2.1.4.1 Phân loại theo phƣơng thức xử lý
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lƣu trữ, xử lý, thiết lập các báo cáo đều đƣợc thực hiện thủ công và ghi chép bằng tay lên sổ sách, báo cáo.
Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán.
Hệ thống thông tin kế toán dựa trên nền máy tính: các quá trình thực hiện, vận hành cuả hệ thống kế toán phần lớn đƣợc thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin…
2.1.4.2 Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin
- Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp thông tin bên trong nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý của ban quản trị, mục đích để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hƣởng về tài chính kinh tế đối với doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đƣợc thể hiện trong hình 4
Hình 2.1: Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong doanh nghiệp.
(Nguồn: Nguyễn Thị Phương Thảo, 2014)
2.1.5 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp nghiệp
Theo Quách Minh Ngọc (2015) cho rằng chuỗi giá trị của doanh nghiệp là những hoạt động có liên quan của doanh nghiệp nhằm tạo và tăng giá trị cho khách hàng. Kế toán cũng thể hiện vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị doanh nghiệp qua các hoạt động ghi sổ, cung cấp thông tin, phân tích thông tin và kiểm soát. Một
hệ thống thông tin kế toán đƣợc thiết kế tốt có thể ảnh hƣởng đến chuỗi giá trị trong doanh nghiệp
- Nâng cao chất lƣợng, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Gia tăng hiệu quả chuỗi giá trị: cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, cập nhật liên tục…
- Gia tăng kiểm soát nội bộ, dẫn đến kiểm soát chuỗi giá trị: có thể bảo vệ hệ thống khỏi những vấn đề nhƣ: gian lận, sai sót, bị lỗi phần mềm, thông tin bị xâm nhập…
- Gia tăng đƣa ra quyết định: cung cấp sự hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, chẳng hạn nhƣ: báo cáo có thể giúp xác định các vấn đề tiềm năng giúp làm sáng tỏ các mô hình làm cho ngƣời dùng có thể đƣa ra các quyết định, và hệ thống thông tin kế toán còn có thể cung cấp phản hồi từ kết quả đó.
- Gia tăng cạnh tranh doanh nghiệp và hợp tác với các doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng
2.1.6 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Quách Minh Ngọc (2015) cho rằng tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một quá trình thiết lập tất cả các thành phần của hệ thống thông tin kế toán đƣợc thực hiện theo một trình tự. Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán mà liên quan và ảnh hƣởng đến toàn doanh nghiệp.
2.1.6.1 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Quách Minh Ngọc (2015) cho rằng tổ chức thu thập dữ liệu làkhi tiến hành tổ chức công tác kế toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng. Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đối tƣợng sử dụng, phạm vi cung cấp và các yêu cầu quản lý sẽ đƣợc phân loại và xác định đầy đủ. Việc nhận dạng không đầy đủ những nhu cầu thông tin, nhu cầu quản lý sẽ ảnh hƣởng đáng kể đến sự thành công của hệ thống thông tin kế toán sau này.
-Tổ chức quá trình xử lý dữ liệu: đây chính là quá trình tổ chức hệ thống chứng từ, tổ chức hệ thống tài khoản, và các đối tƣợng quản lý cần theo dõi chi tiết theo nhu cầu thông tin và nhu cầu quản lý đã xác định cho từng chu kỳ kinh doanh. Tổ
chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động kinh doanh nhƣ tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức ghi sổ, nhập liệu, phƣơng thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các nhu cầu thông tin cần cung cấp.
-Tổ chức lƣu trữ dữ liệu: Tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ các tập tin, bảng tính để lƣu các dữ liệu thu thập đƣợc làm cơ sở cho các quá trình xử lý và cung cấp thông tin tiếp theo.
- Tổ chức hệ thống kiểm soát: Nhận dạng, đánh giá các rủi ro có thể phát sinh trong môi trƣờng kinh doanh, môi trƣờng xử lý của doanh nghiệp, thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết để phòng ngừa, phát hiện và khắc phục rủi ro có thể xảy ra, ảnh hƣởng đến chất lƣợng thông tin cung cấp của hệ thống thông tin kế toán.
-Tổ chức hệ thống báo cáo: Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện đƣợc nội dung thông tin mà hệ thống cung cấp. Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết đƣợc cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thể hiện, thời gian cung cấp, phân quyền cho các đối tƣợng lập và sử dụng báo cáo.
2.1.6.2 Quy trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Quách Minh Ngọc (2015) cho rằng quá trình phát triển của hệ thống thông tin kế toán đƣợc chia thành 5 giai đoạn: lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống. Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán.
Hình 2.4: Các giai đoạn trển khai hệ thống thông tin kế toán
(Nguồn: Trần Phước, 2007) Lập kế hoạch Xây dựng hoạch Thiết kế Cài đặt
-Giai đoạn lập kế hoạch:Giai đoạn này sẽ xác định phạm vi của hệ thống kế toán, cách thức phát triển hệ thống, thời gian phát triển, các yêu cầu nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán. Kế hoạch phát triển này phải đặt trong mối quan hệ với chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp, những lí do phát sinh dẫn đến nhu cầu phải tổ chức một hệ thống thông tin kế toán. Công việc này thƣờng do những ngƣời có kiến thức về kế toán, về phân tích và hệ thống thông tin kế toán.
-Giai đoạn phân tích: Sau khi khảo sát và lên kế hoạch của dự án, các phân tích viên của dự án sẽ nhận định về quy trình và yêu cầu quản lý thông tin của nhà quản lý. Việc nhạn định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế đƣợc thuận lợi. Các công cụ kỹ thuật trong việc phân tích nhƣ sử dụng các hàm tính toán tài chính, các phân tích lƣu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu,… Cũng nhƣ giai đoạn khảo sát, công việc này thƣờng do những ngƣời có kiến thức về kế toán, về phân tích và hệ thống thông tin kế toán.
-Giai đoạn thiết kế hệ thống: Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu đã xác định trong quá trình phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần của một hệ thống thông tin kế toán bằng các hình vẽ, công cụ minh họa nhƣ thiết kế báo cáo, chứng từ, mẫu nhập liệu, lƣu đồ luân chuyển chứng từ, thiết kế các thành phần dữ liệu, các thủ tục kiểm soát…
-Giai đoạn xây dựng hệ thống: Là giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đã đƣợc thiết kế trở thành hệ thống hiện thực chuẩn bị đƣa vào sử dụng. Ở giai đoạn này ngƣời thực hiện là ngƣời chuyên về hệ thống thông tin kế toán. Hoạt động chính của giai đoạn này là tạo các chƣơng trình xử lý của máy tính theo nhƣ thiết kế, mua sắm, cài đặt thiết bị, tuyển dụng, huấn luyện nhân viên, tiến hành kiểm tra, thử nghiệm hệ thống, thiết lập hồ sơ về hệ thống.
- Giai đoạn cài đặt và bảo trì hệ thống: Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhƣng chƣa đƣợc xem là kết thúc quá trình phát triển hệ thống. Song song với quá trình sử dụng là việc thẩm định, đánh giá quá trình hoạt động của hệ thống, xác định mức độ đáp ứng mục tiêu của quá trình phát triển hệ thống. Một hoạt động khác trong giai đoạn này là liên quan đến bảo dƣỡng, sửa chữa hệ thống để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đƣa vào sử dụng.
2.1.6.3 Tổ chức nhân sự
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế toán thì phải có nhiều ngƣời tham gia. Sau đây là các thành phần tham gia và vai trò của họ trong việc thực hiện hệ thống:
-Các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp: sẽ xác định các mục tiêu, chiến lƣợc, xét duyệt, phê chuẩn, hỗ trợ và khuyến khích quá trình phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành.
- Các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ: sẽ đánh giá trực tiếp hệ thống kế toán dƣới góc độ là ngƣời trực tiếp sử dụng và tham gia thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ, giám sát và đánh giá các kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán.
- Phụ trách các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp: các thành viên này gồm kế toán trƣởng/ giám đốc tài chính, trƣởng các bộ phận khác có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến hệ thống thông tin kế toán. Vai trò là thiết lập các chính sách và kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thực hiện, báo cáo kết quả và trình các phƣơng án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp.
- Các chuyên gia tƣ vấn, phân tích, lập trình hệ thống: là những ngƣời có khả năng phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính nhƣ các chuyên gia lập trình, tƣ vấn kế toán, các kiểm toán viên, chuyên gia tƣ vấn triển khai các phần mềm kế toán...
2.2 Chất lƣợng thông tin kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Chất lƣợng thông tin kế toán đƣợc xây dựng và phát triển trên nền tảng của chất lƣợng thông tin. Thông tin kế toán là thông tin về hoạt động kinh tế tài chính gắn liền với một đơn vị kế toán đƣợc thu thập, xử lý, tổng hợp hay trình bày thông qua hệ thống báo cáo kế toán. Trong nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012) đã tổng hợp các quan điểm về chất lƣợng thông tin kế toán của Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ (FASB), Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB), chuẩn mực kế toán Việt Nam, tiêu chuẩn của CobiT.
Theo nhóm tổ chức nghề nghiệp kế toán nhƣ Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế; Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ hoặc theo chuẩn mực kế toán Việt nam, chất lƣợng thông tin kế toán đƣợc đánh giá qua chất lƣợng báo cáo
tài chính với mục tiêu giải thích tình hình tài chính của doanh nghiệp cho nhiều đối tƣợng sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. Mục đích của nó là tăng tính so sánh đƣợc của thông tin tài chính giữa các doanh nghiệp tại các quốc gia khác nhau. Trên cơ sở này các phƣơng pháp ghi chép, hạch toán kế toán đƣợc xác định phù hợp.
Trong khi đó, theo quan điểm của công nghệ thông tin, do đặc thù xử lý và truy cập thông tin, vai trò của dịch vụ cung cấp thông tin rất quan trọng và nếu dịch vụ cung cấp thông tin này không đảm bảo sự tin cậy thì chất lƣợng thông tin cũng không đảm bảo. Vì vậy ngoài các tiêu chuẩn đảm bảo nội dung thông tin chính xác, đầy đủ thì tiêu chuẩn chất lƣợng thông tin còn tập trung chủ yếu vào các tiêu chuẩn đảm bảo sự an toàn, bảo mật và sẵn sàng sử dụng của thông tin đối với ngƣời sử dụng.
2.3 L thuyết về hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán
Theo Lê Thị Ni ( 2014) cho rằng hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hƣởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tƣ…) của doanh nghiệp.
Các hoạt động đầu tƣ CNTT trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các mục tiêu của doanh nghiệp nhƣ hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, hỗ trợ việc xây dựng các chiến lƣợc nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…Có nhiều mô hình đầu tƣ CNTT trong doanh nghiệp, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhƣng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định đƣợc lộ trình đầu tƣ và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần phải chọn cho mình mô hình đầu tƣ CNTT cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tƣ, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của doanh nghiệp.
Để xác định hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán (AIS) cụ thể, điều quan trọng đầu tiên là giới hạn này phải đƣợc xác định rõ ràng. Có những định nghĩa khác nhau của AIS .
Đƣợc xem nhƣ là một hệ thống phụ của hệ thống thông tin quản lý, nó thực hiện các hoạt động chủ yếu là các hoạt động tài chính, và các hoạt động phi tài chính trực tiếp có ảnh hƣỡng đến xử lý giao dịch kinh tế ( Siegel & Shim 1997). AIS có bốn tiểu hệ thống chính nhƣ đã đề cập trong Hall (2006) và có lien quan đến nghiên cứu này:
- Hệ thống xử lý giao dịch hỗ trợ các hoạt động kinh doanh thƣờng xuyên với các chứng từ khác nhau từ tổ chức.
- Hệ thống báo cáo tài chính với những báo cáo thƣờng xuyên, nhƣ lá báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuế và các báo cáo khác theo yêu cầu của pháp luật.
- Hệ thống tài sản cố định, mà các quá trình giao dịch lien quan đến việc mua sắm, bảo trì, và thanh lý các tài sản cố định.
- Hệ thống báo cáo quản lý, cung cấp cho mục đích quản lý nội bộ với báo cáo không thƣờng xuyên về tiền và kiến trúc cần thiết để tạo ra yêu cầu, chẳng hạn nhƣ ngân sách, dòng tiền…
AIS đƣợc tạo ra trong suốt quá trình kinh doanh, liên quan trực tiếp đến cấp độ, văn hóa tổ chức, và thiết kế chiến lƣợc của công nghệ thông tin mà doanh nghiệp đó có. Một số chức năng của AIS yêu cầu xuất hiện trong một doanh ngiệp đó là: ghi lại và thu thập thông tin về các hoạt động và giao dịch hằng ngày; thiết kế, xử lý và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin sẽ đƣợc sử dụng trong việc ra quyết định cho việc lập kế hoạch, ứng dụng và các hoạt động quản lý. Thông tin kế toán đóng một vai trò quan trọng trong phƣơng pháp quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán đƣợc cho là có giá trị khi các thông tin đƣợc cung