3.2. Giải pháp đối với côngty
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện về phương tiện máy móc, trang thiết bị
Cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay dù là ngành nghề gì bởi vậy công ty cần phải linh hoạt và nhạy bén để tồn tại và phát triển. Với thời đại của công nghệ, máy móc phát triển, sẽ là công cụ đắc lực để giúp con người tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả. Đặc biệt trong công việc kế toán, thay vì phải ghi chép tất cả số liệu vào sổ sách như ngày xưa, thì bây giờ việc sử dụng máy vi tính sẽ giúp cho các kế toán viên có thể lưu trữ số liệu, sổ sách của công ty trong máy tính và dễ dàng kiểm tra, tìm kiếm, sửa chữa khi cần một cách kịp thời, nhanh chóng. Để có thể thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán sổ sách, cũng như kê khai thuế, công ty nên đổi mới, nâng cấp lại toàn bộ hệ thống máy vi tính như việc tăng dung lượng bộ nhớ của máy tính vì số lượng HĐ, CT của công ty cần lưu trữ nhiều; nâng cấp tốc độ xử lý dữ liệu để đẩy nhanh tốc độ làm việc và xử lý nghiệp vụ của nhân viên; tăng cường bảo mật các thông tin quan trọng bằng các phầm mềm diệt virus an toàn và ổn định để tránh các lỗ hổng bảo mật làm rò rỉ dữ liệu của công ty ra bên ngoài. Máy tính hiện đại, sẽ tiết kiệm thời gian cho nhân viên xử lý dữ liệu.
So với việc tính toán thủ công, rườm rà như trước đây, kế toán có thể sử dụng các phần mềm tính toán trên máy tính sẽ mang lại độ chính xác cao hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn. Ví dụ như sử dụng phần mềm kế toán Smart Pro, GAMA. Những phần mềm này có giá khá rẻ, nhưng rất đơn giản, ít thao tác và nhân viên có thể dễ dàng sử dụng và rất phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty là kinh doanh thương mại. Việc sử dụng các phần mềm này là vô cùng
cần thiết vì tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, sắp xếp hệ thống hoá đơn chứng từ một cách khoa học, kết xuất dữ liệu dạng XML chính xác để tiết kiệm, rút ngắn thời gian trong việc tìm kiếm dữ liệu khi quyết toán thuế.
So với việc trực tiếp đến cơ quan thuế để thực hiện các thủ tục thuế như kê khai và nộp thuế theo cách truyền thống như trước đây thì hiện tại các cá nhân, tổ chức có thể sử dụng phần mềm HTKK để thực hiện các thủ tục này một cách nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm này không những giúp cho các cá nhân, tổ chức đơn giản hoá các thủ tục rườm rà mà còn giúp họ có thể tiết kiệm tối đa thời gian tính toán, in ấn, thời gian di chuyển. Tuy nhiên, vì đây là phần mềm mới nên vẫn còn những bất cập trong việc sử dụng vì thế công ty nên chủ động trong việc tìm hiểu, nâng cấp ứng dụng này để áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, Tổng cục thuế đã nâng cấp ứng dụng Hỗ trợ kê khai theo kiến trúc và công nghệ mới phiên bản 4.5.6, để có thể khắc phục các lỗi của phiên bản cũ mà công ty đang sử dụng là 3.8.6 thì công ty nên nâng cấp, cập nhật phiên bản mới này để kế toán dễ dàng kê khai thuế, đảm bảo việc kê khai chính xác, đạt hiệu quả cao.
Internet, wifi ra đời đã chứng tỏ vai trò quan trọng của chúng trong cuộc sống hàng ngày của con người về mặt học tập, công việc và giải trí. Tuy nhiên công ty nên cân nhắc lựa chọn loại mạng wifi có đường truyền kết nối ổn định, sóng mạnh, tối giản kích thước, bán kính đi xa hơn để có thể kết nối thông tin nhanh chóng, cũng như để đảm bảo cho quá trình kê khai và nộp thuế được hoàn thành nhanh chóng, suôn sẻ, kịp thời và không bị gián đoạn cũng như giúp cho công việc hàng ngày được thực hiện một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
Công ty nên trang bị thêm cho kho hàng các thiết bị phù hợp như giá hàng, kệ hàng để xếp vật tư bằng kim loại, tránh tiếp xúc với mặt đất. Việc các vật liệu xây dựng để lâu ngày dưới đất sẽ làm cho chúng dễ bị ghỉ, ăn mòn dẫn đến không đảm bảo chất lượng. Nên xây thêm một kho hàng riêng ở vị trí cao hơn để chứa xi măng, tránh tình trạng ẩm ướt dẫn đến hư hỏng, phải đảm bảo xi măng được bảo quản khô ráo, kho hàng phải có mái che mưa và có lối cho xe di chuyển, tiện lợi cho quá trình nhập, xuất kho, cũng như hạn chế xảy ra những sự cố bất ngờ như đợt lũ
vừa qua đã gây tổn thất cho công ty. Việc phân chia kho hàng một cách rõ ràng này nhằm giảm thiểu tình trạng nhầm lẫn, thất thoát tài sản.