4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2.1 Quy trình đào tạo và phát triển của VIETMAIADS
Quy trình đào tạo và phát triển tại VIETMAIADS bao gồm 5 bƣớc sau:
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình đào tạo và phát triển tại VIETMAIADS 2.2.2.1.1 Xác định nhu cầu đào tạo
Tùy theo kế hoạch, tình hình kinh doanh cũng nhƣ là nhu cầu thực tế về chất lƣợng NNL mà công ty xác định đƣợc nhu cầu đào tạo.
Vào thời gian mỗi quý, các trƣởng phòng trong công ty sẽ tự xem xét và lựa chọn những nhân viên thích hợp cũng nhƣ là có mong muốn đƣợc đào tạo, để lập và gửi danh sách các thành viên có nhu cầu đào tạo về bộ phận chịu trách nhiệm phụ trách kế hoạch đào tạo cũng chính là phòng HCNS. Sau đó, phòng HCNS sẽ tổng hợp, phân tích để xác định nhu cầu đào tạo chung cho toàn công ty.
Nhu cầu đào tạo của VIETMAIADS được xác định dựa trên:
Nhân viên mới tuyển
Yêu cầu về kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật
Định hƣớng phát triển của công ty
Kết quả kinh doanh
Thực tế trong năm 2015, số lƣợng nhân viên mới tuyển tăng hơn những năm vừa qua, điều này khiến cho VIETMAIADS chú trọng hơn trong vấn đề xác định nhu cầu đào tạo. Đối với nhân viên mới tuyển thì việc xác định nhu cầu đào tạo sẽ dựa trên cơ sở phân tích công việc và các tiêu chuẩn kỹ thuật theo năng lực, theo
Lập kế hoạch đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo
Thực hiện kế hoạch đào tạo Đánh giá sau đào tạo
yêu cầu của từng công việc. Sau đây, là nhu cầu đào tạo ở các phòng ban đã đƣợc Phòng HCNS thống kê:
Bảng 2.6: Thống kê nhu cầu đào tạo ở các phòng ban năm 2015
Nguồn: Phòng Hành Chính
Từ bảng thống kê về nhu cầu đào tạo tại các phòng ban năm 2015, có thể thấy hiện VIETMAIADS có nhu cầu về đào tạo là khá cao, gần bằng nửa số nhân viên toàn công ty.
Năm 2015, công ty thống kê đƣợc số nhân viên có nhu cầu đào tạo và cần thiết đƣợc đào tạo lên tới 22 ngƣời. Trong đó, đứng đầu là bộ phận phân xƣởng có nhu cầu đào tạo chiếm 45,45% (10 ngƣời) do yêu cầu nâng cao tay nghề, kỹ năng. Theo đó, là nhu cầu đào tạo của phòng khách hàng chiếm 22,73% (5 ngƣời) là những đối tƣợng mới đƣợc tuyển, chƣa có kinh nghiệm trong công việc.
Có thể nhận thấy nhu cầu đào tạo của công ty không chỉ xuất pháp từ vấn đề nhân viên mới tuyển mà còn do mục tiêu phát triển của công ty, mong muốn đào tạo các cán bộ quản lý, công nhân giỏi, lành nghề.
2.2.2.1.2 Lập kế hoạch đào tạo
Việc lập kế hoạch đào tạo tại VIETMAIADS căn cứ theo mục tiêu phát triển và nhu cầu đào tạo của năm tiếp theo. Hàng năm, Phòng HCNS sẽ thông báo cho các phòng ban biết về hoạt dộng đào tạo, yêu cầu lập danh sách nhu cầu đào tạo (nếu có). Sau đó, Trƣởng phòng HCNS sẽ trình cho Ban Giám Đốc xét duyệt.
Nội dung bản kế hoạch đào tạo gồm có:
Địa điểm đào tạo
Gồm có đào tạo tại nơi làm việc và đào tạo ngoài nơi làm việc
Phòng ban Số lƣợng (ngƣời) % Phòng kế toán 1 4,54 Phòng hành chính 2 9,1 Phòng thiết kế 3 13,64 Phòng khách hàng 5 22,73 Phòng media 1 4,54 Phân xƣởng 10 45,45 Tổng nhân viên 22 100
Đối với hình thức đào tạo bên trong doanh nghiệp (tại chỗ): địa điểm đào tạo
cũng chính là địa điểm mà doanh nghiệp hoạt động.
Đối với hình thức đào tạo bên ngoài: địa điểm đào tạo sẽ là các trung tâm, cơ
sở đào tạo có uy tin, chất lƣợng mà công ty lựa chọn liên kết.
Phƣơng pháp đào tạo
Gồm có phƣơng pháp đào tạo bên trong và đào tạo bên ngoài
Đào tạo bên trong: Phòng HCNS sẽ hợp tác cùng các trƣởng bộ phận khác lập chƣơng trình đào tạo, lựa chọn nhân viên cũ lâu năm, giàu kinh nghiệm, có đầy đủ trình độ chuyên môn cùng kỹ năng cần thiết hƣớng dẫn, kèm cặp những nhân viên có nhu cầu đào tạo.
Đối với những nhân viên vừa đƣợc tuyển vào, chƣa quen với công việc, môi trƣờng làm việc mới thì các tổ trƣởng tại các bộ phận sẽ chịu trách nhiệm hƣớng dẫn, kèm cặp giúp họ dễ dàng hội nhập với môi trƣờng làm việc, nhanh chóng tiếp cận với công việc mới và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình làm việc.
Đối với những nhân viên đang trong thời gian thử việc, chƣa quen công việc, môi trƣờng làm việc mới thì công ty sẽ phân công những nhân viên có kinh nghiệm giúp đỡ, hƣớng dẫn trong quá trình làm việc. Để đáp ứng với những nhu cầu công việc mới, vị trí mới mà ngƣời đƣợc chỉ đạo kèm cặp sẽ hƣớng dẫn cho những nhân viên này làm quen với công việc mới nhằm giúp họ có những kiến thức kinh nghiệm mới để có thể thỏa mãn các yêu cầu trong công việc mới, vị trí mới mà họ sắp phải làm.
Đào tạo bên ngoài: công ty sẽ liên hệ với các trung tâm bên ngoài để tổ chức các khóa học cho nhân viên. Bao gồm :
Các khóa đào tạo kỹ năng ngắn hạn, các chƣơng trình tập huấn nhằm giúp cho nhân viên đƣợc trang bị những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc nhƣ các khóa huấn luyện kỹ năng cho cấp quản lý, các khóa học nâng cao chuyên môn cho nhân viên khối văn phòng hay các khóa học cơ bản cho nhân viên mới tuyển về tin học ứng dụng văn phòng, bồi dƣỡng khả năng ngoại ngữ.
Đối tƣợng đào tạo
Để đảm bảo cho việc lựa chọn đúng đối tƣợng đào tạo và tạo đƣợc sự công bằng trong việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo. Đối tƣợng đào tạo phải đáp ứng những yêu cầu sau:
Đối với công nhân viên
+ Có kiến thức tổng quan về công ty, ngành nghề kinh doanh
+ Có kiến thức chuyên môn về ngành nghề kinh doanh
+ Làm tốt các công việc đƣợc giao
+ Có sức khỏe và điều kiện gia đình cho phép
+ Cam kết làm việc lâu dài với công ty sau khi đƣợc cử đi đào tạo
Đối với cán bộ quản lý
+ Có kiến thức tổng quan về công ty, ngành, môi trƣờng kinh doanh, chính trị
xã hội, pháp luật, các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực hoạt động
+ Có kiến thức chuyên môn về ngành nghề kinh doanh
+ Có khả năng lãnh đạo
+ Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ đƣợc giao
+ Đƣợc sự tín nhiệm của nhân viên công ty
Lựa chọn giáo viên
Lựa chọn giáo viên theo 2 nguồn :
+ Nguồn bên trong: là các nhân viên cấp cao, ban lãnh đạo công ty
+ Nguồn bên ngoài: là giảng viên của các trung tâm, cơ sở đào tạo
Tuy nhiên, nếu có thể thì công ty vẫn ƣu tiên lựa chọn giáo viên trong nội bộ công ty hơn. Bởi đối với việc lựa chọn giáo viên bên ngoài sẽ dễ gây khó khăn cho công ty do giáo viên và học viên chƣa thực sự hiểu nhau nên rất khó tìm đƣợc cách học phù hợp. Bên cạnh đó, chi phí dành cho giáo viên bên ngoài tƣơng đối lớn nên làm cho chi phí đào tạo cao, hiệu quả chung của công tác đào tạo và phát triển cũng bị ảnh hƣởng theo.
Đối với giảng viên nội bộ công ty chú trọng chọn những ngƣời giàu kinh nghiệm thực tiễn và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có phƣơng pháp sƣ phạm và đáp ứng đƣợc yêu cầu đặt ra. Để đạt hiệu quả trong việc lựa chọn giáo viên nội bộ Phòng HCNS có trách nhiệm phối hợp với Ban Giám Đốc của VIETMAIADS quy định tiêu chuẩn cụ thể đối với giảng viên, bồi dƣỡng giảng viên nội bộ và phối hợp với phòng kế toán quy định các chế độ cho giảng viên nội bộ và học viên. .
Chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo: Chi phí đào tạo bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc đào tạo.
Chi phí về học tập: là những chi phí phải trả trong quá trình ngƣời lao động học việc, bao gồm: những khoản tiền cho ngƣời lao động trong khi học việc, chi phí nguyên vật liệu dùng cho học tập, giá trị sản phẩm bán do gia công không đúng khi thực tập, giá trị sản lƣợng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp của học viên trong quá trình học nghề...
Chi phí về đào tạo: bao gồm tiền lƣơng của những ngƣời làm quản lý trong thời gian quản lý bộ phận học việc, tiền thù lao cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của họ, những dụng cụ giảng dạy nhƣ: máy chiếu phim, tài liệu, sách báo, bài kiểm tra, chƣơng trình học tập...
Nguồn kinh phí dành cho công tác đào tạo NNL đƣợc trích chủ yếu từ 3 nguồn:
+ Lợi nhuận của công ty
+ Nguồn kinh phí hỗ trợ từ tổng công ty
+ Ngƣời lao động tự túc về kinh phí đào tạo tùy theo tính chất khóa đào tạo
2.2.2.1.3 Thực hiện đào tạo
Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, đối tƣợng đào tạo, và xây dựng kế hoạch đào tạo thì các cán bộ Phòng HCNS sẽ tiến hành liên hệ với các cơ sở đào tạo, trung tâm cung cấp dịch vụ đào tạo để xác định kinh phí thực tế và xây dựng chƣơng trình đào tạo.
Bên cạnh đó, phòng HCNS còn có nhiệm vụ gửi thông báo đến các phòng ban cho biết danh sách, thời gian, chi tiết về khóa đào tạo. Hoạt động này nhằm giúp các học viên có thời gian sắp xếp, chuẩn bị cho quá trình đào tạo.
2.2.2.1.4 Đánh giá sau đào tạo
Sau khi quá trình đào tạo kết thúc, các học viên sẽ phải tham gia quá trình đánh giá nhằm mục đích đánh giá mức độ tiếp thu, tay nghề của học viên sau khi đào tạo. Tại VIETMAIADS công tác đào tạo sẽ đánh giá dựa trên các phƣơng pháp nhƣ:
- Đánh giá thông qua bài thi, bài kiểm tra, sát hạch và các báo cáo kết quả học
tập. Đối với phƣơng pháp này các học viên sẽ phải thi để lấy chứng chỉ tại các trung tâm, cơ sở đào tạo và báo cáo kết quả đào tạo về Phòng HCNS để đánh giá. Hoặc Phòng HCNS sẽ trực tiếp tổ chức các bài kiểm tra, bài thi sát
hạch để đánh giá khả năng tiếp thu kiến thức của ngƣời học rồi lập bảng đánh giá trình Ban Giám Đốc xét duyệt.
- Đánh giá thông qua kết quả công việc trong quá trình làm việc. Quản lý các
phòng ban/bộ phận có trách nhiệm theo dõi, kiểm soát tình hình thực hiện công việc và kết quả thực hiện công việc của ngƣời đƣợc đào tạo rồi báo cáo cho Phòng HCNS.
- Đánh giá kết quả công việc của cá nhân trong quá trình tham gia các dự án
hay làm việc theo nhóm.
- Đánh giá dựa trên phiếu đánh giá về sự hài lòng của học viên đối với khoá
đào tạo.
Các phƣơng pháp đánh giá tuy đa dạng phong phú nhƣng tại VIETAMAIADS thƣờng rất hay đánh giá hiệu quả sau đào tạo thông qua quá trình thực hiện công việc của nhân viên nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.
2.2.2.1.5 Lƣu hồ sơ
Hồ sơ về quy trình đào tạo và phát triển hay các hồ sơ có liên quan sẽ đƣợc lƣu theo quy trình kiểm soát hồ sơ. Thời gian lƣu trữ tối thiểu là 02 năm
Hình 2.5: Lƣu đồ kiểm soát hồ sơ
2.2.2.2 Chƣơng trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại VIETMAIADS năm 2015 VIETMAIADS năm 2015
Nếu kế hoạch đào tạo đã đƣợc Ban Giám Đốc phê duyệt, thì Phòng HCNS sẽ bắt tay vào tiến hành xây dựng chƣơng trình đào tạo. Chƣơng trình đào tạo và mục tiêu đào tạo có quan hệ khá chặt chẽ. Chính vì thế mà ở mỗi chƣơng trình đào tạo Phòng HCNS đều sẽ đặt ra những mục tiêu tƣơng ứng với mỗi nội dung đào tạo. Việc đặt ra mục tiêu cho từng đối tƣợng cần đào tạo và áp dụng chúng cho từng loại
Xác định phân loại HS
Sắp xếp, đặt tên HS Bảo quản HS
hình đào tạo sẽ giúp công ty dễ dàng hơn trong việc tổ chức thực hiện và đánh giá hiệu quả đào tạo.
2.2.2.2.1 Mục tiêu đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Dựa vào nhu cầu đào tạo NNL từ số liệu thống kê năm 2015, mà công ty đã đƣa ra các mục tiêu đào tạo sau:
Nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật, các kỹ năng thực hiện công việc.
Khả năng tổ chức quản lý ngƣời lao động để họ thực hiện công việc hiệu quả
Nắm bắt đƣợc những xu hƣớng phát triển của ngành nghề kinh doanh tại
công ty sau khi tham gia khóa đào tạo.
Áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào thực tiễn hoạt động nhằm
tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Giúp cho nhân viên có thể nắm bắt và ứng dụng kịp thời vào công việc với
sự thay đổi của công nghệ.
Mục tiêu cụ thể đối với từng đối tƣợng đào tạo:
Đối với công nhân viên phân xưởng:
Nắm vững các kiến thức, kỹ năng sau khi đƣợc đào tạo
Nắm vững nguyên lý, sử dụng thành thạo máy móc thiết bị mới
Giảm thiểu đƣợc tình trạng tai nạn lao động
Đạt yêu cầu thi nâng bậc
Đối với cán bộ, nhân viên trong công ty:
Thành thạo tin học văn phòng, trình độ ngoại ngữ tốt
Có khả năng thiết lập các mục tiêu, xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch
Có khả năng hoạch định kế hoạch, tổ chức, điều hành công ty
Có khả năng phân tích tài chính, nghiên cứu thị trƣờng
Có khả năng ứng xử, giao tiếp tốt.
2.2.2.2.2 Xây dựng chƣơng trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực
Mục đích của việc xây dựng chƣơng trình đào tạo là hạn chế tình trạng đào tạo đại trà, khó kiểm soát gây lãng phí cho công ty. Tùy theo mục đích, độ khó, tính chất phức tạp của kiến thức, kỹ năng trong khóa đào tạo mà Phòng HCNS sẽ xây dựng chƣơng trình phù hợp với mục tiêu và điều kiện mà công ty đề ra. Một chƣơng trình đào tạo gồm những nội dung sau:
Yêu cầu và mục đích đào tạo
Thời gian đào tạo
Đối tƣợng tham gia
Giảng viên giảng dạy
Chi phí đào tạo
Chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng khá rõ ràng và chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác triển khai thực hiện đƣợc dễ dàng. Điều này góp phần tạo điều kiện cho việc lựa chọn phƣơng pháp đào tạo diễn ra thuận lợi hơn. Sau đây là một số nội dung của chƣơng trình đào tạo tại VIETMAIADS:
Bảng 2.7: Các loại đào tạo tại VIETMAIADS
Đối tƣợng đào tạo Các loại đào tạo
CNV phân xƣởng
Đào tạo định hƣớng Đào tạo nâng bậc Đào tạo lại
Đào tạo an toàn lao động
Đào tạo sử dụng trang thiết bị máy móc mới Quản lý và nhân viên VP
Đào tạo định hƣớng Đào tạo quản lý cấp trung Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ
Nguồn: Phòng Hành Chính Đào tạo định hƣớng cho nhân viên mới
Đối với nhân viên mới đƣợc tuyển dụng, Trƣởng phòng HCNS sẽ trực tiếp hoặc chỉ định ngƣời tiến hành giới thiệu về công ty, các hoạt động kinh doanh cùng các quy định. Chƣơng trình đào tạo này sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Nội quy kỷ luật, chính sách công ty
- Những quy định chung về Luật lao động
- Giới thiệu về các hoạt động cơ bản trong quá trình làm việc: hoàn thiện hồ sơ
cá nhân, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Chƣơng trình đào tạo này khá quan trọng. Nhờ vào đây mà nhân viên sẽ biết đƣợc những thông tin cần thiết để không xảy ra tình trạng nghỉ việc giữa chừng vì
thiếu thông tin. Bên cạnh đó, chƣơng trình còn giúp nhân viên mới hiểu biết thêm về công ty, từ đó sẽ nảy sinh sự tự hào khi là một thành viên của công ty.
Sau khi hoàn tất chƣơng trình giới thiệu, ngƣời phụ trách giới thiệu sẽ hƣớng dẫn nhân viên ký xác nhận vào biểu mẫu và đƣợc lƣu vào trong hồ sơ cá nhân.