Phân tích công việc là việc đầu tiên cần phải biết của tất cả các nhà quản lý NL. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở của việc bố trí sử dụng lao động phù hợp. Công ty không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng ngƣời vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.
Xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty bắt đầu từ hiệu quả của mỗi công việc, mỗi cá nhân, do đó, Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam rất chú trọng việc phân tích công việc cho từng vị trí công tác. Công ty đã xây dựng bảng mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị ban hành kèm Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty. Đồng thời, đối với từng vị trí công việc, Công ty đã xây dựng bảng mô tả vị trí công việc cụ thể và chi tiết. Theo bảng mô tả này, các yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng, kinh nghiệm và một số yêu cầu khác đều đƣợc nêu cụ thể đối với từng vị trí công tác. Bảng mô tả này cũng nêu rõ quan hệ công tác, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể đƣợc giao.
Ngoài ra, các phòng ban, các đơn vị trực thuộc Công ty còn xây dựng quy trình hƣớng dẫn thực hiện công việc đối với từng công việc cụ thể của đơn vị mình. Quy trình hƣớng dẫn này giúp các nhân viên cũ cũng nhƣ nhân viên mới nhận biết rõ chức năng, quyền hạn của mình và trình tự thực hiện công việc đƣợc giao.
Các quy trình hƣớng dẫn công việc của Công ty đƣợc xây dựng bởi trƣởng phòng, trƣởng đơn vị và các nhân viên có kinh nghiệm, có chuyên môn tốt. Các quy trình này sẽ đƣợc thẩm định, rà soát bởi tổ chuyên môn đƣợc thành lập bao gồm: Ban Tổng Giám đốc Công ty, trƣởng phòng và nhân viên các phòng ban, đơn vị. Tổ chuyên môn sẽ tiến hành rà soát, nghiên cứu công việc tại tất cả các vị trí công việc trong toàn Công ty bằng phƣơng pháp quan sát và phƣơng pháp chuyên gia đồng thời phối hợp với các trƣởng phòng, trƣởng đơn vị để bổ sung, điều chỉnh nhằm hoàn thiện các quy trình hƣớng dẫn cũng nhƣ bản mô tả vị trí công việc của các phòng ban, đơn vị.
Các quy trình hƣớng dẫn và các bản mô tả công việc đƣợc Ban Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt và đƣợc lƣu 01 bản tại phòng ban, đơn vị và 01 bản tại Phòng Hành chính Nhân sự để theo dõi, tuyển dụng, quản lý lao động đồng thời làm cơ sở tính lƣơng, xây dựng kế hoạch đào tạo và chế độ đãi ngộ. Hàng năm, Công ty đều tiến hành rà soát, xem xét lại các bản mô tả công việc và quy trình hƣớng dẫn để điều chỉnh, sửa đổi và cải tiến phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh và thực tiễn công việc.
Qua nghiên cứu các bản mô tả công việc và quy trình hƣớng dẫn công việc đối với nhân viên ở các phòng ban, đơn vị, tác giả nhận thấy phƣơng pháp mô tả, phân tích công việc của Công ty đã đƣợc thực hiện một cách khoa học, chi tiết, nội dung công việc và quy trình hƣớng dẫn đã đƣợc nêu khá cụ thể, đầy đủ.
đƣợc khoản mục tiêu chuẩn thực hiện công việc. Việc có tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể giúp cho công tác tuyển dụng của Công ty rõ ràng, đạt hiệu quả đồng thời tăng sự gắn kết giữa hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc của Công ty.
Bảng 3.5. Kết quả đánh giá của cán bộ, nhân viên về công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
ĐVT: Phiếu
Nội dung đánh giá Mức điểm Điểm
TB
1 2 3 4 5
Mô tả công việc và quy trình hƣớng dẫn thực hiện công việc của công ty đầy đủ, chi tiết, nhân viên dễ dàng áp dụng
5 11 14 56 70 4,12
Kết quả phân tích công việc đã mang lại hiệu quả cao đối với việc lựa chọn và bố trí sử dụng lao động hợp lý, đúng ngƣời, đúng việc
3 12 17 59 65 4,10
(Nguồn: Kết quả điều tra, đánh giá tại Công ty)
Có thể nói, công tác phân tích công việc của Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam đƣợc thực hiện rất bài bản, khoa học. Công tác phân tích công việc của Công ty cũng đƣợc CBCNV đánh giá khá cao với mức điểm từ 4,10 - 4,12. Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp Công ty có cái nhìn tổng quát làm cơ sở để thiết lập, tái cấu trúc cơ cấu tổ chức, tinh giảm bộ máy và cải tiến các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3.2.3. Quản lý công tác tuyển dụng
công tác tuyển dụng NL cần đƣợc chuẩn bị kỹ càng, việc xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng đóng một vai trò rất quan trọng, đây có thể coi là bƣớc đầu tiên trong việc đánh giá, chọn lọc lao động.
Bảng 3.6: Quy trình tuyển dụng
tại Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
Các
bƣớc Nội dung
Bƣớc 1 Thông tin, nhu cầu tuyển dụng của Công ty sẽ đƣợc công bố công khai trên bảng tin của Công ty cũng nhƣ trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ: báo, internet, các trang thông tin tuyển dụng,…
Bƣớc 2 Các ứng viên nộp hồ sơ tuyển dụng theo quy định chung và đƣợc cập nhật vào danh sách ứng viên
Bƣớc 3 Phòng Hành chính Nhân sự tiếp nhận, đánh giá, nghiên cứu hồ sơ của ứng viên
Bƣớc 4 Phỏng vấn
Bƣớc 5 Thử việc 02 tháng
Bƣớc 6 Ra quyết định tuyển dụng: Căn cứ vào bản đánh giá quá trình thử việc và tờ trình đề xuất của các phòng ban, bộ phận, dự án, Phòng Hành chính Nhân sự trình Ban Tổng Giám đốc ký duyệt quyết định tiếp nhận ứng viên vào làm việc tại Công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự tại Công ty)
Công tác tuyển dụng lao động tại Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam đƣợc thực hiện qua quy trình 06 bƣớc rất rõ ràng và công khai. Đây là điều kiện thuận lợi để thu hút NLĐ tới nộp hồ sơ và thi tuyển.
Căn cứ vào nhu cầu mở rộng và phát triển, kế hoạch tuyển dụng NL mà Công ty có các phƣơng án thu hút, tuyển dụng lao động phù hợp. Đối với lực lƣợng lao động gián tiếp, Công ty tập trung tuyển dụng NL tại Hà Nội, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên. Đối với lực lƣợng lao động trực tiếp, tập trung chủ yếu là công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông từ các tỉnh thành trong cả nƣớc. Thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ báo chí, internet,
các trang tuyển dụng, truyền thông nội bộ,v.v. Công ty đăng tin tuyển lao động khi có nhu cầu. Ngoài ra, để việc tuyển dụng có kết quả tốt, Công ty còn áp dụng hình thức khuyến khích khác nhƣ: khen thƣởng cho những ngƣời giới thiệu lao động trực tiếp vào làm việc trong Công ty với mức 500 ngàn đồng/ứng viên sau thời gian thử việc đƣợc tiếp nhận vào Công ty.
Nhu cầu tuyển dụng của Công ty đƣợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh và chiến lƣợc phát triển NL của Công ty. Trƣởng các phòng ban, bộ phận, dự án có nhu cầu tuyển dụng lao động lập tờ trình đề xuất tuyển dụng kèm theo yêu cầu về số lƣợng, tiêu chuẩn tuyển dụng, Phòng Hành chính Nhân sự sẽ xem xét, tổng hợp và trình Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt. Sau khi đề xuất tuyển dụng đƣợc phê duyệt, Phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm phối hợp cùng với các đơn vị có nhu cầu về lao động tiến hành các bƣớc của quy trình tuyển dụng.
Bảng 3.7: Kết quả đánh giá công tác tuyển dụng tại Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam
ĐVT: Phiếu
Đánh giá Mức điểm Điểm
TB 1 2 3 4 5
Thông tin tuyển dụng của Công ty đƣợc công
bố rộng rãi bằng nhiều kênh thông tin 6 7 23 48 72 4,11 Các nhân viên đƣợc tuyển dụng có khả năng
phù hợp cao với vị trí yêu cầu 12 16 77 27 24 3,22 Các nhân viên đƣợc tuyển dụng thể hiện khả
năng tốt trong môi trƣờng Công ty 25 22 51 32 26 3,08 Công tác tuyển dụng thể hiện sự công bằng,
minh bạch 7 15 40 51 43 3,69
(Nguồn: Kết quả điều tra, đánh giá tại Công ty)
Qua kết quả điều tra, đánh giá, công tác truyền thông thông tin tuyển dụng của Công ty đƣợc đánh giá khá cao với mức điểm trung bình đạt 4,11 điểm do có tới 72 phiếu đánh giá mức điểm tối đa là 5 trong tổng số 156
phiếu đánh giá. Do đó, mức điểm trung bình đánh giá về việc công bố thông tin tuyển dụng của Công ty đạt mức điểm trung bình cao nhất trong các chỉ tiêu đánh giá còn lại của công tác tuyển dụng. Thông qua tiêu chí đánh giá này có thể thấy Công cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam rất chú trọng việc công bố các thông tin tuyển dụng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để các ứng viên có thể dễ dàng tiếp cận với thông tin tuyển dụng.
Với các yêu cầu tuyển dụng mà Công ty đƣa ra về trình độ chuyên môn, bằng cấp, tiêu chuẩn thực hiện công việc,…thì khả năng đáp ứng của các nhân viên đƣợc tuyển với yêu cầu này chỉ đạt mức điểm trung bình là 3,22 điểm, một mức điểm trung bình. Nguyên nhân là do có tới 77 phiếu đánh giá đạt mức điểm 3; 27 phiếu mức điểm 4 và 24 phiếu mức điểm 5 trong tổng số 156 phiếu đánh giá. Điều này cho thấy mức độ đáp ứng của ứng viên đƣợc tuyển dụng so với tiêu chuẩn thực hiện công việc còn hạn chế, tùy thuộc vào mỗi vị trí, nhân viên đƣợc tuyển dụng thì mức độ đáp ứng đƣợc đánh giá khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế cho thấy, công tác tuyển dụng của Công ty hiện nay vẫn còn nhiều bất cập, dẫn đến tính sàng lọc lao động, đặc biệt là đối với lực lƣợng lao động gián tiếp chƣa thực sự có hiệu quả. Lực lƣợng lao động gián tiếp sau khi đƣợc tuyển dụng phần lớn đều đƣợc đánh giá là đạt yêu cầu sau thời gian thử việc 02 tháng. Nhƣng trên thực tế, số lƣợng lao động đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc sau thời gian này không nhiều, thậm chí có những lao động sau 1-2 năm làm việc vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc. Lý giải cho vấn đề này là do việc tuyển dụng lực lƣợng lao động gián tiếp của Công ty gặp rất nhiều khó khăn bởi đặc thù ngành xây lắp các công trình, dự án thƣờng di chuyển giữa các tỉnh thành trong và ngoài nƣớc, công việc thƣờng xuyên phải xa nhà, lao động vất vả, nặng nhọc, chỉ phù hợp với nam giới trong độ tuổi từ 18-45 tuổi đồng thời với sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ về việc thu hút NL, công tác tuyển dụng
của Công ty ngày càng khó khăn hơn. Do đó, để đáp ứng yêu cầu về tiến độ và NL của công trình, dự án, việc sàng lọc lực lƣợng lao động gián tiếp của Công ty không đƣợc thực hiện một cách bài bản, hiệu quả.
Mức độ đáp ứng và thể hiện khả năng thích nghi của nhân viên với môi trƣờng làm việc của Công ty đƣợc đánh giá với mức điểm 3,08 điểm. Mức điểm này phần nào cho thấy việc thể hiện năng lực làm việc, khả năng thích ứng của nhân viên khi đƣợc tuyển vào Công ty đồng thời nó cũng cho thấy môi trƣờng làm việc của Công ty đƣợc đánh giá ở mức trung bình. Chủ trƣơng của Công ty là tạo điều kiện tối đa để nhân viên hòa nhập, phát huy năng lực, sự sáng tạo và ghi nhận những cống hiến, đóng góp cho sự phát triển của Công ty. Tuy nhiên, Công ty có nhiều công trình, dự án, văn phòng ở nhiều nơi khác nhau, mỗi đơn vị này có một cách quản lý, tạo điều kiện cho nhân viên khác nhau và chịu sự quản lý, tác động của yếu tố con ngƣời mà cụ thể là ngƣời quản lý đơn vị đó. Các phiếu đánh giá có mức điểm 4 và 5 chủ yếu là của cán bộ, nhân viên khối văn phòng tại Hà Nội; phiếu đánh giá tại các công trình, dự án khác thì mức điểm thấp hơn. Nhƣ vậy, có thể thấy, mức độ đáp ứng và thể hiện khả năng thích nghi của nhân viên với môi trƣờng làm việc của Công ty tại các công trình, dự án có những hạn chế nhất định.
Vấn đề công bằng và minh bạch trong công tác tuyển dụng của Công ty cũng rất đƣợc chú trọng và đƣợc đánh giá với mức điểm là 3,69 điểm. Điều này cho thấy, sự tin tƣởng của cán bộ, nhân viên đối với Công ty nói chung và công tác tuyển dụng của Công ty nói riêng đồng thời cũng là một yếu tố quan trọng thu hút các ứng viên tin tƣởng và có động lực khi nộp đơn ứng tuyển vào các vị trí tại Công ty.
Nhƣ vậy, thông qua nghiên cứu thực tiễn và phát phiếu điều tra, đánh giá một số nội dung trong việc quản lý công tác tuyển dụng đã phần nào cho thấy đƣợc những ƣu điểm và hạn chế của Công ty cổ phần Xây dựng và Nhân lực Việt Nam.