6. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN CHƯƠNG
2.3.1 Hệthống kiểm soát nội bộ
Có rất nhiều định nghĩa về KSNB, vì nó ảnh hưởng khác nhau đến các bên liên quan trong tổ chức theo những cách khác nhau với những mức độ khác nhau. Theo báo cáo COSO 2013, khái niệm KSNB được bổ sung như sau: “KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Khái niệm này nhấn mạnh đến mục tiêu hoạt động và báo cáo, làm rõ những yêu cầu của việc xác định cái gì góp phần tạo ra KSNB hữu hiệu.
Theo Hurt (2010), kiểm soát nội bộ là một phần của hệ thống thông tin kế toán, nó hiện diện và chi phối tất cả các hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán, từ thu thập dữ liệu đầu vào đến quá trình xứ lý, lưu trữ và cung cấp thông tin đầu ra. Từ đây có thể thấy, giữa kiểm soát nội và hệ thống thông tin kế toán nói chung và thông tin kế toán nói riêng trong một tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mối quan hệ đó được thể hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau.
Trong quá trình vận hành, hệ thống thông tin kế toán sẽ thực hiện đầy đủ các chức năng của nó, cũng như đầy đủ các hoạt động từ thu thập dữ liệu đầu vào, xử lý dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và tạo ra thông tin cung cấp cho người dùng. Điều này đồng nghĩa với việc hệ thống thông tin kế toán sẽ đối mặt với rất nhiều rủi ro ảnh hưởng tới chất lượng hệ thống thông tin kế toán cũng như chất lượng thông tin kế toán. Do đó, trong quá trình này, kiểm soát nội bộ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc giảm thiểu những rủi ro xảy ra đối với hệ thống thông tin kế toán.
Để hạn chế những nguy cơ rủi ro và gian lận này, thủ tục kiểm soát nội bộ phân chia trách nhiệm yêu cầu sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng giữa các chức năng điều hành hệ thống như: vận hành hệ thống máy tính, người dùng hệ thống, kiểm soát dữ liệu, quản trị hệ thống, quản trị mạng... Đặc biệt là thủ tục kiểm soát phân chia trách nhiệm kế toán trong quá trình sử dụng hệ thống thông tin kế toán. Để giúp hạn chế những rủi ro và gian lận, kiểm soát nội bộ yêu cầu không để cho một nhân viên nắm quá nhiều quyền hạn và trách nhiệm trong việc xử lý các giao dịch hoặc các chu trình kinh doanh. Cụ thể, các chức năng như: chức năng phê duyệt, chức năng xử lý kế toán, chức năng quản lý tài sản, cần phải được tách biệt. Nhờ đó, có thể đảm bảo an toàn cho tài sản, hạn chế việc điều chỉnh dữ liệu kế toán nhằm che dấu hành vi gian lận (Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, 2012; Romney & Steinbart, 2012).
Những phân tích ở trên cho thấy rằng, kiểm soát nội bộ hiện diện ở mọi khía cạnh của hệ thống thông tin kế toán, từ quá trình hình thành hệ thống cho đến quá trình vận
hành, sử dụng hệ thống. Do đó, nó có vai trò quan trọng trong việc hình thành và kiểm soát chất lượng của thông tin kế toán. Chính những thủ tục kiểm soát nội bộ có chất lượng sẽ góp phần tạo nên một hệ thống thông tin kế toán có chất lượng (Sačer & Oluić, 2013).
Qua đó có thể thấy rằng, chất lượng thông tin kế toán có thể đạt được hay không phụ thuộc rất lớn vào sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng được xem là một trong những cơ sở được sử dụng trong việc đánh giá chất lượng hệ thống thông tin kế toán. Hay nói cách khác, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có thể được đánh giá thông qua tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ