Khi hàng hóa chuẩn bị xong, công ty sẽ phải kiểm tra xem hàng hóa có phù hợp với hợp đồng hay không. Công ty cần kiểm tra các tiêu chí sau có đạt hay không để đảm bảo lợi ích cho khách hàng cũng như uy tín của công ty:
- Loại hàng hoá: Desiccated coconut high fat flake grade - Số lượng: 19 MTS - Số bao: 760 bao
- Trọng lượng tịnh: 25 kg/bao - Trọng lượng bao bì: 25,6 kg/bao
- Loại hàng hoá: Desiccated coconut high fat medium grade - Số lượng: 3 MTS - Số bao: 60 bao
- Trọng lượng tịnh: 50 kg/bao - Trọng lượng bao bì: 50,7kg/bao
Phù hợp với Phiếu đóng gói - Quy cách: Độ ẩm: 3% tối đa.
+ Hàm lượng dầu: 62% tối thiểu. + Axit béo tự do: 0.3% tối đa.
+ Không có Escherichia, Salmonella. - Bao bì và kí mã hiệu:
- Bao bì: 1 lớp PE bên trong, bên ngoài 3 lớp giấy Kraft và 1 PP; - Trọng lượng tịnh 25 kg/bao đối với hàng Flake Grade
- Trọng lượng tịnh 50 kg/ bao đối với hàng Medium Grade
- Kí mã hiệu: kí mã hiệu có đúng như yêu cầu người mua, có đầy đủ thông tin không.
Các kết quả kiểm tra trên đã được công ty giám định I.I.C Control Co.,Ltd. xác nhận với các giấy chứng nhận sau:
- Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng (Weight and Quality Certificate) số 503Q-NS/16
- Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm (Health Certificate) số 503H – NS/16
Bên cạnh đó, vì là hàng nông sản nên lô hàng còn có:
- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) do Vietnam Control cấp số VIC/16.FU/19879.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) do Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn cấp.
Quy trình Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate):
Công ty thực hiện kiểm dịch tại Chi cục kiểm dịch vùng 2, địa chỉ: 28 Mạc Đĩnh Chi, Phường Đakao, quận 1, TP.HCM.
Bước 1: Đăng kí kiểm dịch (trước khi tàu chạy 01 ngày) - Điền thông tin vào giấy đăng kí Kiểm dịch thực vật.
- Các chứng từ kèm theo: Bảng liệt kê, hợp đồng ngoại thương, mẫu hàng. - Đóng lệ phí theo quy định (theo khối lượng xuất).
Bước 2: Lấy số thứ tự:
- Lục lại hồ sơ đã nộp ở bước 1
- Bill of Lading (B/L) nháp, và mẫu Kiểm dịch thực vật nháp. - Nộp hồ sơ lấy số thứ tự chờ cấp Giấy kiểm dịch thực vật bản gốc.
Bước 3: Lấy Giấy chứng thư gốc (1-2 ngày sau khi thực hiện bước 2): So sánh chứng thư gốc kiểm tra các mục sau:
- Tên và địa chỉ người xuất khẩu: Dong Duong Dragon Import-Export Company Limited, Village 5, Thuan Hung Commune, Khoai Chau District, Hung Yen Province, Vietnam.
- Tên và địa chỉ người nhận: OMAR BURGOS EATEBAN - ZONA INDUSTRIAL EL MUNA KM1 VIA SILVANIA - SIBATE – CUNDINAMARCA, COLOMBIA
- Phương tiện chuyên chở: BY VESEL: MILLENNIUM BRIGHT 0001E - B/L NO.:HJSCSGN620389500
- Cửa khẩu nhập: BUENAVENTURA, COLOMBIA - Tên và khối lượng sản phẩm:
- DESICCATED COCONUT HIGH FAT FLAKE GRADE - DESICCATED COCONUT HIGH FAT MEDIUM GRADE - NW: 22,000.00 KGS
- GW: 22,498.000
Đúng thì lấy chứng thư.
Sai sót thì có thể sửa lại theo 2 cách:
+ Sửa trên tờ khai sai và đóng dấu “CORRECT” rồi lấy về. + Sửa lại và chờ in bản mới rồi lấy về.
Lưu ý: Khi đóng lệ phí kiểm dịch nên trừ hao khối lượng vì nếu khi xuất hàng mà khối lượng vượt quá mức đăng kí thì phải đóng thêm phí rất tốn kém. Nên đăng kí in nháp trước khi in bản chứng thư gốc để tránh sai sót và mất thời gian.