5. Bố cục của luận văn
3.3. Thực trạng công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà
nƣớc Thành phố Thái Nguyên
3.3.1. Tình hình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua kho bạc Nhà nước Thành phố Thái Nguyên giai đoạn 2012 - 2014
Hiện nay chủ trƣơng phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nƣớc trong những năm gần đây đang hƣớng dần dần từng bƣớc thực hiện cải cách quản lý hành
chính Nhà nƣớc, tăng chi cho giáo dục đào tạo, chi cho phát triển khoa học công nghệ, cải cách chính sách tiền lƣơng... vì vậy làm cho chi thƣờng xuyên NSNN có sự gia tăng đáng kể. Quy mô chi thƣờng xuyên NSNN tăng, cùng với việc tạo điều kiện cấp phát thanh toán kịp thời các khoản chi từ NSNN, vai trò kiểm soát chặt chẽ các khoản chi thƣờng xuyên của KBNN nói chung và KBNN Thành Phố Thái Nguyên nói riêng càng đƣợc thể hiện ngày một rõ nét.
Công tác KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Thành phố Thái Nguyên giai đoạn 2012-2014 đƣợc thể hiện qua Bảng 3.4 . Kết quả kiểm soát, thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Thành Phố Thái Nguyên những năm gần đây cho thấy vai trò hết sức quan trọng của KBNN Thành Phố TN đối với công tác kiểm soát các khoản chi từ NSNN. Mỗi năm, KBNN Thành Phố Thái Nguyên đã từ chối thanh toán hàng trăm khoản chi của các đơn vị do chƣa đủ hồ sơ, thủ tục theo quy định. Năm 2012, từ chối 150 món tƣơng ứng 5.344 triệu đồng; năm 2013 từ chối 123 món tƣơng ứng 4.012 triệu đồng; năm 2014, từ chối 83 món tƣơng ứng 3.219 triệu đồng. Thông qua công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN, KBNN Thành phố Thái Nguyên đã góp phần làm cho nguồn vốn từ NSNN đƣợc sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao; ngăn chặn tình trạng thất thoát, lãng phí tiền và tài sản của Nhà nƣớc, đẩy mạnh lành mạnh hóa hoạt động tài chính, tiền tệ, thanh toán trên địa bàn.
Bảng 3.2. Tình hình thực hiện công tác KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Thành phố Thái Nguyên giai đoạn 2012-2014
Năm Tổng số KSC thƣờng xuyên NSNN (Triệu đồng) Số món thanh toán chƣa đủ thủ tục (Món) Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) 2012 621.983 150 5.344 2013 752.509 123 4.012 2014 794.402 83 3.219
3.3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Thành phố Thái Nguyên đối với các đơn vị sử dụng ngân sách giai đoạn 2012 – 2014
3.3.2.1. Tổ chứ c thự c hiệ n việ c kiể m soát chi thư ờ ng xuyên
qua KBNN Thành phố Thái Nguyên
a. Lập kế hoạch kiểm soát
Căn cứ kế hoạch phát triển KT-XH hàng năm theo Quyết định của cấp có thẩm quyền. Trên cơ sở số liệu thu, chi NSNN qua các năm, KBNN Thành phố Thái Nguyên tiến hành phân tích, đánh giá, so sánh số liệu để chủ động bố trí đầy đủ các nguồn vốn nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán chi trả cho các đơn vị trên địa bàn; đồng thời KBNN Thành phố Thái Nguyên bố trí nguồn nhân lực tại Kho bạc nhà nƣớc đảm bảo phục vụ tốt cho công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN trên địa bàn theo luật NSNN.
b. Giao nhiệm vụ kiểm soát chi thường xuyên
Tổ Kế toán hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định. Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên qua KBNN trên địa bàn Thành phố Thái Nguyên theo quy định của luật NSNN. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và quyết toán số liệu thanh toán trên địa bàn.
c. Thực hiện kiểm soát chi thường xuyên
Công tác KSC thƣờng xuyên đƣợc đơn vị KBNN thực hiện theo quy trình quy định thống nhất trong toàn hệ thống KBNN, quy trình cụ thể đƣợc nêu tại phần 3.3.2.2 dƣới đây.
d. Soát xét kết quả kiểm soát chi thường xuyên NSNN
Căn cứ số liệu chi thƣờng xuyên NSNN hàng tháng, quý, năm. Bộ phận kế toán đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát, thanh toán chi thƣờng xuyên NSNN tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo tháng, quý, năm.
e. Kiểm soát quyết toán chi thường xuyên NSNN
Kiểm soát quyết toán chi NSNN của các đơn vị sử dụng NSNN là việc KBNN Thành phố Thái Nguyên tiến hành kiểm soát tính chính xác về số liệu các
báo cáo Tài chính của các đơn vị sử dụng NSNN khi hết niên độ Ngân sách. Đối chiếu, rà soát lại các số liệu tổng hợp do đơn vị gửi đến, đối chiếu với báo cáo kế toán tổng hợp của KBNN Thành Phố Thái Nguyên, từ đó tìm ra các sai sót nhƣ nội dung kinh tế, về mục lục ngân sách, để thực hiện điều chỉnh hoặc kiến nghị với cơ quan Tài chính đồng cấp tiến hành xử lý thu hồi các khoản quyết chi không đúng với chế độ Nhà nƣớc quy định.
3.3.2.2. Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Thành Phố Thái Nguyên
Từ năm 2008, KBNN Thành phố Thái Nguyên thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thƣờng xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Thành phố Thái Nguyên đƣợc thực hiện theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của KBNN, ban hành Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN. Quy trình giao dịch đƣợc thể hiện tại Sơ đồ 3.4.
*Các bước thực hiện trong quy trình
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN.
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý. + Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trƣờng hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định. Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao
một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lƣu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết nhƣ trình tự quy định.
Bƣớc 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo qui định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký chứng từ.
- Cán bộ KSC trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trƣởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bƣớc 4: Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trƣờng hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bƣớc 5: Thực hiện thanh toán.
- Trƣờng hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đƣờng nội bộ.
Cán bộ KSC lƣu hồ sơ KSC theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bƣớc 7.
Bƣớc 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đƣờng nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đƣờng dây nội bộ.
Sơ đồ 3.2.Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Thành phố Thái Nguyên
Sau một thời gian thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thƣờng xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN đối với cả KBNN Thành phố Thái Nguyên và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ đƣợc cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hƣớng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ đƣợc kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ đƣợc xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hƣởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chƣa phù hợp nhƣ quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chƣa linh hoạt nên trong
Khách hàng
Cán bộ KSC Kế toán trƣởng
Thủ quỹ Thanh toán viên
Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 3 6 5 5 4
điều kiện khối lƣợng công việc tƣơng đối nhiều đối với một cán bộ KSC nhƣ hiện nay thì cán bộ KSC khó có thể đáp ứng đƣợc về mặt thời gian đối với trƣờng hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút; hay trƣờng hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp.
Quy định chƣa rõ ràng về hồ sơ thanh toán cũng nhƣ lƣu trữ đối với những trƣờng hợp cụ thể cũng khiến cán bộ KBNN Thái Nguyên có đôi chút rắc rối khi kiểm soát những khoản chi mới, những khoản chi ít phát sinh. Cán bộ KSC còn phải đôn đốc, nhắc nhở đơn vị bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần, ảnh hƣởng đến thời gian và công sức của cả cán bộ KBNN và cả cán bộ của các đơn vị giao dịch.
3.3.2.3. Thực hiện kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Thành Phố Thái Nguyên giai đoạn 2012 – 2014.
Hiện nay KBNN Thành phố Thái Nguyên đang thực hiện kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên NSNN theo mục lục NSNN gồm 4 nhóm: nhóm chi thanh toán cá nhân (nhóm 1); chi nghiệp vụ chuyên môn (nhóm 2); chi mua sắm, sửa chữa tài sản (nhóm 3); nhóm chi khác (nhóm 4).
Kết quả KSC qua KBNN thành phố Thái Nguyên đối với các đơn vị sử dụng ngân sách giai đoạn 2012 - 2014 đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.3. Báo cáo chi các đơn vị dự toángiai đoạn 2012 -2014
Đơn vị: Triệu đồng
STT Nội dung
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Số chi Tỷ trọng so với tổng số (%) Số chi Tỷ trọng so với tổng số (%) So sánh với 2012 (%) Số chi Tỷ trọng so với tổng số (%) So sánh với năm 2013 (%) Tổng cộng 621.983 100 752.509 100 120,9 794.402 100 105,6 1 Chi thanh toán cá nhân 342.938 55,1 431.535 57,3 125,8 472.133 59,4 109,4 2 Chi nghiệp vụ chuyên môn 219.390 35,3 241.370 32 110 244.648 30,8 101,3
3 Chi mua
sắm 47.277 7,6 60.779 8,1 128,6 62.798 7,9 103,3
4 Chi khác 12.378 2 18.825 2,6 152 14.823 1,9 79
Nguồn số liệu: Báo cáo chi NSNN - KBNN TP Thái Nguyên năm 2012, 2013,2014
Nhìn chung, các đơn vị sử dụng ngân sách đã nắm đƣợc luật NSNN và các văn bản hƣớng dẫn về KSC từ đó luôn chủ động hoàn thành các thủ tục, hồ sơ cần thiết đối với những khoản chi qua KBNN Thành phố TN. Năm 2012 tổng số chi NSNN qua KBNN Thành phố Thái Nguyên là 621.983 triệu đồng, năm 2013 tổng số chi là 752.509 triệu đồng, tăng 20,9% so với năm 2012. Năm 2014 có tổng số chi là 794.402 triệu đồng, tăng 5,6% so với năm 2013.
* Kiểm soát chi thƣờng xuyên các khoản thanh toán cá nhân
Chi thanh toán cho cá nhân là một trong những nội dung quan trọng nhất để duy trì hoạt động của mỗi đơn vị. Nội dung chi thanh toán cho cá nhân bao gồm: tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp lƣơng, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể... đƣợc phản ánh từ mục 6000 đến mục 6400 của mục lục NSNN hiện hành.
Căn cứ để KBNN thành phố Thái Nguyên thực hiện việc kiểm soát các khoản chi này là Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính Phủ về chế độ tiền lƣơng đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng.
Qua KSC các đơn vị sử dụng ngân sách đã thực hiện tƣơng đối đầy đủ về hồ sơ chứng từ thanh toán đối với các khoản thanh toán cá nhân cho KBNN bao gồm:
- Bảng đăng ký biên chế quỹ lƣơng đã đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
- Danh sách những ngƣời hƣởng lƣơng và phụ cấp lƣơng (gửi lần đầu)
- Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lƣơng đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền phê duyệt (khi có sự thay đổi về nhân sự)
tiền công đƣợc ghi trong hợp đồng lao động.
Tình hình thanh toán cá nhân đƣợc thể hiện qua bảng 3.6
Bảng 3.4. Tình hình thanh toán cá nhân các ĐVSDNS giai đoạn 2012-2014
Đơn vị tính: Triệu đồng
Số TT
Nội dung MLNS
Năm
2012 Năm 2013 Năm 2014
Số chi Số chi SS với
2012 (%) Số chi SS với 2013 (%) Tổng số 342.938 431.535 125,8 472.133 109,4 1 Tiền lƣơng 6000 172.247 224.800 130,5 245.627 109,3 Giáo dục – ĐT 75.922 96.368 126,9 100.237 104 Y tế 69.036 89.023 128,9 92.802 104,2 Khác 27.289 39.409 144,4 52.588 133,4 2 Tiền công 6050 2.890 3.239 112 3.521 108,7 Giáo dục – ĐT 797 870 109,2 903 103,8 Y tế 1.292 1.491 115,4 1.692 113,5 Khác 801 878 109,6 926 105,5 3 Phụ cấp lƣơng 6100 95.145 118.254 124,3 128.013 108,3 Giáo dục – ĐT 47.832 56.829 118,8 63.025 110,9 Y tế 39.024 49.906 127,9 50.159 100,5 Khác 8.289 11.519 138,9 14.829 128,7 4 Học bổng HSSV 6150 3.121 3.576 114.,6 3.701 103,5 Giáo dục – ĐT 3.121 3.576 114.,6 3.701 103,5 Y tế Khác 5 Tiền thƣởng 6200 4.215 6.754 160,2 7.526 111,4 Giáo dục – ĐT 2.046 3.570 174,4 4.390 122,9 Y tế 1.509 1.922 127,4 2.036 105,9 Khác 660 1.262 191,2 1.100 87,2 6 Phúc lợi tập thể 6250 5.514 6.173 111,9 7.334 118,8 Giáo dục – ĐT 3.778 4.235 112 4.993 117,8 Y tế 546 689 126,1 983 142,7 Khác 1.190 1.249 104,9 1.358 108,7 7 Các khoản đóng góp 6300 46.879 51.969 110, 58.802 113,15 Giáo dục – ĐT 26.803 29.935 111,7 32.509 108,6 Y tế 16.984 18.933 111,5 21.743 114,8 Khác 3.092 3.101 100,2 4.550 146,7