L ỜI CẢM ƠN
2.3.3 Kết quả triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
chuẩn ISO 9001:2008 tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước
Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2008 tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước gồm: Hệ thống quản lý chất lượng, trách nhiệm của lãnh đạo, quản lý nguồn lực và cung cấp các thủ tục hành chính. (PHỤ LỤC 01)
Trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào hoạt động tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đã mang lại hiệu quả thiết thực, hỗ trợ đắc lực mục tiêu cải cách hành chính của cơ quan nói riêng và của UBND tỉnh Bình Phước nói chung. Có thể nhận thấy hiệu quả đạt được của việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như sau:
+ Đã xây dựng và áp dụng được các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học; từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; đơn giản hóa các quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức; giảm các tác động tiêu cực trong thực thi nhiệm vụ của cán bộ, công chức khi giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân;
+ Cơ quan đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên; để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc;
+ Góp phần giúp CBCCVC tổ chức thực hiện công việc khoa học hơn; bước đầu tạo sự chuyển biến trong nhận thức về vai trò của người cán bộ, công chức khi thi hành nhiệm vụ: CBCCVC là cầu nối giữa luật pháp và người dân, có trách nhiệm hướng dẫn người dân thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, có thái độ ân cần, cởi mở khi giao tiếp với tổ chức, cá nhân;
+ Tạo điều kiện thuận lợi để triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý và tác nghiệp hồ sơ và là công cụ hỗ trợ đắc lực phục vụ công tác cải cách hành chính đối với Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước trong giai đoạn hiện nay.
Sau khi triển khai việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đến nay đã có 50 thủ tục thuộc các lĩnh vực được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008, gồm:
STT Tên thủ tục Mã hiệu Thời gian được chứng nhận
A. Theo Đề án 30 (Đề án đơn giản hoá các TTHC trên các lĩnh vực QLNN giai đoạn 2007-2010 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại QĐ số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007)
I. Lĩnh vực công chức viên chức
1 1.1
Thủ tục đăng ký dự tuyển vào công chức QT-01/SNV 31/12/20 14 2 1.2 Thủ tục tuyển dụng công chức vào cơ quan nhà nước QT-02/SNV 31/12/20
14
II. Lĩnh vực tổ chức hội, phi chính phủ
3 2.1
Thủ tục giải thể hội cấp huyện và cấp tỉnh
QT-03/SNV 31/12/2014 4 2.2
Thủ tục cho phép thành lập hội cấp huyện và cấp
tỉnh QT-04/SNV
31/12/2014 5 2.3 Thủ tục đôi tên hội cấp huyện và cấp tỉnh QT-05/SNV 31/12/2014 6 2.4 Thủ tục cho phép chia tách, hợp nhất, sáp nhập hội
cấp huyện và cấp tỉnh QT-06/SNV 31/12/2014
7 2.5
Thủ tục công nhận Ban vận động thành lập hội (đối với những hội hoạt động trong lĩnh vực liên quan tới
chức năng quản lý nhà nước của Sở Nội vụ) QT-07/SNV 31/12/2014 8 2.6 Thủ tục phê duyệt Điều lệ hội QT-08/SNV 31/12/2014
9 2.7 Thủ tục thành lập, phê duyệt điều lệ quỹ QT-09/SNV 31/12/2014
10 2.8 Thủ tục quỹ tự giải thể QT-10/SNV 31/12/2014
11 2.9
Thủ tục thay đôi giấy phép thành lập hoặc công
nhận điều lệ quỹ QT-11/SNV 31/12/2014
12 2.10 Thủ tục hợp nhất, sáp nhập chia tách quỹ QT-12/SNV 31/12/2014
13 2.11 Thủ tục đôi tên quỹ QT-13/SNV 31/12/2014
14 3.1 Thẩm định Đề án thành lập đơn vị sự nghiệp QT-14/SNV 31/12/2014 15 3.2 Thẩm định Đề án thành lập tổ chức hành chính QT-15/SNV 31/12/2014 16 3.3 Thẩm định Đề án giải thể tổ chức hành chính QT-16/SNV 31/12/2014 17 3.4 Thẩm định Đề án tổ chức lại tổ chức hành chính QT-17/SNV 31/12/2014 18 3.5 Thẩm định Đề án giải thể đơn vị sựnghiệp công lập
QT-18/SNV 31/12/20 19 3.6 Thẩm định Đề án tổ chức lại đơn vị sự nghiệp công
lập QT-19/SNV 31/12/20
IV. Lĩnh vực thi đua, khen thưởng
20 4.1
Thủ tục đề nghị khen thưởng theo chuyên đề: Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương các
loại, Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh QT-20/SNV 31/12/2014 21 4.2
Thủ tục đề nghị khen thưởng thường xuyên (khen thưởng kinh tế - xã hội): Cờ thi đua chính phủ, bằng
khen của Thủ tướng chính phủ, Huân chương các loại QT-21/SNV 31/12/2014 22 4.3 Đề nghị khen thưởng thường xuyên thuộc
thẩm quyền của tỉnh QT-22/SNV
31/12/2 0 14 23 4.4 Thủ tục đề nghị cấp đổi hiện vật QT-23/SNV 31/12/2014 24 4.5 Thủ tục đề nghị khen thưởng cho tập thể, cá nhân
người nước ngoài QT-24/SNV 31/12/2014
25 4.6 Thủ tục đề nghị phong tặng, truy tặng danh hiệu
vinh dự nhà nước QT-25/SNV 31/12/2014
26 4.7
Thủ tục Đề nghị khen thưởng thành tích đột xuất: Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Huân chương
các loại QT-26/SNV 31/12/2014
27
4.8 Thủ tục đề nghị khen thưởng thành tích kháng
28 4.9 Thủ tục đề nghị khen thưởng cho cá nhân có quá
trình cống hiến lâu dài QT-28/SNV 31/12/2014
29 4.10 Thủ tục xác nhận thành tích tham gia kháng chiến QT-29/SNV 31/12/2014 30 4.11 Thủ tục tiếp nhận và chuyển hồ sơ khen kháng
chiến ngoài tỉnh QT-30/SNV 31/12/2014
V. Lĩnh vực Tôn giáo
31 5.1
Thủ tục công nhận tổ chức tôn giáo có phạm vi hoạt
động chủ yếu ở một tỉnh, thành phố trực thuộc TW QT-31/SNV 31/12/2014
32 5.2 Thủ tục tiếp nhận đăng ký chương trình hoạt động
tôn giáo hàng năm của tổ chức tôn giáo cấp tỉnh QT-32/SNV 31/12/2014
33 5.3
Thủ tục cấp đăng ký hoạt động tôn giáo cho tổ chức có phạm vi hoạt động ở một tỉnh, thành phố trực
thuộc TW QT-33/SNV 31/12/2014
STT Tên thủ tục Mã hiệu Thời gian được chứng nhận
34 5.4
Thủ tục chấp thuận tổ chức các cuộc lễ diễn ra ngoài cơ sở tôn giáo có sự tham gia của tín đồ đến từ nhiều huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh hoặc
đến từ nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương QT-34/SNV 31/12/2014
35 5.5
Thủ tục chấp thuận hoạt động tôn giáo ngoài chương trình đăng ký của tổ chức tôn giáo cơ sở có sự tham gia của tín đồ ngoài huyện, thành phố, thị
xã thuộc tỉnh hoặc ngoài tỉnh QT-35/SNV 31/12/2014
36 5.6
Thủ tục chấp thuận tổ chức hội nghị, đại hội của tổ chức tôn giáo không thuộc trường hợp huyện (Hội nghị đại hội của tổ chức tôn giáo cơ sở) và trung ương (Hội nghị đại hội cấp TW hoặc toàn đạo của tổ chức tôn giáo.
QT-36/SNV 31/12/2014
37 5.7
Thủ tục cấp đăng ký hoạt động dòng tu, tu viện và các tổ chức tu hành tập thể khác có phạm vi hoạt động ở nhiều huyện, thành phố, thị xã trong một tỉnh
38 5.8
Thủ tục chấp thuận việc đăng ký thuyên chuyển nơi hoạt động tôn giáo của chức sắc, nhà tu hành vi phạm pháp luật về tôn giáo đã bị chủ tịch UBND cấp tỉnh xử lý vi phạm hành chính hoặc đã bị xử lý về hình sự
QT-38/SNV 31/12/2014
39 5.9 Thủ tục chấp thuận việc thành lập, chia tách, sáp
nhập, hợp nhất tổ chức tôn giáo trực thuộc QT-39/SNV 31/12/2014
40 5.10
Thủ tục cấp đăng ký hoạt động cho hội đoàn tôn giáo được thành lập ra không nhằm mục đích phục vụ lễ nghi tôn giáo, có phạm vi hoạt động ở nhiều huyện, quận, thành phố, thị xã trong một tỉnh, thành phố trực thuộc TW
QT-40/SNV 31/12/2014
41 5.11 Thủ tục tiếp nhận Đăng ký việc phong chức, phong phẩm, bổ nhiệm, bầu cử, suy cử của các chức sắc nhà tu hành không thuộc thẩm quyền TW
QT-41/SNV 31/12/2014
42 5.12 Thủ tục chấp thuận mở lớp bồi dưỡng những người
chuyên hoạt động tôn giáo QT-42/SNV 31/12/2014
STT Tên thủ tục Mã hiệu Thời gian được chứng nhận
43 5.13 Thủ tục chấp thuận việc cải tạo, nâng cấp, xây dựng
mới công trình kiến trúc tôn giáo QT-43/SNV 31/12/2014 44 5.14 Chấp thuận đăng ký hiến chương, điều lệ sửa đổi QT-44SNV 31/12/2014 45 5.15
Chấp thuận thông báo và giám sát việc thực hiện quyên góp của cơ sở tín ngưỡng, tổ chức tôn giáo
vượt ra ngoài phạm vi một huyện QT-45/SNV 31/12/2014
46 5.16
Tiếp nhận và giải quyết đăng ký chức sắc, nhà tu hành, tín đồ ở Việt Nam học ở nước ngoài về được tổ chức nước ngoài phong chức, phong phẩm, bổ nhiệm, bầu cử, suy cử
QT-46/SNV 31/12/2014
47 5.17 Chấp thuận việc sinh hoạt tôn giáo của người nước
2.3.4 Quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008:
Để đánh giá quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt động tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước, tác giả sử dụng phương pháp đánh giá nội bộ.
Do Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đã được cấp giấy chứng nhận phù hợp với HTQLCL rồi do đó không đánh giá là phù hợp hay không phù hợp mà đánh giá định lượng mức độ sử dụng hệ thống.
Dùng phương pháp lấy ý kiến chuyên gia (là Thành viên ban chỉ đạo, Lãnh đạo các đơn vị, cán bộ, công chức trực tiếp liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn ISO của Sở); cách thức thực hiện: Phát phiếu hỏi sau đó thu thập phân tích số liệu; thời gian khảo sát, đánh giá: Tháng 09, 10 năm 2015.
Các ý kiến đánh giá theo thang đo điểm từ 1-5 điểm ở các mức độ sau: - 1 điểm: “Không đáp ứng được yêu cầu/không thực hiện”;
- 2 điểm: “ Đã thực hiện nhưng chưa phù hợp với yêu cầu” - 3 điểm: “Đã thực hiện, nhưng không thường xuyên” - 4 điểm: “Đã thực hiện một cách thường xuyên”
- 5 điểm: “Đã thực hiện và mang lại hiệu quả” Bảng câu hỏi tại: PHỤ LỤC 02
Tổ chức đánh giá: 25 người
Để biểu thị cho mức độ phù hợp của các tiêu chuẩn, yêu cầu của HTQLCL so với nhu cầu, tác giả sử dụng một chỉ tiêu có tính tổng hợp - Mức
B. Theo chức năng nhiệm vụ
48 1 Thanh tra lĩnh vực ngành Nội vụ QT-48/SNV 31/12/2014 49 2 Tiếp nhận công chức từ ngoài tỉnh về công tác tại
tỉnh Bình Phước QT-49/SNV 31/12/2014
50 3 Điều động thuyên chuyển cán bộ công chức, viên
chất lượng (MQ ).
Dùng phương pháp vi phân: Phương pháp đánh giá mức chất lượng dựa trên việc sử dụng các chỉ tiêu riêng lẻ: Mq = Ci/ Coi.
Trong đó: Ci và Coi: là giá trị của chỉ tiêu thứ i trên mẫu thử và mẫu chuẩn. Kết quả đánh giá:
Tổng số phiếu phát ra: 25 phiếu Tổng số phiếu thu vê: 25 phiếu
Tổng số điểm theo yêu cầu của toàn hệ thống là: 18 câu x 5 điểm x 25 người = 2250 điểm
Tổng số điểm đánh giá của toàn hệ thống Ci là 1791
Mức độ phù hợp của toàn hệ thống là MQ = 1791/2250 = 0,796 = 79,6% Điểm yêu cầu của từng chỉ tiêu là: 25 phiếu x 5 =125 điểm
Mq của từng yêu cầu là:
STT Các yêu cầu (Kết quả MQ
chuẩn) Ci Coi
Mq = Ci/ Coi (Kết quả đánh giá)
1 4.1 Yêu cầu chung 79,6% 100 125 80,0%
2 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu 79,6% 99 125 79,2%
3 5.1 Cam kết của lãnh đạo 79,6% 102 125 81,6%
4 5.2 Hướng vào khách hàng 79,6% 99 125 79,2%
5 5.3 Chính sách chất lượng 79,6% 98 125 78,4%
6 5.4 Hoạch định 79,6% 101 125 80,8%
7 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và
trao đổi thông tin 79,6% 99 125 79,2%
8 5.6 Xem xét của lãnh đạo 79,6% 101 125 80,8%
9 6.2 Nguồn nhân lực 79,6% 99 125 79,2%
10 6.3 Cơ sở hạ tầng 79,6% 98 125 78,4%
11 6.4 Môi trường làm việc 79,6% 99 125 79,2%
12 7.1 Hoạch định quá trình tạo sản
13 7.2 Các quá trình liên quan đến
khách hàng 79,6% 98 125 78,4%
14 7.4 Mua hàng 79,6% 99 125 79,2%
15 8.2 Đo lường và theo dõi 79,6% 101 125 80,8%
16 8.3 Kiểm soát sản phẩm không
phù hợp 79,6% 98 125 78,4%
17 8.4 Phân tích dữ liệu 79,6% 101 125 80,8%
18 8.5 Cải tiến 79,6% 99 125 79,2%
Kết quả đánh giá nội bộ quá trình áp dụng QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước
Hình 2. 1: Kết quả đánh giá nội bộ quá trình áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước
Nhận xét kết quả:
4.1 Các yêu cầu chung: Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng; tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đạt 80,0% / 79,6%, được đánh giá tốt so với yêu cầu.
4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu: Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, kiểm soát tài liệu các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn đạt 79,2%/79,6%, đã đáp ứng đầy đủ, tuy nhiên chưa đạt chuẩn theo yêu cầu của toàn bộ hệ thống.
5.1 Cam kết của lãnh đạo: Đạt 81,6%/79,6%, lãnh đạo đã thực hiện tốt cam kết.
Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước cam kết về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống như:
Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức, công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật.
Xây dựng và phổ biến Chính sách chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên.
Xây dựng Mục tiêu chất lượng của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước định kỳ tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.
5.2 Hướng vào khách hàng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng đạt 79,2%/79,6%, đáp ứng yêu cầu chung. Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng, tuy nhiên mức độ đạt được chưa cao.
5.3 Chính sách chất lượng đảm bảo chất lượng phù hợp với mục đích của tổ chức, đáp ứng các yêu cầu và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng đạt 78,4%/79,6%, chính sách chất lượng chưa tốt.
5.4 Hoạch định: Việc hoạch định mục tiêu chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng đạt 80,4%/79,6%, công tác hoạch định, lập kế hoạch đã được lãnh đạo quan tâm, chỉ đạo điều hành, mục tiêu chất lượng của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước đảm bảo đo lường được và phù hợp với Chính sách chất lượng của UBND tỉnh, Báo cáo thực hiện Mục tiêu chất lượng, Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống