5. Kết cấu của đề tài
4.2.2. Nhóm giải pháp liên quan đến công tác quản lý, điều hành
4.2.2.1. Hoàn thiện quy trình thẩm tra quyết toán và phê duyệt quyết toán
Để khắc phục tình trạng chưa có một quy trình tổng quát thẩm tra quyết toán vốn đầu tư XDCB trên địa bàn tỉnh, đồng thời làm rõ một số nội dung chưa được cụ thể trong Thông tư 20/TT-BTC ngày 11/2/2013 của Bộ Tài chính. Tác giả đề xuất hoàn thiện quy trình thẩm tra theo sơ đồ (xem sơ đồ 4.1):
(1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:
Khi có chủ đầu tư nộp hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành, bộ phận tiếp nhận tiến hành tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ quyết toán theo các nội dung sau:
- Kiểm tra tính pháp lý về thủ tục hành chính, nội dung hồ sơ báo cáo quyết toán và văn bản trình duyệt quyết toán của chủ đầu tư. Xem xét việc chấp hành của chủ đầu tư về thời gian hoàn thành báo cáo, trình cơ quan thẩm tra và phê duyệt quyết toán theo đúng phân cấp và thẩm quyền.
- Kiểm tra nội dung báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án do chủ đầu tư lập, đối chiếu với biểu mẫu quy định; các hồ sơ, tài liệu liên quan để thẩm tra báo cáo quyết toán theo quy định.
- Lập phiếu giao nhận hồ sơ; hướng dẫn chủ đầu tư hoàn thiện, bổ sung nội dung báo cáo và hồ sơ, tài liệu còn thiếu.
78
Sơ đồ 4.1. Quy trình tổng quát thực hiện thẩm tra quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành
Nguồn: Bộ Tài chính
Lập kế hoạch thẩm tra Tiếp nhận và
kiểmtra hồ sơ
Tiến hành thẩm tra, báo cáo, quyết toán
Giao nhiệm vụ thẩm tra
THẨM TRA HỒ SƠ PHÁP LÝ CỦA DỰ ÁN
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư và xây dựng theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. - Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục lựa chọn thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
-Thẩm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế.
THẨM TRA NGUỒN VỐN ĐẦU TƯ CỦA DỰ ÁN
- Thực hiện kiểm tra đối chiếu với cơ quan cấp phát và sổ kế toán số vốn đầu tư thực tế thực hiện.
- Thẩm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nguồn vốn đầu tư đã sử dụng - Thẩm tra sự phù hợp trong việc sử dụng nguồn vốn đầu tư so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền
THẨM TRA CHI PHÍ ĐẦU TƯ - Thẩm tra chi phí xây dựng và chi phí thiết bị.
- Thẩm tra chi phí khác.
THẨM TRA CHI PHÍ ĐẦU TƯ THIỆT HẠI KHÔNG TÍNH VÀO
GIÁ TRỊ TÀI SẢN
THẨM TRA GIÁ TRỊ TÀI SẢN HÌNH THÀNH QUA ĐẦU TƯ
XEM XÉT VIỆC CHẤP HÀNH CỦA CHỦ ĐẦU TƯ VÀ CÁC
ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN THẨM TRA TÌNH HÌNH CÔNG
NỢ,VẬT TƯ, THIẾT BỊ TỒN ĐỌNG
TỔNG HỢP, BÁO CÁO, THÔNG QUA, TRÌNH DUYỆT KẾT QUẢ THẨM TRA QUYẾT TOÁN
79
(2) Giao nhiệm vụ thẩm tra.
Bộ phận tiếp nhận bàn giao hồ sơ cho Lãnh đạo phòng nghiệp vụ được giao nhiệm vụ thẩm tra quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành (Phòng Đầu tư đối với Sở Tài chính hoặc phòng Tài chính - kế hoạch đối với cấp huyện), lãnh đạo phòng nghiệp vụ giao hồ sơ quyết toán cho cán bộ được giao nhiệm vụ thẩm tra, cán bộ thẩm tra một lần nữa kiểm tra tính đầy đủ các nội dung của hồ sơ theo quy định, nếu đầy đủ trình lãnh đạo phòng ký biên bản giao nhận hồ sơ với bộ phận tiếp nhận.
(3) Lập kế hoạch thẩm tra.
Trong thời gian tối đa 3 ngày cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu hồ sơ báo cáo quyết toán để lập kế hoạch thẩm tra quyết toán. Kế hoạch thẩm tra phải thể hiện được các nội dung sau:
* Các nội dung về hồ sơ quyết toán đã nhận:
- Hồ sơ chung: (tên dự án, công trình hoàn thành được quyết toán; đầu tư;
chủ đầu tư; hình thức quản lý dự án;danh mục hồ sơ pháp lý; tổng mức đầu tư; tổng dự toán được duyệt; tổng vốn đầu tư đề nghị quyết toán; tổng chi phí đầu tư được kiểm toán (nếu có); kế hoạch vốn được giao; vốn đã thanh toán …).
- Hồ sơ chi tiết: (nhà thầu thi công; hợp đồng và hình thức hợp đồng;
hồ sơ hoàn công; giá trị quyết toán A-B; đối chiếu công nợ; hoá đơn vật tư, thiết bị (nếu có)…) phân theo từng gói thầu hoặc nội dung chi phí.
- Hồ sơ yêu cầu chủ đầu tư bổ sung.
* Kiến nghị lựa chọn hình thức thẩm tra: (đối với hồ sơ quyết toán
vốn đầu tư XDCB hoàn thành các dự án nhóm C chưa thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán dự án hoàn thành)
Kiến nghị lựa chọn các hình thức: Sở Tài chính (hoặc phòng tài chính đối với cấp huyện) tự tổ chức thẩm tra, đề nghị với UBND tỉnh (hoặc chủ tịch UBND huyện đối với cấp huyện) thành lập tổ công tác thẩm tra hoặc đề nghị cho thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán trước khi thẩm tra.
80
* Đăng ký tiến độ thực hiện thẩm tra quyết toán (trong trường hợp đề xuất lựa chọn hình thức Sở Tài chính <hoặc phòng tài chính đối với cấp huyện> tự tổ chức thẩm tra).
(4) Tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán. Bước 1: thẩm tra hồ sơ pháp lý:
Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục đầu tư và xây dựng theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng:
+ Đối với quyết định đầu tư, các nội dung thẩm tra là: Thẩm quyền của cơ quan quyết định đầu tư, thẩm quyền của cơ quan thẩm định báo cáo đầu tư; năng lực của đơn vị tư vấn; trình tự và nội dung lập, thẩm định phê duyệt báo cáo đầu tư; tính phù hợp của hồ sơ thiết kế cơ sở với chủ trương, mục tiêu đầu tư, tổng mức đầu tư có lập trên cơ sở của thiết kế cơ sở không.
+ Đối với quyết định phê duyệt thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình, các nội dung thẩm tra là: Thẩm quyền của cơ quan ra quyết định phê duyệt và cơ quan thẩm định; trình tự và nội dung phê duyệt (thiết kế kỹ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở trong dự án được duyệt về quy mô, công nghệ, công suất, cấp công trình, tiêu chuẩn, quy phạm xây dựng; tổng dự toán phải phù hợp với tổng mức vốn đầu tư và không được vượt tổng mức đầu tư; dự toán các hạng mục không được vượt tổng dự toán).
- Thẩm tra việc chấp hành trình tự, thủ tục lựa chọn thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu theo các nội dung: Hình thức lựa chọn nhà thầu; việc tổ chức đấu thầu; hồ sơ mời thầu; tiêu chuẩn xét thầu; năng lực nhà thầu trúng thầu; giá trị trúng thầu... trên cơ sở quy định của pháp luật (Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn).
- Thẩm tra tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế do chủ đầu tư ký với các nhà thầu (tư vấn, xây dựng, cung ứng vật tư thiết bị) để thực hiện dự án theo các nội dung: trình tự hợp đồng; tư cách pháp nhân của người thực hiện hợp đồng; giá hợp đồng; thời gian thực hiện hợp đồng... sự phù hợp với
81
quy định của Luật Xây dựng và các văn bản hướng dẫn đồng thời phải phù hợp với hồ sơ trúng thầu đối với công trình đấu thầu hoặc thiết kế dự toán đối với công trình chỉ định thầu.
Bước 2: thẩm tra nguồn vốn đầu tư của dự án:
- Trên cơ sở chứng từ, sổ kế toán thực hiện đối chiếu số vốn đã cấp, cho vay, thanh toán do chủ đầu tư báo cáo với số xác nhận của cơ quan cấp vốn, cho vay, thanh toán liên quan để xác định số vốn đầu tư thực tế thực hiện; trường hợp nhận vốn bằng ngoại tệ phải thực hiện kiểm tra việc quy đổi theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh.
- Kiểm tra số liệu báo cáo về hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư hàng năm so với kế hoạch được duyệt từ đó thẩm tra tính hợp pháp của các nguồn vốn đầu tư đã sử dụng.
- Thẩm tra sự phù hợp trong việc sử dụng nguồn vốn đầu tư so với cơ cấu xác định trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền
Bước 3: thẩm tra chi phí đầu tư:
a.Thẩm tra chi phí xây dựng và chi phí thiết bị:
Khi tiến hành thẩm tra, cán bộ thẩm tra phải nghiên cứu kỹ hồ sơ, bản vẽ thiết kế, hoàn công và các tài liệu có liên quan, chọn mẫu những khối lượng xây dựng có giá trị lớn, để đi sâu kiểm tra chi tiết.
+ Kiểm tra thực tế tại hiện trường:
Trên cơ sở kế hoạch thẩm tra đã lập và đăng ký với Lãnh đạo phòng, cán bộ thẩm tra thông báo cho chủ đầu tư và cùng chủ đầu tư tiến hành kiểm tra thực tế tại hiện trường công trình, với các nội dung sau:
+ Đối với chi phí xây dựng:
- Thực hiện kiểm tra tổng thể công trình về khối lượng, chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật công trình,…
- Chọn mẫu một số công việc, hạng mục, kiểm tra kích thước thông qua các phương pháp đo, đếm… kiểm tra quy cách phẩm chất vật tư, vật liệu phù hợp với bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật và nhật ký thi công.
82
- Kiểm tra, xem xét địa điểm, địa hình, địa vật công trình để xác định điều kiện áp dụng các hệ số vận chuyển, khoảng cách vận chuyển trong quyết toán có phù hợp với thực tế không (trừ trường hợp thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức. Giá hợp đồng trọn gói...)
* Đối với chi phí thiết bị: chọn mẫu một số thiết bị để kiểm tra thực
tế tại hiện trường nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản về danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác (cần thiết phải lập bảng danh mục để kiểm kê).
Kết thúc quá trình kiểm tra cán bộ thẩm tra phải lập biên bản kiểm tra hiện trường với sự xác nhận của chủ đầu tư và đơn vị được bàn giao sử dụng công trình (biên bản kiểm tra phải ghi rõ những nội dung, phần việc đã kiểm tra và kết quả kiểm tra đồng thời nêu rõ lý do không kiểm tra các phần còn lại).
- Thẩm tra hồ sơ quyết toán:
* Đối với các gói thầu do chủ đầu tư (ban quản lý dự án) tự thực hiện:
+ Thẩm tra năng lực của chủ đầu tư có phù hợp với việc thực hiện gói thầu không.
+ Kiểm tra giá trị khối lượng thực hiện đã nghiệm thu đề nghị quyết toán của công trình (hoặc hạng mục công trình) với dự toán được duyệt; xác định giá trị và nguyên nhân chênh lệch (tăng, giảm).
+ Thẩm tra các nội dung, khối lượng trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tư với biên bản nghiệm thu khối lượng, dự toán thiết kế được duyệt và biên bản kiểm tra hiện trường.
- Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trường, hoá đơn vật tư, các chứng chỉ vật liệu…thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng được nghiệm thu đề nghị quyết toán so với thiết kế, dự toán được duyệt.
- Đối chiếu đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán của chủ đầu tư với đơn giá trong dự toán được duyệt đảm bảo phù hợp với quy định của Nhà nước trên các mặt:
83
+ Việc áp dụng định mức, đơn giá XDCB của Nhà nước ban hành trong từng thời kỳ.
+ Thực hiện các quy định về giá vật liệu, nhân công, vận chuyển vật liệu để tính chênh lệch giá.
+ Áp dụng các hệ số về trượt giá, phụ phí… đối với từng loại chi phí: vật liệu, nhân công, máy… để xác định giá trị quyết toán của khối lượng hoàn thành.
+ Đối với chi phí thiết bị còn phải thực hiện thẩm tra chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng gia công thiết bị như: Chi phí vận chuyển, bốc xếp theo giá cước quy định, chi phí bảo quản, bão dưỡng gia công thiết bị theo dự toán được duyệt, hợp đồng, nghiệm thu…
- Xác định giá trị quyết toán của khối lượng hoàn thành sau thẩm tra quyết toán, chênh lệch (tăng, giảm) so với đề nghị quyết toán. Yêu cầu lập bảng tính toán chi tiết và thuyết minh rõ lý do các khoản chênh lệch.
* Thẩm tra những công việc do các nhà thầu thực hiện theo hợp đồng: -Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng trọn gói"
(không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
+ Đối chiếu các nội dung công việc, khối lượng thực hiện đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với các nội dung công việc, khối lượng thực hiện, đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng.
+ Kiểm tra sự phù hợp giữa hồ sơ hoàn công, biên bản kiểm tra hiện trường với các yêu cầu nêu trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị thực hiện kiểm tra danh mục, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật, xuất xứ của thiết bị công nghệ, phụ tùng kèm theo và các trang bị khác có đúng với hợp đồng và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
+ Trên cơ sở biên bản kiểm tra hiện trường, hoá đơn vật tư, các chứng chỉ vật liệu…thực hiện kiểm tra chủng loại vật liệu đã sử dụng được nghiệm thu đề nghị quyết toán so với quy định trong các tài liệu kèm theo hợp đồng. Đối với chi phí thiết bị phải xem xét chứng từ gốc của thiết bị đã mua trong nước hoặc nhập khẩu.
84
+ Đối với thiết bị mua bằng ngoại tệ cần phải kiểm tra việc áp dụng tỷ giá quy đổi so với quy định.
+ Khi nhà thầu thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung công việc, đúng khối lượng thực hiện và đơn giá ghi trong hợp đồng, bản tính giá hợp đồng; thì giá trị quyết toán đúng bằng giá trọn gói của hợp đồng đã ký.
+ Nếu thẩm tra phát hiện nhà thầu không thực hiện theo đúng các yêu cầu của hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng thì tuỳ theo quy định trong điều khoản về vi phạm hợp đồng để xác định giá trị quyết toán và có kiến nghị giải quyết cho phù hợp.
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng theo đơn
giá cố định" (không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
+ Đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện và biên bản kiểm tra hiện trường để thẩm tra các yêu cầu, nội dung công việc, khối lượng thực hiện trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B.
+ Đối chiếu đơn giá trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B với đơn giá cố định ghi trong bản tính giá hợp đồng và các tài liệu kèm theo hợp đồng.
+ Giá trị quyết toán bằng khối lượng thực hiện đã được nghiệm thu đúng quy định nhân (x) với đơn giá cố định ghi trong hợp đồng.
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng theo giá
điều chỉnh" (không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
+ Đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lượng thực hiện và biên bản kiểm tra hiện trường để thẩm tra các yêu cầu, nội dung công việc, khối lượng thực hiện trong bản tính giá trị đề nghị quyết toán A-B.
+ Căn cứ điều kiện cụ thể của hợp đồng, xác định rõ phạm vi và phương thức điều chỉnh của hợp đồng. Trường hợp điều chỉnh về khối lượng phải căn cứ biên bản nghiệm thu khối lượng để thẩm tra khối lượng. Trường hợp điều chỉnh về đơn giá phải căn cứ nguyên tắc điều chỉnh đơn giá ghi trong hợp đồng.
85
- Thẩm tra đối với hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng kết hợp" (không phân biệt hình thức lựa chọn nhà thầu):
Hợp đồng theo hình thức "Giá hợp đồng kết hợp" phải xác định rõ phạm vi theo công trình, hạng mục công trình hoặc nội dung công việc cụ thể được áp dụng hình thức hợp đồng cụ thể: trọn gói, đơn giá cố định hoặc điều chỉnh giá. Việc thẩm tra từng phần của hợp đồng, theo từng hình thức hợp đồng, tương ứng với quy định tại các trường hợp ở trên.
c.Thẩm tra chi phí khác:
- Thẩm tra nhóm chi phí theo định mức: