3.2. Giải pháp đối với côngty
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống Hoá đơn, chứng từ
Hoá đơn, chứng từ là một tài liệu vô cùng quan trọng và mang ý nghĩa đặc biệt đối với cả NNT và cơ quan quản lý. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì hoá đơn GTGT mang ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu cũng như chi phí của doanh nghiệp. Ngoài ra HĐ còn là bằng chứng để các doanh nghiệp giải quyết tranh chấp với khách hàng, nhà cung cấp và
là tài liệu quan trọng để giải trình với cán bộ thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Vì vậy, công ty nên chú trọng hơn việc quản lý và bảo mật thông tin về HĐ, CT.
Bởi vì số tiền trên mỗi hoá đơn GTGT đầu vào và đầu ra của công ty khá lớn, nên mỗi lần nhận và xuất hoá đơn, công ty cần chú trọng kiểm tra cẩn thận hơn các thông tin bắt buộc phải có trên HĐ như thông tin của người bán, thông tin của người mua, thông tin HHDV được giao dịch, thuế suất, ngày tháng lập HĐ, chữ ký hai bên, tránh tình trạng viết sai, ghi thiếu các thông tin cần thiết làm mất thời gian sửa, xuất lại hoá đơn. Việc sai sót ngoài việc làm mất thời gian, đôi lúc còn gây khó chịu cho khách hàng. Do đó, kế toán thuế cần phải cẩn thẩn tuyệt đối và kiểm tra kỹ lưỡng mỗi lần xuất HĐ cho khách hàng, cũng như nhận HĐ về nhằm kiểm tra tính rõ ràng, hợp pháp của các HĐ CT, đảm bảo các số liệu được ghi trên HĐ là chính xác, trung thực và đầy đủ.
Trong thời gian sắp tới, công ty cần thiết lập cho mình một quy trình khoa học về luân chuyển hoá đơn, tiến hành chuyển đổi hình thích sử dụng hoá đơn giấy sang sử dụng HĐĐT để tránh tình trạng bị mất hoặc thất lạc, nhầm lẫn chứng từ giúp cho việc tìm kiếm khi cần sẽ nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, giảm thiểu được gian lận, sai sót. Vì HĐ, CT là tài liệu quan trọng nhất để thực hiện kê khai, nộp thuế và đối chiếu khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra của CQT. Để giải quyết những tồn tại, bất cập trong việc sử dụng hoá đơn giấy như việc tốn kém chi phí đặt in, mất thời gian sắp xếp, tổng hợp, phân loại để lưu trữ hoá đơn hợp lý, đồng thời mất thời gian trong việc báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Công ty nên nhanh chóng triển khai sử dụng hoá đơn điện tử. Để thực hiện được điều này, công ty nên chủ động đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế, ngoài ra công ty nên trang bị, tìm hiểu đầy đủ kiến thức về qui định sử dụng hoá đơn điện tử như các nội dung bắt buộc của HĐĐT về tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số HĐ, số HĐ, chữ ký điện tử; nắm rõ qui định về thời điểm lập HĐ hay định dạng của HĐĐT để tránh xảy ra các sai sót trong quá trình sử dụng.
Như đã nêu ở phần hạn chế, việc luân chuyển HĐ CT giữa các phòng ban còn chậm. Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế toán cũng như quản lý công ty
cần phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên bán hàng gửi HĐ, CT kịp thời, đúng thời hạn, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho việc hạch toán tổng hợp và chi tiết, tạo điều kiện cho việc nhập liệu một cách nhanh chóng và chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có gây mất thời gian và chi phí của công ty.
Với những trường hợp công ty mua, bán hàng hoá qua điện thoại thì trước mỗi lần gửi HĐ cho khách hàng, nhận HĐ của nhà cung cấp, kế toán của công ty nên gọi điện lại với đối tác để xác nhận toàn bộ các thông tin được ghi trên HĐ là chính xác, đầy đủ nhằm hạn chế các sai sót xảy ra.