chỉnh và hoàn thiện các định mức sử dụng vật tư, định mức sử dụng lao động tiền lương trong doanh nghiệp.
Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí gián tiếp như các chi phí về giao dịch tiếp khách, hội họp. Những khoản chi này thường rất khó kiểm tra, kiểm soát và dễ bị lạm dụng.
- Xác định chi phí thực tế.
Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí.
Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động.
Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, doanh nghiệp sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được của từng bộ phận nhân viên. Chủ doanh nghiệp phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý.
- Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí.
Làm cách nào để đội ngũ nhân viên ý thức về chi phí và trở nên quan tâm đến việc giảm chi phí? Các cách thức như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí hay tham gia và trao đổi với nhân viên nhằm nâng cao ý thức của nhân viên về tầm quan trọng của chi phí và kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp.
- Tham gia và trao đổi.
Bạn cần phải trao đổi với nhân viên về chi phí nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Không nên cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu cần phải cung cấp đúng lúc đúng chỗ bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu. Tức là thông tin về chi phí sẽ có hiệu lực hơn nếu nó được nêu ra ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Nhưng phải thường xuyên thay đổi làm mới các thông báo để tránh việc quá quen thuộc.
- Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí.
Cung cấp thông tin phải hồi về ý kiến đóng góp cho việc tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của nhân viên để họ thấy rằng nỗ lực của họ được ghi nhận và
do vậy vẫn tiếp tục nhiệt tình quan tâm đến việc kiểm soát chi phí. Nếu như người chủ doanh nghiệp không khuyến khích sự quan tâm đến chi phí ngay từ bây giờ, thậm chí khi điều này chưa có tác dụng trực tiếp, thì bạn khó tạo ra được ý thức tiết kiệm chi phí đó của nhân viên khi bạn vô cùng cần đến điều đó.