Bảo hiểm là 1 chế độ cam kết bồi thường về mặt kinh tế, trong đó, người được bảo hiểm (Insured) có trách nhiệm phải đóng 1 khoản tiền gọi là phí bảo hiểm (Insuarance Premium) áp dụng cho 1 đối tượng đựac bảo hiểm tương ứng với 1 điều kiện bảo hiểm; còn người bảo hiểm (Insuarer) có trách nhiệm bồi thường những tổn thất (loss) của đối tượng bảo hiểm do các rủi ro (Risk) nằm trong các điều kiện bảo hiểm gây nên.7
Ký hợp đồng bảo hiểm chuyến: Chủ hàng xuất khẩu gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau:
- Bảo hiểm điều kiện A: bảo hiểm ruỉ ro.
- Bảo hiểm điều kiện B: bảo hiểm tổn thất riêng. - Bảo hiểm điều kiện C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng.
Dựa trên hợp đồng, và thoả thuận công ty chọn mua loại bảo hiểm loại A của công ty bảo hiểm PVI (168 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam)
- Số chứng nhân bảo hiểm: 16/02/22/HHXK/ PC00353 - Tổng giá trị hàng hoá: USD 48,360.00
- Tổng giá trị bảo hiểm: 110% CIF – USD 53,196.00
2.2.7. Làm thủ tục hải quan
2.2.7.1. Mở tờ khai điện tử
Nhân viên công ty Rồng Đông Dương dùng phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS4 của công ty Thái Sơn cung cấp để tiến hảnh khai thủ tục Hải quan. Tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm khai hải quan
Đăng nhập vào với tên tài khoản và mật khẩu do chi cục hải quan điện tử cấp. Chọn đơn vị khai hải quan:
+ Đơn vị hải quan: C02I02.
+ Chi cục hải quan: Chi cục hải quan Thành Phố Hồ Chí Minh. Bước 2: Khai báo trên tờ khai điện tử:
Điền các thông tin như sau:
- Mã hải quan: C02I02
- Tên hải quan: Chi cục hải quan Thanh Phố Hồ Chí Minh. - Ngày đăng kí: 12/07/2016
- Ngày tiếp nhận: 12/07/2016 - Trạng thái: Đang thêm mới. - Ô số 1: Người xuất khẩu - Mã: 0900759223
- Công ty TNHH XNK Rồng Đông Dương; Thôn 5, Thuận Hưng,Khoai Châu, Hưng Yên; 0435643999.
- Ô số 2: Người nhập khẩu: OMAR BURGOS EATEBAN - ZONA INDUSTRIAL EL MUNA KM1 VIA SILVANIA - SIBATE – CUNDINAMARCA, COLOMBIA
- Ô số 3: Người ủy thác
- Ô số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan - Ô số 5: Loại hình
- Mã: XKD01. - Xuất kinh doanh.
- Ô số 6: Giấy phép: Số; Ngày; Ngày hết hạn
Hình 2.1: Thông tin tờ khai hải quan điện tử
- Ô số 7: Hợp đồng: Số: OMA.02.2016; Ngày: 18/06/2016
- Ô số 9: Cửa khầu xuất hàng - Mã: C048 - Tên: Cảng Cát Lái TP.HCM - Ô số 10: Nước nhập khẩu: Mã: CO - Colombia
- Ô số 11:Điều kiện giao hàng: CIF - Ô số 12: Phương thức thanh toán: TT - Ô số 13: Đồng tiền thanh toán: USD - Ô số 14: Tỉ giá tính thuế: 22,260.000
+ Trọng lượng (kgs): G: 22,498 - N: 22,000.00 + Số kiện: 820 bags
+ Cont40: 01
Bước 3: Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu
- Tên hàng hóa: CƠM DỪA SẤY KHÔ SỢI (HÀNG ĐÓNG BAO 25KG)
Hình 2.2: Danh sách hàng hoá trên tờ khai điện tử
- Mã HS: 08011100 - Xuất xứ:VIETNAM - Lượng: 19 TNE
- Đơn giá nguyên tệ: 2,220 - Trị giá nguyên tệ: 42,180.000
Bước 4: Nhập các chứng từ kèm theo: Hợp đồng; Hóa đơn thương mại; Phiếu đóng gói
Bước 5: Gửi tờ khai hải quan
- Nếu không có lỗi xảy ra chương trình sẽ trả về số tiếp nhận: - Số tiếp nhận: 300907223320
- Năm tiếp nhận: 2016
Bước 6: Phản hồi tờ khai hải quan - Số tờ khai: 300907223320
- Loại hình: XKD01
- Tờ khai được phân luổng: luồng xanh
- Thông tin hướng dẫn: Danh mục hàng phải kiểm dịch theo quy định tại 40/2012/TT-BNNPTNT ngày 15/08/2012.
Bước 7: In tờ khai từ phần mềm.
Việc khai hải quan điện tử giúp cho việc khai báo và thông quan hàng hóa trở nên dễ dàng hơn nhiều nhưng vẫn không kém phần đầy đủ các thông tin chi tiết. Tất cả các chi tiết đều được thể hiện trên một tờ khai hải quan, giúp giảm bớt các giấy tờ, tiết kiệm và nhanh chóng hơn cách khai báo thủ công.
2.2.7.2 Khai hải quan
Thông thường kết quả mà công ty nhận được thường là luồng xanh nên được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi khai hải quan điện tử, nhân viên mang 02 tờ khai đã in ra đến phòng tiếp nhận hải quan tại cảng Cát Lái, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra lại chi tiết tờ khai một lần nữa. Nếu không có gì sai sót thì cơ quan hải quan sẽ đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” thông quan vào tờ khai xuất khẩu.
2.2.8. Giao hàng
Sau khi đóng gói bao bì tại công ty Phước Sang, hàng hóa sẽ được chuyển bằng xe tải ra bãi Container để đóng hàng vào container nhiệm vụ này là của Công ty Thiên Phước thực hiện các bước sau:
- Làm thủ tục xin cấp container rỗng.
- Thuê đội xếp dỡ đóng hàng vào container. - Liên hệ kiểm định hàng hóa.
Trong lúc đóng hàng, kiểm định hoặc công ty sẽ đếm số lượng bao. Sau khi đóng hàng, kiểm định và công ty sẽ bấm seal và ghi lại số container số seal để hoàn tất bộ chứng từ. Công ty sẽ nhận giấy xác nhận đã đóng hàng của kiểm định và gửi hình ảnh, thông tin đóng hàng cho bên mua khi có yêu cầu. Các công việc này phải thực hiện trước giờ cắt máng (closing time) để kịp đưa lên tàu giao hàng cho bên mua.
Đối với hàng cơm dừa trước khi đóng vào container cần phải dán chống thấm để bảo quản cho cơm dừa không bị ẩm mốc trong quá trình vận chuyển trên tàu.
Các thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch đã được hoàn tất, công ty sẽ trình tờ khai xuất khẩu có xác nhận thông quan của hải quan để hãng tàu vào sổ tàu, giao hàng cho hãng tàu để chuẩn bị xếp hàng lên tàu.
Khi tàu đến cảng bốc hàng, hãng tàu sẽ tổ chức việc vận chuyển hàng và xếp hàng lên tàu. Công ty sẽ dựa vào lịch trình đã đặt với hãng tàu để theo dõi tiến trình tàu chạy và thông báo cho khách hàng lịch trình nhận hàng.
Quy trình làm Vận đơn dường biển (Bill of Lading):
Sau khi hàng đã lên tàu, công ty sẽ cung cấp thêm các thông tin về lô hàng cho Công ty Gia Nguyen như:
- Số Booking (Booking No): SGN620389500
- Người gửi hàng (Shipper): DONG DUONG DRAGON IMPORT-EXPORT COMPANY LIMITED VILLAGE 5, THUAN HUNG COMMUNE, KHOAI CHAU DISTRICT HUNG YEN PROVINCE, VIETNAM
- Người nhận hàng (Consignee): OMAR BURGOS EATEBAN - ZONA INDUSTRIAL EL MUNA KM1 VIA SILVANIA
- SIBATE – CUNDINAMARCA, COLOMBIA NIT: 80269692 – 3* - Người thông báo (Notify party) OMAR BURGOS EATEBAN - ZONA INDUSTRIAL EL MUNA KM1 VIA SILVANIA
- SIBATE – CUNDINAMARCA, COLOMBIA NIT: 80269692 – 3* - Cảng xếp hàng (Port of loading): HO CHI MINH PORT, VIET NAM - Cảng dỡ hàng (Port of discharge): BUENAVENTURA, COLOMBIA - Ngày tàu khởi hành: 13/07/2016
- Các chứng từ kèm theo liên quan tới lô hàng là:
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản. + Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản.
+ Tờ khai hải quan: 01 bản copy.
Gia Nguyen sẽ liên hệ với hãng tàu để hãng tàu kiểm tra các thông tin và cấp Master B/L gốc của lô hàng cho Gia Nguyen. Sau đó Gia Nguyen giao Master B/L lại cho công ty Rồng Đông Dương.
Khi nhận được B/L gốc công ty sẽ kiểm tra lại thông tin trên B/L
2.2.9. Làm thủ tục thanh toán
Người mua phải hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cho công ty trong vòng 07 ngày kể từ ngày chứng từ giao hàng bản gốc được gửi cho ngân hàng người mua, và người mua phải cung cấp Swift cho công ty bằng fax để kiểm tra. Nếu không, người mua sẽ mất toàn bộ số tiền úng trước và công ty có quyền bán lô hàng cho người khác mà không cần ý kiến của người mua.
Sau khi hàng đã lên tàu, công ty phải chuẩn bị bộ chứng từ để trình ngân hàng và nhận tiền thanh toán còn lại. Theo như hợp đồng kí kết thì, người mua sẽ thanh toán 80% giá trị lô hàng khi nhận được bản sao Vận đơn đường biển (Bill of Lading).
Công ty sau khi giao hàng sẽ gửi bản sao Vận đơn cho người mua theo như điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
- Người mua sẽ ra lệnh cho ngân hàng người mua chuyển tiền để trả. - Ngân hàng người mua sẽ chuyển tiền cho ngân hàng người bán. - Ngân hàng người bán sẽ gửi giấy báo cho công ty.
Công ty cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ gồm: - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản gốc. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Orgin)
- Giấy kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): 01 bản gốc - Bộ Vận Đơn đường biển (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (Health Certificate): 01 bản gốc.
Có rất nhiều mẫu C/O, mỗi mẫu dùng cho các mặt hàng khác nhau hoặc khu vực nhập hàng khác nhau. Đối với lô hàng cơm dừa của công ty xuất sang Colombia thì công ty đã dùng C/O mẫu B. Các chứng từ công ty cần chuẩn bị là:
- Phiếu tiếp nhận: phiếu này do cơ quan cấp C/O cấp mẫu, công ty điền đẩy đủ tất cả các thông tin cần thiết vào đó và giữ phiếu này để lấy C/O.
- Đơn đề nghị cấp C/O mẫu B: điền đầy đủ các thông tin, chữ ký và đóng dấu. Mẫu C/O mẫu B: công ty mua ở VCCI gồm 01 bộ 03 tờ. Công ty đánh máy điền đầy đủ các thông tin bằng tiếng Anh và phải có đóng dấu kí tên của giám đốc Công ty rồi in ra các nội dung sau đây:
- Điền từ VIETNAM sau từ Issued in (dưới từ FORM B).
- Ô số 1: Tên, địa chỉ ngưởi xuất khẩu: Dong Duong Dragon Import-Export Company Limited, Village 5, Thuan Hung Commune, Khoai Chau District, Hung Yen Province, Vietnam.
- Ô số 2: Tên, địa chỉ ngưởi nhập khẩu: OMAR BURGOS EATEBAN ZONA INDUSTRIAL EL MUNA KM1 VIA SILVANIA
SIBATE – CUNDINAMARCA, COLOMBIA NIT: 80269692 – 3* - Ô số 3:Phương thức vận chuyển, hành trình:
+ BY SEA
+ FROM: HO CHI MINH CITY, TO: BUENAVENTURA, COLOMBIA. - Ô số 4: Cơ quan có thẩm quyền: CHAMBER OF COMMERCE & INDUSTRY
OF VIETNAM
NO 9 DAO DUY ANH, DONG DA DIST, HANOI, VIETNAM TEL: 04.35742032 FAX: 0435742020
EMAIL: Co@vcci.com.vn - Ô số 6: Nhãn và số thùng hàng:
DESICCATED COCONUT HIGH FAT FLAKE GRADE NW: 19,000.00 KGS, 760 BAGS
DESICCATED COCONUT HIGH FAT MEDIUM GRADE NW: 3,000.00 KGS, 60 BAGS - HS CODE: 08011100
TOTAL NW: 22,000.00 KGS - TOTAL PACKAGE: 820 BAGS THE GOOD ARE OF VIETNAM ORIGIN
- Ô số 8: Số và ngày hoá đơn: OMA.02.2016 - JUL 12, 2016
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc do Công ty phát hành. - Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc do Công ty phát hành.
- Tờ khai hải quan: 01 bản sao y. - Hóa đơn mua hàng: 01 bản sao y.
- Hợp đồng ngoại thương (Commercail Contract): 01 bản sao y. - Vận đơn (Bill of Lading): 01 bản sao y.
Lưu ý: Bản sao y là sao y của doanh nghiệp, có nghĩa là công ty sẽ photo chứng thư, đóng dấu, kí tên và đóng dấu “ SAO Y BẢN CHÍNH”, không cần ra công chứng ở các cơ quan pháp lý. Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, nhân viên công ty sẽ nộp bộ hồ sơ tại phòng tiếp nhận của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) tại đại chỉ: 171 Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM. Tại đây, cán bộ sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp lý của hồ sơ. Nếu không hợp lệ thì phải chỉnh sửa lại. Nếu hợp lệ thì cán bộ cấp C/O sẽ ra số C/O, nhập vào máy. Sau đó, cán bộ này sẽ kiểm tra lại và ký C/O và giao C/O lại cho công ty. Bộ hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được cấp ngay trong ngày.
Công ty nhận lại C/O từ VCCI bao gồm 02 bản C/O. Trong đó có 01 bản original và 01 bản duplicate, và cơ quan cấp C/O giữ lại mẫu C/O triplicate.