8. Kết cấu của ĐA/KLTN:
2.2.2. Tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên
Các tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên chiến lược nhân sự, định hướng viễn cảnh của cơng ty và bầu khơng khí văn hố của cơng ty.
Tại cơng ty Nhất Gia Thành , đây là một cơng ty cĩ các bộ phận nhân sự cũng khá đơn giản và thu gọn, khơng cĩ nhiều phịng ban như những doanh nghiệp lớn khác. Tuy nhiên, các bộ phận nhân sự tại cơng ty đã đi vào hoạt động cĩ qui cũ và ổn định, cơng ty cũng cĩ một số tiêu chuẩn khá cụ thể và rõ ràng để tuyển chọn nhân viên theo từng chức danh, phù hợp với nhu cầu cơng việc. Mỗi một chức danh đều cĩ bảng tiêu chuẩn cơng việc phù hợp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho bộ phận nhân sự và Ban lãnh đạo cơng ty trong việc tuyển chọn nhân viên. Cụ thể với một số chức danh như sau:
Nhân viên kế tốn.
Nhiệm vụ:
- Lập chứng từ, kiểm nhận, kiểm tra và ghi chép cập nhật chính xác các sổ sách hạch tốn nghiệp vụ và kế tốn chi tiết.
- Lập các báo cáo nghiệp vụ hàng ngày và định kỳ hoặc theo yêu cầu quản lý - Lập báo cáo thuế
- Lập sổ sách kiểm kê và kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư
Khả năng:
- Biết nguyên lý kế tốn
- Biết các chế độ, thể lệ kế tốn cơ bản - Sử dụng thành thạo máy vi tính
Yêu cầu trình độ nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp ĐH ngành tài chính – kế tốn hoặc trung học kế tốn - Cĩ ít nhất 2 năm kinh nghiệm về báo cáo thuế
Nhân viên kinh doanh:
Nhiệm vụ:
- Phát triển thị trường mới, chăm sĩc khách hàng
- Tìm kiếm, thu nhập thơng tin thị trường, đối thủ, biết giải quyết vấn đề trong phạm vi của mình
Khả năng:
- Cĩ kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng, làm việc độc lập, tự lập kế hoạch và giải quyết vấn đề
- Trung thực - tích cực chịu khĩ trong cơng việc, tự giác làm việc và cĩ tinh thần trách nhiệm
- Cĩ sức khỏe tốt, phương tiện đi lại và sẵn sàng đi cơng tác xa
Yêu cầu trình độ nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp ĐH ngành kinh tế, marketing
- Đã từng làm nhân viên bán hàng, tiếp thị, chăm sĩc khách hàng, hoặc từng là nhân viền marketing cĩ kinh nghiệm 2 năm trở lên
Thủ quỹ:
Nhiệm vụ:
- Thực hiện chi - thu tiền mặt đúng chính xác trong phạm vi quyền hạn của mình
- Kiểm tra thu - chi tiền mặt chính xác và bảo quản an tồn quỹ tiền mặt
- Hạch tốn chính xác đầy đủ các nghiệp vụ của quỹ tiền mặt và làm các báo cáo về quỹ tiền mặt
Khả năng:
- Biết các nghiệp vụ về thủ quỹ
Yêu cầu trình độ nghiệp vụ:
- Tốt nghiệp phổ thơng cơ sở, đã qua lớp nghiệp vụ quỹ tiền mặt.
Trƣởng phịng nhân sự:
Nhiệm vụ:
- Tham gia quản lý lực lượng lao động, nguồn tài nguyên nhân sự
- Quản lý về các vấn đề chính sách lương bổng, bảo hiểm xã hội cho nhân viên - Phụ trách tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự
Khả năng:
- Cĩ khả năng nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự
Yêu cầu trình độ nghiệp vụ:
- Cử nhân các ngành kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc quản trị chuyên ngành tâm lý học hoặc xã hội học.
- Cĩ ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong cơng tác quản trị nhân sự
- Ngồi ra cịn cĩ các chức vụ khác cũng cĩ tiêu chuẩn về chức danh cơng việc riêng và phù hợp.
Phác họa tiến trình tuyển chọn nhân viên
Tiến trình tuyển chọn nhân viên tại cơng ty bao gồm các bước sau:
a. Xem xét hồ sơ xin việc
Bước đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn nhân viên tại cơng ty Nhất Gia Thành bao gồm việc xem xét hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thiết kế hoặc theo mẫu cĩ sẵn. Nhân viên bộ phận nhân sự sẽ đối chiếu, so sánh với bảng mơ tả cơng việc và bảng mơ tả tiêu chuẩn cơng việc để đánh giá xem ứng viên cĩ phù hợp với yêu cầu cơng việc của cơng ty hay khơng, cơng việc này cũng cĩ nghĩa là cơng ty cũng sẽ đánh giá về hình thức và nội dung của đơn xin việc của ứng viên.
Quá trình xem xét hồ sơ xin việc này mang lại cho cơng ty nhiều lợi điểm, như rất ít phí tổn, khơng địi hỏi phải nhiều người lựa chọn hồ sơ và thời gian là tương đối ngắn (thường là trong vịng từ hai đến ba ngày), nĩ cịn giúp cơng ty giảm thiểu một số ứng viên khơng đủ tiêu chuẩn và vì thế số người được trắc nghiệm, phỏng vấn ít hơn, đã được qua xem xét sơ bộ, và tất nhiên sẽ bớt tốn kém cho cơng ty. Mặc dù vậy, quá trình này cũng gây ảnh hướng đến người xem xét hồ sơ xin việc, bởi khơng phải điều gì trong nội dung của hồ sơ cũng là chính xác, các ứng viên cĩ thể nĩi về mình với các khía cạnh hào quang tích cực hoặc khơng thực tế.
b. Trắc nghiệm
Cơng ty đã áp dụng trắc nghiệm vào trong quá trình tuyển chọn như một cơng cụ cần thiết để phối hợp với các phương pháp khác như phỏng vấn, gĩp phần cho quá trình tuyển chọn được nhanh hơn và chính xác hơn.
Cơng ty đã đưa phương pháp bút vấn trắc nghiệm vào trong quá trình trắc nghiệm để các ứng viên trả lời và hồn thành các câu hỏi trong bài thi trắc nghiệm tùy theo từng loại cơng việc mà cơng ty tuyển dụng, cĩ thể là bài trắc nghiệm kiến thức tổng quát, trắc nghiệm tâm lý, cá tính hay bài trắc nghiệm về mức độ thơng
minh, và ứng viên phải hồn thành bài thi trắc nghiệm này trong thời gian nhất định từ 20 đến 25 phút: Sau đĩ thì ứng viên nộp lại cho bộ phận nhận sự của cơng ty.
c. Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi xem xét hồ sơ xin việc và bài thi trắc nghiệm tổng quát thì ứng viên được mời đến phỏng vấn sơ bộ.
Nếu tuyển chọn các chức vụ như trưởng các bộ phận của cơng ty thì đích thân Phĩ Giám Đốc trực tiếp đảm trách. Nếu tuyển chọn các chức vụ khác thấp hơn như nhân viên kế tốn, thư ký, cơng nhân thì sẽ do Bộ phận nhân sự đảm nhận cơng việc này. Họ cĩ thể đảm nhận tốt cơng việc này trong cuộc phỏng vấn sơ bộ vì trong cuộc phỏng vấn này phỏng vấn viên chỉ chú trọng đến cá tính và nhân cách của nhân như nhân viên. Nếu cĩ hỏi về chuyên mơn thì phỏng vấn viên chỉ hỏi một cách tổng quát, và cơng ty đã sử dụng phương pháp phỏng vấn phổ biến đĩ là phương pháp phỏng vấn cá nhân là chỉ cĩ một người phỏng vấn một người.
Về thời gian phỏng vấn, phỏng vấn viên của cơng ty đã cĩ sự uyển chuyển về thời gian cần thiết cho quá trình phỏng vấn. Những ứng viên kém thì sau 15 đến 20 phút phỏng vấn cĩ thể bị loại bỏ. Tuy nhiên, đối với những ứng viên cĩ khả năng và nhận thấy phù hợp với cơng việc cơng ty cần tuyển chọn thì thời gian phỏng vấn dài hơn, cĩ thể là từ 40 đến 45 phút để cĩ thể đánh giá chính xác cũng như cĩ một ý niệm chắc chắn về ứng viên này, nhưng thời gian phỏng vấn cũng khơng kéo dài hơn nữa để tránh sự nhàm chán cho cả hai bên phỏng vấn viên và ứng viên.
d. Phỏng vấn sâu
Ứng viên được phỏng vấn sâu là những người đã qua cuộc phỏng vấn sơ bộ và quá trình phỏng vấn sâu do chính Giám Đốc cơng ty trực tiếp phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn này rất quan trọng vì nĩ cĩ tính quyết định ứng viên nào được tuyển chọn và ai sẽ bị loại, nên Giám Đốc đã cĩ sự chuẩn bị sẵn sàng những câu hỏi để phỏng vấn cho phù hợp.
Trong quá trình phỏng vấn nếu phát hiện ra những người cĩ tài năng, phù hợp với cơng việc, hoặc phù hợp với những cơng việc khác của cơng ty thì sẽ chọn ứng viên đĩ.
e. Quyết định tuyển chọn
Sau khi xem xét và kiểm tra lý lịch của ứng viên, nếu ứng viên nào thỏa mãn được yêu cầu của cơng ty thì sẽ được tuyển chọn và quá trình tuyển dụng cũng được
kết thúc.
Tĩm lại tiến trình tuyển mộ nhân viên tại cơng ty được diễn ra qua 5 giai đoạn chính là xem xét hồ sơ xin việc, trắc nghiệm, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn sâu và quyết định tuyển chọn. Cơng ty đã cĩ sự kết hợp giữa phương pháp trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn, khơng cĩ phương pháp nào mang tính tuyệt đối hồn tồn, mỗi phương pháp đều cĩ mặt ưu điểm và nhược điểm khác nhau. Vì vậy việc kết hợp hai phương pháp này với nhau trong quá trình tuyển mộ là một việc làm rất đúng đắn của cơng ty, để cĩ thể hỗ trợ tốt nhất cho quá trình tuyển chọn nhân viên đạt hiệu quả, cĩ nhiều khả năng tuyển chọn đúng người hơn, và tạo điều kiện thuận lợi cho cơng ty trong tác đào tạo nhân sự của cơng ty sau này hơn.