5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Hoàn thiện công tác lập dự án
4.2.2.1. Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ thời gian của dự án
Tiến độ dự án ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án, việc rút ngắn thời gian trong quá trình thực hiện dự án sẽ tạo điều kiện sớm thu hồi vốn đầu tư góp phần làm giảm thiểu thiệt hại về ứ đọng vốn gây ra. Tuy nhiên, rút ngắn thời gian cũng có thể đồng nghĩa với việc làm chi phí tăng thêm, trong trường hợp này phải tính đến hiệu quả chung mà dự án tạo ra
Quản lý tiến độ thực hiện dự án là một mặt còn hạn chế nhất đối với quản lý dự án đầu tư tại công ty. Mục tiêu thời gian luôn bị coi nhẹ, việc triển khai các dự án luôn có những ách tắc và chưa được giải quyết nhanh chóng. Tiến độ thực hiện dự án là một mục tiêu quan trọng không những rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà còn có ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án. Thời gian từ khi nhận được dự án đến khi bắt đầu thực hiện triển khai ký hợp đồng thi công xây lắp tại công ty diễn ra rất chậm.
Vì vậy, công ty cần phải cải thiện việc quản lý mục tiêu tiến độ thực hiện dự án không những ở giai đoạn thi công dự án mà còn ở tất cả các công việc từ khi nhận quyết định chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc bàn giao dự án.
Thứ nhất, Phải quản lý tiến độ thời gian ở tất cả các giai đoạn của dự án. Việc lập trình từng công việc của dự án phải đảm bảo làm sao dự án có thời gian thực hiện ngắn nhất, bàn giao đúng thời gian dự định. Để lập lịch trình thực hiện dự án đòi hỏi phải phân tích một cách hệ thống và có phương pháp . Cụ thể là phải có liệt kê, sắp xếp, phân tích nhằm xác định: Thời gian cần phải hoàn thành từng việc và cả dự án, những công việc nào cần phải hoàn thành trước, những công việc nào có thể làm sau, những công việc nào có thể làm song song. Có nhiều phương pháp phân tích và lập trình thực hiện dự án khác nhau. Đối với công ty phương pháp phù hợp nhất là sơ đồ GANT. Đây là một phương pháp đơn giản và thông dụng, đó là biểu cho thấy khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc của dự án .
Việc quản lý dự án phải được coi trọng ở tất cả các giai đoạn của dự án, cụ thể:
-Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
+Tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật thi công chi tiết từ đó bám sát để lập kế hoạch tiến độ thi công sao cho khoa học dựa trên sự phân tích, khảo sát chính xác về hiện trường, năng lực thực hiện và dự trù biến cố xảy ra.
+ Nghiên cứu sâu sát hơn về công tác giải phóng mặt bằng để từ đó đưa ra biện pháp và phương pháp giải phóng đền bù thoả đáng đối với các bên liên quan.
+ Có phương pháp huy động vốn thích hợp đảm bảo giải ngân vốn kịp thời với tiến độ thực hiện dự án .
- Trong giai đoạn thực hiện đầu tư:
+ Phân cấp quản lý chức năng theo tính chất công việc mạch lạc tránh chồng chéo, mệnh lệnh bị truyền qua nhiều khâu trung gian. Mặt khác, tổ chức lao động một cách khoa học trong quá trình xây dựng. Tổ chức các đội, các tổ thực hiện những công việc nhất định có tính đến việc bố trí xen kẽ công nhân có trình độ cao và công nhân có trình độ thấp. Các đơn vị cần bảo đảm các điều kiện lao động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý vì hoạt động xây lắp chủ yếu tiến hành ngoài trời lại chịu ảnh hưởng của mùa vụ. Căn cứ vào tính chất công việc cũng như điều kiện mặt bằng để vận dụng các biện pháp thi công tương ứng như thi công tuần tự, thi công song song, thi công dây chuyền… Tăng cường kỷ luật lao động và kết hợp với việc khuyến khích lợi ích vật chất khen phạt để phát huy tính tự giác và trách nhiệm cao của người lao động.
+Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên theo lịch hoặc không thường xuyên để cùng nhau phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh nhằm giải quyết kịp thời những vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án góp phần đẩy nhanh tiến độ.
+Khuyến khích và tạo điều kiện cho các đơn vị áp dụng tién bộ khoa học kỹ thuật, thực hiện cơ giới hoá thay thế lao động thủ công bằng công cụ lao động hoàn thiện hơn như máy móc thiết bị. Cơ giới hoá có thể tiến hành ở các mức độ sau: Cơ giới hoá từng phần, cơ giới hoá đầy đủ, tự động hoá.Việc áp dụng rông rãi các công cụ cải tiến, nửa cơ khí, vận động người lao dộng phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật ….Tất cả những việc làm trên nhằm mục đích tăng năng suất lao động, giảm lao động nặng nhọc, rút ngắn thời gian lao động, qua đó cũng rút ngắn thời gian hoàn thành dự án
+Thực hiện công tác giám sát một cách chặt chẽ để theo dõi sát sao việc thực hiện tiến độ dự án .Khi thấy đơn vị xây lắp có sự chậm trễ thì tham gia góp ý kiến để đợn vị xây lấp đề ra phương án mới đảm bảo đúng tiến độ đề ra.
+Phải dự đoán được sự thay đổi về các nguồn cung cấp các sản phẩm nguyên vật liệu đầu vào trên thị trường để từ đó có hương án chuẩn bị kịp thời khi có những biến động lớn xảy ra như: nguyên vật liệu khan hiến , giá cả tăng đột biến…
Thứ hai: Giám sát tiến độ thi công của nhà thầu
Công ty phải giám sát chặt chẽ hơn nữa tiến độ thi công của nhà thầu. Việc thực hiện các công việc phải hoàn toàn diễn ra theo đúng hợp đồng đã ký kết, mọi công việc phải được báo cáo phản hồi thông qua đội ngũ giám sát một cách thường xuyên. Các nhà thầu có thể bị từ chối được thực hiện tiếp nếu thời gian thực hiện kéo dài quá so với hợp đồng hoặc công tác chuẩn bị thi công của các nhà thi công chậm trễ làm chậm ngày khởi công công trình.
Thứ ba: Nâng cao năng suất người lao động
Để công trình hoàn thành một cách nhanh chóng đúng tiến độ, công ty cần phải có một số biện pháp khuyến khích người lao động để họ cảm thấy cần phải có trách nhiệm cao đối với phần việc của mình. Việc khen thưởng kỷ luật cần phải rõ ràng, có như vậy sẽ giúp họ nâng cao tinh thần trách nhiệm. Ngoài ra để công trình hoàn thành đúng kế hoạch thì trình độ của cán bộ công nhân viên là một trong những yết tố ảnh hưởng đến vì vậy việc nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên là điều quan trọng.
Nâng cao năng suất lao động của đội ngũ công nhân bằng cách:
Đẩy mạnh áp dụng tiến bộ kỹ thuật, không ngừng được nâng cao trình độ nghiệp vụ và không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
Đẩy mạnh phong trào thi đua phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật.
Khuyến khích vật chất và sử dụng có hiệu quả các nhân tố như các định mức… và tổ chức đúng đắn công tác tiền lương ề mặt chất lượng mà còn đảm bảo về mặt tiến độ.
4.2.2.2. Giải pháp cho công tác quản lý chi phí của dự án
Thứ nhất: Có phương thức huy động vốn hiệu quả phù hợp với tiến độ của dự án
Một lợi thế cho các dự án thuộc công ty làm chủ dầu tư và quản lý thực hiện đó là nguồn hình thành lên dự án bao gồm vốn tự có, vốn vay, vốn huy động, do vậy trong quá trình thực hiện công ty có thể chủ động giải ngân vốn theo tiến độ dự án mà không phải chờ đợi được cấp vốn như những dự án thực hiện bằng nguồn vốn của nhà nước cấp.Tuy nhiên sự chủ động này còn chịu ảnh hưởng bởi nguồn vốn mà công ty sẽ vay và mức độ uy tín của công ty có thể huy động nhanh chóng dễ dàng hay không.Vì vậy trước đầu tư vào một dự án nào đó công ty cần phải đưa ra được phương án huy động vốn một cách chắc chắn theo tiến độ thời gian đảm bảo cho dự án được tiến hành bình thường tránh gây lãng phí vốn do dự án bị kéo dài thời gian.
Thứ hai: trong công tác xác định tổng dự toán, tổng mức đầu tư dư án chủ đầu tư cần nắm rõ bộ định mức giá của nhà nước, tham khảo giá cả nguyên vật liệu trong nước và nước ngoài, chi phí cho từng hạng mục với những khoản chi phí giao cho nhà thầu và tư vấn sử dụng.
Thứ ba: Đào tạo lao động và sử dụng nguyên vật liệu tại chỗ
Chi phí cho lao động và nguyên vật liệu chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí của các dự án, hiện nay công ty còn đang thực hiện đồng thời nhiều dự án nên nhu cầu sử dụng lao động và nguyên vật liệu rất lớn. Nhằm tạo điều kiện tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, chủ đầu tư nên sử dụng và khuyến khích đơn vị thi công sử dụng chính lực lượng lao động, nguyên vật liệu xây dựng tại chỗ, máy móc của đơn vị.
Các ban quản lý dự án ở Quảng Ninh hiện nay cũng đang sử dụng một nguồn nhân lực lớn là người địa phương nhưng còn quá thiếu những lao động có đủ trình độ chuyên môn và vậy nhân viên tại trụ sở chính ở Hà nội vẫn phải thường xuyên xuống Quảng ninh để giám sát và phụ giúp giải quyết các công việc ban quản lý vướng mắc. Điều này làm phát sinh thêm nhiều chi phí đi lại và ăn uống mà lúc lập dự án không tính tới hết. Biện pháp công ty đang nêu ra là đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn tay nghề ngay tại chỗ vừa đáp ứng kịp thời lao động có trình độ đang thiếu ở các ban quản lý dự án, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo nguồn lao động có trình độ trong tương lai làm việc lâu dài cho công ty.
Thứ tư: Nâng cao chất lượng tư vấn
Thực tế cho thấy các dự án của công ty tăng tổng mức đầu tư đều do phải lập đi lập lại báo cáo nghiên cứu khả thi, công việc này không những mất thời gian mà còn làm tăng nhiều chi phí phát sinh:chi phí lập lai dự án, chi phí cho nhân công, máy móc thiết bị phải chờ, lãng phí thất thoát cho những hạng mục không phù hợp phải thay đổi... Công ty cần chủ động sử dụng lực lượng tư vấn có trình độ chuyên sâu để có những sản phẩm tư vấn chất lượng cao với quan điểm soạn thảo tốt còn hơn là sửa chữa sai sót, khiếm khuyết. Vì nếu chi phí dự toán càng kỹ và chi tiết bao nhiêu thì càng có cơ sở để quản lý hợp lý .Bởi vì việc lập dự toán có tác động sâu sắc tới công tác quản lý chi phí sau này cho nên đòi hỏi phải thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập dự toán. ví du như:
-Hiểu rõ, hiểu sâu về đặc thù của dự án
-Phải tiến hành theo đúng các trình tự lập dự toán, nắm chắc và tiến hành đúng các bước của trình tự đó:
-Nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật và thiết kế kỹ thuật thi công nhằm nắm được tổng quát dạng kết cấu công trình, các hạng mục và các bộ phận công trình, các khối lượng chủ yếu, nắm được tiến độ thi công, biện pháp thi công.
-Liệt kê các hạng mục công trình và loại công tác phải lập dự toán chi tiết. Đối với hạng mục công trình có kết cấu giốg nhau và có biện pháp thi công tương tự thì có thể lập chung một dự toán chi tiết hoặc chỉ cần lập cho một hạng mục, bộ phận.
-Liệt kê các bộ phận công trình trong dự toán hạng mục -Liệt kê các công tác chủ yếu của từng bộ phận
-Nghiên cứu kỹ định mức dự toán, các bộ đơn giá đã ban hành để đối chiếu nội dung thành phần công việc, các hạng mục công tác đã liệt kê phù hợp với mã hiệu nào trong bộ đơn giá xây dựng cơ bản
-Liệt kê các danh mục công tác chưa có mã hiệu đơn giá trong bộ đơn giá địa phương, xây dựng các danh mục công tác ấy theo mẫu biểu.
-Lập dự toán chi tiết.
-Lập dự toán tổng hợp công trình
Thứ năm: Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị
Khuyến khích sử dụng phương tiện máy móc thi công đang phổ biến trên thị trường, tìm ra và áp dụng dược những điểm tối ưu của phương tiện đó đem lại đồng thời khắc phục những khuyết điểm của nó nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Bởi vì nếu đầu tư vào thiết bị công nghệ quá hiện đại và mới mẻ, một mặt do trình độ còn non yếu chúng ta chưa thể khai thác được hết những ưu điểm của chúng dẫn đến công nghệ đó phát huy tác dung không như mong muốn có khi còn kém so với việc sử dụng công nghệ bình thường, mặt khác phải chi một khoản khá lớn cho việc mua sắm vận dụng. Như vậy công ty sẽ bị lãng phí một lượng vốn không đáng có
Thứ sáu: trong quá trình thi công cần có phương pháp tổ chức lao động một cáh khoa học phù hợp với quy mô từng công trình, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án, phương án thi công hợp lý ...làm như cũng góp một phần không nhỏ vào công tác quản lý tiết kiệm chi phí.
4.2.2.3. Giải pháp cho công tác quản lý nguồn lực
* Về nguồn nhân lực: Trình độ của nguồn nhân lực mang tính chất quyết định đến sự phát triển của công ty cũng như sự thành bại của dự án. Để có đội ngũ lao động đạt yêu cầu trong giai đoạn tới công ty cần thực hiện những biện pháp sau:
Thứ nhất: thường xuyên hoặc định kỳ mở các buổi huấn luyện về nghiệp vụ cho toàn bộ cán bộ công nhân viên chức của công ty để cho họ hiểu rõ được trách nhiệm của mmình đối với công việc được giao đảm nhận
Thứ hai: nâng cao trình độ người lao động bằng việc hàng năm tạo điều kiện hoặc cử họ đi học lên cao như từ trung cấp lên đại học, công nhân kỹ thuật bậc thấp lên bậc cao hơn...với các chính sách khuyến khích bằng vật chất như công ty chịu toàn bộ học phí cho cả kỳ học, cấp học bổng...
Thứ ba: có chế độ khen thưởng rõ ràng, kích thích công nhân viên phát huy tính sáng tạo trong công việc, phối hợp nhau cuùng giải quyết công việc chung.
*Về máy móc thiết bị
-Công ty nên dành một khoản dùng cho công tác mua sắm máy mới, và sửa chữa bảo dưỡng định kỳ phương tiện máy móc
-Thường xuyên và định kỳ đưa máy móc thiết bị đi kiểm định. -Có chế độ bảo dưỡng và quản lý hợp lý tránh mất mát hư hỏng. * Về nguồn nguyên liệu:
- Chọn nhà cung cấp nguyên vật có uy tín cả về giá cả lẫn chất lượng - Có phương án tích luỹ dự trữ thích hợp phòng khi có biến cố xảy ra để đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của dự án.