5. Kết cấu của luận văn
1.2.4.1 Phương pháp 5S
Phƣơng pháp 5S bắt nguồn từ tinh thần làm việc của ngƣời Nhật và khi đƣợc công ty Toyota áp dụng nó đã trở thành một tiêu chí quan trọng trong quản trị tinh gọn. 5S bao gồm Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Tại các nƣớc châu Âu và châu Mỹ thì 5S đƣợc dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing và Sustaining (Lonnie Wilson, 2010). Ở Việt Nam, 5S mang ý nghĩa Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc (chuẩn hóa), Sẵn sàng (hay “Tâm thế” - Nguyễn Đăng Minh, 2015).
- Seiri (Sàng lọc): Là một hoạt động chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác định các nhân tố “tạo ra giá trị” – có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và triển khai Seiri bao gồm: (Theo VPC 2007, tiêu chí đánh giá thực hành tốt 5S)
Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ.
Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc.
Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên.
Xác định nguyên nhân và khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.
- Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp và sử dụng các công cụ, phƣơng pháp phân tích để cải thiện chu trình sản xuất và giảm lãng phí. Các đánh giá và duy trì Seiton (Sắp xếp):
Xây dựng nguyên tắc tổ chức, sắp xếp đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng nhằm giảm lãng phí.
Đảm bảo việc hiểu và thực hành nguyên tắc này tại nơi làm việc. Thực hiện, duy trì dấu hiệu nhận biết với các đồ vật tại nơi làm việc. - Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh nơi làm việc và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, thông qua các hoạt động nhƣ lau chùi, quét dọn vệ sinh nơi làm việc. Hoạt động Seiso (Sạch sẽ) bao gồm:
Lập kế hoạch thực hiện Seiso định kỳ. Thực hiện vệ sinh kết hợp với kiểm tra.
Xác định rõ trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra, cách duy trì sạch sẽ tại từng khu vực.
Ban hành văn bản hƣớng dẫn, chuẩn mực kiểm tra. Tổ chức theo dõi, đánh giá định kỳ.
Xác định nguyên nhân, khắc phục, phòng ngừa thích hợp với các phát hiện trong quá trình thực hiện bao gồm cả việc chặn nguồn gây bẩn.
- Seiketsu (Săn sóc, chuẩn hóa): Tiêu chuẩn hóa máy móc trang thiết bị, đào tạo đội ngũ nhân viên. Nó bao gồm các hoạt động:
Tiêu chuẩn hóa ba hoạt động ở trên, đảm bảo ba hoạt động này đƣợc duy trì thƣờng xuyên.
Thiết lập, áp dụng quy tắc về kiểm soát, quản lý trực quan. Thiết lập, áp dụng tiêu chuẩn về mã màu từng khu vực.
Đánh giá định kỳ 5S theo kế hoạch.
Xác định chuẩn mực đánh giá, cán bộ đánh giá phải đủ năng lực, lƣu trữ hồ sơ đánh giá.
Đƣa ra khắc phục kịp thời cho các phát sinh chƣa hợp lý sau đánh giá. Xây dựng cơ chế khuyến khích thực hiện 5S.
- Shitsuke (Sẵn sàng): Xây dựng ý thức cho ngƣời lao động về việc rèn luyện tác phong, thói quen, nề nếp thực hiện 5S tại nơi làm việc. Đây là hoạt động quan trọng nhất, giúp nhân viên thấu hiểu ý nghĩa và lợi ích của 5S đối với bản thân từ đó nâng cao ý thức tự nguyện tuân thủ 5S của ngƣời lao động. Shitsuke bao gồm:
Theo dõi mức độ tuân thủ 5S trong tổ chức.
Tuyên truyền, quảng bá về 5S, bài học kinh nghiệm về áp dụng 5S trong tổ chức - Giáo dục đào tạo lại về thực hành tốt 5S.
Shitsuke còn đƣợc hiểu là “Tâm thế” (Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành công, Nguyễn Đăng Minh, 2015). Tâm thế là một phạm trù quản trị, đƣợc tác giả định nghĩa theo công thức sau:
TÂM THẾ = THẤU 1 + THẤU 2 + Ý (Tâm thế là hai thấu một ý)
THẤU 1: Thấu hiểu rằng công việc (việc học/việc làm) mà con ngƣời
thực hiện là có ích chính cho bản thân mình.
THẤU 2: Thấu hiểu rằng con ngƣời chỉ có làm thật công việc (học
thật/làm thật) mới nâng cao đƣợc năng lực tƣ duy (khi đi học) và năng lực làm việc (khi đi làm) của chính bản thân.
Ý: Con ngƣời có ý thức, thái độ và đạo đức tốt đối với công việc (việc