2.1.1.1 Khái quát về công ty
-Têncông ty : Công ty TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT -Tên giao dịch viết tắt : CTY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
-Địa chỉ: 69/17 đường 48 khu phố 6, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, TP HCM
-Mã sốthuế: 0312632981 -Điện thoại: (08) 62572980
-Người đại diện: NGUYỄN THỊ KIM HÀ -Chức vụ : Giám đốc -Ngành nghề kinh doanh chính : Bán buôn hàng may mặc, bán buôn vải -Vốn điều lệ : 3.500.000.000 VNĐ
-Loại hình doanh nghiệp : Công ty trách nhiệm hữu hạn
-Thời gian hoạt động của doanh nghiệp bắt đầu từtháng 04/2012
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Năm 2011 Công ty TNHH Đức Huy thành lập và mở rộng hoạt động trên thị trường với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất quần áo đủ loại : áo thun , quần áo thể thao, áo sơ mi , quần tây, váy, …….
Cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước , công ty đã mở rộng thêm nhiều chi nhánh phân phối sản phẩm ra khắp các tỉnh. Năm 2012, công ty mở chi nhánh ở Long An,nguồn hàng thì do công ty mẹ phân phối.
Năm 2013, Người phụ nữ Nguyễn Thị Kim Hà , cô được sự giúp đỡ của công ty Đức Huy và đã tạo dựng cho mình một công ty riêng với tên gọi là Công ty TNHH May Mặc Thiên Hà Phát. Công ty kinh doanh với ngành nghề chính là bán buôn hàng
may mặc , bán buôn vải và còn đăng ký nhiều ngành nghề phụ như cung cấp chỉ , nút……
Nguồn hàng chủ yếu do công ty Đức Huy cung cấp, và từ nhiều nhà cung cấp khác. Khách hàng chủ yếu là những công ty khi có nhu cầu mua đồng phục cho nhân viên, những xí nghiệp… Công ty còn mở vài cửa hàng kinh doanh quần áo bán lẻ…
Hiện nay nguồn nhân viên công ty chỉ có bình quân khoảng hơn 10 người, và các thành viên ban giám đốc cũng đang mở rộng địa bàn và định ra những chiến lược kinh doanh đem về lợi nhuận cao cho công ty.
2.1.2 Tổ chức kinh doanh
Giữ vai trò quan trọng trong việc tạo lợi nhuận cho công ty. Vì vậy, cấp quản lý phòng họp thường xuyên , đề ra doanh số để công ty ngày càng phát triển trên thị trường.
Cung cấp cho khách hàng những thông tin về sản phẩm như giá cả, các chương trinh khuyến mãi, mẫu mã mới chất lượng và tiện dụng khi sửdụng…
Tốchức và quản lý chặt chẽ bộ phận chăm sóc khách hàng. Xử lý nghiêm minh đối với những trường hợp nhân viên bán hàng có thái độ không hay với khách hàng.
Quản lý tốt bộphận bảo hành sản phẩm . Luôn luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng vềchất lượng sản phẩm, cũng như đề ra chương trình quà tặng cuối năm đối với khách hàng thường xuyên và quà tặng tức thời đối với khách hàng không thường xuyên.
Đảm bảo mọi quyền lợi của khách hàng khi mua sắm tại công ty.
Mặt khác, cấp quản lý phòng kinh doanh cũng có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên tích cực trong công việc. Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của anh em trong kho. Cuối tháng đề xuất một số nhân viên tiêu biểu trong tháng và có những phần thưởng cho kết quả đó. Qua đó mọi người mới cùng nhau phấn đấu để công ty ngày càng đi lên.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tóm tắt phòng kinh doanh
Trách nhiệm, công việc của từng bộphận: Bộ phận kinh doanh:
Tiếp thị và tìm kiếm khách hàng mới cho công ty. Góp phần tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
Giám sát tiêu thụ hàng của đại lý và đến chăm sóc thường xuyên. Luôn đề ra mục tiêu doanh số để phấn đấu. Luôn hoạch định chiến
lược bán hàng kèm tặng phẩm để tăng khách hàng. Mặt khác luôn họp nội bộ để phê bình và yêu cầu thái độ làm việc tốt hơn, đồng thời đề ra chế độ khen thưởng đối với những cá nhân làm việc tốt.
Đối với nhân viên bán hàng luôn đòi hỏi vẻ mặt tươi cười với khách , thái độ thân thiện và luôn lắng nghe khách hàng.
Bộ phận kỹ thuật:
Hoàn thành tốt công việc sửa chữa lỗi hàng hoá để sản phẩm của công ty ngày càng tốt hơn và tạo uy tín với người tiêu dùng.
2.1.3 Tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý của công ty với cơ cấu đơn giản gọn nhẹ phù hợp với trình độ năng lực, cán bộ có kinh nghiệm trong công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ. Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. Bộphận giúp việc
Trưởng phòng kinh doanh
đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình. Mặt khác, Công ty rất quan tâm đến mọi người, xem công tác đào tạo công nhân viên là một nhiệm vụthiết yếu của Công ty, thường xuyên tạo điều kiện, cơ hội cho mọi người phấn đấu, có một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả.
Sơ đồ2.2:Sơ đồtổchức bộmáy quản lý tại công ty
Nhiệm vụchức năng của các phòng ban
Giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Giám đốc tổ chức quản lý một cách tổng quan mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đàm phán và ký kết các hợp đồng mua bán của công ty, thường xuyên báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho cơ quan chủ quản, chịu trách nhiệm chung và chịu sự chỉ đạo của các cấp trên về định hướng sản xuất.
Phó giám đốc kinh doanh: Là người thay thế giám đốc khi giám đốc vắng mặt. Hoạch định chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tham mưu, kiến nghị và đề xuất với Giám đốc những thị trường tiềm năng nhất. Chủ động giải quyết những
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PGĐ. KINH DOANH PGĐ. NHÂNSỰ BỘ PHẬN GIÁM SÁT PHÒNG KINH DOANH MARKE TTING BỘPHẬN GIAO NHẬN- KHO HÀNG
công việc đã được giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệcủa Công ty.
Phó giám đốc nhân sự: Có chức năng về việc tuyển dụng và bốtrí nhân sự cho phù hợp với khả năng trình độ và nhu cầu công việc cụ thể. Tổ chức, sắp xếp lao động một cách hợp lý với nhu cầu sản xuất kinh doanh, thực hiện mọi chế độ lao động do Nhà nước quy định. Chịu trách nhiệm về nhân sự như họp đồng, đăng ký lao động, danh sách chấm công,...
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng này thực hiện toàn bộ công việc kinh doanh, tìm kiếm đối tác, tổ chức mua bán hàng hóa, xây dựng các phương án kinh doanh ngày càng hoàn thện hơn. Có chức năng trong việc xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên cứu sản phẩm, xác định giá bán sản phẩm, để đạt được hiệu quảcao nhất.
Phòng Marketting: Đây là bộ phận hỗ trợ cho phòng kinh doanh và ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu thị trường, phát triển và mở rộng thị trường có tiềm năng tốt, phát triển mặt hàng mới. Là chiếc cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, thiết lập mục tiêu quảng bá sản phẩm thông qua hình thức hợp tác với công ty quảng cáo.
Phòng kếtoán: Có chức năng trong việc lập kếhoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám Đốc, phòng kếtoán có nhiệm vụthực hiện toàn bộnhiệm vụcó liên quan đến công tác kế toán tài chính của công ty như: nghiệp vụ thu chi, theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, xuất hóa đơn, tính giá thành, tính toán lãi lỗ, quyết toán thuế, tính thuế phải nộp nhà nước…Cuối mỗi tháng, mỗi quý phòng kếtoán báo cáo cho giám đốc kết quả kinh doanh đồng thời lập các báo cáo tài chính để nộp cho cơ quan nhà nước. Tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán và chế độ quản lý của Nhà nước. Nắm vững công nợchi tiết từngkhách hàng, để có biện pháp đôn đốc, nhắc nhở thu hồi công nợtránh bịchiếm dụng vốn.
Bộphận giám sát: Bộphận này hỗtrợ cho Giám đốc việc theo dõi và giám sát, đôn đốc công việc phòng ban trong công ty. Ngoài ra bộphận này còn đề xuất với giám đốc khen thưởng những bộ phận, cá nhân hoàn thành tốt công việc cũng như xử phạt khi không hoàn thành công việc được giao.
Bộ phận giao nhận: Thực hiện việc giao nhận,tổ chức quản lý hàng tồn kho bảm dảm cho công việc diễn ra bình thường .
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ2.3:Sơ đồtóm tắt các bộphận trong phòng kếtoán
Chức năng, nhiệm vụcủa từng bộphận: Kế toán trưởng:
Tổchức hài hoà và quản lý có hiệu quảbộmáy kếtoán trong công ty.
Cân đối doanh thu chi phí trong kỳ, báo cáo tình hình kinh doanh cuối tháng cho ban giám đốc.
Kiểm tra, ký duyệt chứng từ, sổ sách, báo cáo quyết toán. Giải quyết những vướng mắc về chứng từ.
Kế Toán Trưởng
Nộp đúng hạn các báo cáo thuế , báo cáo thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước . Chịu trách nhiệm trước Công ty và cơ quan chức năng nhà nước mọi sốliệu trong báo cáo vềtính trung thực, hợp lý.
Tổ chức họp phòng kế toán thường xuyên và hướng dẫn thi hành kịp thời các thông tư, luật thuế Nhànước ban hành .
Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữcác tài liệu kếtoán.
Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.
Được đề nghị và xét tuyển dụng, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủkho, thủquỹcủa Công ty theo qui chế lao động và lương của Công ty . Có quyền yêu cầu tất cảcác bộphận trong Công ty chuyển đầy đủkịp thời những
tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát .
Bảo đảm yêu cầu vềbảo mật thông tin kinh tế- tài chánh.
Quan hệ với các ngành chức năng : Thuế , Kếhoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chính doanh nghiệp …
Kếtoán viên:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho tiến hành lập phiếu chi tiền đối với những hoá đơn giá trị nhỏ, chuyển thủ quỹ chi tiền, ký tên vào phiếu chi và giữ lại một phiếu có lưu chữ ký của người nhận tiền.
Căn cứ đề nghị của kế toán trưởng, tiến hành xuất hoá đơn , lập phiếu thu tiền đối với trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc chuyển thông tin theo dõi qua kế toán công nợ.
Lập phiếu chi lương cuối tháng.
Nhập liệu chứng từ vào báo cáo thuế, cũng những chứng từ đó làm căn cứ đưa vào sổ sách.
Cuối tháng đối chiếu những chứng từ thu chi với thủ quỹ cho chính xác số liệu với sổsách.
Xin ý kiến kế toán trưởng giải quyết những trường hợp vướng mắc về chứng từ. Xử lý chứng từ trong giới hạn cho phép và theo sự yêu cầu của kế toán trưởng.
Kếtoán kho:
Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra.
Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.
Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp vềPKT-TV
Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, nộp chứng từ và báo cáo theo qui định...
Thủquỹ:
Xem xét từng nghiệp vụ thu chi cẩn thận. Chi tiền khi có yêu cầu và giữ lại chứng từ chứng minh nghiệp vụ. Thu tiền khách hàng, nộp tiền mặt vào Ngân hàng, rút tiền gởi Ngân hàng, nộp thuếbằng tiền mặt.
Đi lệnh ủy nhiệm chi, lấy sổ phụ, phối hợp với kế toán thanh toán tiền, kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹvới sổkếtoán hàng ngày.
2.1.4.2 Tổ chức sổ kế toán
Sơ đồ2.4: Trình tựghi sổtheo hình thức Nhật ký chung
Ghi Chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung :
Chứng từKT
Sổ NK đặc biệt Sổ NKC
ngchungchung
SỔCÁI
SổthẻKT chi tiết
Bảng cân đối sốphátsinh sinh
Bảng T/Hợp chi tiết
(1) Hàng ngày, căn cứvào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào SổCái theo các tài khoản kếtoán phù hợp. Nếu đơn vịcó mởsổ, thẻkếtoán chi tiết thìđồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻkếtoán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cộng sốliệu trên SổCái, lập Bảng cân đối sốphát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻkếtoán chi tiết) được dùng đểlập các Báo cáo tài chính.
Vềnguyên tắc, Tổng sốphát sinh Nợvà Tổng sốphát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng sốphát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Hình thức kếtoán Nhật ký chung có kết cấu sổ sách và ghi chép đơn giản, trình tự xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.
Công ty sử dụng phần mềm TRISOFT được lập trình trên nền Excel để làm công cụ đưa số liệu lên tất cả sổ sách.
Cách sửdụng Phần mềm TRISOFT:
Phần mềm Trisoft có kết cấu gồm nhiều file , file dùng để quản lý hàng hóa , file dùng làm sổ sách kế toán để xác định kết quả kinh doanh trong mỗi tháng, file dùng để tổng hợp số liệu lên Báo cáo tài chính.
Mỗi file có thiết kế riêng một sheet “ Nhập liệu “. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, vận dụng kiến thức kế toán hạch toán chứng từ chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật ở những sheet sau như : báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
2.1.4.3 Vận dụng chính sách kế toán tại công ty
Công ty áp dụng Luật kếtoán, Chuẩn mực kếtoán, Chế độ kếtoán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư, hướng dẫn bổsung chế độkếtoán của Bộtài chính.
Hệthống tài khoản:
Áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Các loại sổ sách áp dụng:
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
Sổ chi tiết ( được mở theo yêu cầu cụ thể của công ty như: sổ công nợ phải thu, phải trả..)
Hệ thống chứng từ áp dụng :
Công ty áp dụng các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và căn cứ giải trình số liệu kế toán khi các cơ quan chức năng yêu cầu:
Hóa đơn thuế GTGT
Giấy đề nghị tạm ứng( 03-TT ) Giấy đề nghị thanh toán( 05-TT )