2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ2.3:Sơ đồtóm tắt các bộphận trong phòng kếtoán
Chức năng, nhiệm vụcủa từng bộphận: Kế toán trưởng:
Tổchức hài hoà và quản lý có hiệu quảbộmáy kếtoán trong công ty.
Cân đối doanh thu chi phí trong kỳ, báo cáo tình hình kinh doanh cuối tháng cho ban giám đốc.
Kiểm tra, ký duyệt chứng từ, sổ sách, báo cáo quyết toán. Giải quyết những vướng mắc về chứng từ.
Kế Toán Trưởng
Nộp đúng hạn các báo cáo thuế , báo cáo thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước . Chịu trách nhiệm trước Công ty và cơ quan chức năng nhà nước mọi sốliệu trong báo cáo vềtính trung thực, hợp lý.
Tổ chức họp phòng kế toán thường xuyên và hướng dẫn thi hành kịp thời các thông tư, luật thuế Nhànước ban hành .
Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữcác tài liệu kếtoán.
Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chính ngắn hạn.
Được đề nghị và xét tuyển dụng, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủkho, thủquỹcủa Công ty theo qui chế lao động và lương của Công ty . Có quyền yêu cầu tất cảcác bộphận trong Công ty chuyển đầy đủkịp thời những
tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát .
Bảo đảm yêu cầu vềbảo mật thông tin kinh tế- tài chánh.
Quan hệ với các ngành chức năng : Thuế , Kếhoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chính doanh nghiệp …
Kếtoán viên:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho tiến hành lập phiếu chi tiền đối với những hoá đơn giá trị nhỏ, chuyển thủ quỹ chi tiền, ký tên vào phiếu chi và giữ lại một phiếu có lưu chữ ký của người nhận tiền.
Căn cứ đề nghị của kế toán trưởng, tiến hành xuất hoá đơn , lập phiếu thu tiền đối với trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc chuyển thông tin theo dõi qua kế toán công nợ.
Lập phiếu chi lương cuối tháng.
Nhập liệu chứng từ vào báo cáo thuế, cũng những chứng từ đó làm căn cứ đưa vào sổ sách.
Cuối tháng đối chiếu những chứng từ thu chi với thủ quỹ cho chính xác số liệu với sổsách.
Xin ý kiến kế toán trưởng giải quyết những trường hợp vướng mắc về chứng từ. Xử lý chứng từ trong giới hạn cho phép và theo sự yêu cầu của kế toán trưởng.
Kếtoán kho:
Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra.
Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.
Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp vềPKT-TV
Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, nộp chứng từ và báo cáo theo qui định...
Thủquỹ:
Xem xét từng nghiệp vụ thu chi cẩn thận. Chi tiền khi có yêu cầu và giữ lại chứng từ chứng minh nghiệp vụ. Thu tiền khách hàng, nộp tiền mặt vào Ngân hàng, rút tiền gởi Ngân hàng, nộp thuếbằng tiền mặt.
Đi lệnh ủy nhiệm chi, lấy sổ phụ, phối hợp với kế toán thanh toán tiền, kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹvới sổkếtoán hàng ngày.
2.1.4.2 Tổ chức sổ kế toán
Sơ đồ2.4: Trình tựghi sổtheo hình thức Nhật ký chung
Ghi Chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung :
Chứng từKT
Sổ NK đặc biệt Sổ NKC
ngchungchung
SỔCÁI
SổthẻKT chi tiết
Bảng cân đối sốphátsinh sinh
Bảng T/Hợp chi tiết
(1) Hàng ngày, căn cứvào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào SổCái theo các tài khoản kếtoán phù hợp. Nếu đơn vịcó mởsổ, thẻkếtoán chi tiết thìđồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻkếtoán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cộng sốliệu trên SổCái, lập Bảng cân đối sốphát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻkếtoán chi tiết) được dùng đểlập các Báo cáo tài chính.
Vềnguyên tắc, Tổng sốphát sinh Nợvà Tổng sốphát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng sốphát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Hình thức kếtoán Nhật ký chung có kết cấu sổ sách và ghi chép đơn giản, trình tự xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.
Công ty sử dụng phần mềm TRISOFT được lập trình trên nền Excel để làm công cụ đưa số liệu lên tất cả sổ sách.
Cách sửdụng Phần mềm TRISOFT:
Phần mềm Trisoft có kết cấu gồm nhiều file , file dùng để quản lý hàng hóa , file dùng làm sổ sách kế toán để xác định kết quả kinh doanh trong mỗi tháng, file dùng để tổng hợp số liệu lên Báo cáo tài chính.
Mỗi file có thiết kế riêng một sheet “ Nhập liệu “. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, vận dụng kiến thức kế toán hạch toán chứng từ chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật ở những sheet sau như : báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
2.1.4.3 Vận dụng chính sách kế toán tại công ty
Công ty áp dụng Luật kếtoán, Chuẩn mực kếtoán, Chế độ kếtoán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư, hướng dẫn bổsung chế độkếtoán của Bộtài chính.
Hệthống tài khoản:
Áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Các loại sổ sách áp dụng:
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái
Sổ chi tiết ( được mở theo yêu cầu cụ thể của công ty như: sổ công nợ phải thu, phải trả..)
Hệ thống chứng từ áp dụng :
Công ty áp dụng các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và căn cứ giải trình số liệu kế toán khi các cơ quan chức năng yêu cầu:
Hóa đơn thuế GTGT
Giấy đề nghị tạm ứng( 03-TT ) Giấy đề nghị thanh toán( 05-TT ) Bảng chấm công nhân viên
Bảng lương nhân viên
Bảng kiểm kê hàng hóa cuối tháng Bảng kiểm kê đối chiếu quỹ
Phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Phiếu thu , phiếu chi
Séc tiền mặt
Hệthống báo cáo:
Các báo cáo tài chính năm (Ban hành kèm theo quyết định số15/2006) Bảng cân đối kếtoán: mẫu sốB-01/DN
Bảng báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh: mẫu sốB-02/DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: mẫu sốB-03/DN
Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu sốB-09/DN Các báo cáo phục vụchi tiết nội bộ
Báo cáo công nợ Báo cáo tạmứng
Các báo cáo thuế (ban hành kèm theo Thông tư 28/2011/TT –BTC) Tờkhai thuếgiá trị gia tăng: mẫu số01/GTGT
Tờkhai thuếthu nhập doanh nghiệp tạm tính: mẫu 01A/TNDN Tờkhai thuếthu nhập cá nhân: mẫu số02/KK–TNCN
Niên độkếtoán
Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là 1 năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
Công ty áp dụng các loại sổ: Sổnhật ký chung, sổcái các tài khoản, sổphụ ngân hàng,...
Đơn vịtiền tệ
Doanh nghiệp sử dụng đơn vịtiền tệlà Việt Nam Đồng (VNĐ) Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Giá thực tếnhập kho
- Đối với hàng hóa mua ngoài:
Giá thực tế= Giá mua theo hóa đơn (chưa thuếGTGT) + chi phí phát sinh trong khi mua.
Giá thực tếnhập kho = Giá hàng hóa xuất chế biến + chi phí chế biến + chi phí khác.
Giá thực tếxuất kho
- Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định. Phươngpháp hạch toán hàng tồn kho
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao TSCĐ
Đơn vị khấu hao theo phương pháp đường thẳng, thực hiện theo thông tư số 45/2013/TT–BTC ngày 25/04/2013.
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾTQUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.1.1 Đặc điểm doanh thu của công ty
Họat động kinh doanh chủ yếu của công ty là mua bán áo thun, quần áo thể thao, áo sơ mi, quần tây, váy,….cho người tiêu dùng, nên đây là nguồn thu chính của công ty.
Doanh thu của công ty TNHH May Mặc Thiên Hà Phát là tổng giá trịcác lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động mua bán áo thun, quần áo thể thao, áo sơ mi,quần tây, váy,...
2.2.1.2 Chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho: phản ánh số lượng và giá trịhàng hóa xuất bán.
Hóa đơn GTGT: phản ánh giá bán (giá chưa thuếGTGT), các khoản phụthu tính ngoài tiền bán (nếu có) và tổng thanh toán (đã bao gồm thuếGTGT).
Phiếu thu: phản ánh sốtiền mà công ty thu được trong một thời gian nhất định.
Giấy báo có: phản ánh số tiền hiện đãđư ợc thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng của công ty.
2.2.1.3 Tài khoản sử dụng
Công ty hạch toán tất cả các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ lên TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, không mở chi tiết các tài khoản cấp 2.
2.2.1.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi bán hàng phải có giấy đềnghị xuất hàng, chữ ký của người đềnghị cùng chữký của Giám đốc công ty. Khi nhận được giấy đềnghịxuất hàng kếtoán lập hóa đơn GTGT, xuất bán cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn ( liên 3) kếtoán ghi sổchi tiết hàng hóa và sổchi tiết công nợ người mua, đồng thời nhập sốliệu vào bảng kê hàng hóa bán ra trong tháng. Định kỳ, cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa.
2.2.1.5 Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 4/2014Ví dụ1: Ngày 15/12/2014 công ty xuất bán cho công ty TNHH sản xuất thương Ví dụ1: Ngày 15/12/2014 công ty xuất bán cho công ty TNHH sản xuất thương
mại Đạt Phong 1100 áo thun loại 1 với giá chưa thuế 75.000 đồng/cái, VAT 10%, khách hàng chưa thanh toán, chiết khấu 5%. Kếtoán ghi:
NợTK 131: 90.337.500
Có TK 511: 82.500.000 Có TK 3331: 7.837.500
(Phụlục có kèm theo hóa đơn số0000405 ký hiêu, AA/12P)
(Bút toán chiết khấu sẽ được trình bàyởphần chiết khấu thương mại)
Ví dụ 2: Ngày 16/12/2014 công ty xuất bán cho shop Jenny 10 đầm dạo phố
GAF-1056 với giá chưa thuế 685.000 đồng/cái, VAT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kếtoán ghi:
NợTK 111: 7.535.000
Có TK 511: 6.850.000 Có TK 3331: 685.000
=> Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong quý 4/2014 là:
2.464.205.000đồng.
Bút toán được hiển thị lên sổNhật ký chung và sổcái TK 511như sau
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đường 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh,Q. Thủ Đức SỔCÁI Tháng 12năm 2014 TK 511: Doanh Thu Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sốphát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ … 15/12/14 PK 15/12/14 Bán áo thun / HĐ 405 (Cty Đạt Phong) 131 82.500.000 16/12/14 PT05 16/12/14 Bán đầm dạo phố / HĐ 406 (Shop Jenny) 111 6.850.000 … Cộng sốphát sinh 1.259.900.000 1.259.900.000 Số dư cuối kỳ - - Ngày 31 tháng 12 năm 2014
Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính2.2.2.1 Đặc điểm 2.2.2.1 Đặc điểm
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là tiền lãi ngân hàng, chiết khấu thanh toán, vì công ty chủ yếu là kinh doanh mua bán nên các khoản khác hiện đến nay chưa thấy phát sinh.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Giấy báo có: phản ánh số tiền lãi được chuyển vào tài khoản ngân hàng của công ty. Hóa đơn GTGT: phản ánh sốtiền được hưởng chiết khấu thanh toán của công ty.
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” để hạch toán các khoản doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ.
2.2.2.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào Bảng sao kê ngân hàng, giấy báo có của ngân hàng tiến hành ghi nhận khoản tiền lãi vào phần mềm kếtoán.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu, tổng hợp các số liệu và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quảkinh doanh.
2.2.2.5 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 4/2014
Ví dụ 1: Ngày 29/12/2014 hưởng chiết khấu thanh toán 2% khi mua hàng của
công ty Đức Huy theo hóa đơn số 0000068 và hóa đơn số 0000075 với tổng số tiền là 3.107.500 đồng, kếtoán ghi:
NợTK 331: 3.107.500
Có TK 515: 3.107.500
(Phụlục có kèm theoủy nhiêm chi ngày 29/12/2014)
Ví dụ 2: Ngày 31/12/2014 công ty nhận được giấy báo có lãi từ tiền gửi ngân hàng với sốtiền là 318.476 đồng, kếtoán ghi:
NợTK 112: 318.476
(Phụlục có kèm theo Sổcái TK 515)
Tổng doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong quý 4/2014 là: 3.756.050đồng. Bút toán được hiển thị lên sổNhật ký chung và Sổ cái TK 515 như sau:
CÔNG TY TNHH MAY MẶC THIÊN HÀ PHÁT
ĐC: 69/17 đường 48, KP6, P. Hiệp Bình Chánh,Q. Thủ Đức SỔCÁI Tháng 12năm 2014 TK515: Thu nhập tài chính Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Sốphát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 29/12/14 PK 29/12/14 Hưởng CKTT 2% (HĐ 68 + HĐ 75) (Cty Đức Huy) 331 3.107.500 31/12/14 PK 31/12/14 Lãi nhập vốn 112 318.476
31/12/14 PK 31/12/14 KC Doanh thu tài chính 911 3.425.976
Cộng sốphát sinh 3.425.976 3.425.976
Số dư cuối kỳ - -
Ngày 31 tháng 12 năm 2014
Kế toán trưởng Giám đốc
(Phụlục kèm theo sổcái TK515)
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thuKếtoán chiết khấu thương mại Kếtoán chiết khấu thương mại
2.2.3.1 Đặc điểm
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do họ đã mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận ghi trên hợp đồng kinh tếhoặc cam kết mua hàng, bán hàng.
2.2.3.2 Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT Phiếu chi
2.2.3.3 Tài khoảnsử dụng
Công ty sử dụng TK 521 “Chiết khấu thương mại” đểhạch toán khoản chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ.
2.2.3.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh chiết khấu thương mại kếtoán tập hợp số liệu chiết khấu thương mại đưa vào nhật ký chung sau đó kết chuyển sang sổcái TK 521.
2.2.3.5 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 4/2014
Ví dụ1: Ngày 15/12/2014, theo hóa đơn số0000405 chiết khấu 5% cho Công ty Đạt Phong. Sốtiền được chiết khấu là 4.125.000 đồng, kếtoán ghi:
NợTK 521: 4.125.000
Có TK 131: 4.125.000
(Phụlục có kèm theo Hóa đơn số0000405 ký hiệu AA/12P)
Ví dụ2: Ngày 17/12/2014, theo hóa đơn số0000407 chiết khấu 5% cho Công ty