3 2.2 Hoàn thiện công tác về tiền lương cơ bản
3.2.6. Xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc cho từng vị
trí
Từ việc xem xét trên các hạn chế còn tồn tại trong công tác trả lương tại Công ty Cổ phần công nghệ công nghiệp INTEC có thể nhận thấy một trong các nguyên nhân gây các hạn chế trên là công ty chưa có công tác đánh giá thực hiện công việc, do vậy chưa nâng cao được hiệu quả trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Như vậy việc xây dựng một bản mô tả công việc chi tiết cho từng người và tiêu chuẩn đánh giá quá trình thực hiện và mức độ hoàn thành công việc là một điều hết sức cần thiết.
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm nhiệm vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như người nhận công việc đó. Xây dựng bản mô tả công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Mọi người trong công ty biết họ cần phải làm gì, định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó, công việc không bị lặp lại do một người khác làm., tránh được các tình huống va chạm, mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.( Hà Văn Hội, không năm xuất bản)
Quy trình để xây dựng một bản mô tả công việc có thể được xem xét để đưa ra dựa trên 5 bước sau:
Logo CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ CÔNG NGHIỆP INTEC
Địa chỉ: Số điện thoại Email
Sơ đồ 2: Các bước xây dựng bản mô tả công việc
Bước 1: Thiết lập một đội xây dựng bản mô tả công việc
Đội xây dựng bản mô tả công việc gồm có: thành viên ban lãnh đạo, kế toán trưởng, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, 02 phó giám đốc và quản đốc phân xưởng.
Ban lãnh đạo sẽ là người phê duyệt bản mô tả công việc
Trưởng các phòng sẽ thực hiện khảo sát, thu thập thông tin, tổng hợp và sàng lọc
Bước 2: Thu thập thông tin
Trưởng các phòng sẽ phát một phiếu liệt kê công việc, nhân viên trong phòng sẽ tiến hành liệt kê ra tất cả các công việc mà mình làm hàng ngày sau đó nộp lại cho trưởng phòng của mình
Ngoài ra, trưởng các phòng có thể thu thập thêm thông tin từ bên ngoài thông qua các mối quan hệ để xem xét các công việc của nhân viên cùng một vị trí nhưng ở doanh nghiệp khác có sự khác biệt như nào, từ đó lấy làm thông tin tham khảo
Bước 3: Đưa ra bản liệt kê công việc và phác thảo bản mô tả công việc
Trưởng các phòng thu lại phiếu liệt kê công việc của nhân viên sau đó tổng hợp lại và sàng lọc, loại bỏ những công việc thừa, không đúng với vị trí của nhân viên. Cùng với đó tham khảo các thông tin đã thu thập ở bước 2, thông tin nào thấy hợp lý thì sử dụng và đưa ra bản liệt kê các công việc cho nhân viên tại phòng mình
Sau khi đã có bản liệt kê công việc, trưởng các phòng sẽ tiến hành trao đổi lại với nhân viên về các công việc trong bản liệt kê công việc. Hai bên trao đổi và thống nhất ý kiến sau đó phác thảo bản mô tả công việc.
Bước 4: Xây dựng bản mô tả công việc
Dựa trên bản liệt kê công việc và những phần đã phác thảo về bản mô tả công việc từ đó xây dựng các nội dung trong bản mô tả công việc.
Bản mô tả công việc cơ bản sẽ gồm 5 phần: thông tin chung, tóm tắt công việc, mục đích công việc và nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc. Có thể có hình thức như sau:
ư
Bước 5: Phê duyệt bản mô tả công việc
Sau khi các trưởng phòng xây dựng xong bản mô tả công việc sẽ gửi bản mô tả công việc tới ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẽ xem xét: nếu thấy chưa hợp lý sẽ gửi lại trưởng phòng để sửa lại, nếu hợp lý sẽ tiến hành phê duyệt. Sau đó sẽ gửi lại trưởng các phòng. Trưởng các phòng tiến hành sao chép lại và giao một bản tới nhân viên
Bước 1: Hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá
Bước 2: Đo lường sự thực hiện
công việc Bước 3: Thông tin phản hồi
Bản yêu cầu công việc: liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác. (TS Vũ Thị Uyên, không năm xuất bản)
Những nội dung công ty cần có trong bản yêu cầu thực hiện công việc cho từng vị trí gồm có:
* Yêu cầu thể lực (tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, hình thức... )
* Yêu cầu trí lực (trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm.)
Trưởng các phòng cần phải tiến hành xem xét lại hồ sơ nhân viên, thông qua việc quan sát các nhân viên trong quá trình làm việc, ngoài ra có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn để thu thập thêm một vài thông tin. Từ đó xem xét xem trình độ chuyên môn và kinh nhiệm làm việc của nhân viên có đang phù hợp với vị trí mà họ đang làm hay không, họ có đủ các kỹ năng cần thiết cho công việc hay không, có đủ sức khỏe để làm việc không?.
Việc xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc chủ yếu do trưởng các phòng và các thành viên trong ban lãnh đạo tiến hành, nhân viên chỉ cần làm phiếu liệt kê công việc. Việc liệt kê công việc này dựa trên thực tế các công việc nhân viên làm hàng ngày và không tốn quá nhiều thời gian để liệt kê nên không ảnh hưởng đến công việc của họ. Trưởng các phòng và các thành viên trong ban lãnh đạo đều là những người được hưởng mức phụ cấp trách nhiệm vậy nên chi phí trong việc xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đã được tính trong mức phụ cấp trách nhiệm
3.2.7. Xây dựng bản đánh giá thực hiện công việc
Công ty phải tiến hành đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để biết được nhân viên làm việc có hiệu quả hay không từ đó đưa ra mức tiền lương hợp lý với công sức mà nhân viên bỏ ra, tránh tình trạng công ty trả lương theo thời gian, chỉ cần đi làm đủ số ngày mà không quan tâm nhiều đến hiệu quả công việc.
64 Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong mối quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động
Đánh giá thực hiện công việc có thể thông qua các phương pháp sau:
* PP1: Thang đo đồ họa
* PP2: Danh mục kiểm tra
* PP3: Ghi chép các sự kiện quan trọng, đặc biệt
* PP4: Đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi
* PP5: So sánh
* PP6: Sử dụng bảng tường thuật, báo cáo
* PP7: Quản lý bằng mục tiêu
TT Tiêu chí Mức độ đánh giá Điể m tối đa Tự đánh giá ĐG của QL 1 Tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được giao
Hoàn thành trước thời hạn 20 Hoàn thành đúng thời hạn 15 Không hoàn thành đúng thời hạn 5 2 Chất lượng công
việc hoàn thành
Hoàn thành tốt công việc 20 Hoàn thành công việc nhưng vẫn có
sai sót nhỏ, có thể sửa được, không ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc
15
Không hoàn thành công việc 5 3 Sử dụng tiết kiệm
nguồn lực
Thường xuyên tiết kiệm được VPP, điện thoại , điện, nước, nguyên vật liệu ...khi thực hiện công việc
5
Sơ đồ 3: Hệ thống đánh giá lao động
Bước 1: Hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá
Đưa ra các tiêu chí đánh giá về sự hoàn thành công việc của người lao động
* Tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao
* Chất lượng công việc hoàn thành
* Sử dụng tiết kiệm nguồn lực
* Nhận thêm công việc
* Năng động, sáng tạo trong công việc
* Tinh thần đồng đội
* Đảm bảo ngày công theo quy định
* Đúng giờ
* Ý thức trong việc chấp hành quy chế nhân viên, quy định nhà nước
Tên nhân viên :... Vị trí:... Phòng ban:...
Có biểu hiện lãng phí , sai sót , hư hao 3 Thường xuyên lãng phí 0 4 Nhận thêm công việc Nhận thêm và làm tốt các công việc phát sinh, hỗ trợ và làm các công việc của nhân viên khác khi họ vắng
8
Không nhận thêm nhiệm vụ gì 2 5 Năng động, sáng
tạo trong công việc
Có những ý tưởng mới, cải tiến tích cực trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, năng suất của doanh nghiệp
10
Công việc làm ở mức bình thường, không có sự sáng tạo gì 5 6 Tinh thần đồng đội Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp trong và ngoài bộ phận 7 Chỉ phối hợp khi có áp lực từ cấp trên 4
Không hợp tác, xung đột với đồng nghiệp, gây khó khăn cho công việc
của người khác
0
7 Đảm bảo ngày công theo quy định
Đi làm đầy đủ không nghỉ 10 Nghỉ dưới 2 ngày/ tháng 5
8 Đúng giờ Không có ngày nào đi trễ về sớm 10 Thỉnh thoảng có đi trễ, về sớm nhưng có sự xin phép với quản lý
7
Thỉnh thoảng đi trễ về sớm nhưng không có sự xin phép
4
Thường xuyên đi trễ về sớm 0 9 Ý thức trong việc
chấp hành quy chế nhân viên, quy định nhà nước
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của công ty và quy định của pháp luật
10
Vi phạm nội quy của công ty hoặc quy định của pháp luật
5
Vi phạm cả quy định của công ty và
quy định của pháp luật
0
Bảng 3.2: Phiếu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động
Bước 2: Đo lường sự thực hiện công việc
Trưởng các phòng tiến hành phát phiếu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên tự chấm. Sau khi nhân viên chấm xong thì trưởng phòng chịu trách nhiệm thu lại, đánh giá điểm cho từng nhân viên và tiến hành xếp loại.
Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của công ty mà xếp loại, đánh giá người lao động theo
số điểm của họ. Có thể xếp loại như sau:
Loại A: Có sốđiểm đánhgiá từ 85điểm đến100 điểm Loại B: Có sốđiểm đánhgiá từ 70điểm đếncận 85điểm Loại C: Có sốđiểm đánhgiá từ 50điểm đếncận 70điểm
Xếp loại Mức thưởng Loại D: Có số điểm đánh giá dưới 50 điểm
Thang điểm này sẽ dung để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên và làm cơ sở cho việc tăng lương, thi đua của nhân viên trong công ty. Việc đánh giá và xếp loại nhân viên nên thực hiện theo tháng để có thể theo dõi sát sao về mức độ hoàn
thành công việc của người lao động và có sự điều chỉnh ngay trong tháng tới nếu người lao động có xếp loại thấp, tránh để nhân viên làm việc không hiệu quả và mắc lỗi trong suốt thời gian dài. Điểm xếp loại cuối năm sẽ bằng điểm trung bình của 12 tháng. Đây sẽ là căn cứ để cuối mỗi năm công ty xét duyệt tăng lương hoặc khen thưởng cho nhân viên xuất sắc. Điều này sẽ khuyến khích nhân viên tích cực làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong công ty, ý thức kỷ luật và trách nhiệm đối với công ty.
Bước 3: Thông tin phản hồi
Sau khi tiến hành xếp loại xong cho mỗi nhân viên, trưởng các sẽ làm một bản tổng hợp lại điểm và xếp loại của tất cả nhân viên và gửi lại cho nhân viên để nhân viên có thể phản hồi nếu thấy điểm và xếp loại không hợp lý. Trưởng phòng sẽ giải đáp thắc mắc của nhân viên. Hai bên thống nhất đi đến kết quả cuối cùng và nhân viên ký
vào bảng xếp loại. Trưởng phòng lưu giữ bảng xếp loại để làm cơ sở xét tăng lương cuối năm cho nhân viên.
Việc xây dựng và đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cũng do trưởng các phòng tiến hành đánh giá, và đây là trách nhiệm công việc đối với vị trí của họ, không
phát sinh chi phí trả thêm đối với việc xây dựng và đánh giá thực hiện công việc Các giải pháp được nêu ra ở trên đều là những giải pháp đem lại hiệu quả trực tiếp trong công tác tiền lương cũng như nâng cao được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh
và đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty. Các giải pháp nêu ra có thể gây ra việc tăng chi phí cho công ty nhưng đồng thời công ty cũng tăng được doanh thu và hiệu suất thực hiện công việc, tạo được đội ngũ lao động lành nghề, nhiều kinh nhiệm, gắn bó
3.3.1. Thưởng cá nhân xuất sắc
Dựa trên phiếu đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động vào mỗi tháng. Vào cuối năm trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại điểm trung bình và xếp loại của từng người để làm căn cứ xét thưởng. Đối với nhân viên có xếp loại trung bình cả năm là A, B sẽ nhận được mức tiền thưởng như sau:
A 1.000.000
Phần doanh thu được tính thưởng K
<=200 triệu 0.005
>200 triệu - 500 triệu 0.007
>500 triệu 0.008
Bảng 3.3: Mức thưởng theo xếp loại trung bình năm
Đối với những nhân viên trung bình cả năm xếp loại C, D công ty sẽ đưa ra hình thức
kỷ luật và yêu cầu nhân viên viết cam kết.
Mức thưởng này dựa trên sự đóng góp của nhân viên cho công ty, những nhân viên xếp loại A, B đều là những nhân viên được đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở mức tốt và khá, đều là những người có hiệu suất làm việc cao, có tính sáng tạo và góp
phần nâng cao năng suất lao động của công ty, là những người có đóng góp tích cực trong việc nâng cao doanh thu cho công ty. Đây là mức thưởng cả năm vì vậy chi phí bỏ ra cho mức thưởng này so với sự đóng góp của nhân viên trong cả năm là không đáng kể.
3.3.2. Thưởng kinh doanh
Nhân viên trong công ty bao gồm cả nhân viên kinh doanh và nhân viên ở bộ phận khác nếu trong tháng ký được hợp đồng có giá trị lớn công ty nên xem xét thưởng cho họ.
Đối với nhân viên kinh doanh, nếu công ty áp dụng hình thức tính lương theo doanh thu thì họ chỉ được thưởng khi có doanh thu vượt hơn so với định mức công ty đưa ra trong tháng. Khi đó mức thưởng của họ sẽ được tính dựa trên phần doanh thu Đối với những nhân viên ở bộ phận khác ngoài thực hiện công việc của họ nếu mà ký được hợp đồng cho công ty thì mức thưởng của họ sẽ dựa trên doanh thu của hợp đồng.
Có thể tính theo công thức sau: TDT = k DT-.-.. thưởng
Trong đó:
TDT : mức thưởng theo doanh thu k : hệ số tính thưởng
DTtính thưởng : Phan doanh thu được tinh thưởng Có thể xem hét hệ số k như sau:
Bảng 3.4: Hệ số thưởng theo doanh thu
Nếu phần doanh thu tính thưởng <= 200 triệu đồng thì hệ số k sẽ là 0.005. Khi phần doanh thu tính thưởng từ > 200 triệu đến 500 triệu đồng thì phần doanh thu tính thưởng <=200 triệu thì tính theo hệ số 0.005. Phần doanh thu sau khi trừ đi 200 triệu đồng sẽ tính theo hệ số 0.007. Đối với nhân viên mà phần doanh thu tính thưởng lớn hơn 500 triệu cũng tính tương tự.
Mức thưởng kinh doanh được đưa ra cũng làm tăng chi phí trong việc trả lương của doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng tăng doanh thu của công ty. Công ty trích phần trăm doanh thu để thưởng kinh doanh công ty vẫn giữ lại được một phần lợi nhuận vì
vậy mức thưởng doanh thu này nên được đưa vào áp dụng ngay để nâng cao được hiệu quả công việc của nhân viên
3.3.3. Thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nâng cao hiệu quả công việc
Hiện nay, hình thức thưởng của công ty còn ít và không tạo được động lực cho nhân viên tích cực làm việc. Thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật là một hình thức thưởng cần được xem xét và áp dụng vào công ty. Hình thức thưởng này sẽ giúp người lao động phát huy được tính sáng tạo, có thể giản bớt được chi phí của công ty và nâng