Sơ đồ2.4: Trình tựghi sổtheo hình thức Nhật ký chung
Ghi Chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung :
Chứng từKT
Sổ NK đặc biệt Sổ NKC
ngchungchung
SỔCÁI
SổthẻKT chi tiết
Bảng cân đối sốphátsinh sinh
Bảng T/Hợp chi tiết
(1) Hàng ngày, căn cứvào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào SổCái theo các tài khoản kếtoán phù hợp. Nếu đơn vịcó mởsổ, thẻkếtoán chi tiết thìđồng thời với việc ghi sổNhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻkếtoán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng, cộng sốliệu trên SổCái, lập Bảng cân đối sốphát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻkếtoán chi tiết) được dùng đểlập các Báo cáo tài chính.
Vềnguyên tắc, Tổng sốphát sinh Nợvà Tổng sốphát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng sốphát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Hình thức kếtoán Nhật ký chung có kết cấu sổ sách và ghi chép đơn giản, trình tự xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.
Công ty sử dụng phần mềm TRISOFT được lập trình trên nền Excel để làm công cụ đưa số liệu lên tất cả sổ sách.
Cách sửdụng Phần mềm TRISOFT:
Phần mềm Trisoft có kết cấu gồm nhiều file , file dùng để quản lý hàng hóa , file dùng làm sổ sách kế toán để xác định kết quả kinh doanh trong mỗi tháng, file dùng để tổng hợp số liệu lên Báo cáo tài chính.
Mỗi file có thiết kế riêng một sheet “ Nhập liệu “. Từ những hóa đơn, chứng từ hợp pháp, kế toán lần lượt nhập vào sheet Nhập liệu, vận dụng kiến thức kế toán hạch toán chứng từ chính xác, mọi số liệu sẽ được cập nhật ở những sheet sau như : báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, sổ chi tiết từng mặt hàng , phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Bảng cân đối số phát sinh, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ quỹ tiền mặt, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...