5. Bố cục luận văn
3.2.2. Tình hình quản lý cơ sở vậtchất trong các đơnvị giáodục đại học
Thái Nguyên
Trong việc quản lý CSVC các đơn vị giáo dục đại học Thái Nguyên, việc phân định về nhiệm vụ quyền hạn giữa ĐHTN và các đơn vị thành viên được thực hiện theo Quyết định số 1232 QĐ-ĐHTN Về việc ban hành quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ sở giáo dục đại học thành viên thuộc Đại học Thái Nguyên về công tác quản lý cơ sở vật chất.
Quy trình quản lý cơ sở vật chất của các đơn vị giáo dục của ĐHTN được tuân thủ theo lưu đồ tổng quát sau:
Bảng 3.7. Lưu đồ tổng quát quá trình quản lý tài sản
(Nguồn: Ban cơ sở vật chất Đại học Thái Nguyên) Nội dung của quy trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định các tài sản cần quản lý.
Các đơn vị có các tài sản mới hoặc được tài trợ, cho (tặng), thuê, mượn, mua mới...sẽ chuyển đến tổ quản lý tài sản yêu cầu cấp mã số tài sản theo biên bản bàn giao nhận tài sản.
Bước 2: Đánh mã quản lý
Các tài sản chưa được đánh mã sẽ được tổ quản lý tài sản của phòng QTPV đánh mã kiểm soát theo hướng dẫn.
Bước 3: Quản lý tài sản
Các đơn vị được giao, nhận sẽ chịu trách nhiệm quản lý tài sản được đánh mã. Các hoạt động có trong quá trình quản lý tài sản như: điều chuyển, trả, hủy tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, cho, tặng, kiểm kê, thanh lý tài sản tuân theo các hướng dẫn quy định.
Bước 4: Cập nhật tài sản.
Các thay đổi trong quá trình quản lý đều được các đơn vị phụ trách cập nhật vào các hồ sơ quy định trong hướng dẫn.
Bước 5: Lưu hồ sơ
Các hồ sơ trong quá trình quản lý tài sản được lưu theo hướng dẫn quy định. Phòng quản trị phục vụ căn cứ vào các văn bản chỉ đạo quản lý tài sản, quản lý cơ sở vật chất do Nhà nước, Đại học Thái Nguyên và đại học thành viên ban hành để đưa ra các kế hoạch, quyết định quản lý của mình. Các văn bản đã được tổ chức thực hiện như [1], [2], [3], [14]: Thông tư số: 245/2009/TT-BTC, Quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước, Hà Nội ngày 31/12/2009; Thông tư quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước, Hà Nội ngày 06/11/2014; Nghị định chính phủ số 52/2009/NĐ-CP, Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước, Hà nội ngày 03/06/2009; Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước, Quốc hội Khóa XII, kỳ họp thứ 3, số 09/2018/QH12 (ngày 03 tháng 06 năm 2008);
3.2.2.1. Lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất a. Lập kế hoạch hiện trạng cơ sở vật chất
Các đơn vị cơ sở giáo dục trong toàn Đại học Thái Nguyên tổ chức thực hiện kiểm kê thực tế cơ sở vật chất tại đơn vị mình một lần vào thời điểm ngày 01 tháng 01 hàng năm. Trong quá trình kiểm kê phải ghi chép đầy đủ, kịp thời vào các sổ theo dõi, xác định rõ nguyên nhân hư hỏng, mất mát, đề xuất biện
pháp xử lý và báo cáo với Ban giám hiệu nhà trường theo đúng quy định.
Phòng Quản trị phục vụ là phòng chức năng chịu tránh nhiệm việc tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm, đối chiếu với những tài sản không cần dùng hoặc hư hỏng.
Quy trình kiểm kê cơ sở vật chất tại các cơ sở giáo dục trong toàn Đại học Thái Nguyên được thực hiện theo lưu đồ sau:
Bảng 3.8. Quy trình kiểm kê cơ sở vật chất tại các cơ sở giáo dục của ĐHTN
Quy trình trên được áp dụng đối với tất cả các tài sản bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình thuộc quyền quản lý của các đơn vị.
Trong quy trình trên các nội dung được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Tổng hợp số liệu kiểm kê
Trong nước này, phòng Quản trị phục vụ sẽ thực hiện tổng hợp số liệu tài sản tăng, giảm điều chuyển, thanh lý trong năm. Thời gian thực hiện trong 10 ngày.
Bước 2: Thành lập hội đồng kiểm kê.
Ban Giám hiệu phê duyệt quyết định thành lập hội đồng kiểm kê, phòng Quản trị phục vụ lập chương trình làm việc cụ thể, phối hợp với phòng kế hoạch tài chính lập dự toán kinh phí thực hiện và soạn thảo nội dung hướng dẫn kiểm kê. Bước này thực hiện trong thời gian là 2 ngày.
Bước 3: Thành lập tổ xử lý dữ liệu và kiểm kê thực tế.
Ở bước này hội đồng kiểm kê tiến hành hướng dẫn, thông báo lịch kiểm kê thực tế, phối hợp với các đơn vị trực thuộc trường rà soát, đánh giá tài sản thực tế tại đơn vị và trong toàn trường, báo cáo tình hình thực tế tại đơn vị và trong toàn trường. Bước này thực hiện trong 6 ngày.
Bước 4: Các đơn vị rà soát, đánh giá tài sản thực tế, xử lý tài sản chênh lệch Tổ xử lý dữ liệu và tổ kiểm kê thực tế sẽ làm việc tại các đơn vị, so sánh, đối chiếu tài sản thực tế và sổ sách, nếu có chênh lệch phát sinh thì có phương án điều tra, bổ sung và điều chỉnh hợp lý. Bước này tiến hàng trong thời gian 7 ngày.
Bước 5: Xử lý dữ liệu và báo cáo
Tổ xử lý dữ liệu tiến hành xử lý dữ liệu, điều chình và cập nhật, lập biên bản kiểm kê tài sản, lập bảng tổng hợp tài sản tăng, giảm, báo cáo tổng kết công tác kiểm kê tài sản. Thời gian thực hiện là 7 ngày.
Tất cả các kết quả về tình hình hiện trạng cơ sở vật chất tại các cơ sở giáo dục của ĐHTN được cập nhật đầy đủ và công khai theo biểu mẫu 22 về
Thông báo công khai cơ sở vật chất của đại học vùng theo năm học, và được đăng trên 3 công khai và website của từng đơn vị.
b. Lập kế hoạch xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo
+ Lãnh đạo bộ phận sử dụng đề xuất nhu cầu (theo kế hoạch).
+ Lãnh đạo phòng QTPV thẩm định, trình thủ trưởng (chủ tài khoản) phê duyệt
+ Chuyên viên phụ trách thiết bị tổ chức các thủ tục liên quan theo luật định.
+ Chủ tài khoản quyết định phê duyệt báo cáo thẩm định danh mục, dự toán, kết quả xét chọn nhà cung cấp, kí kết hợp đồng và thanh lí hợp đồng, kí duyệt hóa đơn, chứng từ chuyển tiền và thanh quyết toán ...
+ Lãnh đạo bộ phận được đầu tư, lãnh đạo phòng QTPV và đại diện nhà cung cấp tổ chức tiếp nhận, lắp đặt và ký biên bàn nghiệm thu và bàn giao tài sản (bàn giao tay ba).
+ Bộ phận kế hoạch tài chính phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra tính hợp lệ của thủ tục, chứng từ và thực hiện việc thanh quyết toán theo nội dung và tiến độ hợp đồng đã kí.
+ Mỗi công đoạn, mỗi chứng từ phải đảm bảo ít nhất 3 chữ kí: Người trực tiếp thực hiện, lãnh đạo cấp bộ phận thực hiện và phê duyệt của thủ trưởng. Để đảm bảo tính công khai, minh bạch, lãnh đạo bộ phận là nguời kiểm tra, giám sát việc mua sắm, không nên trực tiếp mua sắm hay làm thay chức trách của chuyên viên chuyên trách.
+ Việc xây dựng, sửa chữa, mua sắm, điều chuyển, thanh lí... phải thực hiện theo đúng phân cấp, ủy quyền của giám đốc Đại học Thái Nguyên và tuân thủ quy trình, thủ tục quy định tại luật đấu thầu và các quy định hiện hành.
+ Các hạng mục đầu tư, xây dựng, mua sắm phải căn cứ kế hoạch, dự toán do đơn vị xây dựng từ đầu năm và được giám đốc Đại học phê duyệt.
+ Tài sản lựa chọn mua sắm phải đúng mục đích sử dụng, có độ bền cao, hiện đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn, tiết kiệm năng lượng, có khả năng mờ rộng và nâng cấp khi cần.
+ Không khuyến khích sử dụng ngân sách Nhà nước để mua sắm những hàng hoá nhập ngoại mà trong nước đã sản xuất được.
+ Khi các đơn vị nhận tài sản viện trợ, biếu tặng thì phải khai báo theo Quy định của Nhà nước và làm thủ tục nhập tại phòng QTTB.
c. Lập kế hoạch bảo quản, sử dụng cơ sở vật chất
+ Từng học kỳ, tháng, tuần có kế hoạch cụ thể, thích hợp, xây dựng hồ sơ quản lý trường sở đối với từng bộ phận, từng đơn vị trong nhà trường.
+ Có hồ sơ sổ sách ghi chép rõ tình trạng cơ sở vật chất
+ Kỹ thuật để bàn giao, kiểm kê, giao trách nhiệm giữ gìn bảo quản. + Giao cho tập thể, tổ hay bộ phận có liên quan đến nhiều người sử dụng cơ sở vật chất-kỹ thuật, nhưng phải xác định rõ người chịu trách nhiệm chính.
+ Có nội quy và chế độ thưởng phạt đối với việc sử dụng và bảo quản. + Thực hiện chế độ kiểm kê, sửa chữa định kỳ hoặc đột xuất khi cần thiết - Không sử dụng cơ sở vật chất khi đã có hư hỏng, tất nhiên nếu phát hiện có hư hỏng thì phải sửa chữa ngay.
+ Có bộ phận chuyên trách bảo vệ, kết hợp các lực lượng bên trong và bên ngoài, đồng thời phát huy tinh thần làm chủ của mọi thành viên trong nhà trường.
Đánh giá về công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất, theo kết quả điều tra, các chủ thể sử dụng cơ sở vật chất nhà trường khi có những phản ánh mong muốn cơ sở vật chất nhà trường tốt hơn làm Phiếu đề nghị thay đổi, được quy định theo mẫu có sẵn gửi phòng Quản trị phục vụ.
Bảng 3.9. Đánh giá công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất của các đơn vị thành viên Đại học Thái Nguyên
ĐVT: Số phiếu
Tiêu chí
Thang điểm Giá trị TB
Xếp loại 1 2 3 4 5
Công tác lập kiểm kê cơ sở vật chất hàng năm được thực hiện tốt, làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch
4 7 115 110 31 3.59 Tốt
Công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất được thực hiện bám sát nhu cầu thực tiễn và mục tiêu của đại học Thái Nguyên
27 41 145 45 9 2.88 Trung bình
Kế hoạch tăng, giảm chi cho cơ sở
vật chất là thỏa đáng 6 11 105 120 25 3.55 Tốt Công tác lập kế hoạch quản lý cơ
sở vật chất giúp đại học Thái Nguyên và các đơn vị thành viên chủ động trong quản lý và sử dụng CSVC hàng năm
16 31 100 85 35 3.34 Trung bình
(Nguồn: Tác giả tổng hợp qua điều tra) Qua kết quả khảo sát, có 02 trên tổng số 04 tiêu chí về công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất được đánh giá là thực hiện tốt đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Cụ thể, tiêu chí “Công tác lập kiểm kê cơ sở vật chất hàng năm được thực hiện tốt, làm tiền đề cho công tác lập kế hoạch” đạt giá trị trung bình là 3,59 điểm, đạt mức Tốt. Đây cũng là tiêu chí nhận được giá cao nhất từ đối tượng khảo sát. Tiêu chí “Kế hoạch tăng, giảm chi cho cơ sở vật chất là thỏa đáng” được đánh giá cao thứ hai trong 4 tiêu chí, đạt 3,55 điểm, đạt mức Tốt. Hai tiêu chí “Công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất
được thực hiện bám sát nhu cầu thực tiễn và mục tiêu của đại học Thái Nguyên” và “Công tác lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất giúp đại học Thái Nguyên và các đơn vị thành viên chủ động trong quản lý và sử dụng CSVC hàng năm” đạt được mức điểm trung bình lần lượt là 2.88 và 3,34 điểm.
Những yếu kém chủ yếu của khâu lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất của các đơn vị trong ĐHTN thể hiện ở chỗ mặc dù bám sát nhu cầu thực tiễn và mục tiêu của đại học Thái Nguyên về nhu cầu cơ sở vật chất, tuy nhiên trên thực tế thực trạng cơ sở vật chất vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu và học tập. Vẫn còn thực trạng không hoàn thành kế hoạch đầu tư, mua sắm CSVC, TBDH do hạn chế về kinh phí đầu tư, thiếu các cơ sở vật chất, trang thiết bị chuyên sâu. Điều này cho thấy các đơn vị trong ĐHTN cần nâng cao hơn nữa các yếu tố này để thỏa mãn tốt hơn nhu cầu dạy và học và nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch cơ sở vật chất tại các đơn vị.
3.2.2.2. Tổ chức quản lý cơ sở vật chất trong các đại học vùng a. Tổ chức hệ thống bộ máy chuyên trách và cơ chế phối hợp
Phòng Quản trị - Phục vụ là bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác quản lý tài sản; quy hoạch và quản lý đất đai, xây dựng cơ bản; quản lý các hoạt động mua sắm và sử dụng cơ sở vật chất trang thiết bị; theo dõi sử dụng các tài sản thiết bị của Trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập; thực hiện công tác quản lý, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, giáo viên và sinh viên toàn trường.
Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ của phòng Quản trị phục vụ và chỉ đạo của Đảng ủy, Ban lãnh đạo các đơn vị, đưa ra quy chế tổ chức và hoạt động phòng Quản trị phục vụ:
Phòng chia làm 3 bộ phận: - Bộ phận Quản trị thiết bị
- Bộ phận Xây dựng cơ bản và Quản lý dự án - Bộ phận Quy hoạch và Giải phóng mặt bằng
Chức năng:
- Phòng Quản trị - phục vụ của các Trường và các Đơn vị trực thuộc (gọi chung là đơn vị thành viên) là bộ phận đầu mối, chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về mọi hoạt động trong lĩnh vực quản trị, phục vụ và у tế của đơn vị theo các nội dung đã đuợc phân cấp, ủy quyền.
- Quản lý, giám sát, theo dõi việc bảo quản, sử dụng, khai thác hệ thống tài sàn, thiết bị, vật tư của đơn vị.
- Đáp ứng mọi nhu cầu về cơ sở vật chất, vật tư, trang thiết bị, cảnh quan, môi trường, và sức khỏe của cán bộ, công chức, người lao động, HSSV trong đơn vị, theo kế hoạch được phê duyệt.
Nhiệm vụ của phòng Quản trị phục vụ
* Công tác quản trị, phục vụ:
- Quản lý đất đai và các công trình công cộng bao gồm hồ sơ sử dụng đất, nhà, xưởng và các công trình xây dựng khác trong phạm vi đơn vị quản lý.
- Quản lý các công tác phục vụ công của đơn vị như: đảm bảo điện nước, âm thanh, ánh sáng, phương tiện vận chuyển, công tác у tế, khu vui chơi, giải trí, nhà ăn tập thể (nếu có)… theo sự phân công của Thủ gương đơn vị.
- Giúp Thủ trưởng đơn vị trực tiếp chỉ đạo các công tác về an toàn và bảo hộ lao động, công tác у tế, vệ sinh môi trường, phòng, chống dịch bệnh nhằm bảo vệ, chăm sóc và nâng cao sức khỏe cho toàn thể cán bộ, viên chúc, học sinh, sinh viên trong đơn vị.
* Công tác thiết bị vật tư:
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của đơn vị về công tác đầu tư và sử dụng tài sản, trang thiết bị, báo cáo Đại học Thái Nguyên trước ngày 01 tháng 10 hàng năm.
- Tổ chức mua sắm và cấp phát các vật tư, toang thiết bị phục vụ cho công tác đào tạo, NCKH, và các hoạt động khác của đơn vị trên cơ sở kế hoạch, dự toán đã được phê duyệt.
- Chủ trì và phối hợp với các bộ phận chuyên môn xây dựng và hướng dẫn quy trình sử dụng, bảo dưỡng, bảo quản trang thiết bị; soạn thảo các nội quy sử dụng phòng thí nghiệm, bảng phân công trách nhiệm của cá nhân, đơn vị quản lý, sử dụng tài sản, thiết bị, vật tư trong đơn vị.
- Đề xuất với Đại học Thái Nguyên việc sử dụng nguồn vốn chương trình mục tiêu, đầu tư chiều sâu và nguồn vốn ODA..., phối hợp với các ban chức năng của Đại học Thái Nguyên xây dựng dự án và tham gia vào quy trình lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu vá chuẩn bị cơ sở vật chất, nhân lực tiếp nhận thiết bị và công nghệ mới, tổ chức nghiệm thu kỹ thuật trước khi